Si votre sélection d’articles est importante, l’outil d’importation en masse vous permettra de télécharger et gérer plusieurs articles à la fois rapidement à partir du Tableau de bord Square en ligne. Si vous gérez plusieurs points de vente, vous pouvez configurer des détails spécifiques à chaque point de vente, comme le prix de l’article ou la quantité stock.

Il est recommandé d’exporter une copie de votre catalogue d’articles avant de tenter d’importer des modifications. Les anciens modèles de fichiers ne sont plus pris en charge.

Exporter votre catalogue d’articles

Le processus d’exportation a été simplifié de sorte qu’un fichier unique inclut tous vos articles et vos stocks sur tous vos points de vente.

Remarque : le format Excel (.xlsx) est recommandé pour la plupart des utilisateurs. Le format Excel est pris en charge par tous les tableurs modernes, y compris Microsoft Excel, Apple Numbers et Google Spreadsheets.

Le format de fichier a changé. Il permet désormais d’introduire une plus grande complexité dans votre catalogue d’articles et prend en charge des points de vente multiples. Avant d’essayer d’importer des modifications à votre catalogue, nous vous recommandons d’en exporter une copie neuve.

Pour exporter une copie de votre catalogue d’articles :

  1. Visiter des articles dans votre Tableau de bord en ligne
  2. Cliquez sur Exporter en haut à droite > Confirmer l’exportation
  3. Choisissez un format, Excel (xlsx) ou CSV. Une feuille de calcul est téléchargée sur votre ordinateur.
Exporter les descriptions des champs du fichier
Jeton Le Tableau de bord Square renseigne automatiquement ce jeton. Si vous importez un nouvel article, laissez ce champ vide. Si vous modifiez des articles, ne modifiez pas le jeton.
Nom de l’article Peut comporter des chiffres, des lettres ou des symboles. Maximum 128 caractères.
Description Peut comporter des chiffres, des lettres ou des symboles. Maximum 1024 caractères.
Catégorie Peut comporter des chiffres, des lettres ou des symboles. Maximum 128 caractères.
SKU Une SKU unique doit être affectée à chaque variante.
Nom de la variante Peut comporter des chiffres, des lettres ou des symboles. Maximum 128 caractères.
Prix Champ numérique. Égal ou supérieur à 0,00 € (un prix fixe doit être un nombre positif). Vous pouvez également laisser ce champ vierge ou inscrire la mention « Variable » pour indiquer un prix variable.
[nom du point de vente] activé Oui ou Non. Ceci marquera votre article comme visible dans des points de vente spécifiques. Si cette colonne est visible alors que vous n’avez qu’un point de vente, assurez-vous que tous les articles sont définis sur Oui.
Quantité actuelle [nom du point de vente] Champ numérique. Si vous utilisez la Gestion des stocks, il s’agit ici de la quantité actuellement en stock de cet article. Les modifications apportées à ce champ sont ignorées à l’importation.
Nouvelle quantité [nom du point de vente] Champ numérique. Si vous utilisez la Gestion des stocks, saisissez ici la quantité actuellement en stock pour remplacer la valeur existante.
Notification de stock activée [nom du point de vente] Si vous utilisez la Gestion des stocks, vous pouvez définir ce paramètre sur Oui ou Non pour activer la notification de stock sur les articles de votre choix.
Quantité de notification [nom de votre point de vente] Champ numérique. Si vous utilisez la Gestion des stocks et que les notifications sont activées, saisissez ici la quantité à laquelle vous serez averti.
Prix [nom de votre point de vente] Champ numérique.
Taxe [Nom de la taxe] Si vous avez créé une taxe, positionnez cette option sur Oui ou Non pour l’appliquer à l’article concerné.

Modifier un fichier CSV

Remarque : ce qui suit ne s’applique que si vous utilisez le format .csv, et non le format Excel (.xlsx).

Bien qu’il soit possible d’importer les données CSV dans une feuille de calcul, si votre catalogue d’articles contient des SKU, n’ouvrez pas le fichier CSV directement car certains tableurs modifient les SKU de différentes façons, parfois en supprimant les 0 en début de numéro (par ex., 0012345 devient 12345) ou en changeant les numéros en notations scientifiques (par ex., 12345678999 devient 1,23456E+10).

Si votre CSV contient des SKU, procédez de la façon suivante pour éviter toute erreur :

Importer les données CSV dans Microsoft Excel

  1. Créez une nouvelle feuille de calcul dans Microsoft Excel.
  2. Sélectionnez Fichier puis Importer dans le menu principal.
  3. Sélectionnez l’option Fichier CSV et cliquez sur Importer.
  4. Sélectionnez le fichier CSV exporté depuis votre catalogue d’articles et cliquez sur Extraire les données.
  5. Votre assistant d’importation s’ouvre :
    • Cliquez sur Suivant.
    • Assurez-vous que la virgule est le seul séparateur coché, puis cliquez sur Suivant.
    • Défilez jusqu’à la colonne SKU et changez le format des données de la colonne en Texte, puis cliquez sur Terminer.
  6. Sélectionnez l’option Nouvelle feuille et cliquez sur OK pour finaliser l’importation.

