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Utiliser une carte enregistrée avec les Factures Square

Utiliser une carte enregistrée avec les Factures Square

Vous pouvez utiliser la fonctionnalité Cartes enregistrées avec Square Invoices depuis votre Tableau de bord Square en ligne.

Remarque : cette fonctionnalité n’est pas prise en charge par l’application Square à l’heure actuelle. Les cartes cadeaux physiques ou électroniques pourront être ajoutées aux Cartes enregistrées, mais nous recommandons à votre client de confirmer que le solde couvrira l’achat avant d’effectuer le paiement.

Frais

Des frais de traitement de 2,5 % sont appliqués lorsqu’une facture est réglée avec une carte de crédit ou de débit.

Enregistrer une carte de paiement pour le paiement des Factures Square

Afin d’autoriser les clients à enregistrer leur carte pour leurs paiements futurs :

  1. Accédez à Paiements, puis à Invoices dans votre Tableau de bord Square en ligne et cliquez sur Créer une facture.

  2. Sélectionnez un client depuis votre Répertoire client ou saisissez un nom et une adresse e-mail.

  3. Dans la section Paiement, sélectionnez Autoriser le client à enregistrer sa carte.

  4. Remplissez votre facture.

  5. Cliquez sur Envoyer.

Lorsque votre client paie sa facture, l’option lui permettant d’enregistrer sa carte de paiement auprès de votre entreprise s’affiche. Si votre client décide d’enregistrer sa carte, son profil sera mis à jour automatiquement dans votre Répertoire de clients.

Pour enregistrer manuellement une carte de paiement dans votre Répertoire de clients :

Vous pouvez également associer manuellement une ou plusieurs cartes de paiement à des clients enregistrés dans votre Répertoire client. Pour ce faire :

  1. Accédez au Directory sous Clients dans votre Tableau de bord Square en ligne.

  2. Sélectionnez un client existant.

  3. Sélectionnez Actions > Ajouter une carte.

  4. Utilisez le formulaire modèle pour confirmer que  le client vous autorise à enregistrer les informations de sa carte. Pour ce faire, sélectionnez Télécharger le formulaire > envoyez le modèle à votre client. Remarque : l’enregistrement d’une carte nécessite l’autorisation écrite du client. Assurez-vous de conserver les formulaires d’autorisation et de les stocker de manière sécurisée.

  5. Sélectionnez Continuer.

  6. Saisissez les informations de la carte et cliquez sur Enregistrer.

Facturer une carte enregistrée

Avec une carte de paiement enregistrée, vous pouvez créer une nouvelle facture Square et encaisser votre client en utilisant les informations de paiement enregistrées. Pour ce faire :

  1. Informez votre client du montant que vous allez encaisser.

  2. Accédez aux Invoices dans votre Tableau de bord Square en ligne et cliquez sur Créer une facture. Pour les factures existantes non payées, sélectionnez Modifier.

  3. Remplissez votre facture. Veillez à sélectionner un client dans votre répertoire.

  4. Dans la section Paiement, utilisez le menu déroulant pour sélectionner une carte de paiement.

  5. Cliquez sur Facturer.

Votre client et vous-même recevrez un e-mail de confirmation où apparaîtra le montant encaissé sur la carte enregistrée. La facture sera également marquée comme Payée dans votre Tableau de bord Square en ligne.

Programmer l’encaissement d’une carte enregistrée

  1. Accédez à Paiements et à Invoices dans votre Tableau de bord Square en ligne.

  2. Sélectionnez Créer une facture.

  3. Dans le menu déroulant Client, sélectionnez un client existant ou créez un nouveau client.

  4. Dans le menu déroulant Paiement,  sélectionnez une carte enregistrée (Visa 1111, par exemple) ainsi que la date à laquelle la carte sera débitée.

  5. Finalisez la facture et sélectionnez Programmer ou Enregistrer comme brouillon.

Remarque : si vous choisissez Enregistrer comme brouillon, votre facture programmée ne sera pas automatiquement envoyée et vous devrez sélectionner l’option Programmer pour déterminer le moment de son envoi.

La carte de votre client sera débitée à la date souhaitée et il recevra une copie de la facture payée par e-mail lui confirmant que le montant a été prélevé. Les fonds seront déposés sur votre compte bancaire associé, selon votre calendrier de dépôt. 

Conseils pour l’utilisation des factures programmées

  • Vous pouvez modifier les factures programmées à tout moment, depuis leur date de création jusqu’à leur date d’envoi.

