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Importer des articles depuis le tableau de bord

Si votre sélection d’articles est importante, l’outil d’importation en masse vous permettra de télécharger et gérer plusieurs articles à la fois rapidement à partir du Tableau de bord Square en ligne. Si vous gérez plusieurs points de vente, vous pouvez configurer des détails spécifiques à chaque point de vente, comme le prix de l’article ou la quantité de stock.

Il est recommandé d’exporter une copie de votre catalogue d’articles avant de tenter d’importer des modifications. Les anciens modèles de fichiers ne sont plus pris en charge.

Exporter votre catalogue d’articles

Le processus d’exportation a été simplifié de sorte qu’un fichier unique inclut tous vos articles et vos stocks sur tous vos points de vente.

Remarque : Bien que les fichiers CSV soient pris en charge par le processus d’importation/exportation, nous recommandons fortement d’utiliser un format de fichier Excel (.xlsx). Ceux-ci sont pris en charge par la plupart des outils de tableur modernes tels que Numbers, Sheets et Microsoft Excel, qui ne nécessitent pas d’achat ou d’abonnement.

Le format de fichier a changé. Il permet désormais d’introduire une plus grande complexité dans votre catalogue d’articles et prend en charge des points de vente multiples. Avant d’essayer d’importer des modifications à votre catalogue, nous vous recommandons d’en exporter une copie neuve.

Pour exporter une copie de votre catalogue d’articles :

  1. Accédez à Articles dans votre Tableau de bord Square en ligne.

  2. Cliquez sur Actions > Exporter le catalogue dans la partie supérieure droite > Confirmer l’exportation.

  3. Choisissez le format Excel (.xlsx) ou CSV. Une feuille de calcul sera alors téléchargée sur votre ordinateur.

Champ du fichier d’exportation Descriptions
Jeton Le Tableau de bord Square inscrit automatiquement le jeton. Si vous importez un nouvel article, laissez ce champ vide. Si vous modifiez des articles, n’apportez pas de changement au jeton.
Nom de l’article Il peut s’agir de chiffres, de lettres ou de symboles. 128 caractères maximum.
Description Il peut s’agir de chiffres, de lettres ou de symboles. 128 caractères maximum.
Catégories Il peut s’agir de chiffres, de lettres ou de symboles. 128 caractères maximum.
SKU Une SKU unique doit être affectée à chaque variante.
Nom de la variante Il peut s’agir de chiffres, de lettres ou de symboles. 128 caractères maximum.
Unité et précision Type d’unité et précision (nombre de décimales).
Prix Champ numérique. Égal ou supérieur à 0,00 (un prix fixe doit être un nombre positif). Vous pouvez également laisser ce champ vide ou inscrire la mention « Variable » pour indiquer qu’il s’agit d’un prix variable.
Nom de l’option Il peut s’agir de chiffres, de lettres ou de symboles. 128 caractères maximum.
Valeur de l’option Champ numérique. Égal ou supérieur à 0,00 (un prix fixe doit être un nombre positif). Vous pouvez également laisser ce champ vide ou inscrire la mention « Variable » pour indiquer qu’il s’agit d’un prix variable.
[Le nom de votre point de vente] activé Oui ou non. Cette valeur permet d’indiquer si l’article peut être vu ou non dans un point de vente particulier. Si vous disposez d’un seul point de vente et que cette colonne s’affiche, vérifiez si la valeur Oui est sélectionnée pour tous les articles.
Quantité actuelle [le nom de votre point de vente] Champ numérique. Si vous utilisez la Gestion des stocks, il s’agit ici de la quantité actuellement en stock de cet article. Les modifications apportées à ce champ sont ignorées à l’importation.
Nouvelle quantité [Nom de votre point de vente] Champ numérique. Si vous utilisez la Gestion des stocks, saisissez ici la quantité présentement en stock pour remplacer la valeur existante. Vous pouvez également inscrire « Non » pour désactiver le suivi des stocks pour cette variante d’article.
Notification de stock activée [Nom de votre point de vente] Si vous utilisez l’option Gestion des stocks, activez ou désactivez les notifications de stock sur les articles avec Oui ou Non.
Notification des quantités en stock [le nom de votre point de vente] Champ numérique. Si vous utilisez la Gestion des stocks et que les notifications sont activées, saisissez ici la quantité à laquelle une alerte vous sera envoyée.
Prix [nom de votre point de vente] Champ numérique.
Taxe [le nom de la taxe] Si vous avez créé une taxe, définissez si elle s’applique à l’article avec Oui ou Non.

