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Si vendes una gran cantidad de artículos, puedes importar y gestionar rápidamente varios artículos a la vez desde el Panel de control de Square con la herramienta de importación en grupo. Si gestionas múltiples puntos de venta, puedes configurar la información específica de cada uno de ellos, como el precio de los artículos o el inventario.

Antes de importar los cambios a la colección, se recomienda exportar una nueva copia de la colección de artículos. Los archivos de plantilla obsoletos ya no son compatibles.

Exportar la colección

Para exportar una copia de tu colección de artículos de Square, sigue estos pasos:

  1. Ve a Artículos en el Panel de control de Square.

  2. Haz clic en Acciones > Exportar colección > Confirmar exportación.

  3. Elige entre los formatos Excel (.xlsx) o CSV. Se descargará una hoja de cálculo en tu ordenador.

Nota: Ten en cuenta lo siguiente:

  • Aunque los archivos CSV son compatibles con el proceso de importación/exportación, recomendamos utilizar un formato de archivo Excel (.xlsx). Este formato es compatible con la mayoría de las herramientas de hoja de cálculo modernas, como Numbers, Hojas de cálculo y Microsoft Excel, las cuales no requieren compra ni suscripción.

  • La plantilla de Excel tiene formato de texto, no numérico. Si quieres utilizar el archivo exportado de la colección de artículos para hacer funciones numéricas, debes cambiarlo para que tenga formato numérico.

  • Los artículos que utilicen formato de texto enriquecido incluirán etiquetas HTML en las descripciones de los artículos en los archivos de exportación, al contrario que los artículos sin formato de texto enriquecido. Las etiquetas HTML son pequeños fragmentos de código como "<p>" y "<br>".

Campos de la hoja de cálculo

Campo del archivo exportado Descripciones
Token Tu Panel de control de Square completará este token de forma automática. Si estás importando un nuevo artículo, deja este campo en blanco. Si estás editando artículos, no cambies el token.
Nombre del artículo Puedes incluir números, letras o símbolos hasta un máximo de 128 caracteres.
Descripción Puedes incluir números, letras o símbolos hasta un máximo de 1024 caracteres.
Categoría Puedes incluir números, letras o símbolos hasta un máximo de 128 caracteres.
SKU A cada variante se le debe asignar un SKU único.
Nombre de variante Puedes incluir números, letras o símbolos hasta un máximo de 128 caracteres.
Unidad y precisión Tipo de unidad y sus fracciones (decimales).
Precio Numérico. Debe ser 0,00 o superior (un precio fijo debe ser un número positivo). También puedes dejarlo en blanco o escribir Variable para introducir un precio variable.
Nombre de la opción Puedes incluir números, letras o símbolos hasta un máximo de 128 caracteres.
Valor de la opción Puedes incluir números, letras o símbolos hasta un máximo de 128 caracteres.
Identificador de referencia Un valor único que sirve para referenciar variaciones dentro del archivo de importación o exportación. En concreto, este campo se utiliza para asociar las variaciones de existencias con sus variaciones de venta durante el proceso de importación del inventario.
[Nombre del punto de venta] activado Sí o no. Esto marcará tu artículo como visible en puntos de venta concretos. Si únicamente tienes un punto de venta y ves esta columna, asegúrate de que todos los artículos estén marcados como Sí.
Cantidad actual [nombre del punto de venta] Numérico. Si usas Gestión de inventario, esta es la cantidad actual que consta en existencias. Los cambios en este campo no se tienen en cuenta en la importación.
Nueva cantidad [nombre del punto de venta] Numérico. Si usas la Gestión de inventario, introduce el recuento de existencias. Esta cantidad reemplazará cualquier otro recuento de existencias. También puedes introducir «No» para desactivar el seguimiento de existencias para esta variante de artículo.
Notificaciones de existencias activadas en [nombre del punto de venta] Si usas Gestión de inventario, puedes marcar Sí o No para activar o desactivar las notificaciones de inventario para los artículos.
Recuento de alertas de existencias [nombre del punto de venta] Numérico. Si usas Gestión de inventario y tienes las notificaciones activadas, esta es la cantidad a partir de la que se te avisará cuando haya pocas existencias.
Precio en [nombre del punto de venta] Numérico.
Impuestos en [nombre de tu impuesto] Si has creado un impuesto, elige «Sí» o «No» para aplicarlo al artículo.

Modificar un archivo CSV

Las siguientes indicaciones únicamente se aplican si la importación se hace con un archivo con formato .csv, no con Excel (.xlsx).

Recuerda que no puedes crear ni actualizar un tipo de unidad o decimal desde una hoja de cálculo con formato .xlsx o .csv. Si tienes una hoja con formato .xlsx, solo verás la opción de seleccionar una de las unidades existentes del menú desplegable de la celda. Sin embargo, si el archivo es CSV, deberás introducir manualmente la unidad y la cantidad de decimales. Te recomendamos utilizar una hoja de cálculo de Excel (.xlsx), pero si utilizas un archivo CSV, aquí encontrarás algunos ejemplos para asegurarte de que los formatos sean correctos.

Supongamos que tienes la unidad Gramo (g) configurada con 1 decimal ,0:

  • Correcto: 1,0 gramo

  • Incorrecto: 1,0 g

Supongamos que tienes la unidad mililitro (ml) configurada con 4 decimales: .0000:

  • Correcto: 1,0000 mililitro

  • Incorrecto: 1 ml

Asegúrate de introducir los decimales y el nombre del tipo de unidad completos. No utilices abreviaturas.

