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Guide des premiers pas Square

Configurer Square pour accepter les cartes bancaires ne prend que quelques minutes, mais ne manquez pas notre suite complète de produits et de fonctionnalités qui vous aideront à gérer et développer votre entreprise.

Ce guide en 5 étapes vous aidera à encaisser les paiements et former vos employés considérablement plus vite, ainsi qu’à générer des rapports de vente et de stock fiables tout en réduisant le temps que prennent vos tâches administratives.

Que faire si je suis bloqué ?
Vous pouvez contacter notre équipe bêta par téléphone au +33 805 08 20 54 entre 9h UTC et 17h UTC.

Utilisez ce guide à titre de référence, ou distribuez-le à votre équipe en enregistrant ou en imprimant cette page d’un simple clic droit.

Choisissez les produits et fonctionnalités que vous souhaitez utiliser en fonction de facteurs comme le type d’entreprise, sa taille, le secteur d’activité et le nombre d’employés.

Étape 1 : préparez-vous à accepter les paiements.

Utilisez cette section pour commander votre matériel et configurer votre compte Square sécurisé afin de pouvoir être payé rapidement lorsque vous aurez commencé à accepter des paiements.

Création de compte

À faire Étapes Pourquoi ?
Oui Créer un compte avec une adresse e-mail professionnelle Utilisez l’adresse e-mail de votre entreprise lorsque vous créez votre compte afin de séparer vos informations personnelles de celles de votre entreprise. Des alertes et des mises à jour importantes sont envoyées à cette adresse.
Oui Saisir vos informations personnelles et professionnelles Assurez-vous que votre compte Square reflète fidèlement votre activité.
Oui Saisir les informations sur le compte bancaire Obtenez vos transferts dans un délai de 1 à 2 jours ouvrables. Vous pourrez ajouter des comptes bancaires supplémentaires plus tard, lorsque vous configurerez vos points de vente. Associer votre compte bancaire immédiatement permet à Square de vous envoyer vos fonds le plus rapidement possible, dès que vous commencez à accepter des paiements.
Oui Commander du matériel Assurez-vous d’être prêt à l’ouverture de votre entreprise en commandant votre matériel avec au moins 5 jours ouvrables d’avance pour tenir compte des délais de livraison.
Oui Télécharger l’application Square Procurez-vous l’application Square, un système de vente conçu pour grandir avec votre entreprise, afin de pouvoir encaisser des paiements en magasin ou ailleurs.

Étape 2 : configurez votre compte dans le Tableau de bord Square.

Le Tableau de bord Square en ligne fonctionne comme le siège de votre entreprise. Là, vous vous occupez de tout : ajouter des points de vente, des employés et des articles, personnaliser votre compte, consulter vos rapports de vente et plus encore.

Sécurité du compte

À faire Étapes Pourquoi ?
Oui Activer la vérification en 2 étapes La vérification en 2 étapes renforce la sécurité de votre compte Square.

Configurer les points de vente

À faire Étapes Pourquoi ?
Oui Ajouter des points de vente et des adresses Configurez des points de vente afin de pouvoir analyser vos données de vente, garder vos stocks à jour et gérer les employés de toutes vos boutiques.
Oui Ajouter d’autres comptes bancaires Si vous avez ignoré cette étape ou si vous avez des comptes bancaires distincts pour chaque point de vente, ajoutez ces informations maintenant.
Oui Ajoutez des sites Web et des réseaux sociaux Les liens vers votre site Web et vos réseaux sociaux apparaissent sur les reçus électroniques. Ceci est aussi un excellent moyen pour vous de générer du trafic en ligne.
Facultatif Définir l’heure de fin de journée Si votre entreprise ferme après 17 h (CET), vous pouvez configurer une heure de fin de journée afin que Square regroupe et envoie vos transferts en fonction de votre journée d’activité complète. Si vous choisissez de respecter l’heure limite par défaut de Square, vous recevrez tous les fonds encaissés avant 17 h (CET) le jour ouvrable suivant.

