Importar artículos en bloque desde el Panel de control de Square
Acerca de la importación en bloque de artículos
Si quieres añadir varios artículos al catálogo a la vez o modificarlos de forma conjunta, puedes hacerlo a través de una hoja de cálculo desde la herramienta de importación de artículos de Square. Esta función de importación te resultará útil si tienes un gran catálogo de artículos, ya que no tendrás que introducirlos o modificarlos manualmente de uno en uno. Puedes utilizarla para subir el catálogo por primera vez, editarlo o transferirlo a otra cuenta de Square.
Antes de empezar
Puedes importar artículos en bloque desde el Panel de control de Square con un navegador web o un ordenador portátil o de escritorio.
Si utilizas la herramienta de importación para modificar uno de tus catálogos de artículos, te recomendamos que exportes una copia y la guardes antes de continuar. De esta forma, podrás recuperar la colección anterior en caso de que pierdas algún dato u ocurra algún problema.
Paso 1. Descarga la plantilla para la colección
Cuando descargas la plantilla de la colección de artículos, el archivo se muestra en un formato de texto, no numérico. Si quieres utilizarla para funciones numéricas, deberás convertirla a un formato numérico.
- Inicia sesión en el Panel de control de Square y haz clic en Artículos.
- Abre el menú desplegable Acciones y selecciona Exportar colección.
- Haz clic en Importar colección en blanco para descargar la plantilla.
- Haz clic en Exportar para descargar la plantilla, y el archivo de Excel (.xlsx) se descargará automáticamente en tu ordenador.
- Abre el archivo, que tendrá el nombre «plantilla-AAAA-DD-MM-XXXX.xlsx».
- Lee las instrucciones que encontrarás en la parte superior y el texto de ejemplo encima de cada columna antes de empezar a editarlo.
Antes de exportar la colección, ajusta los filtros en función de los artículos que quieras incluir. El documento solo incluirá los artículos que veas en ese momento.
- Inicia sesión en el Panel de control de Square y haz clic en Artículos.
- Abre el menú desplegable Acciones y selecciona Exportar colección.
- Para proceder con la exportación, elige la opción Todos los artículos o Artículos que coincidan con los filtros aplicados.
- Selecciona entre un archivo en formato Excel o CSV. Te recomendamos que descargues el archivo en formato Excel (.xlsx).
- Haz clic en Exportar. Se descargará una hoja de cálculo en tu ordenador.
Paso 2. Transfiere artículos entre cuentas de Square (opcional)
Este paso solo se aplica a los negocios que quieran transferir artículos entre sus cuentas de Square. Si no es tu caso, puedes saltarte este paso.
Si has creado una cuenta nueva de Square y quieres transferir allí los datos de tu cuenta actual, puedes utilizar la herramienta de importación y exportación, pero deberás seguir unos pasos.
Una vez descargado el archivo de Excel, deberás hacer un par de cambios antes de transferir los artículos a tu otra cuenta.
Eliminar identificadores específicos de los puntos de venta
Estos identificadores son etiquetas únicas que crea Square para cada variante de artículo. Para transferir artículos a una cuenta nueva, el campo del identificador debe estar en blanco.
No elimines toda la columna. Necesitarás la columna «Identificador» y su encabezado para transferir los artículos correctamente.
Modifica los nombres específicos de los puntos de venta
Si tienes varios puntos de venta en tu cuenta nueva, deberás modificar sus nombres en los encabezados específicos para que coincidan con los de los puntos de venta nuevos. Si no utilizas la función de gestión de inventario, es posible que muchas de las celdas estén vacías; puedes dejarlas así.
Si la cuenta desde la que transfieres los datos incluye:
Más puntos de venta que la cuenta nueva: no tienes que eliminar las columnas específicas de cada punto de venta. No se tendrán en cuenta las columnas extra.
Menos puntos de venta que la cuenta nueva: tendrás que añadir columnas específicas para cada punto de venta para que coincidan. La única columna que deben tener todos los puntos de venta es «Punto de venta activado». Las demás son opcionales.
