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Guía de configuración de Square

Configurar todo lo que necesitas para aceptar tarjetas de pago en Square te va a llevar tan solo unos minutos, pero no desaproveches nuestro conjunto completo de productos y funciones que te ayudarán a gestionar y a impulsar tu negocio.

Esta guía con 5 pasos te cuenta cómo procesar pagos de una manera más rápida, reducir significativamente el tiempo de formación de los empleados, generar informes detallados de ventas e inventario y reducir el tiempo que dedicas a gestionar el negocio.

¿Y si tengo dudas?
Puedes ponerte en contacto con nuestro equipo de atención al cliente por teléfono de lunes a viernes de las 9:00 a las17:00 CET. Ponte en contacto con nuestro equipo de atención al cliente >

Utiliza esta guía como referencia o guárdatela e imprímela para tus empleados. Haz clic con el botón derecho del ratón en cualquier parte de la página para guardarla o imprimirla.

Los productos y las funciones que decidas utilizar dependerán del tipo de actividad o de sector, del tamaño del negocio y del número de empleados.

crea una cuenta

¿Es obligatorio? Acción ¿Por qué?
Crea una cuenta con una dirección de correo electrónico de empresa Usa tu correo electrónico de empresa para crear la cuenta y así no mezclas tus cosas personales con las profesionales. Enviaremos notificaciones y novedades importantes a la dirección de correo electrónico que utilices.
Introduce la información de tu negocio y tu información personal Asegúrate de que tu cuenta de Square refleje con precisión tu negocio.
Introduce la información de la cuenta bancaria Recibe las transferencias en uno o dos días hábiles. Más tarde, también puedes añadir cuentas bancarias adicionales cuando configures un punto de venta. Vincular la cuenta bancaria de inmediato asegura que Square pueda enviarte fondos lo más rápido posible una vez empieces a aceptar pagos.
Pedir hardware Asegúrate de que lo tienes todo preparado para el día de la inauguración y pide el equipo con al menos cinco días laborables de antelación porque puede ser que tardes unos días en recibirlo.
Descarga la aplicación de Square Consigue la aplicación de Square, el sistema de TPV que crece contigo, para aceptar pagos en tu tienda o sobre la marcha.

Paso 2: configura tu cuenta en el Panel de control de Square

El Panel de control de Square actúa como tu sede central. Desde él puedes ocuparte de todo: añadir puntos de venta, empleados y artículos, personalizar la cuenta, consultar los informes de ventas y mucho más.

Seguridad de la cuenta

¿Es obligatorio? Acción ¿Por qué?
Activa la verificación en dos pasos La autenticación en dos pasos proporciona una mayor seguridad a tu cuenta de Square.

Configuración de los puntos de venta

¿Es obligatorio? Acción ¿Por qué?
Añade puntos de venta y direcciones Configura los puntos de venta para gestionar los datos de las ventas, actualizar el inventario y gestionar a los empleados de todos tus establecimientos.
Añade otras cuentas bancarias Si has omitido este paso o tienes cuentas bancarias separadas para cada punto de venta, añade esta información ahora.
Añade tu página web y tus perfiles de redes sociales Tu página web y los enlaces a tus redes sociales aparecen en los recibos digitales. Esta es también una forma muy eficaz de aumentar el tráfico en línea.
Opcional Configura el cierre del día Si tu negocio cierra a las 17 h, establecer una hora de cierre del día permite a Square agrupar y enviar transferencias basadas en la actividad comercial de una jornada. Si mantienes el cierre del día que viene configurado por defecto en Square, recibirás todos tus fondos a partir del siguiente día hábil a las 17 h.

Configuración de los recibos

¿Es obligatorio? Acción ¿Por qué?
Personaliza los recibos y confirma los detalles de la empresa Personaliza los recibos y ofrece toda la información que los clientes necesitan sobre las políticas de la empresa. Puedes colocar un logotipo en los recibos digitales para que a los clientes les sea más fácil reconocer tu negocio y las compras que hacen. Puedes elegir entre un logotipo enmarcado o de ancho completo para los recibos.

Configuración de las colecciones del Panel de control

¿Es obligatorio? Acción ¿Por qué?
Opcional Configura las categorías Con las categorías, puedes clasificar los artículos en grupos distintos, como bebidas calientes o frías, y controlar qué artículos se imprimen en los pedidos de cocina.
Configura los artículos Los artículos creados en el Panel de control de Square se muestran en la caja de efectivo, lo que agiliza el proceso de pago y proporciona informes detallados para que sepas los artículos que vendes.
Opcional Configura los modificadores Permite que los clientes adapten los pedidos con modificadores y obtén datos más precisos por cada artículo.
Opcional Configura los descuentos Crea descuentos en euros y porcentajes para artículos o para una venta completa.
Configura los impuestos Establece el porcentaje del IVA y a qué artículos se aplica y Square calculará el total de forma automática. El informe de impuestos muestra el total de impuestos recaudados. Configura las reglas de impuestos condicionales para que se sincronicen con tus Opciones de servicio.
Opcional Configura el inventario Configura el Control de inventario y sabrás exactamente la cantidad de artículos que tienes en el inventario y cuándo tienes que reabastecerlo.
Opcional Configura las Opciones de servicio Especifica cómo y cuándo se tiene que entregar un pedido (p. ej. «A domicilio» o «Para llevar») para que los empleados lo preparen de la forma adecuada. Esta información también aparece en los informes.