Configurer votre ticket de caisse

À faire Étapes Pourquoi ?
Oui Personnalisation des reçus et confirmation des coordonnées professionnelles. Personnalisez vos reçus et aidez vos clients à prendre connaissance des mesures en vigueur dans votre magasin. Votre logo apparaît sur les reçus électroniques de vos clients et leur permet de reconnaître votre marque et leurs achats. Vous pouvez choisir un logo encadré ou en pleine largeur pour vos reçus.

Configurer le catalogue d’articles du Tableau de bord

À faire Étapes Pourquoi ?
Facultatif Créer des catégories Les catégories permettent de classer les articles en différents groupes (par exemple, boissons chaudes ou froides) et de contrôler les éléments qui s’imprimeront sur les tickets en cuisine.
Oui Créer des articles Les articles créés dans votre Tableau de bord Square en ligne s’affichent à la caisse, ce qui permet d’accélérer les ventes et d’établir des rapports détaillés grâce auxquels vous saurez ce que vous vendez.
Facultatif Créer des modificateurs Laissez vos clients personnaliser leurs commandes avec des modificateurs et dégagez de meilleures données au niveau de l’article.
Facultatif Créer des remises Créez des remises en euros et en pourcentage pour des articles ou une vente entière.
Oui Créer des taxes Configurez la TVA et les articles auxquels elle s’applique et laissez Square calculer le total automatiquement. Le rapport des taxes affiche le total des taxes perçues. Configurez des règles de taxes conditionnelles directement liées à vos options de restauration.
Facultatif Établir un inventaire Connaissez exactement l’état de vos stocks et sachez quand vous réapprovisionner en configurant la Gestion des stocks.
Facultatif Définir des options de restauration Notez où et comment la commande sera utilisée (p. ex. « À livrer » ou « À emporter ») pour permettre à vos employés de préparer correctement les commandes. Ces informations figureront également dans vos rapports.

Configuration de l’équipe

À faire Pourquoi ?
S’abonner à Gestion des employés Découvrez un système puissant de gestion des employés et des points de vente permettant notamment le suivi du temps de travail, l’attribution d’ensembles d’autorisations, l’utilisation de codes confidentiels et l’établissement de rapports avancés.
Créer des ensembles d’autorisations Créez des ensembles d’autorisations pour permettre l’accès à des sections spécifiques, puis invitez vos employés à ces différents ensembles pour les y affecter.
Créer des employés Invitez vos employés à accepter des paiements pour votre entreprise. Effectuez le suivi de leurs ventes, les réductions et les pourboires distribués grâce à des rapports personnalisés si vous utilisez Gestion des employés Plus.
Attribuer des groupes d’autorisations, un code d’accès et un point de vente Après avoir créé un employé, affectez-le à un groupe d’autorisation afin de limiter son accès aux sections de l’application Solution PDV Square ou de votre Tableau de bord en ligne Square qui le concernent.

Afficher les analyses

À faire Étapes Pourquoi ?
Oui Historique des transactions, récapitulatifs et rapports Affichez les performances de votre entreprise par heure, par semaine, par année et plus pour mieux éclairer vos décisions commerciales.
Oui Corréler les transferts aux transactions Cliquez sur un transfert dans votre Tableau de bord Square en ligne pour afficher toutes les transactions qu’il comprend.
Oui En savoir plus sur les autres rapports disponibles Créez des rapports à partir de votre Tableau de bord Square en ligne portant sur les articles, les remises, les taxes, les modes de paiement, vos employés, etc.

Étape 3 : configurez votre matériel et votre application Square.

Une fois votre matériel arrivé, vous pouvez connecter votre appareil Apple ou Android compatible pour commencer à encaisser des paiements. Cette section vous montre comment procéder.

Configurer l’appareil

À faire Étapes Pourquoi ?
Facultatif Créer des codes d’appareil pour connecter les employés à d’autres appareils Permettez à vos employés ou responsables de se connecter à l’application Square depuis leur propre appareil, ou de se connecter sans utiliser vos identifiants Square et associez les appareils à des points de vente spécifiques. Conseil : gardez trace du code d’appareil dans une note sécurisée sur l’appareil lui-même afin de pouvoir y accéder plus facilement ; les codes d’appareil ne peuvent pas être réutilisés sur d’autres appareils.

