Guía de configuración de Square

Configurar todo lo que necesitas para aceptar pagos con tarjeta en Square no te llevará más de unos pocos minutos. No obstante, te animamos a echar un vistazo a todos los productos y funciones que ponemos a tu disposición para ayudarte a gestionar y a impulsar tu negocio.

Esta guía te explica en 5 pasos cómo procesar pagos de una manera más rápida, reducir significativamente el tiempo de formación de tus empleados, generar informes detallados de ventas e inventario y ahorrar tiempo a la hora de gestionar tu negocio.

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Las herramientas de Square que decidas utilizar dependerán del tipo de actividad que desarrolles o del sector al que te dediques, del tamaño de tu negocio y del número de empleados que tengas.

Paso 1: Prepárate para aceptar pagos

Crear una cuenta

¿Es obligatorio?	Acción	¿Por qué?
Sí	Crea una cuenta con una dirección de correo electrónico de empresa	Usa tu correo electrónico de empresa para crear la cuenta y así no mezclas tus asuntos personales con los profesionales. Enviaremos notificaciones y novedades importantes a la dirección de correo electrónico que hayas añadido.
Sí	Introduce la información de tu negocio y tus datos personales	De este modo, te aseguras de que tu cuenta de Square es profesional y refleja lo que ofrece tu negocio.
Sí	Introduce la información de la cuenta bancaria	Recibirás las transferencias en uno o dos días hábiles desde la pestaña Cuenta y configuración del Panel de control en línea de Square. Vincular la cuenta bancaria garantiza de inmediato que Square pueda enviarte fondos lo más rápido posible una vez que empieces a aceptar pagos.
Sí	Pedir hardware	Para asegurarte de que lo tienes todo listo para el día de la inauguración, adquiere los dispositivos que necesites con al menos cinco días hábiles de antelación, ya que puede ser que tardes unos días en recibir tu pedido.
Sí	Descarga la aplicación de Square	Obtén la aplicación de Square: el software de TPV que crece con tu negocio y te permite aceptar pagos estés donde estés.

Paso 2: configura tu cuenta en el Panel de control de Square

El Panel de control de Square actúa como tu sede central. Desde él puedes ocuparte de todo: añadir puntos de venta, empleados y artículos, personalizar la cuenta, consultar los informes de ventas y mucho más.

Seguridad de la cuenta

¿Es obligatorio?	Acción	¿Por qué?
Sí	Activa la verificación en dos pasos	La autenticación en dos pasos proporciona una mayor seguridad a tu cuenta de Square.

Configuración de los puntos de venta

¿Es obligatorio?	Acción	¿Por qué?
Sí	Añade puntos de venta y direcciones	Configura los puntos de venta para gestionar la información de las ventas, actualizar el inventario y gestionar a los empleados de todos tus establecimientos.
Sí	Añade otras cuentas bancarias	Si tienes cuentas bancarias diferentes para cada punto de venta, tendrás que ir a la pestaña Cuentas bancarias en el Panel de control en línea. Selecciona un punto de venta, haz clic en Añadir cuenta bancaria externa y completa el proceso de verificación.
Sí	Añade tu página web y tus perfiles de redes sociales	Tu página web y los enlaces a tus redes sociales aparecen en los recibos digitales. Esta es también una forma muy eficaz de aumentar el tráfico en línea.
Opcional	Configura el cierre del día	Si tu negocio cierra a las 17 h, establecer una hora de cierre del día permite a Square agrupar y enviar transferencias basadas en la actividad comercial de una jornada. Si mantienes el cierre del día que viene configurado por defecto en Square, recibirás todos tus fondos a partir del siguiente día hábil a las 17 h.

Configuración de los recibos

¿Es obligatorio?	Acción	¿Por qué?
Sí	Personaliza los recibos y confirma los detalles de la empresa	Personaliza los recibos y ofrece toda la información que los clientes necesitan sobre las políticas de la empresa. Puedes colocar un logotipo en los recibos digitales para que a los clientes les sea más fácil reconocer tu negocio y las compras que hacen. Puedes elegir entre un logo enmarcado o a tamaño completo para los recibos.

Configuración de las colecciones del Panel de control

¿Es obligatorio?	Acción	¿Por qué?
Opcional	Configura las categorías	Con las categorías, puedes clasificar los artículos en grupos distintos, como bebidas calientes o frías, y controlar qué artículos se imprimen en los pedidos de cocina.
Sí	Configura los artículos	Los artículos creados en el Panel de control de Square se muestran en la caja de efectivo, lo que agiliza el proceso de pago y proporciona informes detallados para que sepas los artículos que vendes.
Opcional	Configura los modificadores	Permite que los clientes adapten los pedidos a sus gustos o necesidades con modificadores y obtén datos más precisos por cada artículo.
Opcional	Configura los descuentos	Crea descuentos en euros y porcentajes para artículos o para una venta completa.
Sí	Configura los impuestos	Establece el porcentaje del IVA y a qué artículos se aplica y Square calculará el total de forma automática. El informe de impuestos muestra el total de impuestos recaudados. Configura las reglas de impuestos condicionales para que se sincronicen con tus Opciones de servicio.
Opcional	Configura el inventario	Configura la sección Control de inventario para conocer exactamente la cantidad de artículos de los que dispones en tu inventario y cuándo necesitas reabastecerlo.
Opcional	Configura las opciones de servicio	Indica cómo y cuándo se tiene que entregar un pedido (p. ej., «A domicilio» o «Para llevar») para que los empleados lo preparen de la forma adecuada. Esta información también aparece en los informes.

