Guide de démarrage avec Square
Configurer Square pour accepter les cartes bancaires ne prend que quelques minutes, mais ne manquez pas notre suite complète de produits et de fonctionnalités qui vous aideront à gérer et développer votre entreprise.
Ce guide en 5 étapes vous aidera à encaisser les paiements et former vos employés considérablement plus vite, ainsi qu’à générer des rapports de vente et de stock fiables tout en réduisant le temps que prennent vos tâches administratives.
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Utilisez ce guide à titre de référence, ou distribuez-le à votre équipe en enregistrant ou en imprimant cette page d’un simple clic droit.
Choisissez les produits et fonctionnalités que vous souhaitez utiliser en fonction de facteurs comme le type d’entreprise, sa taille, le secteur d’activité et le nombre d’employés.
Étape 1 : préparez-vous à accepter les paiements.
Utilisez cette section pour commander votre matériel et configurer votre compte Square sécurisé afin de pouvoir être payé rapidement lorsque vous aurez commencé à accepter des paiements.
Création de compte
| À faire | Étapes | Pourquoi ? |
|---|---|---|
| Oui | Créer un compte avec une adresse e-mail professionnelle | Utilisez l’adresse e-mail de votre entreprise lorsque vous créez votre compte afin de séparer vos informations personnelles de celles de votre entreprise. Des alertes et des mises à jour importantes sont envoyées à cette adresse. |
| Oui | Saisir vos informations personnelles et professionnelles | Assurez-vous que votre compte Square reflète fidèlement votre activité. |
| Oui | Saisir les informations sur le compte bancaire | Obtenez vos transferts dans un délai de 1 à 2 jours ouvrables à partir de l’onglet Compte et paramètres de votre Tableau de bord Square en ligne. Associer immédiatement votre compte bancaire permet à Square de vous envoyer vos fonds le plus rapidement possible, dès que vous commencez à accepter des paiements. |
| Oui | Commander du matériel | Assurez-vous d’être prêt à l’ouverture de votre entreprise en commandant votre matériel avec au moins 5 jours ouvrables d’avance pour tenir compte des délais de livraison. |
| Oui | Télécharger l’application Square | Procurez-vous l’application Square, un système de vente conçu pour grandir avec votre entreprise, afin de pouvoir encaisser des paiements en magasin ou ailleurs. |
Étape 2 : configurez votre compte dans le Tableau de bord Square.
Le Tableau de bord Square en ligne fonctionne comme le siège de votre entreprise. Là, vous vous occupez de tout : ajouter des points de vente, des employés et des articles, personnaliser votre compte, consulter vos rapports de vente et plus encore.
Sécurité du compte
| À faire | Étapes | Pourquoi ? |
|---|---|---|
| Oui | Activer la vérification en 2 étapes | La vérification en 2 étapes renforce la sécurité de votre compte Square. |
Configurer les points de vente
| À faire | Étapes | Pourquoi ? |
|---|---|---|
| Oui | Ajouter des points de vente et des adresses | Configurez des points de vente afin de pouvoir analyser vos données de vente, garder vos stocks à jour et gérer les employés de toutes vos boutiques. |
| Oui | Ajouter d’autres comptes bancaires | Si vous possédez des comptes bancaires distincts pour chaque point de vente, vous devrez vous rendre dans l’onglet Comptes bancaires de votre Tableau de bord Square en ligne. Sélectionnez un point de vente, cliquez sur Ajouter un compte bancaire externe, puis effectuez la procédure de vérification bancaire. |
| Oui | Ajoutez des sites Web et des réseaux sociaux | Les liens vers votre site Web et vos réseaux sociaux apparaissent sur les reçus électroniques. Ceci est aussi un excellent moyen pour vous de générer du trafic en ligne. |
| Facultatif | Définir l’heure de fin de journée | Si votre entreprise ferme après 17 h (CET), vous pouvez configurer une heure de fin de journée afin que Square regroupe et envoie vos transferts en fonction de votre journée d’activité complète. Si vous choisissez de respecter l’heure limite par défaut de Square, vous recevrez tous les fonds encaissés avant 17 h (CET) le jour ouvrable suivant. |
