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Importar artículos en línea

Si vendes una gran cantidad de artículos, puedes importar y gestionar rápidamente varios artículos a la vez desde el Panel de control de Square con la herramienta de importación en grupo. Si gestionas múltiples puntos de venta, puedes configurar la información específica de cada uno de ellos, como el precio de los artículos o el inventario.

Antes de importar los cambios a la colección, se recomienda exportar una nueva copia de la colección de artículos. Los archivos de plantilla obsoletos ya no son compatibles.

Exportar la colección

Hemos simplificado el proceso de exportación para que un único archivo exportado incluya todos los artículos y el inventario de todos los puntos de venta.

Nota: Si bien el proceso de importación y exportación admite archivos CSV, te recomendamos que uses un archivo con formato Excel (.xlsx). Este formato es compatible con la mayoría de las herramientas de hojas de cálculo actuales que no son de pago, como Numbers, Sheets o Microsoft Excel.

El formato del archivo ha cambiado: ahora permite colecciones de artículos más completas y facilita las cosas si gestionas múltiples puntos de venta. Antes de importar los cambios a la colección, te recomendamos que exportes una copia nueva de la colección de artículos.

Para exportar una copia de la colección:

  1. Ve a Artículos en el Panel de control de Square.

  2. Haz clic en Acciones > Exportar colección en la parte superior derecha > Confirmar exportación.

  3. Elige entre los formatos Excel (.xlsx) o CSV. Se descargará una hoja de cálculo en tu ordenador.

Campo Descripciones
Token Tu Panel de control de Square completará este token de forma automática. Si estás importando un nuevo artículo, deja este campo en blanco. Si estás editando artículos, no cambies el token.
Nombre del artículo Puedes incluir números, letras o símbolos hasta un máximo de 128 caracteres.
Descripción Puedes incluir números, letras o símbolos hasta un máximo de 1024 caracteres.
Categoría Puedes incluir números, letras o símbolos hasta un máximo de 128 caracteres.
SKU A cada variante se le debe asignar un SKU único.
Nombre de variante Puedes incluir números, letras o símbolos hasta un máximo de 128 caracteres.
Unidad y decimales Tipo de unidad y sus fracciones (decimales).
Precio Numérico. Debe ser 0,00 o superior (un precio fijo debe ser un número positivo). También puedes dejarlo en blanco o escribir Variable para introducir un precio variable.
Nombre de la opción Puedes incluir números, letras o símbolos hasta un máximo de 128 caracteres.
Valor de la opción Puedes incluir números, letras o símbolos hasta un máximo de 128 caracteres.
[Nombre del punto de venta] activado Sí o no. Esto marcará tu artículo como visible en puntos de venta individuales. Si únicamente tienes un punto de venta y ves esta columna, asegúrate de que todos los artículos estén marcados como Sí.
Cantidad actual [nombre del punto de venta] Numérico. Si usas la Gestión de inventario, esta es la cantidad actual que consta en existencias. Los cambios en este campo no se tienen en cuenta en la importación.
Nueva cantidad [nombre del punto de venta] Numérico. Si usas la Gestión de inventario, introduce el recuento de existencias. Esta cantidad reemplazará cualquier otro recuento de existencias. También puedes introducir «No» para desactivar el seguimiento de existencias para esta variante de artículo.
Notificaciones de existencias activadas en [nombre del punto de venta] Si utilizas la Gestión de inventario, puedes marcar «Sí» o «No» para activar o desactivar las notificaciones de inventario para los artículos.
Lindar de existencias bajas [nombre del punto de venta] Numérico. Si usas la Gestión de inventario y tienes las notificaciones activadas, esta es la cantidad a partir de la que se te avisará cuando haya pocas existencias.
Precio en [nombre del punto de venta] Numérico.
Impuestos en [nombre de tu impuesto] Si has creado un impuesto, elige «Sí» o «No» para aplicarlo al artículo.

Modificar un archivo CSV

Las siguientes indicaciones únicamente se aplican si la importación se hace con un archivo con formato .csv, no con Excel (.xlsx).

Recuerda que no puedes crear ni actualizar un tipo de unidad o decimal desde una hoja de cálculo con formato .xlsx o .csv. Si tienes una hoja con formato .xlsx, solo verás la opción de seleccionar una de las unidades existentes del menú desplegable de la celda. Sin embargo, si el archivo es CSV, deberás introducir manualmente la unidad y la cantidad de decimales. Te recomendamos utilizar una hoja de cálculo de Excel (.xlsx), pero si utilizas un archivo CSV, aquí encontrarás algunos ejemplos para asegurarte de que los formatos sean correctos.

Supongamos que tienes la unidad kilogramos (kg) configurada con un decimal: .0:

  • Correcto: kilogramos 1.0

  • Incorrecto: 1.0 kg

Supongamos que tienes la unidad mililitro (ml) configurada con 4 decimales: .0000:

  • Correcto: mililitro 1.0000

  • Incorrecto: ml 1.

Asegúrate de introducir los decimales y el nombre del tipo de unidad completos. No utilices abreviaturas.

Aunque es posible importar la información del CSV a una hoja de cálculo, si tu colección de artículos contiene códigos SKU, no abras el archivo CSV directamente, ya que algunos editores de hojas de cálculo modificarán los SKU. En concreto, pueden eliminar ceros iniciales (por ejemplo, 0012345 se convierte en 12345) o convertirlos en notación científica (por ejemplo, 12345678999 se convierte en 1.2346E + 10).