Configuración del personal

¿Es obligatorio?	¿Por qué?
Suscríbete a Gestión de equipos	Gestiona tu personal y tus puntos de venta de manera fácil y eficiente: podrás hacer un seguimiento de las horas trabajadas, configurar los permisos y los códigos de acceso de los empleados, y crear informes de ventas avanzados, entre muchas otras funciones.
Crea conjuntos de permisos	Crea conjuntos de permisos con autorizaciones específicas para tus empleados. Invita a los miembros de tu equipo pertinentes a cada uno de esos conjuntos.
Configurar Turnos Square	Turnos Square te permite llevar un registro de horas de los empleados, crear horarios y hacer un seguimiento de las comisiones, entre otras cosas. Tienes disponibles las versiones gratuitas y de pago en función del tamaño de tu equipo y de las funciones que necesites.
Asigna conjuntos de permisos, contraseñas y puntos de venta	Cuando hayas creado el perfil de un empleado, asígnale el grupo de permisos que le corresponda para que solo tenga acceso a determinadas secciones del Panel de control en línea o de la aplicación TPV Square.

Análisis de datos

¿Es obligatorio?	Acción	¿Por qué?
Sí	Consulta el historial de transacciones, los resúmenes y los informes	Revisa el rendimiento del negocio por hora, semana, año y mucho más para tomar decisiones empresariales acertadas.
Sí	Relaciona las transferencias con las transacciones	Haz clic en una transferencia en el Panel de control en línea de Square para ver todas las transacciones que están incluidas.
Sí	Descubre otros tipos de informes	Crea informes desde el Panel de control en línea de Square que incluyan artículos, descuentos, impuestos, métodos de pago, empleados y mucho más.

Paso 3: configura el harware y la aplicación de Square

Cuando te llegue el hardware, puedrás conectar tu dispositivo Apple o Android compatible para empezar a aceptar pagos. En esta sección descubrirás cómo hacerlo.

Configuración del dispositivo

¿Es obligatorio?	Acción	¿Por qué?
Opcional	Crea códigos para que los empleados puedan acceder a los distintos dispositivos	Vincula dispositivos a determinados puntos de venta para que tus empleados puedan iniciar sesión en la aplicación de Square desde su propio dispositivo o sin necesidad de usar tu dirección de correo electrónico o contraseña de Square. Consejo experto: Guarda de forma segura el código en una nota del dispositivo para recurrir a ella cuando la necesites. Ten en cuenta que estos códigos son únicos y no se pueden utilizar en otros dispositivos.

Configuración del TPV Square

¿Es obligatorio?	Acción	¿Por qué?
Opcional	Configura las propinas	Pide a tus clientes que introduzcan una propina y personaliza cómo se añaden las propinas a una venta (si por porcentaje o por cantidad personalizada). Si este servicio no es habitual para tu actividad o región, puedes desactivarlo.
Opcional	Configura la gestión de caja	Consulta y gestiona la cantidad de efectivo que debería haber en tu caja en un momento concreto. Nota: Vuelve a la sección Permisos en tu Panel de control en línea de Square si quieres que los empleados puedan ver importe esperado en caja.
Sí	Activa la opción Gestión de equipos	Si en el Panel de control en línea de Square has creado permisos o puestos para los empleados, ahora puedes establecer las contraseñas, habilitar el seguimiento de los turnos, crear informes detallados de tu personal y mucho más.
Opcional	Habilita los Pedidos abiertos	Crea pedidos que puedas modificar antes de cobrar a los clientes. Cierra el pedido cuando el cliente esté preparado para pagar. Accede a Permisos en el Panel de control en línea si quieres permitir a los empleados gestionar todos los pedidos abiertos, o eliminar o anular artículos guardados en los pedidos abiertos.
Opcional	Habilita la opción Gestión de clientes	Añade los perfiles de los clientes al directorio desde la aplicación de Square. Consulta más información sobre sus anteriores compras y sus preferencias.