Modifier un fichier CSV

Les informations suivantes ne s’appliquent que si vous utilisez le format .csv, et non le format Excel (.xlsx) pour l’importation.

Rappelez-vous : Vous ne pouvez pas créer ou mettre à jour un type d’unité ou une précision d’unité à partir d’une feuille de calcul .csv ou .xlsx. Si vous utilisez une feuille de calcul de format .xlsx, vous verrez uniquement l’option permettant de sélectionner une de vos unités existantes à partir de la cellule déroulante. Cependant, si vous utilisez un fichier CSV, vous devrez saisir manuellement l’unité et la précision. Nous vous recommandons d’utiliser une feuille de calcul Excel (.xlsx), mais si vous utilisez un fichier CSV, voici quelques exemples pour vous assurer de formater les unités et la précision correctement.

Disons que vous avez l’unité Livre (lb) réglée à la précision ,0 :

  • *Correct** : Livres 1,0

  • Incorrect :: lb 1,0

Disons que vous avez l’unité Once liquide (oz liq.) réglée à la précision ,0000 :

  • *Correct** : Once liquide 1,0000

  • Incorrect : oz liq. 1,

Assurez-vous de saisir le nom complet du type d’unité et la précision ; n’utilisez pas les abréviations.

Même si vous êtes en mesure d’importer les données CSV dans une feuille de calcul, si votre catalogue d’articles contient des UGS, n’ouvrez pas directement le fichier CSV, car certains tableurs électroniques modifieront les UGS sans avertissement. En fait, le tableur électronique peut supprimer les zéros non significatifs (p. ex., 0012345 devient 12345) ou convertir vos UGS en fonction de la notation scientifique (p. ex., 12345678999 devient 1.2346E + 10).

Si votre fichier CSV comporte des UGS, suivez les étapes indiquées ci-dessous pour vous assurer qu’il n’y a pas d’erreurs dans les fichiers CSV :

Importer des données CSV dans Microsoft Excel

  1. Créez une nouvelle feuille de calcul dans Microsoft Excel.

  2. Sélectionnez Fichier, puis Importer à partir du menu principal.

  3. Sélectionnez l’option fichier CSV, puis cliquez sur Importer.

  4. Sélectionnez le fichier CSV que vous avez exporté à partir de votre catalogue d’articles et cliquez sur Obtenir des données.

  5. Votre assistant d’importation s’ouvre :

    • Cliquez sur Suivant.

    • Assurez-vous que la virgule est le seul séparateur coché, puis cliquez sur Suivant.

    • Passez votre souris sur la colonne UGS et modifiez le format de données de la colonne à Texte, puis appuyez sur Terminer.

  6. Sélectionnez Nouveau classeur et cliquez sur OK pour terminer l′importation.

Importer des données CSV dans Google Feuilles de calcul

  1. Créez une nouvelle feuille de calcul dans Google Drive.

  2. Sélectionnez Fichier, puis Importer à partir du menu principal.

  3. Sélectionnez l’onglet Télécharger et choisissez le fichier CSV exporté à partir de votre catalogue d’articles.

  4. Une fois le fichier téléchargé, une fenêtre contextuelle « Importer un fichier » s’ouvre. Configurez l’option « Convertir le texte en nombres et dates » sur Non.