Configurer les reçus
| À faire | Étapes | Pourquoi ? |
|---|---|---|
| Oui | Personnalisation des reçus et confirmation des coordonnées professionnelles. | Personnalisez vos reçus et aidez vos clients à prendre connaissance des mesures en vigueur dans votre magasin. Votre logo apparaît sur les reçus électroniques de vos clients et leur permet de reconnaître votre marque et leurs achats. Vous pouvez choisir un logo encadré ou en pleine largeur pour vos reçus. |
Configurer le catalogue d’articles du Tableau de bord
| À faire | Étapes | Pourquoi ? |
|---|---|---|
| Facultatif | Créer des catégories | Les catégories permettent de classer les articles en différents groupes (par exemple, boissons chaudes ou froides) et de contrôler les éléments qui s’imprimeront sur les tickets en cuisine. |
| Oui | Créer des articles | Les articles créés dans votre Tableau de bord Square en ligne s’affichent à la caisse, ce qui permet d’accélérer les ventes et d’établir des rapports détaillés grâce auxquels vous saurez ce que vous vendez. |
| Facultatif | Créer des modificateurs | Laissez vos clients personnaliser leurs commandes avec des modificateurs et dégagez de meilleures données au niveau de l’article. |
| Facultatif | Créer des remises | Créez des remises en euros et en pourcentage pour des articles ou une vente entière. |
| Oui | Créer des taxes | Configurez la TVA et les articles auxquels elle s’applique et laissez Square calculer le total automatiquement. Le rapport des taxes affiche le total des taxes perçues. Configurez des règles de taxes conditionnelles directement liées à vos options de restauration. |
| Facultatif | Établir un inventaire | Connaissez exactement l’état de vos stocks et sachez quand vous réapprovisionner en configurant la Gestion des stocks. |
| Facultatif | Définir des options de restauration | Notez où et comment la commande sera utilisée (p. ex. « À livrer » ou « À emporter ») pour permettre à vos employés de préparer correctement les commandes. Ces informations figureront également dans vos rapports. |
Configuration des employés
| À faire | Pourquoi ? |
|---|---|
| S’abonner à Gestion des employés | Découvrez un système puissant de gestion des employés et des points de vente permettant notamment le suivi du temps de travail, l’attribution d’ensembles d’autorisations, l’utilisation de codes confidentiels et l’établissement de rapports avancés. |
| Créer des ensembles d’autorisations | Créez des ensembles d’autorisations pour permettre l’accès à des sections spécifiques, puis invitez vos employés à ces différents ensembles pour les y affecter. |
| Créer des employés | Invitez vos employés à accepter des paiements pour votre entreprise. Effectuez le suivi de leurs ventes, les réductions et les pourboires distribués grâce à des rapports personnalisés si vous utilisez Gestion des employés Plus. |
| Attribuer des groupes d’autorisations, un code d’accès et un point de vente | Après avoir créé un employé, affectez-le à un groupe d’autorisation afin de limiter son accès aux sections de l’application Solution PDV Square ou de votre Tableau de bord en ligne Square qui le concernent. |
Afficher les analyses
| À faire | Étapes | Pourquoi ? |
|---|---|---|
| Oui | Historique des transactions, récapitulatifs et rapports | Affichez les performances de votre entreprise par heure, par semaine, par année et plus pour mieux éclairer vos décisions commerciales. |
| Oui | Corréler les transferts aux transactions | Cliquez sur un transfert dans votre Tableau de bord Square en ligne pour afficher toutes les transactions qu’il comprend. |
| Oui | En savoir plus sur les autres rapports disponibles | Créez des rapports à partir de votre Tableau de bord Square en ligne portant sur les articles, les remises, les taxes, les modes de paiement, vos employés, etc. |
Étape 3 : configurez votre matériel et votre application Square.
Une fois votre matériel arrivé, vous pouvez connecter votre appareil Apple ou Android compatible pour commencer à encaisser des paiements. Cette section vous montre comment procéder.
