Guía de solicitud de documentos de Square
Los tipos de documentos que aplican a tu cuenta de Square pueden variar según el tipo de negocio que administras. La siguiente guía te indicará los documentos que estaremos buscando en caso de que aparezca un reclamo de pago en tu cuenta.
Muestra de formularios de contrato
Si actualmente no tienes contratos firmados al vender tus bienes o servicios, utiliza Contratos Square para enviar a tus clientes un contrato en PDF para firmar electrónicamente. Puedes crear y personalizar contratos adaptados a tu tipo de negocio específico, directamente desde el Panel de Datos Square.
No todos los negocios utilizan contratos para las transacciones de los clientes. Si este es tu caso, asegúrate de cargar recibos o facturas.
Factura de muestra
Una factura es un documento escrito que incluye una descripción de los productos o servicios que se entregan y el monto de pago. Al igual que con los contratos, Square ofrece una herramienta herramienta para ayudarle para crear facturas personalizadas para tu negocio. Cuando completes las facturas, brinda la información más específica y detallada posible. Mientras más detalles haya con respecto a una compra, mejor equipados estaremos para asistirte en caso de reclamos.
Muestra de formulario de autorización
Te recomendamos que obtengas una autorización firmada para el monto total a pagar y para cada pago individual de una compra. Un formulario de autorización debe acompañar un contrato en el que tú y un comprador acuerdan pagos recurrentes o de varias partes.
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Nota: Según el cumplimiento con PCI, no se les permite a los vendedores almacenar el CVV del cliente en ningún formulario. Te recomendamos que obtengas una confirmación verbal del CVV al agregar una tarjeta guardada desde el Panel de Datos Square. También puedes considerar solicitar esta información en persona cuando el cliente esté presente y completar el formulario de autorización.
Política de cancelación
Ten disponible una política de cancelación integral y comunícasela a tus clientes antes de concluir una transacción. Tu política de cancelación debe cubrir devoluciones, intercambios y reembolsos, y brindar un plazo claro para su realización. Incluye una versión escrita de tu política de cancelación en cualquier contrato o recibo, así como en tu sitio web si corresponde. Obtén más información sobre elaborar políticas de cancelación y reembolso.
Prueba de dirección
Tener una dirección física establecida ayuda a generar confianza en cuanto a reclamos. Se acepta cualquier tipo de factura con tu nombre o el nombre de tu negocio junto con una dirección física vigente. Si tu negocio no tiene una ubicación física o si lo administras desde tu hogar, proporciona un documento con tu dirección de residencia. Algunos ejemplos típicos incluyen facturas de servicios, facturas de cable o Internet y declaraciones de impuestos.
Documentos de inscripción
Por lo general, los negocios deben estar registrados en la ciudad, condado o estado en el que operan para que se los reconozca legalmente. Comunícate con la tesorería o departamento fiscal local para solicitar la inscripción. Los detalles de este proceso dependen de dónde se encuentre tu negocio. Una vez que se apruebe tu solicitud, debes recibir un certificado de registro físico por correo.
Permisos de vendedor
Estos permisos son licencias emitidas por el estado para llevar a cabo transacciones comerciales. Los requisitos específicos para obtener un permiso de vendedor varían de un estado a otro. Debido a que la mayoría de los estados requieren legalmente que tengas un permiso de vendedor para hacer negocios, asegúrate de tener uno válido disponible para mostrar antes de realizar transacciones. Si tu negocio tiene varias sucursales físicas, se necesita un permiso de vendedor individual para cada una. La mayoría de los estados emiten permisos de vendedor a través de sus respectivos departamentos fiscales. Para solicitar un permiso de vendedor, comunícate con la oficina de asuntos del consumidor o junta de ecualización de tu estado.
LLC Filings/Articles of Incorporation
Cuando inicias un negocio, debes registrarte como una Corporación de responsabilidad limitada (LLC) para que el IRS pueda procesar los impuestos de tu negocio. Una vez que te hayas registrado, tu estado te emitirá un certificado, o “Artículos de Incorporación”, que identifica a tu negocio como una LLC. Comunícate con la oficina del Secretario de Estado de tu estado para solicitarlo.