オフィスを移転したいけど、何から手をつけたらよいか分からない、そんな事業者や総務担当者も多いのではないでしょうか。オフィス移転を成功させる第一歩は、必要となる作業の全体を理解して、早めにスケジュールを立てることです。
オフィス移転に必要な作業を大きく五つに分けて、各作業の内容やスケジュールの目安、届出一覧のチェックリスト、オフィス移転サービスのおすすめ3選について解説します。
オフィス移転のスケジュールの立て方
オフィス移転を成功させるには、まずスケジュールを立てることがポイントです。では、スケジュールは移転予定日のどれくらい前に立てればよいのでしょうか。
オフィス移転のスケジュールは6カ月前に立てる
オフィス移転の前に、旧オフィスの解約を管理会社などにあらかじめ通知する必要があります。この手続きは「解約予告」といい、解約希望日の6カ月前までに行うのが一般的ですが、実際いつまでに行うべきかは賃貸契約によるので、契約書を確認しましょう。
そのため、6カ月前にはオフィス移転のスケジュールを立てておくと、以降の手続きが円滑に進むます。
オフィス移転のスケジュールに必要な要素
オフィス移転のスケジュールに必要な要素は、大きく五つに分けられます。
1． オフィス移転の目的を明確化
2． 目的に合う新オフィスの選定
3． 旧オフィスの解約と原状回復工事の手配
4． 新オフィスのレイアウトや家具の決定
5． 移転準備と各種届出
1． オフィス移転の目的を明確化
オフィス移転の目的はさまざまですが、「人員が増えて狭くなったため」「従業員のやる気を出すため」「業務効率化のため」などの理由が上位を占めているというデータもあります。
契約の更新時期がきたから漠然と移転するのではなく、オフィス移転によりどのような目的を達成するのかを明確化することが、オフィス移転成功のための重要なポイントです。
2． 目的に合う新オフィスを選定
オフィス移転で達成したい目的を明確化したら、その目的に合う物件を探します。目的に応じて、面積・最寄り駅からの距離・通勤アクセス・外観や内装・耐震性・セキュリティー・街のイメージなどの希望条件に優先順位をつけます。そして、最も重要な要素である「賃料」と折り合いをつけながら、条件に合う物件を探していきます。
目的の明確化と物件探しは、旧オフィスを解約する6カ月前までに終わらせておくのが理想的です。
3． 旧オフィスの解約と原状回復工事の手配
先述のように、解約希望日の6カ月前までに、旧オフィスの管理会社などに解約予告を通知する義務があります。
解約予告後は、旧オフィスにて原状回復工事が求められます。管理会社側で業者の指定がない場合は、自分で業者を手配しなければならないため、解約予告時に業者の指定があるかを確認しましょう。
さらには、原状回復工事を契約期間中（明け渡しの期日まで）に行う義務があるため、業者を決めたらスケジュールや見積もりを確認します。4カ月から5カ月前には手配を行い、遅くても2カ月前までには工事を発注しましょう。
4． 新オフィスのレイアウトや家具の決定・引っ越し準備
オフィス移転にて、特に業務の効率化などが目的の場合は、新オフィスのレイアウトをどう組むかは重要です。各部署で必要なスペースを割り出し、執務室や会議室、倉庫やエントランスなどの配置を考えます。
レイアウトを考えるポイントは、業務において従業員がどのように動いているのか「業務動線」を把握することです。たとえば、コピー機などのよく使われる設備と従業員のデスクを近づけることで、移動距離が短くなり効率化につながります。実際にどのようなレイアウトにするかは、専門業者に依頼してアドバイスを受けながら決めるのがよいでしょう。
レイアウトの検討は4カ月から5カ月前から着手し、決まり次第、レイアウトに合わせて必要となるOA機器や家具などを洗い出して、どれを購入するか選定・発注します。並行して、旧オフィスで不要となった家具などを廃棄する手続きを行い、ここまでを2カ月から3カ月前までに終わらせましょう。
5． 移転準備と各種届出