  • Vous pouvez consulter les factures programmées dans votre liste de factures. Chaque facture affichera le statut Programmée et sera classée selon la date à laquelle son envoi est programmé.

  • Si vous ne voyez pas les factures programmées dans votre liste de factures, assurez-vous que la période affichée correspond à la date d’envoi de la facture et non à sa date de création.

Utiliser les factures récurrentes

Utilisez les factures récurrentes pour créer et envoyer des factures à vos clients à intervalles réguliers.

Remarque : si la carte enregistrée est modifiée et que le client a une facture récurrente, vous devrez modifier toute la série de factures pour vous assurer de facturer la bonne carte.

Frais

L’envoi de factures récurrentes n’entraîne aucun frais. Des frais de traitement sont uniquement appliqués au moment où la facture est réglée par carte de crédit ou de débit.

Créer une série de factures récurrentes

Si vous souhaitez créer une série de factures qui seront automatiquement envoyées à vos clients à intervalles réguliers, cliquez sur l’onglet Récurrentes dans la section en haut à droite de la page des factures.

Ensuite, cliquez sur le bouton Créer une série récurrente. Saisissez les informations de base concernant le client et les articles facturés comme vous le feriez pour n’importe quelle facture. Ici, cependant, une nouvelle section apparaitra, dans laquelle vous pourrez choisir la date de début, la fréquence et la date de fin (ou le nombre d’occurrences).

Remarque : si vous ou votre client souhaitez enregistrer des cartes de crédit pour simplifier et automatiser la facturation automatiquement dès qu’un paiement arrive à échéance, utilisez l’option Cartes enregistrées située dans le menu déroulant Paiement.

Cliquez sur Envoyer pour programmer cette série récurrente et pour envoyer à votre client un e-mail comportant les détails de la série de factures. Si vous sélectionnez Enregistrer comme brouillon, votre série récurrente ne sera pas définie et aucun e-mail ne sera envoyé à vos clients.

Les factures faisant partie d’une série récurrente seront automatiquement envoyées à votre client à 10 h (dans votre fuseau horaire), aux dates que vous aurez sélectionnées. Une fois la facture réglée, vous recevrez un e-mail de notification et les fonds seront déposés sur votre compte bancaire associé, selon votre calendrier de dépôt.

Questions fréquentes

Comment puis-je enregistrer le numéro CVV de la carte de paiement de mon client si j’enregistre manuellement les informations relatives à la carte dans mon Répertoire de clients ?

Le formulaire d’autorisation de carte de crédit ne permet pas au client de préciser son code CVV. En revanche, vous devez le saisir pour pouvoir encaisser la carte. Les normes PCI vous conduisent à recueillir le CVV par téléphone ou en personne et à noter ces informations dans votre Répertoire de clients. Une solution alternative consiste à envoyer une facture à votre client ; si celui-ci choisit d’enregistrer sa carte en toute sécurité et d’autoriser des paiements futurs, son autorisation écrite suffira.

Comment puis-je savoir si la carte a été enregistrée lorsque le client a payé une facture ? Est-il possible d’améliorer la visibilité de cette information dans le Tableau de bord ?

Lorsqu’une carte est enregistrée, vous en êtes averti dans l’e-mail de confirmation de paiement. Vous pouvez également cliquer sur le nom d’un client dans votre Répertoire de clients pour voir si une carte y a été associée.

Comment puis-je être assuré qu’une carte enregistrée a bien été encaissée ?

Lorsque vous encaissez manuellement une carte enregistrée, une bannière de confirmation s’affiche et la facture est marquée comme Payée dans votre Tableau de bord.

Si la carte de paiement est refusée (p. ex. si la carte enregistrée est obsolète), un message de refus apparaîtra lorsque vous tenterez de l’encaisser. Pour les paiements programmés sur une carte enregistrée, vous serez informé par e-mail si une carte est refusée. Une facture sera automatiquement envoyée à votre client afin qu’il puisse procéder au paiement.

Veuillez noter que si la carte enregistrée est changée et qu’une facture récurrente est émise au client, vous devrez modifier cette série de factures pour veiller à ce que la bonne carte soit facturée. La carte au dossier sera débitée à la date d’échéance ou à chaque facture récurrente. Si la carte de crédit enregistrée est périmée ou est refusée pour une autre raison, une nouvelle facture sera envoyée permettant au client de saisir les renseignements de la nouvelle carte et de les enregistrer pour les factures ultérieures.