Configurar otros dispositivos

¿Es obligatorio?	Acción	¿Por qué?
Opcional	Conecta cajas de efectivo	La impresora de recibos con interfaz de Ethernet se conecta mediante una red wifi a la aplicación de Square, y esta se ejecuta en una tableta. A su vez, esta se conecta a una caja de efectivo compatible mediante un cable para que se abra de forma automática tras completar una venta. De este modo, puedes hacer un seguimiento del dinero en efectivo que entra con cada venta. Nota: No proporcionamos asistencia para conectar la caja de efectivo con una impresora que no cuente con un puerto Ethernet, con un teléfono inteligente o una impresora Bluetooth.
Opcional	Conecta impresoras USB	Imprime recibos y comprobantes de pedidos con una impresora de recibos. Las impresoras USB se conectan directamente a un único dispositivo Android a través de un adaptador USB OTG (On-The-Go), o a Square Stand a través del hub de accesorios. Asegúrate de que tu dispositivo Android es compatible con el modo USB OTG o USB Host. Nota: No ofrecemos asistencia para conectar impresoras USB a dispositivos iOS.
Opcional	Conecta una impresora con interfaz Ethernet	Las impresoras por Ethernet son una magnífica opción si necesitas conectar más de una a tu dispositivo iOS o Android. Conecta varias impresoras a un solo dispositivo móvil o varios dispositivos a una sola impresora Ethernet. Todo ello lo puedes hacer a través de una red wifi compartida.
Opcional	Conecta una impresora Bluetooth	Las impresoras Bluetooth son una opción fantástica si no cuentas con una interfaz Ethernet o si no dispones de un establecimiento fijo. Puedes conectar varias impresoras Bluetooth a un solo dispositivo móvil, pero solo puedes conectar un móvil o tableta a una impresora Bluetooth.
Opcional	Configura impresoras	Desde tu aplicación de Square, puedes ver las pantallas de Square KDS y sus impresoras vinculadas, por lo que podrás personalizar qué elementos o categorías de elementos se imprimen. Si has conectado varias impresoras a la aplicación de Square, deberás seleccionar los artículos o categorías de artículos correspondientes para cada impresora.

A continuación listamos algunos artículos en los que encontrarás más información sobre la configuración del hardware de Square:

Square Reader

Square Terminal

Square Register

Paso 4: forma a tu equipo y empieza a vender

Ahora que ya has configurado tu cuenta, el Panel de control de Square y los dispositivos, ya puedes empezar a formar a tus empleados. Te recomendamos que plantees diferentes situaciones para asegurarte de que tú y tu equipo estáis listos para empezar.

Formación del equipo

¿Es obligatorio?	Acción	¿Por qué?
Sí	Acepta pagos y divide la cuenta con TPV Square.	Permite que los empleados practiquen la función de añadir artículos con modificadores y descuentos al carrito. Si tienes un negocio gastronómico, muéstrales cómo dividir la cuenta, seleccionar una opción de servicio y guardar artículos en un pedido abierto.
Sí	Acepta tarjetas con Square Reader.	Deja que tus empleados efectúen algunos pagos con chip y sin contacto para aprender a usar la aplicación de Square y Square Reader.
Sí	Introduce la información de la tarjeta manualmente	Es necesario aprender a introducir el número de tarjeta de forma manual para los casos en los que el cliente no esté presente, como en los pedidos telefónicos o cuando no dispongas del lector de tarjetas. Consulta también las prácticas recomendadas para aceptar pagos.
Sí	Acepta otras formas de pago	Acepta pagos con efectivo, cheques y tarjetas regalo de otras empresas, entre muchos otros. Cuando un pago se registra como «Efectivo» u «Otra forma de pago», el importe de estas transacciones se transfiere directamente desde tu negocio hacia el cliente: en estos casos Square no hace de intermediario.
Sí	Registra las horas de entrada y salida	Asigna a cada empleado su contraseña y enseña al equipo lo fácil que es registrar las horas de entrada y salida.

Formación de encargados

¿Es obligatorio?	Acción	¿Por qué?
Sí	Consulta y modifica los turnos	Enseña a los encargados que tengan acceso al Panel de control cómo pueden modificar los turnos, ver los informes o registrar la salida de los empleados.
Sí	Consulta y gestiona las cajas de efectivo	Inicia y acaba un turno de caja, haz ingresos o egresos e imprime un informe de caja.
Opcional	Emite reembolsos totales o parciales	Si has restringido los permisos para emitir reembolsos a los encargados, revisa los pasos para poder procesar un reembolso.
Sí	Consulta e imprime informes desde la aplicación	Visualiza, imprime o manda por correo electrónico un resumen de las ventas diarias directamente desde la aplicación de Square.
Sí	Lee los comentarios y responde	Si aceptas un pago de prueba, puedes dejar un comentario de muestra y consultarlo desde el Panel de control en línea de Square. Para practicar, responde al comentario y emite el reembolso de la venta.

Paso 5: haz crecer tu negocio con Square

Cuando hayas empezado a aceptar pagos con Square, expande tu negocio gracias a la integración de socios y muchas otras herramientas.

Interaccionar con los clientes

¿Es obligatorio?	Acción	¿Por qué?
Opcional	Sube información al directorio de clientes	Gestiona la información de los clientes desde el Panel de control en línea o la aplicación de Square.

Vender en línea

¿Es obligatorio?	Acción	¿Por qué?
Opcional	Configura Ventas en línea Square	Crea una página de comercio electrónico eficaz y profesional con Ventas en línea Square y haz un seguimiento de todas las ventas desde un mismo lugar. Conecta la cuenta de Square para aceptar pagos en línea y vender los artículos.

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