移転準備として、3カ月前までに引越業者を選定・発注します。6カ月前のオフィス移転が決まった時点で従業員には通知しますが、1カ月から2カ月前までには、実際の移転スケジュールや役割分担を周知しておくと移転準備が円滑に進みます。
1カ月前頃には引越業者から梱包材などを渡されるので少しずつ梱包を進めたり、移転に備えてデータのバックアップを取ったりなど、当日までにできる準備を進めておきます。取引先などへ移転案内の発送や、印刷物や自社サイトなどの住所変更の手配、後述する各種届出の準備も必要です。
オフィス移転のスケジュール目安と届出チェックリスト
上記で解説した、オフィス移転で必要となる主な作業を時系列に並べたのが、次のスケジュールです。
オフィス移転のスケジュール目安
【6カ月前】
- オフィス移転の目的を明確化
- 移転先の物件探し・契約
- 旧オフィスの解約予告
【5カ月から4カ月前】
- レイアウトの決定
- 家具などの選定・発注
【3カ月前】
- 旧オフィスにて原状回復工事を手配
- 引越業者の選定
【2カ月から1カ月前】
- 従業員に移転日程や役割分担を周知
- 移転案内や印刷物の住所変更を手配
- 梱包やバックアップなど移転に向けた準備
- 各種届出
オフィス移転に必要な届出チェックリスト
オフィス移転にて、提出が必要な届出一覧をチェックリストにまとめました。
| 届出名 | 提出先 | 期限 |
|---|---|---|
| 郵便物届出変更届 | 郵便局 | 移転がわかり次第すぐ |
| 異動届出書 | 税務署と地方税務事務所 | 税務署には移転後すぐ、地方税務事務所には移転日から1カ月以内（期限は各地方により異なる） |
| 給与支払事業所等の開設・移転・廃止届出書 | 給与支払事務所等の所在地の所轄税務署 | 移転日から1カ月以内 |
| 適用事業所所在地名称変更（訂正）届 | 社会保険事務所 | 移転日から5日以内 |
| 雇用保険事業主事業所各種変更届 | 公共職業安定所 | 変更日の翌日から10日以内 |
| 労働保険名称・所在地等変更届など | 労働基準監督署 | 保険成立日の翌日から10日以内 |
| 本店移転登記申請書 | 法務局 | 移転日から2週間以内 （支店は3週間以内） |
オフィス移転サービスおすすめ3選
オフィス移転サービスでおすすめの3社を紹介します。
コクヨマーケティング
単なるオフィス移転に留まらず、働き方改革のためのレイアウト設計などをトータルに依頼可能。小規模なオフィスでも、可動式デスクによるフリーアドレス制や、集中ゾーンとリフレッシュスペースのメリハリ化など、フレキシブルなレイアウトを提案してもらえます。
日通
大手引越業者の日通は、年間25,000件超のオフィス移転を担う実績があり、学校や病院、官公庁や卸売市場など特殊な移転についてもノウハウがあります。小規模事務所の短期間移転などにも柔軟な対応が可能でしょう。オフィス移転に関する作業をすべてワンストップで依頼できるので、移転の負担やコストも軽減できます。
アルファーテクノ
アルファーテクノも、オフィス移転の業務をすべてワンストップで依頼できます。ワンストップのため、全作業に必要な工期も柔軟に調節できます。
オフィス移転を成功させる鍵は、移転の目的を明確にして、目的に合った新オフィスを選ぶことです。そのために必要な作業を踏まえて、6カ月より前を目安に早めのスケジュールを立てましょう。
オフィスのレイアウトは、専門業者に依頼することで素人には気づかない観点からアドバイスをもらえることが多いです。単なる引っ越しに終わらせずに、これを契機に働き方が変わるようなオフィス移転になるように、専門業者の力を借りてみるのもよいでしょう。
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執筆は2020年5月14日時点の情報を参照しています。
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