Paso 3. Actualiza la hoja de cálculo de tu colección de artículos
Para editar el archivo de Excel (.xlsx), te recomendamos usar la versión más reciente del programa de hojas de cálculo.
- Actualiza las columnas de la plantilla con la información de los artículos. Al hacerlo, ten en cuenta lo siguiente:
- No puedes crear ni actualizar el tipo o la precisión de la unidad desde la hoja de cálculo de Excel: solo tendrás la opción de seleccionar una de tus unidades actuales desde el menú desplegable de la celda.
- No modifiques ningún dato de la columna «Identificador».
- No cambies el orden de las columnas y no elimines ninguna. Si cambias las columnas, se producirá un error al importar la colección al Panel de control.
- Si dejas el campo Categoría vacío, el artículo aparecerá sin categorizar en la colección de artículos del Panel de control. Si vuelves a importar un artículo que ya pertenece a una categoría y dejas el campo Categoría en blanco, el artículo no se eliminará de la categoría a la que pertenece.
- Cualquier valor nuevo que indiques en la columna Categoría hará que se creen nuevas categorías en la colección de artículos.
- Si dejas el campo Precio vacío o escribes «Variable», se creará un artículo de precio variable.
- Si dejas el campo Grupo de modificadores en blanco, el modificador estará desactivado de forma predeterminada. Si quieres aplicar un modificador específico a un artículo, escribe una «Y» en el campo «Conjunto de modificadores» correspondiente.
- Cualquier cambio que se haga en la columna Nueva cantidad sustituirá a la cantidad ya asignada al artículo en cuestión. Si escribes un 0 en la columna «Nueva cantidad», se asignará dicho valor al inventario de ese artículo en el punto de venta correspondiente.
- Para asignar un precio, un recuento de existencias o una disponibilidad a un punto de venta específico, puedes establecer los valores correspondientes en las columnas de cada punto de venta.
- Los artículos que utilicen formato de texto enriquecido incluirán etiquetas HTML en las descripciones de los artículos en el archivo exportado (las etiquetas HTML son fragmentos pequeños de código, como «</p>» y «</br>»).
- Cuando hayas aplicado todos los cambios necesarios en la colección, guarda el archivo Excel en tu ordenador.
La siguiente información solo se aplica si vas a importar artículos utilizando un archivo CSV y no un Excel (.xlsx).
Desde los archivos con formato CSV no se pueden crear ni actualizar los tipos de unidad ni los decimales, por lo que deberás indicar esta información manualmente. Introduce los decimales y el tipo de unidad completos, ya que las abreviaturas darán error.
Aunque los datos del CSV se pueden importar a una hoja de cálculo, te recomendamos que no abras el archivo CSV directamente si la colección de artículos contiene códigos SKU, ya que algunos editores de hojas de cálculo podrían modificarlos. En concreto, pueden eliminar los ceros iniciales o convertirlos a otro formato.
Si tu archivo CSV contiene códigos SKU, ábrelo en Microsoft Excel o en Hojas de cálculo de Google para que no haya ningún error.
Con la herramienta de importación de artículos de Square, puedes añadir o eliminar artículos en varias categorías o subcategorías. Solo tienes que seguir estos pasos:
Para añadir el artículo a varias categorías, sepáralas con una coma en la columna Categorías.
Por ejemplo, si quieres añadir el artículo Camiseta con logotipo a las categorías Novedades y Camisetas, escribe Novedades y Camisetas.
| Nombre del artículo | Categorías |
|---|---|
| Camiseta con logotipo | Novedades, Camisetas |
Para añadir el artículo a una subcategoría, usa el símbolo > (mayor que) en la columna Categorías para indicar la jerarquía.
Por ejemplo, si quieres añadir el artículo Gorra de béisbol a la subcategoría de complementos para mujer Sombreros y gorras, escribe Mujer > Complementos > Sombreros y gorras.
| Nombre del artículo | Categorías |
|---|---|
| Gorra de béisbol | Infantil > Complementos > Sombreros y gorras |
Puedes añadir artículos a varias categorías aunque alguna de ellas sea una subcategoría.