Configurer l’appareil
| À faire | Étapes | Pourquoi ? |
|---|---|---|
| Facultatif | Créer des codes d’appareil pour connecter les employés à d’autres appareils | Permettez à vos employés ou responsables de se connecter à l’application Square depuis leur propre appareil, ou de se connecter sans utiliser vos identifiants Square et associez les appareils à des points de vente spécifiques. Conseil : gardez trace du code d’appareil dans une note sécurisée sur l’appareil lui-même afin de pouvoir y accéder plus facilement ; les codes d’appareil ne peuvent pas être réutilisés sur d’autres appareils. |
Paramètres de la Solution PDV Square
| À faire | Étapes | Pourquoi ? |
|---|---|---|
| Facultatif | Configurer des pourboires | Invitez vos clients à saisir un pourboire et personnalisez la façon dont les pourboires sont ajoutés à une vente (pourcentage ou montant personnalisé), ou désactivez les pourboires si ce n’est pas la coutume. |
| Facultatif | Configurer la gestion du tiroir-caisse | Sachez toujours exactement combien votre tiroir-caisse devrait contenir en espèces. Remarque : retournez à la section Autorisations de votre Tableau de bord Square en ligne pour autoriser les employés à « Afficher le montant escompté en caisse ». |
| Oui | Activer Gestion des employés | Si vous avez créé des autorisations ou des rôles pour les employés dans votre Tableau de bord Square en ligne, il est temps de faire fonctionner les codes d’accès, d’activer le suivi des périodes de travail, d’obtenir des rapports détaillés sur les employés, etc. |
| Facultatif | Activer les tickets ouverts | Créez des tickets que vous pourrez modifier jusqu’au moment du paiement. Fermez le ticket lorsque le client est prêt à régler. Retournez à la section Autorisations dans le Tableau de bord en ligne si vous souhaitez autoriser vos employés à gérer tous les tickets ouverts ou à supprimer ou annuler des articles enregistrés dans les tickets ouverts. |
| Facultatif | Activer la Gestion des clients | Ajoutez des profils de clients à votre répertoire directement depuis l’application Square pour en savoir plus sur leurs achats antérieurs et leurs préférences. |
Configurer votre matériel
| À faire | Étapes | Pourquoi ? |
|---|---|---|
| Facultatif | Connecter des tiroirs-caisses | Une imprimante de caisse à interface Ethernet se connecte par Wi-Fi à l’application Square fonctionnant sur une tablette et par câble à un tiroir-caisse compatible. Ce dernier s’ouvre automatiquement après chaque vente pour vous permettre d’assurer le suivi de vos espèces à chaque vente. Remarque : il est actuellement impossible de connecter un tiroir-caisse sans imprimante Ethernet, ou de le connecter à un smartphone ou à une imprimante Bluetooth. |
| Facultatif | Connecter des imprimantes USB | Imprimez des reçus et des tickets avec une imprimante de caisse. Les imprimantes USB se connectent directement à un seul appareil Android au moyen d’un adaptateur USB OTG (On-The-Go) ou à Square Stand via le hub d’accessoires matériels. Assurez-vous que votre appareil prend en charge le mode USB Host ou USB OTG. Remarque : il est actuellement impossible de connecter une imprimante USB sur un appareil iOS. |
| Facultatif | Connecter une imprimante avec interface Ethernet | Les imprimantes Ethernet sont une excellente solution si vous souhaitez connecter plusieurs imprimantes à votre tablette Android ou iOS ou à un smartphone. Connectez plusieurs imprimantes à un même appareil mobile, ou plusieurs appareils à une même imprimante Ethernet, le tout via un réseau Wi-Fi partagé. |
| Facultatif | Connecter une imprimante Bluetooth | Les imprimantes Bluetooth sont une excellente solution si vous ne disposez pas d’une interface Ethernet. Elles fonctionnent aussi très bien pour les entreprises mobiles. Il est possible de connecter plusieurs imprimantes Bluetooth à un même appareil mobile, mais on ne peut connecter qu’un seul appareil mobile à une imprimante Bluetooth à la fois. |
| Facultatif | Configurer les imprimantes | Les imprimantes connectées et les écrans KDS apparaissent dans l’application Square afin que vous puissiez personnaliser les articles ou les catégories à imprimer. Si vous avez connecté plusieurs imprimantes, spécifiez quels articles ou catégories sont envoyés à quelle imprimante. |
Trouvez plus d’informations sur votre configuration matérielle spécifique de Square ci-dessous :
Square Reader
Square Stand
Square Terminal
Étape 4 : formez vos employés et lancez-vous
Maintenant que votre compte, votre Tableau de bord Square en ligne et votre matériel sont configurés, vous êtes prêt à former vos employés. Nous vous recommandons de faire la démonstration de quelques scénarios simples pour vous assurer que vous, vos responsables et vos employés, vous êtes tous prêts à faire le saut.