Aunque es posible importar la información del CSV a una hoja de cálculo, si tu colección de artículos contiene códigos SKU, no abras el archivo CSV directamente, ya que algunos editores de hojas de cálculo modificarán los SKU. En concreto, pueden eliminar ceros iniciales (por ejemplo, 0012345 se convierte en 12345) o convertirlos en notación científica (por ejemplo, 12345678999 se convierte en 1.2346E + 10).

Si tienes algún SKU en el archivo CSV, sigue estos pasos para asegurarte de que no haya ningún error:

Importar datos en formato CSV con Microsoft Excel

  1. Crear una nueva hoja de cálculo en Microsoft Excel.

  2. Selecciona Archivo e Importar en el menú principal.

  3. Selecciona la opción Archivo CSV y haz clic en Importar.

  4. Selecciona el archivo CSV que has exportado desde la colección de artículos y haz clic en Obtener datos.

  5. Se mostrará la ventana del asistente de importación:

    • Haz clic en Siguiente.

    • Asegúrate de que únicamente esté marcada la casilla «Coma» y haz clic en Siguiente.

    • Desplázate hasta la columna SKU y cambia el formato de datos de la columna a Texto. A continuación, haz clic en Finalizar.

  6. Selecciona la opción Hoja nueva y pulsa Aceptar para completar la importación.

Importar datos CSV en hojas de cálculo de Google

  1. Crea una nueva hoja de cálculo en Google Drive.

  2. Selecciona Archivo e Importar en el menú principal.

  3. Selecciona la pestaña Subir y el archivo CSV que exportaste desde la colección de artículos.

  4. Cuando el archivo se haya subido, se abrirá la ventana Importar archivo. Asegúrate de desmarcar la opción «Convertir texto en números, fechas y fórmulas».

  5. Haz clic en Importar datos para completar la importación.

Subir la colección de artículos

  1. Ve a Artículos en el Panel de control de Square.

  2. Haz clic en Acciones > Importar colección en la parte superior derecha de la página.

  3. Selecciona Modificar la colección de artículos para añadir artículos nuevos y actualizar los actuales, o bien selecciona Sustituir la colección de artículos para eliminar todos los artículos existentes y reemplazarlos por los artículos que has subido.

  4. Haz clic en Siguiente > Descarga nuestra plantilla. Elige si quieres descargar la plantilla en Excel (.xlsx) —opción recomendada para la mayoría de usuarios— o en CSV.
    Nota: Si utilizas Safari como navegador web, tendrás que hacer clic con el botón derecho del ratón en el enlace Descargar nuestra plantilla y guardar el archivo en tu ordenador.

  5. Abre el archivo «catalog-YYYY-MM-DD-XXXX.xlsx» o el CSV que guardaste en el ordenador en el paso 4 mediante Microsoft Excel (.xlsx) u otro programa para hojas de cálculo.
    Nota: Al editar tu archivo CSV, te recomendamos que utilices la versión más actualizada de tu programa de hojas de cálculo.

  6. Introduce la información de los artículos en las columnas de la plantilla. Para editar la plantilla, ten en cuenta lo siguiente:

    • No debes modificar la información en la columna de token ni eliminar columnas vacías.

    • Los cambios realizados en la columna Cantidad nueva reemplazarán la cantidad de artículos existente. Así, si pones un 0 en esta columna, el inventario del artículo en ese punto de venta se quedará a 0.

    • Si dejas el campo de Categoría en blanco, el artículo aparecerá como Sin categorizar.

    • Se crearán categorías para cualquier valor nuevo identificado en la columna Categoría.

    • Dejar el campo Precio en blanco o escribir «Variable» creará un artículo de precio variable.

    • Si dejas el campo del modificador en blanco, el modificador quedará desactivado por defecto. Coloca una «Y» en la columna del conjunto de modificadores correspondiente si quieres que se aplique un modificador específico a un elemento.Nota: Puedes asignar un precio, un recuento de existencias o una disponibilidad a una ubicación específica si estableces valores en las columnas de dicha ubicación. Por ejemplo, si estableces el precio en la columna «Precio punto de venta 2», se asignará un precio únicamente a ese punto de venta.

  7. Guarda el archivo Excel (.xlsx) o CSV que has modificado en tu ordenador.

  8. Arrastra y suelta el archivo Excel (.xlsx) o CSV en el área para subir archivos o haz clic en Seleccionar desde tu ordenador > Subir.

  9. Verifica los cambios y pulsa Confirmar importación para subir la nueva colección de artículos.

  10. Se te pedirá que asocies los principales atributos de productos de Square con las columnas importadas del archivo Excel (.xlsx) o CSV. Si no has modificado los nombres de las columnas en el archivo que descargaste a través de Square, los atributos de productos deberían emparejarse automáticamente. Revisa el archivo y haz los cambios necesarios.

    • Las siguientes columnas son obligatorias para el archivo Excel (.xlsx) o CSV: nombre del artículo, nombre de la variante, descripción y SKU. Si tienes más de un punto de venta, la columna «[Nombre del punto de venta] activado» también es obligatoria.

    • La columna Impuestos también requiere un formato de cabecera específico. Los nombres de esta columna deben incluir el valor de porcentaje de impuestos en paréntesis. Por ejemplo, «IVA (7 %)».

  11. Haz clic en Confirmar para aplicar los cambios.

Nota: Después de hacer clic en Confirmar importación, ya no podrás regresar a la colección de artículos anterior.

Consulta cómo solucionar problemas con el archivo CSV.