Si tienes algún SKU en el archivo CSV, sigue estos pasos para asegurarte de que no haya ningún error:

Importar datos CSV con Microsoft Excel

  1. Crea una nueva hoja de cálculo en Microsoft Excel.

  2. Selecciona Archivo e Importar en el menú principal.

  3. Selecciona la opción Archivo CSV y haz clic en Importar.

  4. Selecciona el archivo CSV que has exportado desde la colección de artículos y haz clic en Obtener datos.

  5. Se mostrará la ventana del asistente de importación:

    • Haz clic en Siguiente.

    • Asegúrate de que únicamente esté marcada la casilla «Coma» y haz clic en Siguiente.

    • Desplázate hasta la columna SKU y cambia el formato de datos de la columna a Texto. A continuación, haz clic en Finalizar.

  6. Selecciona la opción Hoja nueva y pulsa Aceptar para completar la importación.

Importar datos CSV en hojas de cálculo de Google

  1. Crear una nueva hoja de cálculo en Google Drive.

  2. Selecciona Archivo e Importar en el menú principal.

  3. Selecciona la pestaña Subir y el archivo CSV que exportaste desde la colección de artículos.

  4. Cuando el archivo se haya subido, se abrirá la ventana Importar archivo. Asegúrate de desmarcar la opción «Convertir texto en números, fechas y fórmulas».

  5. Haz clic en Importar datos para completar la importación.

Subir la colección de artículos

  1. Ve a Artículos en el Panel de control de Square.

  2. Haz clic en Acciones > Importar colección en la parte superior derecha de la página.

  3. Selecciona Modificar colección de artículos para añadir artículos nuevos y actualizar los ya existentes, o selecciona Sustituir la colección de artículos para eliminar todos los artículos existentes y reemplazarlos por los artículos que has subido.

  4. Haz clic en Siguiente > Descarga nuestra plantilla. Elige si quieres descargar la plantilla en Excel (.xlsx) —opción recomendada para la mayoría de usuarios— o en CSV.
    Nota: Si utilizas Safari como navegador web, tendrás que hacer clic con el botón derecho del ratón en el enlace Descargar nuestra plantilla y guardar el archivo en tu ordenador.

  5. Abre el archivo «catalog-YYYY-MM-DD-XXXX.xlsx» o el CSV que guardaste en el ordenador en el paso 4 mediante Microsoft Excel (.xlsx) u otro programa para hojas de cálculo.
    Nota: Al editar tu archivo CSV, te recomendamos que utilices la versión más actualizada de tu programa de hojas de cálculo.

  6. Introduce la información de los artículos en las columnas de la plantilla. Para editar la plantilla, ten en cuenta lo siguiente:

    • No debes modificar la información en la columna de token ni eliminar columnas vacías.

    • Los cambios realizados en la columna «Cantidad nueva» reemplazarán la cantidad de artículos existente. Así, si pones un 0 en esta columna, el inventario del artículo en ese punto de venta se quedará a 0.

    • Si dejas el campo de Categoría en blanco, el artículo aparecerá como Sin categorizar.

    • Se crearán categorías nuevas para cualquier valor nuevo identificado en la columna Categoría.

    • Dejar el campo Precio en blanco o escribir «Variable» creará un artículo de precio variable.

    • Si dejas el campo del modificador en blanco, el modificador quedará desactivado por defecto. Coloca una «Y» en la columna del conjunto de modificadores correspondiente si quieres que se aplique un modificador específico a un elemento.Nota: Puedes asignar un precio, un recuento de existencias o una disponibilidad a una ubicación específica si estableces valores en las columnas de dicha ubicación. Por ejemplo, si estableces el precio en la columna «Precio punto de venta 2», se asignará un precio únicamente a ese punto de venta.

  7. Guarda el archivo Excel (.xlsx) o CSV editado en el ordenador.

  8. Arrastra y suelta el archivo Excel (.xlsx) o CSV en el área para subir archivos o haz clic en Seleccionar desde tu ordenador > Subir.

  9. Verifica los cambios y pulsa Confirmar importación para subir la nueva colección de artículos.

  10. Se te pedirá que asocies los principales atributos de productos de Square con las columnas importadas del archivo Excel (.xlsx) o CSV. Si no has modificado los nombres de las columnas en el archivo que descargaste a través de Square, los atributos de productos deberían emparejarse automáticamente. Revisa el archivo y haz los cambios necesarios.

    • Las siguientes columnas son obligatorias para el archivo Excel (.xlsx) o CSV: nombre del artículo, nombre de la variante, descripción y SKU. Si tienes más de un punto de venta, la columna «[Nombre del punto de venta] activado» también es obligatoria.

    • La columna Impuestos también requiere un formato de cabecera específico. Los nombres de la columna Impuestos deben incluir el valor de porcentaje de impuestos en paréntesis dentro del encabezado. Por ejemplo, «Impuestos: ventas (7 %)».

  11. Haz clic en Confirmar para aplicar los cambios.

Nota: Después de hacer clic en Confirmar importación, ya no podrás regresar a la colección de artículos anterior.

Descubre cómo solucionar problemas con el archivo CSV.