Votre guide de demande de documents Square
Les types de documents qui s’appliquent à votre compte Square peuvent varier selon votre type d’entreprise. Le guide ci-dessous passe en revue les documents qui pourraient être nécessaires si un litige de paiement était porté à votre compte.
Modèles de contrat
Si à l’heure actuelle vous ne faites pas signer de contrats lors de la vente de vos biens ou services, utilisez Square Contracts pour envoyer à vos clients un contrat au format PDF à signer de façon électronique. Vous pouvez create and customize contracts selon votre secteur d’activité, directement à partir de votre Tableau de bord Square.
Toutes les entreprises n’utilisent pas de contrats pour les transactions avec les clients. Si c’est votre cas, assurez-vous de télécharger les reçus ou les factures.
Modèle de facture
Une facture est un document écrit qui comprend une description des biens ou des services et le montant du paiement. Comme pour les contrats, Square propose un outil d’assistance pour vous aider à créer des factures personnalisées pour votre entreprise. Vous devez être aussi précis que possible lorsque vous créez vos factures. Plus vous nous fournirez de détails concernant un achat, mieux nous serons en mesure de vous aider si un litige survenait.
Modèle de formulaire d’autorisation
Nous vous recommandons d’obtenir une autorisation signée pour le montant total à payer et pour chaque paiement à effectuer pour un achat. Un formulaire d’autorisation doit accompagner un contrat dans lequel vous et un acheteur avez convenu de paiements en plusieurs parties ou de paiements échelonnés. Le formulaire doit inclure :
Le nom et l’adresse de votre entreprise
Le nom de votre client et les informations relatives à sa carte bancaire
Une brève description de la transaction
Une signature du client vous autorisant à débiter sa carte
Conditions d’annulation
Mettez en place des conditions d’annulation détaillées et communiquez-les à vos clients avant de conclure une transaction. Vos conditions d’annulation doivent couvrir les retours, les échanges et les remboursements, et indiquer clairement le délai dans lequel ils peuvent être effectués. Faites figurer une version écrite de vos conditions d’annulation sur tous les contrats ou reçus, ainsi que sur votre site web, le cas échéant.
Justificatif de domicile
Disposer d’une adresse physique bien établie crée un sentiment de confiance et de fiabilité en cas de litige. Tout type de facture comportant le nom et l’adresse de votre entreprise, ainsi qu’une adresse physique actuelle est acceptable. Si votre entreprise ne dispose pas d’une adresse physique, ou si vous travaillez à partir de votre domicile, fournissez un document indiquant l’adresse de votre domicile. Les factures des services publics, d’abonnement téléphonique/Internet ou les déclarations de revenus en sont des exemples type.