Configuración del personal

¿Es obligatorio? ¿Por qué?
Suscríbete a Gestión de equipos Gestiona tu personal y tus puntos de venta de manera fácil y eficiente: podrás hacer un seguimiento de las horas, configurar los permisos y los códigos de acceso de los empleados y crear informes de ventas avanzados, entre muchas otras funciones.
Crea conjuntos de permisos Crea conjuntos de permisos con autorizaciones específicas para tus empleados. Podrás asignar miembros de tu equipo a estos conjuntos para asignarles dichos permisos.
Crea equipos de empleados Asigna permisos a tus empleados para aceptar pagos. Si utilizas Equipos Plus, podrás llevar un seguimiento de las ventas, los descuentos y las propinas asignadas mediante los informes personalizados.
Asigna conjuntos de permisos, contraseñas y puntos de venta Cuando hayas creado el perfil de un empleado, asígnale el grupo de permisos que le corresponda para que solo tenga acceso a determinadas secciones del Panel de control en línea o de la aplicación TPV Square.

Análisis de datos

¿Es obligatorio? Acción ¿Por qué?
Consulta el historial de transacciones, los resúmenes y los informes Revisa el rendimiento del negocio por hora, semana, año y mucho más para tomar decisiones empresariales acertadas.
Relaciona las transferencias con las transacciones Haz clic en una transferencia en el Panel de control en línea de Square para ver todas las transacciones que están incluidas.
Descubre otros tipos de informes Crea informes desde el Panel de control en línea de Square que incluyan artículos, descuentos, impuestos, métodos de pago, empleados y mucho más.

Paso 3: configura el equipo y la aplicación de Square

Cuando te llegue el equipo, puedes conectar tu dispositivo Apple o Android compatible para empezar a aceptar pagos. En esta sección descubrirás cómo.

Configuración del dispositivo

¿Es obligatorio? Acción ¿Por qué?
Opcional Crea códigos para que los empleados puedan acceder a los distintos dispositivos Vincula dispositivos a determinados puntos de venta para que tus empleados puedan iniciar sesión en la aplicación de Square desde su propio dispositivo o sin necesidad de usar tu dirección de correo electrónico o contraseña de Square. Consejo experto: Guarda de forma segura el código en una nota del dispositivo para recurrir a ella cuando la necesites. Ten en cuenta que estos códigos son únicos y no se pueden utilizar en otros dispositivos.

Configuración del TPV Square

¿Es obligatorio? Acción ¿Por qué?
Opcional Configura las propinas Pide a tus clientes que introduzcan una propina y personaliza cómo se añaden las propinas a una venta (si por porcentaje o por cantidad personalizada). Si este servicio no es habitual para tu actividad o región, puedes desactivarlo.
Opcional Configura la gestión de caja Controla la cantidad de efectivo que debería haber en tu caja en un momento concreto. Nota: Vuelve a la sección Permisos en tu Panel de control en línea de Square si quieres que los empleados puedan ver importe esperado en caja.
Activa la opción Gestión de equipos Si en el Panel de control en línea de Square has creado permisos o funciones para los empleados, ha llegado el momento de poner en funcionamiento las contraseñas, de habilitar el seguimiento de los turnos, de obtener informes detallados de los empleados y mucho más.
Opcional Habilita los Pedidos abiertos Crea pedidos que puedas modificar antes de cobrar a los clientes. Cierra el pedido cuando el cliente esté preparado para pagar. Vuelve a Permisos en el Panel de control en línea si quieres permitir a los empleados gestionar todos los pedidos abiertos, o eliminar o anular artículos guardados en los pedidos abiertos.
Opcional Habilita la opción Gestión de clientes Añade los perfiles de los clientes al directorio desde la aplicación de Square. Consulta más información sobre sus anteriores compras y sus preferencias.

