一昔前までは、紙にシフト希望を書いて提出したり、タイムカードから勤務時間を集計したりするのが当たり前でしたが、現代では専用のシステムやアプリが登場し、シフト管理も勤怠管理もデジタル化が進んでいます。
今回はシフト管理や給与計算をデジタル化するメリット、手軽に導入できるシフト管理システムや給与計算システムを紹介します。
目次
シフト管理をデジタル化することのメリット
シフト管理をデジタル化することで得られるメリットにはどのようなことが挙げられるでしょうか。
シフト管理の煩雑さが軽減できる
飲食店や美容室、小売店、クリニックなど、シフト制を採用している職場で必須なのが、スタッフのシフト作成です。スタッフ一人ひとりの希望を聞き、シフト表を作成し、スタッフ全員に情報共有を行い、シフト表通りに出退勤が行われているかを管理するという作業は、店長やマネージャーなどの管理者にとっては負担の大きい業務の一つといえるでしょう。特に紙や表計算ソフトなどで管理している場合は、情報共有や複数人での作業が難しくなるため、スタッフの人数が多い職場であるほど、デジタル化が必要といえるでしょう。
シフト管理向けのシステムやアプリの中には、スタッフの希望を反映させながら、予算や適正人数に応じてシフトを自動作成できるものもあるので、シフト作成の手間が軽減されます。また、各スタッフには専用アプリやメールで最新のシフト表を共有できるので、スタッフは店舗や職場に赴くことなく、シフトの確認が可能です。
ミスを軽減できる
紙や表計算ソフトを利用したシフト管理では、スタッフの希望を間違って記入してしまったり、連絡の行き違いでシフト変更が共有されていなかったりというトラブルがしばしば起こりがちです。スタッフの希望を自動で反映し、情報共有まで自動で行えるシステムやアプリを利用することで、シフト管理で起こりがちなミスやトラブルの防止が期待できます。また、シフトの提出忘れを防ぐためにスタッフにリマインダーを送ってくれる機能がついたシステムもあります。
リアルタイムで最新情報が反映される
紙などでシフト管理を行っている場合は、シフトの提出や確認のために店舗に行く必要があったり、店舗に電話をかけたりする必要があるため、管理者にとってもスタッフにとっても、時間と労力を要します。しかしながら、システムやアプリでシフト管理すれば、リアルタイムで情報が反映されるため、管理者もスタッフも、スマートフォンなどからいつでも最新の情報を確認できます。システムによっては、人手が必要な時間帯を表示するものもあるので、スタッフは空いてる時間帯のシフトを選ぶことができます。
シフトの調整がしやすい
シフトの変更や交代の希望、休暇の申請などの連絡を管理者が電話やメールなどで受けてシフト表に反映している場合、シフト調整に時間がかかってしまいます。シフトがなかなか分からない状況にスタッフも不満を感じるかもしれません。システムやアプリの中には、シフトの交代や休暇の申請・承認が簡単にできるものもあるので、素早くシフト調整ができ、管理者にとってもスタッフにとってもシフト調整でストレスを感じることが少なくなるでしょう。
給与計算のデジタル化とは
給与計算のデジタル化とは、スタッフに支払う給与の計算を専門のソフトやシステムで行うことです。給与やボーナスなどを計算したり、明細を作成したり、給与処理に関わる業務を効率化できます。
給与計算をデジタル化することのメリット
給与計算をデジタル化させることで、具体的にどのようなメリットがあるのか考えていきましょう。
バックオフィス業務を効率化できる
勤怠データからスタッフの給与を計算し、給与明細を発行するという一連の作業は、単純な事務作業に見えて、実に手間のかかる業務です。給与計算をデジタル化することで、担当者の負担軽減に加えて、他の業務の進捗改善も期待できます。また、クラウド型の給与計算ソフトやシステムを利用すれば、法改正などがあった場合のアップデートも自動で行われるので、システムの改修などにコストや時間を掛ける必要がなくなります。さらに、給与明細をメールで配信したり、スタッフが各自でシステムにアクセスして閲覧できたりなど、給与明細を印刷・封入するといった手間が省けるだけでなく、ペーパーレス化も図れます。
ミスの発生を防げる
給与計算をデジタル化することで、手計算で起こりがちなミスを防ぐことが期待できます。勤怠データと連携できるシステムであれば、出勤日時や出勤時間の転記ミスなど単純なミスなどの防止にもつながります。給与に関するトラブルは、雇用主としての信頼を失いかねないので、細心の注意を払いたいところです。
人件費を抑えることができる
給与計算を自動で行うことで、計算業務にかかる時間を短縮することができます。そのほかにも、明細の発行や封入、配布作業などのバックオフィス業務が効率化されることで、リソースを有効に活用することができ、人件費を抑えることが可能になります。
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給与計算とシフト管理のデジタル化におすすめのシステム
シフト管理や給与計算のデジタル化におすすめのシステムを紹介します。
Square シフト
Square シフトは、無料で導入できる勤怠管理システムです。POSレジもしくは専用のアプリ上で出退勤が記録でき、シフトの作成や共有、交換、休暇申請、スタッフ別の売上レポートなどの機能があります。出退勤や休憩時間はアプリをタップするだけで記録され、スタッフも管理者も、残業時間などを含む勤務時間をアプリからすぐに確認ができます。
勤怠データは手軽にエクスポートでき、給与管理ソフトにデータを移すことも可能です。無料プランと1人あたり月額料金475円の有料プランがあります。
マネーフォワードクラウド
マネーフォーワードクラウドは、バックオフィスに必要な機能を提供するクラウドサービスです。シフトや勤怠管理はクラウド勤怠、給与計算にはクラウド給与を利用します。クラウド勤怠は、シフト制だけでなくフレックスタイム制、変形労働時間制など多様な働き方に対応しています。クラウド勤怠のデータをクラウド給与に取り込むことで、自動で給与計算ができます。50名以下の法人向けで月額2,980円（年額プラン）で利用可能です。
Airシフト
シフトの収集から作成までを自動で行うことができるサービスです。シフトを提出する時期になると、自動でスタッフにシフト提出を依頼し、スタッフは専用アプリから希望のシフトを提出します。また、スタッフ毎や日毎に合計概算人件費を計算することができます。スタッフ1人あたり110円の月額利用料が必要です。
シフト管理、そして給与計算をデジタル化させることは、バックオフィス業務の効率化につながります。業務の効率化によって生まれる人的リソースを有効に活用して、ビジネスのポテンシャルを上げていきましょう。
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執筆は2022年6月1日時点の情報を参照しています。2024年6月14日に記事の一部情報を更新しました。当ウェブサイトからリンクした外部のウェブサイトの内容については、Squareは責任を負いません。Photography provided by, Unsplash