Por ejemplo, podrías añadir el artículo Gorra de béisbol a la categoría Novedades y a la subcategoría de complementos para mujer Sombreros y gorras. Para ello, deberías escribir Novedades, Mujer > Complementos > Sombreros y gorras.
| Nombre del artículo | Categorías |
|---|---|
| Gorra de béisbol | Novedades, Infantil > Complementos > Sombreros y gorras |
Para añadir el artículo «Gorra de béisbol» tanto a una categoría como a una subcategoría, puedes escribir Infantil > Complementos, Infantil > Complementos > Sombreros y gorras.
| Nombre del artículo | Categorías |
|---|---|
| Gorra de béisbol | Mujer > Complementos, Mujer > Complementos > Sombreros y gorras |
Si en el nombre de la categoría incluyes una coma o el símbolo >, usa la barra inversa \ delante de la coma o el símbolo > para indicarle a la herramienta de importación que el símbolo es parte del nombre de la categoría.
Categoría de informe
Las ventas del artículo se asignarán a la categoría correspondiente del informe de ventas por categoría. El artículo solo puede tener una categoría de informe.
Si importas un artículo que tenga una categoría de informes establecida y dejas el campo Categorías en blanco, se rellenará con la categoría de informes del artículo cuando vuelvas a exportar tu colección.
Si importas un artículo con una categoría y dejas el campo Categoría de informes en blanco, no se rellenará automáticamente, ya que Square no establece una categoría de informes en los artículos que se crean o modifican a través de la hoja de importación.
Especifica qué opción de la columna Categorías debe figurar en la Categoría de informes en la plantilla de importación si quieres que las ventas del artículo se atribuyan a una categoría en el informe Ventas por categoría.
| Nombre del artículo | Categorías | Categoría de informes |
|---|---|---|
| Jersey con logotipo | Novedades, Jerséis |
Cuando vuelvas a exportar tu colección, figurará que el artículo no tiene establecida una categoría de informes.
| Nombre del artículo | Categorías | Categoría de informes |
|---|---|---|
| Jersey con logotipo | Novedades, Jerséis |
Paso 4. Sube tu colección de artículos actualizada
Cuando acabes de modificar el archivo, puedes importar la hoja de cálculo en el Panel de control de Square para actualizar la colección de artículos. Antes de subir el archivo modificado:
Comprueba que el archivo de Excel (.xlsx) o el .csv incluye las siguientes columnas obligatorias: Nombre del artículo, Nombre de la variante, Descripción y SKU. Si tienes más de un punto de venta, también debe incluir la columna «[Nombre del punto de venta] activado».
Verifica que el formato del encabezado de la columna «Impuestos» sea correcto; es decir, que incluya el porcentaje entre paréntesis. Por ejemplo, Impuesto sobre las ventas (7 %).
Para subir tu colección de artículos modificada, sigue estos pasos:
Inicia sesión en el Panel de control de Square y haz clic en Artículos.
Haz clic en el menú desplegable Acciones y, a continuación, en Importar colección.
Arrastra y suelta el archivo modificado en el cuadro de carga o haz clic en Examinar archivo para seleccionar la hoja de cálculo. Selecciona Siguiente.
El sistema te indicará que las columnas del documento deben corresponder a los atributos de los artículos. Nota: Si no has cambiado los nombres de las columnas en el archivo descargado de Square, los atributos de los productos deberían aparecer en su lugar automáticamente. Confirma que todos estén en la columna correcta y haz clic en Siguiente.
El proceso de importación puede durar unos minutos. Si no recibes ningún mensaje de error significa que tu colección de artículos se ha importado correctamente.
Si la importación no se completa, es posible que en el archivo haya algún error que debes resolver para poder subirlo. Si tu archivo tiene errores, puedes aceptar las modificaciones automáticas para resolverlos o hacerlo manualmente y volver a subirlo.
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