Configurar hardware

¿Es obligatorio? Acción ¿Por qué?
Opcional Conecta cajas de efectivo La impresora de recibos con interfaz Ethernet se conecta con wifi a la aplicación de Square, que se ejecuta en una tableta, y con un cable se conecta a una caja de efectivo compatible para poder abrirla de forma automática después de una venta. De este modo, puedes hacer un seguimiento del dinero en efectivo con cada venta. Nota: el soporte para conectar la caja de efectivo con una impresora que no tenga Ethernet o con un teléfono inteligente o una impresora Bluetooth no está disponible.
Opcional Conecta impresoras USB Imprime recibos de clientes y comprobantes de pedidos con una impresora de recibos. Las impresoras USB se conectan directamente a un único dispositivo Android a través de un adaptador USB OTG (On-The-Go), o a Square Stand a través del hub de accesorios. Asegúrate de que tu dispositivo Android es compatible con el modo USB OTG o USB Host. Nota: la compatibilidad con la conexión a impresoras USB no está disponible en los dispositivos iOS.
Opcional Conecta una impresora con interfaz Ethernet Las impresoras Ethernet son una gran opción si necesitas conectar más de una impresora a tu tableta o teléfono inteligente iOS o Android. Conecta varias impresoras a un solo dispositivo móvil o varios dispositivos a una sola impresora Ethernet. Todo ello lo puedes hacer a través de una red wifi compartida.
Opcional Conecta una impresora Bluetooth Las impresoras Bluetooth son una gran opción si no tienes una interfaz Ethernet o para los negocios sin un establecimiento fijo. Puedes conectar varias impresoras Bluetooth a un solo dispositivo móvil, pero solo puedes conectar un dispositivo móvil a una impresora Bluetooth.
Opcional Configura impresoras Desde tu aplicación de Square, puedes ver las pantallas de Square KDS y sus impresoras vinculadas, por lo que podrás personalizar qué elementos o categorías de elementos se imprimen. Si has conectado varias impresoras a la aplicación de Square, deberás seleccionar los artículos o categorías de artículos correspondientes para cada impresora.

A continuación encontrarás más información sobre la configuración del hardware de Square:

Square Reader

Square Terminal

Square Register

Paso 4: forma a tu equipo y sal al mercado

Ahora que ya has configurado tu cuenta, el Panel de control de Square y los dispositivos, ya puedes empezar a formar a tus empleados. Te recomendamos que plantees diferentes situaciones para asegurarte de que tú y tu equipo estáis listos para empezar.

Formación del equipo

¿Es obligatorio? Acción ¿Por qué?
Acepta pagos y divide la cuenta con TPV Square. Permite que los empleados prueben a añadir artículos con modificadores y descuentos al carrito. Para los negocios de comida y bebida, prueba a dividir la cuenta, seleccionar una opción de servicio y guardar artículos en un pedido abierto.
Acepta tarjetas con Square Reader. Permite que los empleados realicen algunos pagos con chip + PIN y sin contacto para aprender a usar la aplicación Square y Square Reader.
Introduce la información de la tarjeta manualmente Aprende a introducir el número de tarjeta si la tarjeta o el cliente no están presentes, como en los pedidos telefónicos, o si no tienes el lector. Consulta también las prácticas recomendadas para Aceptar pagos.
Acepta otras formas de pago Acepta pagos con efectivo, cheques, tarjetas regalo de otras empresas y otras formas de pago. Cuando un pago se registra como Dinero en efectivo u Otra forma de pago, el dinero de estas transacciones se intercambia directamente entre el negocio y el cliente, y Square no lo deposita.
Registra las horas de entrada y salida Otorga a cada empleado su contraseña y enseña a tu equipo lo fácil que es registrar las horas de entrada y salida.

Formación de encargados

¿Es obligatorio? Acción ¿Por qué?
Consulta y modifica los turnos Enseña a los encargados que tengan acceso al Panel de control cómo pueden modificar los turnos, ver los informes o registrar la salida de los empleados.
Consulta y gestiona las cajas de efectivo Inicia y acaba un turno de caja, haz ingresos o egresos e imprime un informe de caja.
Opcional Emite reembolsos totales o parciales Si has restringido los permisos para emitir reembolsos a los administradores, revisa los pasos para procesar un reembolso.
Consulta e imprime informes desde la aplicación Visualiza, imprime o manda por correo electrónico un resumen de las ventas diarias directamente desde la aplicación de Square.
Lee los comentarios y responde Si aceptas un pago de prueba, puedes dejar un comentario de muestra y consultarlo desde el Panel de control en línea de Square. Para practicar, responde al comentario y emite el reembolso de la venta.

Paso 5: haz crecer tu negocio con Square

Cuando hayas empezado a aceptar pagos con Square, expande tu negocio integrando socios y mucho más.

Interacción con los clientes

¿Es obligatorio? Acción ¿Por qué?
Opcional Sube información al directorio de clientes Gestiona la información de los clientes desde el Panel de control en línea de Square o la aplicación de Square.

Vender en línea

¿Es obligatorio? Acción ¿Por qué?
Opcional Configura Ventas en línea Square Crea una página de comercio electrónico eficaz y profesional con Ventas en línea Square y haz un seguimiento de todas las ventas desde un mismo lugar. Conecta la cuenta de Square para aceptar pagos en línea y vender los artículos.

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Guía de configuración de Square para Restaurantes

Si estás pensando en utilizar el software de TPV Square para Restaurantes, la Guía de inicio de Square para Restaurantes te ayudará a empezar.

Guía de configuración de Ventas en línea Square

Revisa nuestra Guía de presentación a Ventas en línea Square para que te ayude a configurar tu página web.