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FAQ sur les fiches de présence

Pourquoi ne puis-je pas voir plus d’une journée de quarts de travail à la fois?

La section Journée de travail est conçue pour simplifier votre suivi quotidien des fiches de présence. Pour connaître le total des heures, le coût total de la main-d’œuvre et les quarts de travail qui génèrent ces totaux, accédez à la section Coût de la main-d’œuvre de votre Tableau de bord Square en ligne .

Où puis-je consulter tous les quarts qui génèrent les totaux indiqués à la section Coût de la main-d’œuvre?

Pour consulter l’historique des fiches de présence d’un membre de l’équipe pour une période donnée, réglez les filtres de plage de dates et de point de vente sous l’onglet Coût de la main-d’œuvre et sélectionnez la ligne d’un membre de l’équipe. Vous pourrez consulter une ventilation de tous les quarts pour cette période et vous pouvez cliquer sur le bouton bleu Coût total de la main-d’œuvre pour afficher les heures payées.

Comment puis-je exporter des rapports de fiches de présence?

Tous les fichiers .CSV exportés sont disponibles à partir de l’onglet Coût de la main-d’œuvre de votre Tableau de bord Square en ligne . Vous aurez l’option d’exporter un rapport du coût de la main-d’œuvre du total des heures travaillées et payées, ou un rapport de l’historique de tous les quarts de travail.

Les membres de mon équipe peuvent-ils pointer sans utiliser l’appareil de point de vente partagé?

Oui! En téléchargeant l’application Application Équipe Square, les membres de votre équipe peuvent pointer à l’arrivée et au départ, consulter le nombre d’heures travaillées et leurs fiches de présence, consulter une estimation de leur paie de la semaine et voir leur profil d’équipe, le tout à partir de leur iPhone ou de leur appareil Android, sans frais supplémentaires.

Les membres de mon équipe peuvent-ils demander une modification de leurs fiches de présence?

Oui, mais vous devez d’abord vous assurer que vous êtes abonné à Équipe Plus et que le paramètre Modifications des fiches de présence est activé.

1. À partir de votre Tableau de bord Square en ligne, accédez à Fiches de présence > Paramètres > Pointage.

2. Activez le paramètre des Modifications de fiches de présence à l’aide du bouton. Les membres de votre équipe peuvent ainsi modifier une fiche de présence pour tout quart de travail antérieur.

Une fois la demande effectuée, le propriétaire du compte ou tout membre de l’équipe disposant des autorisations appropriées recevra une notification l’invitant à approuver ou à refuser la demande. 

Remarque : Les demandes de modification expirent après 30 jours.

Comment les heures supplémentaires sont-elles déterminées si un membre de l’équipe occupe plus d’un poste et reçoit plus d’un salaire?

Les heures supplémentaires des membres de l’équipe qui ont plusieurs taux de salaire sont basées sur le taux combiné du membre de l’équipe. Le taux combiné représente la moyenne pondérée du salaire normal total divisée par le nombre total des heures travaillées. Le membre de l’équipe est donc payé 1,5 fois ce taux en prime pour ses heures supplémentaires.

Voici un exemple : Alex a deux taux de salaire différents (20 $/h en tant que barman et 10 $/h en tant que serveur). Alex travaille 50 heures par semaine, 30 heures comme barman et 20 heures comme serveur. La prime pour les 10 heures supplémentaires travaillées par Alex sera de 1,5 fois le taux combiné calculé pour les deux salaires travaillés. Étant donné que 30 heures de ses heures régulières ont été travaillées à 20 $/h et 20 heures à 10 $/h, la moyenne pondérée du taux combiné est : (20 $ x 30) + (10 $ x 20)/50 = 16 $. Pour ses heures supplémentaires, Alex est payé 240 $ pour les 10 heures admissibles en temps supplémentaire (16 $ x 1,5 x 10 = 240 $).

Qu’est-ce qu’un intitulé de poste? En quoi est-ce différent d’un ensemble d’autorisations?

Un intitulé de poste est le nom attribué à chaque salaire d’un employé donné. Une fois qu’un intitulé de poste est créé, il peut être attribué à d’autres employés. Un ensemble d’autorisations est un regroupement d’Autorisations de l’équipe. Ceci étant dit, bien que les employés peuvent avoir plusieurs salaires (avec plusieurs intitulés de poste), ils ne peuvent détenir qu’un seul ensemble d’autorisations.

Comment puis-je consulter tous les quarts de travail des membres de mon équipe?

Vous pouvez consulter tous les quarts d’un membre de l’équipe en sélectionnant une plage de dates et en cliquant sur sa ligne individuelle dans Coût de la main-d’œuvre. Cela affichera la fiche de présence et tous les quarts pour cette période. Si vous voulez consulter tous les quarts pour tous les membres de l’équipe en même temps, vous devrez utiliser l’option Exporter les coûts de la main-d’œuvre sous l’onglet Coût de la main-d’œuvre.

Comment puis-je consulter le coût de la main-d’œuvre par intitulé de poste?

Présentement, la seule façon de le faire est en exportant un fichier CSV.

Je ne peux plus sélectionner une plage de temps personnalisée pour les heures travaillées au-delà de minuit.

Les rapports des fiches de présence sont établis entièrement sur votre horaire quotidien qui peut être modifié à partir des onglets Fiches de présence et Paramètres. Si votre entreprise est en opération après minuit, vous voudrez configurer des heures de la journée de travail personnalisées dans vos paramètres des fiches de présence. Habituellement, seules les entreprises ayant des membres de l’équipe qui travaillent après minuit devraient modifier les heures de leur journée de travail. Si certains des membres de votre équipe travaillent après minuit, il est préférable de régler l’heure du début de la journée environ une heure après le départ du dernier membre de l’équipe.

Par exemple, si votre entreprise ferme à 2 heures du matin, mais que les membres de l’équipe restent sur place pendant une heure de plus pour nettoyer, réglez l’heure du début de la journée de travail à 4 heures du matin. Cela mettra à jour l’horaire de la journée de travail et les filtres des journées (par ex. aujourd’hui, hier) de 4 heures du matin à 4 heures du matin.

Comment puis-je filtrer la page Coût de la main-d’œuvre par membre de l’équipe?

Par défaut, l’onglet Coût de la main-d’œuvre est trié par membre de l’équipe, mais il n’y a actuellement aucun filtre pour un membre de l’équipe en particulier.

Les membres de l’équipe peuvent-ils laisser des notes sur leur fiche de présence?

Oui, avec Équipe Plus, les membres de l’équipe ont la possibilité d’ajouter des notes sur leur fiche de présence lorsqu’ils pointent à l’arrivée ou à la sortie afin de donner plus de contexte à ce qui s’est passé pendant leur service (par exemple, une personne arrivant en retard ou partant tôt).

Pour ajouter une note à une fiche de présence :

  1. À partir de l’écran Passage en caisse de l’application Square, touchez Pointer.

  2. Saisissez votre code confidentiel à quatre chiffres.

  3. Touchez Pointer l’arrivée ou Terminer un quart de travail

  4. Touchez Ajouter des notes, puis saisissez les notes applicables.

  5. Enregistrer.

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