  5. Cliquez sur Importer pour terminer l’importation.

Téléchargement de votre catalogue d’articles

  1. Accédez à Articles dans votre Tableau de bord Square en ligne.

  2. Cliquez sur Actions > Importer le catalogue dans la partie supérieure droite de la page.

  3. Sélectionnez Modifier mon catalogue d’articles pour ajouter de nouveaux articles ou modifier des articles existants ou Remplacer mon catalogue d’articles pour remplacer tous les articles existants par les articles que vous téléchargez.

  4. Cliquez sur Suivant > “Télécharger notre fichier modèle”. Sélectionnez si vous souhaitez télécharger le modèle dans Excel (.xlsx), qui est recommandé pour la plupart des utilisateurs ou CSV. Remarque : Si vous utilisez Safari comme navigateur Web, vous devrez cliquer avec le bouton droit sur le lien « Télécharger notre modèle » et enregistrer le fichier sur votre ordinateur.

  5. Ouvrez le fichier intitulé « catalog-YYYY-MM-DD-XXXX.xlsx ou .csv » enregistré sur votre ordinateur à l’étape 4 dans Excel (.xlsx) ou un autre tableur.
    Remarque : Lors de la modification de votre fichier CSV, nous vous recommandons d‘utiliser la version la plus récente de votre tableur.

  6. Saisissez les données relatives à vos articles dans les colonnes du fichier. Lorsque vous modifiez le modèle, faites attention aux points suivants :

    • Ne touchez pas aux données de la colonne Jeton et n’effacez pas les colonnes vides.

    • Toute modification apportée à la colonne « Nouvelle quantité » remplacera la quantité d’articles existante. Si vous mettez un 0 dans la colonne « Nouvelle quantité », votre stock de cet article sera fixé à 0 pour ce point de vente.

    • Si vous laissez le champ de catégorie vide, l’article sera marqué comme étant « sans catégorie ».

    • Une nouvelle catégorie sera créée pour chaque nouvelle valeur identifiée dans la colonne « Catégorie ».

    • Laisser le champ de prix vide ou écrire « Variable » créera un article à prix variable.

    • Si vous laissez le champ du modificateur vide, le modificateur sera désactivé par défaut. Placez un « Y » dans la colonne Ensemble de modificateurs appropriée si vous souhaitez qu’un modificateur spécifique soit appliqué à un article. Remarque : Vous pouvez attribuer un prix, un inventaire ou une disponibilité spécifiques au point de vente en définissant des valeurs dans les colonnes correspondant au point de vente. Par exemple, définir un prix dans la colonne « Prix point de vente 2 » affectera un prix à ce point de vente uniquement.

  7. Enregistrez le fichier Excel (.xlsx) ou CSV modifié sur votre ordinateur.

  8. Faites glisser votre fichier Excel (.xlxs) ou CSV dans la zone de téléchargement ou cliquez sur « Sélectionner depuis votre ordinateur », puis sur Télécharger.

  9. Vérifiez vos modifications, puis cliquez sur Confirmer l’importation pour télécharger votre nouveau catalogue.

  10. Vous serez invité à aligner les attributs de produits de Square sur les colonnes importées de votre fichier Excel (.xlsx) ou CSV. Si vous n’avez pas changé les noms des colonnes dans le fichier téléchargé depuis Square, les attributs de produit devraient être mis en correspondance automatiquement. Passez en revue les attributs dans votre fichier et dans Square et faites les modifications nécessaires.

    • Les colonnes suivantes sont obligatoires : nom de l’article, nom de la variante, description, UGS. Si vous avez plus d’un point de vente, la colonne [Point de vente} activé est également requise.

    • De plus, la colonne Taxe requiert un format d’en-tête spécial. L’en-tête de la colonne Taxe doit comprendre un pourcentage entre parenthèses. Par exemple, « Taxe de vente (7 %) ».

  11. Cliquez sur Confirmer pour télécharger les modifications.

Remarque : Vous ne pourrez plus revenir à votre ancien catalogue d’articles après avoir cliqué sur Confirmer l’importation.

Découvrez des conseils de dépannage pour votre Fichier CSV.