従業員の通勤にかかる交通費の支給要件に関して法律では明確に定められていません。経営者は、従業員に対して自社で定めている独自のルールに則って交通費を支給することができます。
しかし、法的な支給額の限度額や要件の基準が無くても、交通費を全額支給するのか、それとも一部だけ支給するのか、または、一切支給しないのかなど、それぞれの会社でルールを明確に定めておく必要があります。従業員にとって、通勤や出張などで発生する交通費が経費として扱われるか否かは重要な問題です。したがって、募集要項などの給与に関する項目には、交通費支給について記載することはとても重要ですし、従業員の雇入れ時に交通費の支給要件について明確に説明をすることも経営者の義務といえます。
基本給や残業の取り扱い、休暇取得のルールなどと同様に、交通費の支給に関する要件も就業規則や雇用契約に明記し、すべての従業員に周知する必要があります。また、支給要件の内容などに変更がある場合は、すべての従業員への周知を徹底しなければなりません。
飛行機や新幹線などを利用すると、交通費が高額になることがあります。従業員本人による立て替え制をとるのか、会社で事前に購入した切符などを支給するのかなど、さまざまなケースを想定した支給要件を定めておくことが重要です。ルールを明確にして、経営者も従業員も気持ちよく働けるような環境を作りましょう。
支給上限額は非課税限度額を基準にする
しかし、いくら交通費が通勤や出張など業務に関する移動に必要な経費であるといっても、従業員の交通費を際限なく会社が負担するということは現実的ではありません。同じ移動区間でも利用する経路によって電車の運賃が異なる場合など、過大申告が起こるおそれもあります。
したがって、各従業員に支払われる一ヶ月あたりの交通費の支給上限額を定めておくことをおすすめします。
支給上限額を決める時の基準として一般的に用いられるのが、非課税限度額です。非課税限度額とは、通勤のために公共交通機関や交通用具（自動車や自転車）を使用している給与所得者に支給する通勤手当の内で非課税対象とする上限額のことを指します。この限度額は、所得税法で定められています。
通常、交通費の支給は従業員に支払われる給与と併せて支払われます。交通費も収入の一部となりますが、交通費の額が高くなればなるほど収入の合計額が高くなるので、給与から引かれる所得税も高くなってしまいます。従業員の住まいや会社の立地などの都合で所得税が異なるのは不公平です。そこで、通勤や出張などで発生する交通費を非課税対象とすることで、従業員が負担する所得税を抑える措置が取られています。
非課税限度額は、交通手段によって区分されています。
公共交通機関（電車やバスなど）を利用している場合
一ヶ月あたりの運賃などの合計額の内、非課税対象になる最高限度は10万円です。
交通用具（自動車や自転車など）を使用している場合
通勤距離によって最高限度が異なります。法律では、自宅から勤務地までの片道距離によって区分されています。
例えば、通勤距離が片道2キロメートル未満である場合は、全額が課税対象になりますが、片道2キロメートルを超え、10キロメートル未満である場合の非課税限度額は4200円です。最高限度は、片道55キロメートルを超えた場合で、31,600円分が非課税対象になります。
公共交通機関の通勤用定期乗車券を利用している場合
通勤定期などの定額制の乗車券は、一ヶ月分、三ヶ月分、六ヶ月分など、長期で購入した方が金額は通常割安になりますが、一般的に会社からは一ヶ月あたりの金額が支給されます。
一ヶ月あたりの定期券などにかかる合計金額の内、非課税対象になる最高限度は10万円です。
公共交通機関、有料道路、交通用具を組み合わせて使用している場合
例えば、自宅から最寄駅までは自転車を利用し、勤務地の最寄駅までは電車を利用している場合は、自転車利用（計算方法は後述します）にかかる金額と公共交通機関の利用にかかる一ヶ月あたりの運賃などの合計額とを合計した金額が非課税対象となり、最高限度は10万円です。
ここで注意しなければいけないことは、各区分で定められている非課税限度額が適用されるための条件です。公共交通機関を使う場合も、交通用具を使用する場合も、“最も合理的な経路を使用した場合”に限って適用されます。つまり、ある地点間の移動のために不必要な乗り換えをしたり、回り道をしたりして距離や運賃が余分にかかっている場合は非課税の対象にはなりません。