Paramètres de la Solution de vente Square

À faire Étapes Pourquoi ?
Facultatif Configurer des pourboires Invitez vos clients à saisir un pourboire et personnalisez la façon dont les pourboires sont ajoutés à une vente (pourcentage ou montant personnalisé), ou désactivez les pourboires si ce n’est pas la coutume.
Facultatif Configurer la gestion du tiroir-caisse Sachez toujours exactement combien votre tiroir-caisse devrait contenir en espèces. Remarque : retournez à la section Autorisations de votre Tableau de bord Square en ligne pour autoriser les employés à « Afficher le montant escompté en caisse ».
Oui Activer Gestion des employés Si vous avez créé des autorisations ou des rôles pour les employés dans votre Tableau de bord Square en ligne, il est temps de faire fonctionner les codes d’accès, d’activer le suivi des périodes de travail, d’obtenir des rapports détaillés sur les employés, etc.
Facultatif Activer les tickets ouverts Créez des tickets que vous pourrez modifier jusqu’au moment du paiement. Fermez le ticket lorsque le client est prêt à régler. Retournez à la section Autorisations dans le Tableau de bord en ligne si vous souhaitez autoriser vos employés à gérer tous les tickets ouverts ou à supprimer ou annuler des articles enregistrés dans les tickets ouverts.
Facultatif Activer la Gestion des clients Ajoutez des profils de clients à votre répertoire directement depuis l’application Square pour en savoir plus sur leurs achats antérieurs et leurs préférences.

Configurer votre matériel

À faire Étapes Pourquoi ?
Facultatif Connecter des tiroirs-caisses Une imprimante de caisse à interface Ethernet se connecte par Wi-Fi à l’application Square fonctionnant sur une tablette et par câble à un tiroir-caisse compatible. Ce dernier s’ouvre automatiquement après chaque vente pour vous permettre d’assurer le suivi de vos espèces à chaque vente. Remarque : il est actuellement impossible de connecter un tiroir-caisse sans imprimante Ethernet, ou de le connecter à un smartphone ou à une imprimante Bluetooth.
Facultatif Connecter des imprimantes USB Imprimez des reçus et des tickets avec une imprimante de caisse. Les imprimantes USB se connectent directement à un seul appareil Android au moyen d’un adaptateur USB OTG (On-The-Go) ou à Square Stand via le hub d’accessoires matériels. Assurez-vous que votre appareil prend en charge le mode USB Host ou USB OTG. Remarque : il est actuellement impossible de connecter une imprimante USB sur un appareil iOS.
Facultatif Connecter une imprimante avec interface Ethernet Les imprimantes Ethernet sont une excellente solution si vous souhaitez connecter plusieurs imprimantes à votre tablette Android ou iOS ou à un smartphone. Connectez plusieurs imprimantes à un même appareil mobile, ou plusieurs appareils à une même imprimante Ethernet, le tout via un réseau Wi-Fi partagé.
Facultatif Connecter une imprimante Bluetooth Les imprimantes Bluetooth sont une excellente solution si vous ne disposez pas d’une interface Ethernet. Elles fonctionnent aussi très bien pour les entreprises mobiles. Il est possible de connecter plusieurs imprimantes Bluetooth à un même appareil mobile, mais on ne peut connecter qu’un seul appareil mobile à une imprimante Bluetooth à la fois.
Facultatif Configurer les imprimantes Les imprimantes connectées et les écrans KDS apparaissent dans l’application Square afin que vous puissiez personnaliser les articles ou les catégories à imprimer. Si vous avez connecté plusieurs imprimantes, spécifiez quels articles ou catégories sont envoyés à quelle imprimante.

Trouvez plus d’informations sur votre configuration matérielle spécifique de Square ci-dessous :

Square Reader

Square Stand

Square Terminal

Étape 4 : formez vos employés et lancez-vous

Maintenant que votre compte, votre Tableau de bord Square en ligne et votre matériel sont configurés, vous êtes prêt à former vos employés. Nous vous recommandons de faire la démonstration de quelques scénarios simples pour vous assurer que vous, vos responsables et vos employés, vous êtes tous prêts à faire le saut.

