PMOはなぜ必要か?メリット・デメリットと、PMOで解決できる課題

プロジェクトの進行状況に課題を感じている、プロジェクトに関する意思決定に難しさを覚えている経営者にとっては、「PMO」を取り入れて活用することが状況改善につながるかもしれません。今回は、PMOについて解説します。

PMOとは

PMOは、「プロジェクトマネジメントオフィス(Project Management Office)」の略称です。簡単にいえば、組織の中でプロジェクトマネジメントの支援を横断的に行う部門やシステムのことを指します。個人が行う仕事ではなく、複数人で行うチームとしての業務です。

PMOの主な役割
PMOの主な役割は、プロジェクトマネージャーの意思決定を支援し、プロジェクト管理ルールの維持を図ることです。プロジェクト管理を行うプロジェクトマネージャーが、1人で意思決定を伴う管理業務を担うのは限界があります。そこで、客観的な立場でPMOが意思決定や管理業務を支援することで、プロジェクトの円滑な進行が可能になります。

また、社内や各部門で複数のプロジェクトが進行している場合、経営陣・部門長がその全貌を適切に把握するのが難しいという問題があります。そこで、PMOが情報をわかりやすくまとめ、報告して状況把握や判断の手助けをするという役割も担います。

上記以外にも、プロジェクトマネージャーの教育やプロジェクトへの直接参画など、さまざまな役割があります。

PMとPMOの関係
プロジェクトにおける責任者・管理者となるのがプロジェクトマネージャー(PM)です。プロジェクトの完遂までに必要な予算や人数を見積もり、人員配置やスケジュールを考えます。PMはプロジェクト全体を統括するというのが主な役割であり、それに対してPMOは、プロジェクトが円滑に進むようにPMやプロジェクトをサポートするという位置づけです。

PMOの導入方法

PMOを導入したいと考えたときに、大きく二つの選択肢として挙げられるのが「1, 社内にPMOを設置する(常設)」と、「2, プロジェクトごとに設置する」というものです。

1, 社内にPMOを設置する(常設)
複数のプロジェクトが並行する企業(ITサービス系など)に多い形態で、プロジェクト管理専門の部署を設置する方法です。社内のプロジェクトの進捗状況をまとめて管理し、経営者などの最終責任者と連携して円滑な進行のサポートと問題発生時の対応(改善策立案とその進捗の管理)を行います。この場合、個々のPMの下について補佐するというより、経営者などの下で判断をサポートする位置づけになります。

2, プロジェクトごとに設置する
プロジェクトの開始から終了までに絞って、プロジェクトごとにPMOを設置する方法です。組織横断的に進める大規模なプロジェクト(基幹システム導入など)に設置されることが多いです。この場合、立ち位置としてはPMの補佐としての役割です。

1と2のいずれにおいても、社内でPMOを育成するだけでなく、外部のPMOに参画してもらうケースがあります。

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PMO導入で解決できる課題

プロジェクトを展開する上で、以下のような課題を感じたことがあるかもしれません。
・チームの報告書の形式がバラバラで、状況がうまく把握できない
・必要な資料が必要なときに見つからない
・状況が把握できないので、お客様からの質問に迅速に答えられない
・過去のプロジェクトを参照したいが、状況がまとまっていない
・大きなトラブルが発生してから初めてプロジェクトに問題点が多いことに気がついた
・チーム内のコミュニケーションに問題があるが、PMがそこに時間を割く余裕がない
・経営者や管理職への報告タイミングがプロジェクトごとにバラバラ

PMOを設置することで、これらの課題解決につながります。

PMOを導入するメリット

システム導入・刷新プロジェクトの成功率は52.8%であるという調査結果があります。プロジェクトも複雑化しており、管理側の負担も増えています。プロジェクトマネージャーとともに問題解決を行い、プロジェクトを成功に導くために存在するのがPMOです。

参考:システム開発プロジェクトの5割が失敗、1700件を独自分析(2018年2月27日、日経コンピュータ

PMOを導入することで、どのようなメリットが得られるのか具体的に解説します。

プロジェクトの現状が可視化できる
プロジェクトの現状を把握するためには、さまざまな視点からの管理情報が必要です。進捗管理、課題管理、予算管理、リスク管理、障害管理など管理プロセスを適切に運用して状況を可視化します。その役割を高い精度で行うのがPMOです。プロジェクトの現状を可視化することで、問題の発生を未然に防ぐことにつながり、万が一問題が発生したときにも原因解明をスムーズに進められます。

プロジェクトの質が上がる
情報収集やその管理をサポートしてくれるPMOの役割により、PMの負担が減ります。リアルタイムの状況把握のおかげで意思決定がスムーズになり、結果としてプロジェクトの成功率も上がり、その質も高くなることが期待されます。

業務効率が上がる
PMOは、プロジェクトを円滑に進めるためにさまざまなルールを考え、その定着を図ります。たとえば、プロジェクトにおける連絡手段がメールに一元化されていたとします。しかし、メールのやりとりはときに非効率です。文章を書くのも時間がかかり、あとで読み返すときも大変です。そこで、メールに代わる代替手段の提案や、メール表題のルール作りなどを提案し、生産性を高める手助けをします。非効率な業務のやり方を見直し、それを徹底するためのサポート役として活躍することで、プロジェクトメンバーの業務効率を高めることができます。

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PMO導入のデメリット

PMOを導入することで、プロジェクトの成功や品質向上につながるメリットがあります。その一方で、以下のデメリットがあることも想定しておきましょう。

現場との意見の食い違いで衝突が起こる可能性がある
管理という立場で助言を行うPMOの言動は、ときに現場との意見の食い違いを引きおこす可能性があります。プロジェクトの成功のためのPMOなのに、その存在が原因でプロジェクトが失敗しては元も子もありません。

日頃からコミュニケーションを密に行い、信頼関係を作っておくというのが大切ですが、PMOはあくまで「プロジェクトを成功させるため、影で動くサポート役」という意識を互いに持っておく必要があります。

PMの存在感が薄くなり、チームのまとまりがなくなる
あくまで、プロジェクトの主体はPMです。特に外部のPMOを取り入れる場合、その経験やスキルの高さからPMの本来の役割であるプロジェクト管理自体をPMOが行ってしまう可能性があります。そうなるとプロジェクトの中でのPMの役割があいまいになり、チームとしての統制が取れなくなる恐れがあります。この状況を防ぐためには、PMとPMOの業務分担を行い、PMOに依存しすぎない体制を作る必要があります。

プロジェクトの成功率が低い、プロジェクトの管理に課題がある…という悩みを抱えている場合は、PMOの設置で状況が改善するかもしれません。これまで導入したことがない場合は、PMOを行ってくれる外部サービスを利用するのも一つの方法です。社内でPMOを育成していきたい場合は、従業員にPMO認定資格の取得を勧めるなど、教育から考え始めるといいかもしれません。

PMOを上手に活用することで、プロジェクトのスムーズな進行の手助けになり、経営者自身の意思決定にも活かすことができます。プロジェクトの運営に悩んでいる場合は、PMOの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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執筆は2019年5月28日時点の情報を参照しています。
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