Formation des employés
| À faire | Étapes | Pourquoi ? |
|---|---|---|
| Oui | Accepter les paiements et fractionner l’addition avec la Solution de vente Square | Permettez à vos employés de s’entraîner à ajouter des articles associés à des options et des réductions au panier. Pour les entreprises de restauration, entraînez-vous à partager l’addition, sélectionner une option de restauration et enregistrer des articles dans un ticket ouvert. |
| Oui | Accepter les cartes bancaires avec Square Reader | Permettez à vos employés d’encaisser quelques paiements par carte et quelques paiements sans contact pour qu’ils s’entraînent à utiliser l’application Square et Square Reader. |
| Oui | Saisisir manuellement les informations de la carte | Apprenez à saisir un numéro de carte en l’absence d’une carte ou d’un client, par exemple lorsque vous prenez des commandes par téléphone ou si vous n’avez pas le lecteur. Consultez également les meilleures pratiques sous Accepter les paiements. |
| Oui | Accepter d’autres modes de paiement | Entraînez-vous à enregistrer les paiements en espèces ou par chèques, cartes cadeaux tierces et autres modes de paiement. Lorsqu’un paiement est enregistré sous Espèces ou Autre mode de paiement, les fonds correspondant à la transaction sont échangés directement entre votre entreprise et votre client. Ils ne seront donc pas déposés par Square. |
| Oui | Enregistrer l’arrivée et le départ | Attribuez à chaque employé un code confidentiel et montrez-lui comme il est facile d’enregistrer l’arrivée et le départ. |
Formation des responsables
| À faire | Étapes | Pourquoi ? |
|---|---|---|
| Oui | Consulter et modifier les périodes de travail | Montrez aux responsables ayant accès au Tableau de bord comment modifier les équipes, consulter les rapports ou enregistrer le départ des employés. |
| Oui | Visualiser et gérer les tiroirs-caisse | Démarrer et mettre fin à une session de caisse, effectuer des encaissement/décaissements et imprimer un rapport de caisse. |
| Facultatif | Effectuer des remboursements complets ou partiels | Si vous avez limité l’accès aux fonctions de remboursement par les responsables, reprenez les étapes de traitement des remboursements. |
| Oui | Visualiser et imprimer des rapports dans l’application | Affichez, imprimez ou envoyez par e-mail un récapitulatif de vos ventes quotidiennes directement à partir de l’application Square. |
| Oui | Afficher les commentaires et y répondre | Si vous encaissez un paiement-test, vous pouvez laisser des exemples de commentaires et les afficher dans votre Tableau de bord Square en ligne. Entraînez-vous à répondre aux commentaires et à rembourser des ventes. |
Étape 5 : développer votre entreprise avec Square
Lorsque vous aurez commencé à accepter des paiements avec Square, développez votre entreprise en utilisant les intégrations avec nos partenaires.
Fidéliser votre clientèle
| À faire | Étapes | Pourquoi ? |
|---|---|---|
| Facultatif | Télécharger le Répertoire de clients | Gérez les informations de votre clientèle dans votre Tableau de bord Square en ligne ou dans l’application Square. |
Vendez en ligne
| À faire | Étapes | Pourquoi ? |
|---|---|---|
| Facultatif | Configurer Vente en ligne Square | Créez un site Web d’e-commerce performant et d’aspect professionnel avec Vente en ligne Square, et suivez l’ensemble de vos ventes depuis un même endroit. Associez votre compte Square pour vendre vos articles et accepter des paiements en ligne. |
Imprimez ce guide
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Démarrer avec Square pour restaurants
Si vous prévoyez d’utiliser notre logiciel de point de vente Square pour restaurants, le Guide de démarrage de Square pour restaurants vous aidera à le configurer.
Démarrer avec Vente en ligne Square
Consultez notre Guide de démarrage de Vente en ligne Square pour apprendre à configurer votre site Web.