Guía sobre la solicitud de documentos en Square
Los tipos de documentos que se aplican a tu cuenta de Square pueden variar según el tipo de negocio que gestiones. En esta guía te explicamos qué documentación te solicitaríamos si apareciera una reclamación de pago en tu cuenta.
Contratos de ejemplo
Si actualmente no firmas ningún contrato al vender tus bienes o servicios, utiliza Square Contracts para enviar a tus clientes un archivo en PDF que puedan firmar electrónicamente. Puedes crear y personalizar contratos en función de tu tipo de negocio directamente desde el Panel de control de Square.
No todos los negocios utilizan contratos para las transacciones con sus clientes. Si es tu caso, no olvides subir los recibos o facturas correspondientes.
Factura de ejemplo
Una factura es un documento escrito que incluye una descripción de los productos o servicios, así como el importe de pago. Al igual que con los contratos, Square ofrece una herramienta para ayudarte a crear facturas personalizadas para tu negocio. Cuando las prepares, incluye información lo más específica y detallada posible. Cuantos más datos indiques sobre una compra, más fácil nos resultará ayudarte si se presenta una reclamación.
Autorización de ejemplo
Te recomendamos que solicites a tus clientes una autorización firmada para cobrarles el importe íntegro y cada uno de los pagos de una compra. El formulario de autorización debe acompañar a un contrato en el que tú y tu cliente acordéis los pagos recurrentes o divididos. El formulario debe incluir lo siguiente:
El nombre y la dirección de tu negocio.
El nombre y los datos de la tarjeta de tu cliente.
Una breve descripción de la transacción.
Una firma de tu cliente para autorizarte a cargar el importe en su tarjeta.
Política de cancelación
Te recomendamos que cuentes con una política de cancelación detallada y que se la comuniques a tus clientes antes de cerrar una transacción. En ella debes indicar los términos relativos a las devoluciones, los cambios y los reembolsos, y establecer los plazos en los que aceptarás cada uno. Incluye una versión escrita de tu política de cancelación en todos los contratos o recibos, así como en tu página web, si tienes una.
Justificante de domicilio
Tener una dirección física establecida ayuda a generar confianza a la hora de afrontar las reclamaciones. Se considera válido cualquier tipo de factura donde conste tu nombre o el de tu negocio junto con una dirección física vigente. Si tu negocio no tiene una ubicación física o si lo gestionas desde casa, proporciona un documento en el que figure tu domicilio. Podría servir, por ejemplo, la factura de la luz, el agua o internet, o una declaración de impuestos.