経営者や管理職なら知っておきたい「プロジェクトマネジメント」の基本

チームでの仕事を円滑に進める上で重要視されているのが「プロジェクトマネジメント」のスキルです。

小規模な企業であれば、経営者自らがプロジェクトマネージャーとして現場を仕切る必要がある場合もあるかもしれません。社内に複数のチームが存在すれば、プロジェクトマネージャーからの適切な報告を取りまとめることで、現場の状況を効率的に把握できます。

経営者にとって、プロジェクトマネジメントは事業運営に欠かせないスキルといえます。「プロジェクトマネジメントの知識や経験がないから、どう取り組んでいいかわからない」と思っている人もいるかもしれませんが、プロジェクトマネジメントは基本さえ理解できれば、すぐに業務に取り入れることができます。

今回は、プロジェクトマネジメントの基本や取り入れる際のポイントについて紹介します。

プロジェクトマネジメントとは

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プロジェクトマネジメントとは、チームで取り組むプロジェクトをどのように進めていくかの計画を立て、その目的を達成できるように調整することを指します。ここで言う「プロジェクト」とは、特定の業務を指すものではなく、IT開発、建設工事、新商品・サービス開発など、さまざまな業種や分野で行なわれるものです。

プロジェクトマネジメントを始めるにあたっては、まず「プロジェクトの成功とはなにか」を定義し、その最終目標に向けた計画を立てます。そして、その流れに沿って進んでいるかの進捗を管理し、成功へと導きます。

具体的な業務内容としては、

・費用の管理
・人員配置の管理
・スケジュール管理
・タスク管理(メンバーへの適切な割り振り)
・結果の振り返り
などが挙げられます。

なぜ、プロジェクトマネジメントが重要なのか

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仕事を行なう上では予期せぬ自体が起こり、不測の事態のために不発に終わってしまうプロジェクトも少なくありません。プロジェクトマネジメントを適切に導入し、状況に合わせて目的を達成できるように計画を調整することで、プロジェクトの成功率を高めることができます。

「目的を達成できるように、計画を調整する」とはどういうことか、いくつか具体的なケースを想定してみましょう。

・スケジュールにズレがないかを確認する
・メンバーの適性にあったタスクの割り当てを考える
・技術的に難しい問題があった場合、仕様を変更するか別の方法を考えるかを判断する
・進行に遅れがある場合、その原因に合わせた対応を行う
・進行に大きな問題が発生した場合、締切の延長を決定する

こういったトラブルが起きたときに、プロジェクトマネージャーが適切な状況判断を行なうことで、大きなスケジュールのズレを防ぎ、スムーズにプロジェクトを進行できるのです。

また、プロジェクトの成功に向けての道筋をチーム全体で共有できるので、チームメンバーがそれぞれのタスクを目的意識を持って進めることができます。チーム内でのコミュニケーションも円滑に進みます。

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プロジェクトマネジメントの流れ

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実際にプロジェクトマネジメントを行なうときには、どのような流れで進めていくのかを紹介します。大きな流れとして、「目的と手段を決める」「タスクを洗い出す」「進捗を管理する」「成果を達成する」と段階に分けてみていきましょう。

目的と手段を決める
プロジェクト管理の中でも、最も重要な工程と言えるかもしれません。そのプロジェクトの目的は何なのか、明確に定義しましょう。目的を明確にすることで、何か判断をする必要があるときに、確固たる基準を持つことができます。このときに、具体的な数値を入れた目的にすると、後の成果検証に役立ちます(例:3カ月以内に売り上げを10%改善する)。

目的が決まったら、次に手段を決めましょう。たとえば、「売り上げを10%改善する」という目的を達成するためにどのような手段が必要かを考えていきます。この例でいうと、「ECサイトのSEO対策」「新商品のPR」「リピーター向けセールの実施」などが考えられます。

タスクを洗い出す
目的と手段をはっきりとさせたら、そのために必要なタスクを具体的に洗い出していきます。細かく全体を見ていくことで、プロジェクト全体の問題点や曖昧な点も明らかになります。

一通りタスクの洗い出しを終えたら、一覧にして担当者や締切、優先度などを決めていきましょう。タスクを割り当てる際は、メンバー一人ひとりの特性や能力に合わせて適切に配分することが重要です。タスクの内容や割り当ては絶対的なものではないので、進捗状況に応じて適切に変更できます。

進捗を管理する
具体化されたタスクに従って、作業を進めていきます。作業自体はメンバー個々人が進めていきますが、プロジェクトマネジメントの業務として重要なのが、目的達成に向けた良い状態を維持することです。タスクの進捗の遅れやメンバー間のトラブルがないか、状況を常に把握して問題にいち早く気づき、対処していく必要があります。

プロジェクトマネジメントにおける進捗管理をスムーズにするツールも存在するので、それらを活用すると状況確認がスムーズに進むかもしれません。

タスクの状況を確認した結果、遅れや問題が発生した場合は、その原因に合わせた対処を行う必要があります。たとえば、タスクの担当を変えたり、締め切りを延ばしたり、タスクそのものを見直すという対応が考えられます。このとき、「当初設定した目的を達成するために最適な方法は?」という判断基準を持つと、大きなズレを防げます。

成果を達成する
前述の通り、プロジェクトは最初に決めた目的を達成するためのものです。タスクが終わった、成果が終わったという評価ではなく、目的そのものを達成できたかを振り返りましょう。期限内にうまく行かなかった場合でも、その原因を探ってPDCAに生かすようにすることで、今後の業務にも役立ちます。

プロジェクトマネジメントに関する資格

プロジェクトマネジメントには正解はなく、自分たちのやり方にあった手法や考え方を柔軟に取り入れる姿勢が大切です。体系的な考え方を身につける方法として、プロジェクトマネジメントに関する資格を取得するという方法もあります。

プロジェクトマネジメントの資格には、「PMP®」と「プロジェクトマネージャ試験」があります。

PMP®は、プロジェクトマネジメントの国際資格です。受験資格が細かく設定されていて、プロジェクトマネジメントの経験が必要なほか、認定機関で35時間の研修を受ける必要があります。プロジェクトマネージャ試験とは、情報処理技術者試験の区分の一つで、情報処理技術はもちろん、経営視点やコミュニケーション能力も必要とされる国家試験です。

参考:
PMI®試験・資格について(一般社団法人PMI日本支部)
プロジェクトマネージャ試験 (情報処理推進機構)

体系的にプロジェクトマネジメントについて学びたい、スキルアップにつなげたいという場合は、これらの資格取得に向けて勉強をするのも良いでしょう。

プロジェクトマネジメントというと専門的な用語に聞こえるかもしれませんが、基本的な考え方は非常にシンプルで、すぐにでも取り入れられるものです。企業を経営するということは、いくつものプロジェクトを並行して進めていくことだともいえます。この機会にプロジェクトマネジメントの基本の考え方を学び、ぜひ業務に役立ててください。

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執筆は2019年4月16日時点の情報を参照しています。
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