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Importer des articles en ligne

Téléversez et gérez plusieurs articles à la fois à partir du Tableau de bord Square en ligne avec l’outil d’importation en lot.

Remarque : Vous ne pourrez pas créer de types d‘unité à partir d’une importation. Pour créer un type d’unité et régler la précision, accédez à l’onglet Unités de votre Tableau de bord Square en ligne.

Avant d’apporter une modification à votre catalogue, nous vous recommandons d’exporter une copie de votre catalogue d’articles et de l’enregistrer dans un fichier distinct avant de continuer. Ainsi, vous pourrez toujours revenir à l’état précédent si des problèmes surviennent.

Exporter votre catalogue

Remarque : Bien que les fichiers CSV soient pris en charge par le processus d’importation/exportation, nous recommandons fortement d’utiliser un format de fichier Excel (.xlsx). Ceux-ci sont pris en charge par la plupart des outils de tableur modernes tels que Numbers, Sheets et Microsoft Excel, qui ne nécessitent pas d’achat ou d’abonnement.

Pour exporter une copie de votre catalogue :

  1. Accédez à Articles dans votre Tableau de bord Square en ligne.

  2. Cliquez sur Actions > Exporter le catalogue > Confirmer l’exportation.

  3. Choisissez le format Excel (.xlsx) ou CSV. Une feuille de calcul sera alors téléchargée sur votre ordinateur.

Rappelez-vous : Le modèle de fichier Excel est formaté en texte et non en chiffres. Si vous souhaitez utiliser le fichier exporté du catalogue d’articles pour l’exécution de fonctions numériques, vous devez convertir le fichier en format numérique.

Champs de la feuille de calcul

Champ du fichier d’exportation Descriptions
Jeton Le Tableau de bord Square inscrit automatiquement le jeton. Si vous importez un nouvel article, laissez ce champ vide. Si vous modifiez des articles, n’apportez pas de changement au jeton.
Nom de l’article Il peut s’agir de chiffres, de lettres ou de symboles. Le maximum est de 128 caractères.
Description Il peut s’agir de chiffres, de lettres ou de symboles. Le maximum est de 1 024 caractères.
Catégorie Il peut s’agir de chiffres, de lettres ou de symboles. Le maximum est de 128 caractères.
UGS Une UGS distincte doit être associée à chacune des variantes.
Nom de la variante Il peut s’agir de chiffres, de lettres ou de symboles. Le maximum est de 128 caractères.
Unité et précision Type d’unité et précision (nombre de décimales).
Prix Champ numérique. Égal ou supérieur à 0,00 $ (un prix fixe doit être un nombre positif). Vous pouvez également laisser ce champ vide ou inscrire la mention « Variable » pour indiquer que le prix varie.
Nom de l’option Il peut s’agir de chiffres, de lettres ou de symboles. Le maximum est de 128 caractères.
Valeur de l’option Champ numérique. Égal ou supérieur à 0,00 $ (un prix fixe doit être un nombre positif). Vous pouvez également laisser ce champ vide ou inscrire la mention « Variable » pour indiquer que le prix varie.
[Le nom de votre point de vente] activé Oui ou non. Cette valeur permet d’indiquer si l’article peut être vu ou non dans un point de vente particulier. Si vous disposez d’un seul point de vente et que cette colonne s’affiche, vérifiez si la valeur Oui est sélectionnée pour tous les articles.
Quantité actuelle [le nom de votre point de vente] Valeur numérique. Il s’agit de l’indication de la quantité d’articles en stock si vous utilisez l’option Gestion des stocks. Les modifications apportées à ce champ ne sont pas prises en compte à l’importation.
Nouvelle quantité [Nom de votre point de vente] Champ numérique. Si vous utilisez la Gestion des stocks, saisissez ici la quantité présentement en stock pour remplacer la valeur existante. Vous pouvez également inscrire « Non » pour désactiver le suivi des stocks pour cette variante d’article.
Notification de stock activée [Nom de votre point de vente] Si vous utilisez l’option Gestion des stocks, indiquez si oui ou non il faut activer les notifications de stock sur les articles.
Notification des quantités en stock [le nom de votre point de vente] Valeur numérique. Si vous utilisez la Gestion des stocks et que les notifications sont activées, saisissez ici la quantité à laquelle une alerte vous sera transmise.
Prix [le nom de votre point de vente] Valeur numérique.
Taxe [le nom de la taxe] Si vous avez créé une taxe, définissez si oui ou non une taxe s’applique à l’article.

