Squareの必要書類ガイド
- チャージバックのレポートを閲覧するアクセス権限を持つアカウントオーナーまたはスタッフは、未処理のチャージバックを確認できます。
- チャージバックに対応するアクセス権限を持つアカウントオーナーまたはスタッフは、チャージバックを承認するか異議申し立てを行うことができます。
- アクセス権限は、Square データから設定できます。
Squareアカウントに必要な書類の種類は、加盟店さまの業種によって異なる場合があります。 以下のガイドで、チャージバックやアカウントの審査があった場合に必要となる書類を詳しくご説明します。
始める前に
PCIに準拠するため、加盟店さまはお客さまのCVVをいかなる形式でも保存するべきではありません。Square データでカード情報を保存する際には、CVVの確認は口頭で行うことをお勧めします。また、対面決済の場合には、この情報を直接お尋ねしてクレジットカード利用承諾書に記入することもできます。カード承認申込書のテンプレートをダウンロード >
提出書類
Squareアカウントに必要な書類の種類は、加盟店さまの業種やチャージバックの種類によって異なる場合があります。チャージバックやアカウントの審査があった場合、次の書類の一部またはすべての提出を求められることがあります。
署名済みの契約書は、商品やサービスの提供と支払いに関する合意内容を示すPDFまたは電子文書です。ただし、すべての事業がお客さまとのお取引に契約書を使うわけではありません。そのような場合は、レシートと請求書の両方またはいずれか一方をアップロードしてください。
署名済みの契約書を現在ご利用でない場合は、Square データから特定の業種に合わせたSquare 契約書を作成・管理できます。
請求書とは、商品/サービスの内容やお取引額が記載された書類です。契約書と同様に、Square 請求書を使ってお客さまにカスタマイズした請求書を送信できます。できるだけ詳細な請求書を作成してください。チャージバックが発生した場合、購入に関する情報が多いほど、弊社が加盟店さまを的確にサポートできます。
商品の配達やサービスが完了したら、その完了の証拠を収集してください。商品の場合、購入者の完全な住所が記載された配達確認書がこれにあたります。サービスの場合は、完了証明書になります。
- 請求書の支払い前：請求書の支払い前に商品またはサービスが提供された場合、請求書の作成時に [商品またはサービスの受領確認] をオンにします。請求書の支払いにあたり、商品やサービスの受領に満足していることをお客さまにご確認いただきます。この機能は、商品やサービスの提供後に行われる最終支払いのみに適用されます。
- 請求書の支払い後：請求書の支払い後に商品またはサービスが提供された場合、Square データの支払済み請求書に移動し、[その他] > [商品またはサービスの受領確認を送信] の順にクリックして商品またはサービスの受領確認を送信します。請求書に商品またはサービスの受領確認の要件がすでに含まれている場合、このオプションはご利用になれません。
キャンセルポリシーには返品、交換、払い戻しに関する方針を記載し、それらが可能な期間を明示してください。契約書またはレシートにキャンセルポリシーを明記し、これらの書類に署名を求めることで、各取引において、特定のお客さまごとにこのポリシーが販売前に確認された証拠を作成します。あるいは、オンライン取引の場合は、お会計の際に利用規約の「クリックして同意する」ボタンを使います。これは、ウェブサイトやPOSレジのサインに規約を表示するよりも、ポリシーのより良い証拠となります。
お客さまとのコミュニケーション
クレジットカード会社に、問題を改善するために次善策を講じた証拠を提供することは、チャージバックに対する対応を強化する重要な方法です。チャージバックに関連する可能性のある問題を解決するために努力した場合、または配達を延期あるいはキャンセルしなければならなかった場合は、これらのやり取りに関連するスクリーンショットまたは写真を共有することをお勧めします。
お客さまの問題を解決するためにどのようなサポートを提供したかを説明する、次のような文書を収集してアップロードすることをお勧めします。
お客さまに一部払い戻す場合：商品またはサービスの一部を提供済みである場合は、商品/サービスの署名入り証明を提出するか、取引額の内訳と払い戻し額を示す請求書または商品項目が記載されたレシートを含められます。
今後使用できるクレジットバウチャーを提供する場合：カード名義人にクレジットバウチャーを提供した証拠を提出してください。クレジットバウチャーの有効期限を指定することで、この文書の効力を強めることができます。
商品の再配達またはサービスの再スケジュールを提供する場合：可能であるなら日付を指定することで、さらに効力を強めることができます。
フォームで求められる証拠書類を収集し、フォームに添付の上、送信します。Squareは加盟店さまが提供した情報をお客さまのクレジットカード会社に送信します。クレジットカード会社が追加情報を必要とすると判断した場合は、Squareより改めてご連絡いたします。また、5日以内にChargeback Dashboardから追加情報をアップロードすることもできます。 情報リクエストフォームをSquareに送信した後に、追加情報をクレジットカード会社と共有することはできません。
書類のフォーマット方法
フォームにアクセスしてファイルをアップロードするには、まずChargeback Dashboardにログインします。アップロードできるファイルは、HEIC、JPEG、PDF、PNG、またはTIFF形式のみです。その他の形式のファイルは、正しくダウンロードできません。ファイルは5MB以下、15ページ以下にとどめてください。証拠書類のサイズがこれより大きい場合は、最も関連性の高いページまたはセクションのみを提供することをご検討ください。
書類の提出は、スマートフォンからでも行えます。フォーム内の [ファイルを選択] をタップして、書類の写真を撮影するか撮影済みの写真を選択してください。
アップロードする書類には、蛍光ペンでハイライトするなどの編集は行わないでください。銀行が確認する最終版は白黒であるため、蛍光ペンが使われたテキストは読みにくくなる可能性があります。
フォームが表示されない場合は、お使いのブラウザでJavaScriptが有効になっており、最新の状態であることを確認してください。Javaスクリプトを有効にするには、ブラウザ別に次の手順を実施してください。Firefox、Chrome、またはSafariの場合引き続き問題が発生する場合は、別のブラウザでお試しください。
関連記事
.