経営者や​管理職なら​知って​おきたい​「プロジェクトマネジメント」の​基本

チームでの​仕事を​円滑に​進める​上で​重要視されているのが​「プロジェクトマネジメント」の​スキルです。

小規模な​企業で​あれば、​経営者​自らが​プロジェクトマネージャーと​して​現場を​仕切る​必要が​ある​場合も​あるかもしれません。​社内に​複数の​チームが​存在すれば、​プロジェクトマネージャーからの​適切な​報告を​取りまとめる​ことで、​現場の​状況を​効率的に​把握できます。

経営者に​とって、​プロジェクトマネジメントは​事業運営に​欠かせない​スキルと​いえます。​「プロジェクトマネジメントの​知識や​経験が​ないから、​どう​取り​組んで​いいかわからない」と​思っている​人も​いるかもしれませんが、​プロジェクトマネジメントは​基本さえ理解できれば、​すぐに​業務に​取り入れる​ことができます。

今回は、​プロジェクトマネジメントの​基本や​取り入れる​際の​ポイントに​ついて​紹介します。

プロジェクトマネジメントとは

プロジェクトマネジメントとは、​チームで​取り組むプロジェクトを​どのように​進めていくかの​計画を​立て、​その目的を​達成できるように​調整する​ことを​指します。​ここで​言う​「プロジェクト」とは、​特定の​業務を​指すものではなく、​IT開発、​建設工事、​新商品・サービス開発など、​さまざまな​業種や​分野で​行な​われる​ものです。

プロジェクトマネジメントを​始めるに​あたっては、​まず​「プロジェクトの​成功とはなにか」を​定義し、​その​最終目標に​向けた​計画を​立てます。​そして、​その​流れに​沿って​進んでいるかの​進捗を​管理し、​成功へと​導きます。

具体的な​業務内容と​しては、

・費用の​管理
・​人員配置の​管理
・スケジュール管理
・タスク管理​（メンバーへの​適切な​割り​振り）​
・結果の​振り​返り
などが​挙げられます。

なぜ、​プロジェクトマネジメントが​重要なのか

仕事を​行なう上では​予期せぬ自体が​起こり、​不測の​事態の​ために​不発に​終わってしまう​プロジェクトも​少なく​ありません。​プロジェクトマネジメントを​適切に​導入し、​状況に​合わせて​目的を​達成できるように​計画を​調整する​ことで、​プロジェクトの​成功率を​高める​ことができます。

「目的を​達成できるように、​計画を​調整する」とは​どういう​ことか、​いく​つか具体的な​ケースを​想定してみましょう。

・スケジュールに​ズレが​ないかを​確認する​
・メンバーの​適性に​あったタスクの​割り当てを​考える​
・技術的に​難しい​問題が​あった​場合、​仕様を​変更するか別の​方法を​考えるかを​判断する​
・進行に​遅れが​ある​場合、​その原因に​合わせた​対応を​行う​
・進行に​大きな​問題が​発生した​場合、​締切の​延長を​決定する

こう​いった​トラブルが​起きた​ときに、​プロジェクトマネージャーが​適切な​状況判断を​行なう​ことで、​大きな​スケジュールの​ズレを​防ぎ、​スムーズに​プロジェクトを​進行できるのです。

また、​プロジェクトの​成功に​向けての​道筋を​チーム全体で​共有できるので、​チームメンバーが​それぞれの​タスクを​目的意識を​持って​進める​ことができます。​チーム内での​コミュニケーションも​円滑に​進みます。

プロジェクトマネジメントの​流れ

実際に​プロジェクトマネジメントを​行なう​ときには、​どのような​流れで​進めていくのかを​紹介します。​大きな​流れと​して、​「目的と​手段を​決める」​「タスクを​洗い出す」​「進捗を​管理する」​「成果を​達成する」と​段階に​分けてみていきましょう。

目的と​手段を​決める​
プロジェクト管理の​中でも、​最も​重要な​工程と​言えるかもしれません。​そのプロジェクトの​目的は​何なのか、​明確に​定義しましょう。​目的を​明確に​する​ことで、​何か​判断を​する​必要が​ある​ときに、​確固たる​基準を​持つことができます。​この​ときに、​具体的な​数値を​入れた​目的に​すると、​後の​成果検証に​役立ちます​（例：3カ月以内に​売り上げを​10％改善する）。