例えば、通勤に新幹線を利用した場合、乗車券や特急券にかかる運賃は、合理的且つ経済的な方法に含まれ非課税対象となりますが、グリーン車を利用した場合は、合理的且つ経済的な方法としてみなされないので、座席のアップグレード分の運賃は給与の一部として課税対象となります。
交通機関を利用した交通費
それでは、実際にどのように交通費を計算すれば良いかを、いくつか例を挙げていきます。
電車やバスなどの公共交通機関を利用した場合、それぞれの地点間の運賃はあらかじめ決められており、運賃が変更されることも滅多に無いので、計算に悩むことも少ないと思います。
駅にある券売機やインターネット上の路線情報サイトなどを使って分かる最も合理的で経済的な経路の額をそのまま交通費とします。この場合、非課税限度額が10万円であることに注意しましょう。定期券を支給する場合も、10万円を超えなければ課税対象にはならないので計算も支給も比較的かんたんなのではないでしょうか。
自動車や自転車を利用した交通費
自動車を利用して通勤した場合の交通費の計算方法も就業規則に定めてあれば会社によって異なる計算方法を持つことができますが、一般的には次にような計算式が用いられています。
往復通勤距離 × 一ヶ月あたりの平均所定労働日数 × ガソリン代 ÷ 平均燃費
往復通勤距離とは、自宅から勤務地までの距離を指しますが、直線距離を使うのか、それとも道のりを使うのか、など測り方によって数値が異なってきます。どのようにして距離を算出するのかも就業規則で定めておきましょう。
ガソリン価格は、時期やガソリン販売店によって価格に変動があるため計算が難しいかもしれません。これもまた、会社によって自由に決められるので大切なことは交通費の支給要件の一部として就業規則でガソリン代の算出の仕方を決めておくことです。会社が契約しているガソリンスタンドの価格を採用している例もあります。
燃費も車種や車の状態によって異なります。従業員一人ひとりの車の平均燃費まで把握することが難しければ、車体の重量などによって異なる平均燃費をいくつか定めておくことも手段の一つでしょう。車の状態や運転の仕方などについては一切考慮しないなどして、なるべく交通費計算の処理を効率化させましょう。
自転車を利用した場合の交通費は、月額の駐輪代や雨天時のバス利用にかかる運賃を支給している会社が多いようです。
自動車と自転車はいずれの場合も通勤距離の片道距離で非課税対象となる限度額が変わってきます。各従業員の通勤手段にかかる額が非課税限度額を超えないように確認しながら支給するようにしましょう。
以上のように、運賃が決まっている公共交通機関と異なり、交通用具を使用した場合の交通費の計算は複雑に感じるかもしれません。しかし、一度計算してしまえば、従業員が引っ越しを繰り返さない限り、毎月同じ額を支給することができます。繰り返しになりますが、重要なのは交通費の支給要件をきちんと定め、混乱やトラブルを招かないように周知を徹底することです。
その他の支給方法
冒頭で述べた通り、交通費の支給要件を決めるのは各社です。従業員一人ひとりの交通費を計算して支給することが負担であれば、一律支給や実費支給を検討してみてもいいかもしれません。
しかし、実費支給では、従業員が自ら立て替えた交通費を会社に自己申告で請求することになると思いますが、内容の改ざんや経路の選択誤りなどによる過大請求を防ぐために、経理担当などによるダブルチェックが必要になるかもしれません。
複数の店舗があるような場合、ダブルチェックの際には実際に出勤しているかどうかの勤怠管理も併せて確認しましょう。Square POSレジなら、スタッフ管理機能を使って出退勤を記録するタイムカードとしても活用できます。ぜひ導入を検討してみてください。
従業員の住まいの最寄駅を把握して、会社から定期券や回数券を支給したり、車通勤の従業員に対してガソリンスタンドで使えるプリペイドカードを支給する方法も交通費の不正使用の防止策の一つになります。
いずれの場合においても、非課税限度額を意識した上限額を設定することがおすすめです。
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執筆は2017年4月6日時点の情報を参照しています。
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