Importer des données CSV dans Google Tableur

  1. Créez une nouvelle feuille de calcul dans Google Drive.
  2. Sélectionnez Fichier puis Importer dans le menu principal.
  3. Sélectionnez le lien Télécharger puis choisissez le fichier CSV que vous avez exporté de votre catalogue d’articles.
  4. Une fois le fichier téléchargé, une fenêtre contextuelle « Importer un fichier » s’ouvre. Configurez l’option « Convertir le texte en nombres et dates » sur Non.
  5. Cliquez sur Importer pour compléter l’importation.

Télécharger votre catalogue d’articles

  1. Ouvrez la section Articles de votre Tableau de bord Square en ligne.
  2. Cliquez sur Importer en haut à droite de la page.
  3. Sélectionnez Modifier mon catalogue d’articles pour ajouter de nouveaux articles ou modifier des articles existants, ou Remplacer mon catalogue d’articles pour remplacer tous les articles existants par les articles que vous téléchargez.
  4. Cliquez sur Suivant > « Télécharger notre fichier modèle ». Choisissez entre le format Excel (.xlsx), recommandé pour la majorité des utilisateurs, ou le format CSV.

    Remarque : si vous utilisez Safari comme navigateur web, vous devrez faire un clic droit sur le lien «Téléchargez notre modèle » et enregistrer le fichier sur votre ordinateur.

  5. Ouvrez le fichier intitulé « catalog-YYYY-MM-DD-XXXX.xlsx ou .csv » enregistré sur votre ordinateur à l’étape 4 dans Excel (.xlsx) ou un autre tableur.

    Remarque : pour modifier votre fichier CSV, nous vous recommandons d’utiliser la version la plus récente de votre tableur.

  6. Renseignez les colonnes du fichier avec les informations de vos articles. Voici quelques conseils à suivre lorsque vous modifiez le modèle :
    • Ne touchez pas aux données de la colonne Jeton et n’effacez pas les colonnes vides.
    • Toute modification apportée à la colonne « Nouvelle quantité » remplacera la quantité d’articles existante. Si vous mettez un 0 dans la colonne « Nouvelle quantité », votre stock de cet article sera fixé à 0 pour ce point de vente.
    • Si vous laissez vide le champs Catégorie, l’article sera classé Sans catégorie.
      * Lorsque de nouvelles valeurs sont identifiées dans la colonne Catégorie, de nouvelles catégories sont créées.
      * Si vous laissez vide ou inscrivez la notation « Variable » dans le champ du prix, un article à prix variable est créé.
      * Lorsque le champ des options est vide, les options sont désactivées. Si vous voulez qu’une option spécifique soit appliquée à un article, placez un « Y » dans la colonne des Groupes d’option correspondante.

    Edit your tax and modifier preferences from the item import csv

    Remarque : vous pouvez définir le prix, la quantité en stock ou la disponibilité pour un point de vente spécifique dans les colonnes de point de vente. Par exemple, définir un prix dans la colonne « Prix point de vente 2 » déterminera le prix de l’article à ce point de vente.

  7. Enregistrez le fichier Excel (.xlsx) ou CSV modifié sur votre ordinateur.

  8. Faites glisser votre fichier Excel (.xlxs) ou CSV dans la zone de téléchargement ou cliquez sur « Sélectionner depuis votre ordinateur » > Télécharger.

  9. Vérifiez vos modifications, puis cliquez sur Confirmer l’importation pour télécharger votre nouveau catalogue d’articles.

  10. Vous serez invité à aligner les attributs de produits de Square sur les colonnes importées de votre fichier Excel (.xlsx) ou CSV. Si vous n’avez pas changé les noms des colonnes dans le fichier téléchargé depuis Square, les attributs de produit devraient être mis en correspondance automatiquement. Passez en revue les attributs dans votre fichier et dans Square et faites les modifications nécessaires.
    • Les colonnes suivantes sont obligatoires : nom de l’article, nom de la variante, description, SKU. Si vous avez plus d’un point de vente, la colonne [Point de vente} activé doit aussi être incluse.
    • La colonne Taxe doit suivre un format spécifique, avec le pourcentage de la taxe précisé ainsi dans l’en-tête, entre parenthèses : « Taxe - vente (7 %) ».
  11. Cliquez sur Confirmer pour télécharger vos modifications.

Make sure you click confirm.

Remarque : une fois que vous aurez cliqué sur Confirmer l’importation, vous ne pourrez plus rétablir le catalogue d’articles sous sa forme antérieure.

Apprenez à dépister les problèmes dans votre fichier CSV.