Modifier un fichier CSV

Les informations suivantes ne s’appliquent que si vous utilisez le format .csv, et non le format Excel (.xlsx) pour l’importation.

Rappelez-vous : Vous ne pouvez pas créer ou mettre à jour un type d’unité ou une précision d’unité à partir d’une feuille de calcul .csv ou .xlsx. Si vous utilisez une feuille de calcul de format .xlsx, vous verrez uniquement l’option permettant de sélectionner une de vos unités existantes à partir de la cellule déroulante. Cependant, si vous utilisez un fichier CSV, vous devrez saisir manuellement l’unité et la précision. Nous vous recommandons d’utiliser une feuille de calcul Excel (.xlsx), mais si vous utilisez un fichier CSV, voici quelques exemples pour vous assurer de formater les unités et la précision correctement.

Disons que vous avez l’unité Livre (lb) réglée à la précision ,0 :

  • *Correct** : Livres 1,0

  • Incorrect :: lb 1,0

Disons que vous avez l’unité Once liquide (oz liq.) réglée à la précision ,0000 :

  • *Correct** : Once liquide 1,0000

  • Incorrect : oz liq. 1,

Assurez-vous de saisir le nom complet du type d’unité et la précision; n’utilisez pas les abréviations.

Même si vous êtes en mesure d’importer les données CSV dans une feuille de calcul, si votre catalogue d’articles contient des UGS,
n’ouvrez pas directement le fichier CSV, car certains tableurs électroniques modifieront les UGS sans avertissement. En fait, le tableur électronique peut supprimer les zéros non significatifs (p. ex., 0012345 devient 12345) ou convertir vos UGS en fonction de la notation scientifique (p. ex., 12345678999 devient 1.2346E + 10).

Si votre fichier CSV comporte des UGS, suivez les étapes indiquées ci-dessous pour vous assurer qu’il n’y a pas d’erreurs dans les fichiers CSV :

Importer des données CSV dans Microsoft Excel

  1. Créez une nouvelle feuille de calcul dans Microsoft Excel.

  2. Sélectionnez Fichier, puis Importer à partir du menu principal.

  3. Sélectionnez l’option fichier CSV, puis cliquez sur Importer.

  4. Sélectionnez le fichier CSV que vous avez exporté à partir de votre catalogue d’articles et cliquez sur Obtenir des données.

  5. La fenêtre contextuelle Assistant Importation s’affiche :

    • Cliquez sur Suivant.

    • Assurez-vous que la virgule est le seul séparateur coché, puis cliquez sur Suivant.

    • Passez votre souris sur la colonne UGS et modifiez le format de données de la colonne à Texte, puis appuyez sur Terminer.

  6. Sélectionnez Nouveau classeur et cliquez sur OK pour terminer l′importation.

Importer des données CSV dans Google Feuilles de calcul

  1. Créez une nouvelle feuille de calcul dans Google Drive.

  2. Sélectionnez Fichier, puis Importer à partir du menu principal.

  3. Sélectionnez l’onglet Téléverser et choisissez le fichier CSV exporté à partir de votre catalogue d’articles.

  4. Une fois le fichier téléversé, une fenêtre contextuelle « Importer un fichier » s’ouvre. Configurez l’option « Convertir le texte en nombres et dates » sur Non.

  5. Cliquez sur Importer pour compléter l’importation.

Téléverser votre catalogue d’articles pour la première fois

Si vous ajoutez des articles pour la première fois, vous pouvez télécharger un modèle pour vous aider à téléverser votre catalogue en lot. Si vous avez déjà des articles, téléchargez simplement notre feuille Excel (.xlsx), effectuez une mise à jour et faites l’importation pour modifier votre catalogue d’articles existant.