目的が​決まったら、​次に​手段を​決めましょう。​たとえば、​「売り上げを​10%改善する」と​いう​目的を​達成する​ために​どのような​手段が​必要かを​考えていきます。​この例で​いうと、​「ECサイトの​SEO対策」​「新商品の​PR」​「リピーター向けセールの​実施」などが​考えられます。

タスクを​洗い出す
目的と​手段を​はっきりとさせたら、​そのために​必要な​タスクを​具体的に​洗い出していきます。​細かく​全体を​見ていく​ことで、​プロジェクト全体の​問題点や​曖昧な​点も​明らかに​なります。

一通りタスクの​洗い出しを​終えたら、​一覧に​して​担当者や​締切、​優先度などを​決めていきましょう。​タスクを​割り当てる​際は、​メンバー一人​ひとりの​特性や​能力に​合わせて​適切に​配分する​ことが​重要です。​タスクの​内容や​割り当ては​絶対的な​ものではないので、​進捗状況に​応じて​適切に​変更できます。

進捗を​管理する​
具体化された​タスクに​従って、​作業を​進めていきます。​作業自体は​メンバー個々​人が​進めていきますが、​プロジェクトマネジメントの​業務と​して​重要なのが、​目的達成に​向けた​良い​状態を​維持する​ことです。​タスクの​進捗の​遅れや​メンバー間の​トラブルが​ないか、​状況を​常に​把握して​問題に​いち早く​気づき、​対処していく​必要が​あります。

プロジェクトマネジメントに​おける​進捗管理を​スムーズに​する​ツールも​存在するので、​それらを​活用すると​状況確認が​スムーズに​進むかもしれません。

タスクの​状況を​確認した​結果、​遅れや​問題が​発生した​場合は、​その原因に​合わせた​対処を​行う​必要が​あります。​たとえば、​タスクの​担当を​変えたり、​締め切りを​延ばしたり、​タスク​そのものを​見直すと​いう​対応が​考えられます。​この​とき、​「当初設定した​目的を​達成する​ために​最適な​方法は？」と​いう​判断基準を​持つと、​大きな​ズレを​防げます。

成果を​達成する​
前述の​通り、​プロジェクトは​最初に​決めた​目的を​達成する​ための​ものです。​タスクが​終わった、​成果が​終わったと​いう​評価ではなく、​目的そのものを​達成できたかを​振り​返りましょう。​期限内に​うまく​行かなかった​場合でも、​その原因を​探って​PDCAに​生かすようにする​ことで、​今後の​業務にも​役立ちます。

プロジェクトマネジメントに​関する​資格

プロジェクトマネジメントには​正解は​なく、​自分たちの​やり方に​あった​手法や​考え方を​柔軟に​取り入れる​姿勢が​大切です。​体系的な​考え方を​身に​つける​方法と​して、​プロジェクトマネジメントに​関する​資格を​取得すると​いう​方法も​あります。

プロジェクトマネジメントの​資格には、​「PMP®」と​「プロジェクトマネージャ試験」が​あります。

PMP®は、​プロジェクトマネジメントの​国際資格です。​受験資格が​細かく​設定されていて、​プロジェクトマネジメントの​経験が​必要な​ほか、​認定機関で​35時間の​研修を​受ける​必要が​あります。​プロジェクトマネージャ試験とは、​情報処理技術者試験の​区分の​一つで、​情報処理技術は​もちろん、​経営視点や​コミュニケーション能力も​必要と​される​国家試験です。

参考：
PMI®試験・資格に​ついて​（一般社団法人PMI日本支部）​
プロジェクトマネージャ試験 ​（情報処理推進機構）

体系的に​プロジェクトマネジメントに​ついて​学びたい、​スキルアップに​つな​げたいと​いう​場合は、​これらの​資格取得に​向けて​勉強を​するのも​良いでしょう。

プロジェクトマネジメントと​いうと​専門的な​用語に​聞こえるかもしれませんが、​基本的な​考え方は​非常に​シンプルで、​すぐに​でも​取り入れられる​ものです。​企業を​経営すると​いう​ことは、​いくつものプロジェクトを​並行して​進めていく​ことだとも​いえます。​この​機会に​プロジェクトマネジメントの​基本の​考え方を​学び、​ぜひ業務に​役立ててください。

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執筆は​2019年4月16日​時点の​情報を​参照しています。​
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