Formation de l’équipe

À faire Étapes Pourquoi ?
Oui Accepter les paiements et fractionner l’addition avec la Solution de vente Square Permettez à vos employés de s’entraîner à ajouter des articles associés à des options et des réductions au panier. Pour les entreprises de restauration, entraînez-vous à partager l’addition, sélectionner une option de restauration et enregistrer des articles dans un ticket ouvert.
Oui Accepter les cartes bancaires avec Square Reader Permettez à vos employés d’encaisser quelques paiements par carte et quelques paiements sans contact pour qu’ils s’entraînent à utiliser l’application Square et Square Reader.
Oui Saisisir manuellement les informations de la carte Apprenez à saisir un numéro de carte en l’absence d’une carte ou d’un client, par exemple lorsque vous prenez des commandes par téléphone ou si vous n’avez pas le lecteur. Consultez également les meilleures pratiques sous Accepter les paiements.
Oui Accepter d’autres modes de paiement Entraînez-vous à enregistrer les paiements en espèces ou par chèques, cartes cadeaux tierces et autres modes de paiement. Lorsqu’un paiement est enregistré sous Espèces ou Autre mode de paiement, les fonds correspondant à la transaction sont échangés directement entre votre entreprise et votre client. Ils ne seront donc pas déposés par Square.
Oui Enregistrer l’arrivée et le départ Attribuez à chaque employé un code confidentiel et montrez-lui comme il est facile d’enregistrer l’arrivée et le départ.

Formation des responsables

À faire Étapes Pourquoi ?
Oui Consulter et modifier les périodes de travail Montrez aux responsables ayant accès au Tableau de bord comment modifier les équipes, consulter les rapports ou enregistrer le départ des employés.
Oui Visualiser et gérer les tiroirs-caisse Démarrer et mettre fin à une session de caisse, effectuer des encaissement/décaissements et imprimer un rapport de caisse.
Facultatif Effectuer des remboursements complets ou partiels Si vous avez limité l’accès aux fonctions de remboursement par les responsables, reprenez les étapes de traitement des remboursements.
Oui Visualiser et imprimer des rapports dans l’application Affichez, imprimez ou envoyez par e-mail un récapitulatif de vos ventes quotidiennes directement à partir de l’application Square.
Oui Afficher les commentaires et y répondre Si vous encaissez un paiement-test, vous pouvez laisser des exemples de commentaires et les afficher dans votre Tableau de bord Square en ligne. Entraînez-vous à répondre aux commentaires et à rembourser des ventes.

Étape 5 : développer votre entreprise avec Square

Lorsque vous aurez commencé à accepter des paiements avec Square, développez votre entreprise en utilisant les intégrations avec nos partenaires.

Fidéliser votre clientèle

À faire Étapes Pourquoi ?
Facultatif Télécharger le Répertoire de clients Gérez les informations de votre clientèle dans votre Tableau de bord Square en ligne ou dans l’application Square.

Vendez en ligne

À faire Étapes Pourquoi ?
Facultatif Configurer Vente en ligne Square Créez un site Web d’e-commerce performant et d’aspect professionnel avec Vente en ligne Square, et suivez l’ensemble de vos ventes depuis un même endroit. Associez votre compte Square pour vendre vos articles et accepter des paiements en ligne.

Imprimez ce guide

Enregistrez ou imprimez cette page pour pouvoir utiliser ce guide comme référence et le mettre à la disposition de vos employés. Faites un clic droit n’importe où sur la page pour l’enregistrer ou l’imprimer.

Premiers pas avec Square pour restaurants

Si vous prévoyez d’utiliser notre logiciel de point de vente Square pour restaurants, le Guide de démarrage de Square pour restaurants vous aidera à le configurer.

Démarrer avec Vente en ligne Square

Consultez notre Guide de démarrage de Vente en ligne Square pour apprendre à configurer votre site Web.