  1. Accédez à Articles dans votre Tableau de bord Square en ligne.

  2. Cliquez sur Actions > Importer le catalogue.

  3. Sélectionnez Modifier mon catalogue d’articles pour ajouter de nouveaux articles ou modifier des articles existants, ou Remplacer mon catalogue d’articles pour remplacer tous les articles existants par les articles que vous téléversez.

  4. Cliquez sur Suivant, puis sur Télécharger notre fichier modèle. Choisissez entre le format Excel (.xlsx), recommandé pour la majorité des utilisateurs, ou le format CSV.

    Remarque : Si vous utilisez le navigateur Safari, vous devrez effectuer un clic droit sur le lien Téléchargez notre fichier modèle et enregistrer le fichier sur votre ordinateur.

  5. Ouvrez le fichier intitulé « catalog-YYYY-MM-DD-XXXX.xlsx ou .csv » enregistré sur votre ordinateur à l’étape 4 dans Excel (.xlsx) ou un autre tableur.

    Remarque : Pour modifier votre fichier CSV, nous vous recommandons d’utiliser la version la plus récente de votre tableur.

  6. Entrez les données relatives à vos articles dans les colonnes du modèle. Lorsque vous modifiez le modèle, portez attention aux points suivants :

    • Ne modifiez aucune information dans la colonne Jeton et ne supprimez aucune colonne vide. * Toute modification apportée à la colonne « Nouvelle quantité » remplacera la quantité actuelle d’articles. Si vous ajoutez un zéro dans la colonne « Nouvelle quantité », la quantité en stock de cet article dans ce point de vente sera de zéro.

    • Si vous laissez vide le champ Catégorie, l’article sera classé Sans catégorie. * Lorsque de nouvelles valeurs sont identifiées dans la colonne Catégorie, de nouvelles catégories sont créées. * Si vous laissez vide ou inscrivez la notation « Variable » dans le champ du prix, un article à prix variable est créé. * Lorsque le champ des options est vide, les options sont désactivées. Si vous voulez qu’une option en particulier soit appliquée à un article, placez un « Y » dans la colonne des Groupes d’option correspondante. Edit your tax and modifier preferences from the item import csvRemarque : Vous pouvez attribuer un prix, une quantité en stock ou une disponibilité au point de vente en définissant les valeurs dans les colonnes correspondant aux points de vente. Par exemple, définir un prix dans la colonne « Prix point de vente 2 » attribuera un prix à ce point de vente uniquement.

  7. Enregistrez le fichier Excel (.xlsx) ou CSV modifié sur votre ordinateur.

  8. Faites glisser votre fichier Excel (.xlxs) ou CSV dans la zone de téléversement ou cliquez sur « Sélectionner depuis votre ordinateur », puis sur Téléverser.

  9. Vérifiez vos modifications, puis cliquez sur Confirmer l’importation pour téléverser votre nouveau catalogue.

  10. Vous serez invité à aligner les attributs de principaux produits Square sur les colonnes importées de votre fichier Excel (.xlsx) ou CSV. Si vous n’avez pas changé les noms des colonnes dans le fichier téléchargé à partir de Square, les attributs de produit devraient être mis en correspondance automatiquement. Passez en revue les attributs dans votre fichier et dans Square et apportez les modifications nécessaires.

    • Les colonnes suivantes sont obligatoires : nom de l’article, nom de la variante, description, UGS. Si vous avez plus d’un point de vente, la colonne [Point de vente} activé est également requise.

    • De plus, la colonne Taxe requiert un format d’en-tête spécial. L’en-tête de la colonne Taxe doit comprendre un pourcentage entre parenthèses. Par exemple, « Taxe de vente (7 %) ».

  11. Cliquez sur Confirmer pour téléverser les modifications.

N’oubliez pas : Vous ne pourrez plus revenir à votre ancien catalogue d’articles après avoir cliqué sur Confirmer l’importation.

Découvrez des conseils de dépannage pour votre fichier du catalogue d’articles.

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