Questions fréquentes sur Quarts de travail Square

Deux niveaux sont disponibles avec Quarts de travail Square : Quarts de travail Gratuit et Quarts de travail Plus Quarts de travail Square Gratuit comprend des fonctionnalités pour la gestion de base de la main-d’œuvre jusqu’à un maximum de cinq membres d’équipe, et son utilisation est gratuite. Pour les équipes de six employés ou plus, vous pouvez vous abonner à Quarts de travail Plus pour 4,50 $ par membre de l’équipe. Cet abonnement comprend des fonctionnalités avancées supplémentaires de gestion de la main-d’œuvre.

Toutefois, si vous prenez un abonnement Rendez-vous Square Plus ou Premium, Square pour détaillants Plus ou Premium ou Square pour restaurants Plus ou Premium, votre compte inclut déjà l’accès à toutes les fonctionnalités de Quarts de travail Square Plus, sans coût supplémentaire. Les versions gratuites de ces abonnements ne donnent pas accès aux fonctionnalités de Quarts de travail Square Plus.

Pour démarrer avec les dans Quarts de travail Square, consultez cet article.

La section Journée de travail est pensée pour simplifier le suivi quotidien des quarts de travail. Pour connaître le total des heures, le coût total de la main-d’œuvre et les quarts de travail qui constituent ces totaux, accédez à la section Main-d’œuvre et pourboires du Tableau de bord Square en ligne.

Pour consulter l’historique de l’activité des fiches de présence des membres de votre équipe pour une période donnée, réglez les filtres de date et de point de vente sous l’onglet Main-d’œuvre et pourboires et sélectionnez la ligne de l’un des membres de votre équipe. Vous obtenez une ventilation de tous les quarts de travail pour cette période. Cliquez sur le bouton bleu Coût total de la main-d’œuvre pour afficher les heures payées.

Une fois que vous avez configuré l’horaire de votre équipe, vous pouvez aussi consulter le coût total de la main-d’œuvre prévu, y compris les heures supplémentaires estimées à l’horaire des membres de l’équipe sur toute la semaine à partir de la section Horaires > Quarts de travail du Tableau de bord Square en ligne. Vous pouvez aussi consulter les calculs du coût de la main-d’œuvre estimé pour chaque membre de l’équipe à partir de l’onglet Journée de travail. Cependant, ces estimations du coût de la main-d’œuvre n’apparaissent pas dans les rapports de quarts de travail imprimés et sont visibles uniquement sur le Tableau de bord Square en ligne.

Tous les fichiers .CSV exportés sont disponibles dans l’onglet Main-d’œuvre et pourboires du
Tableau de bord Square en ligne. Vous pouvez exporter un rapport de coût de la main-d’œuvre qui indique le nombre total d’heures travaillées et payées ou un rapport sur l’ensemble des quarts de travail.

Oui. En téléchargeant l’application Équipe Square, les membres de l’équipe peuvent pointer leurs arrivées et leurs départs, afficher leurs heures travaillées, leurs fiches de présence, leur salaire estimé hebdomadaire et leur profil d’employé. Le tout à partir de leur iPhone ou appareil Android personnel, sans frais supplémentaires.

Oui, mais vous devez utiliser l’abonnement Quarts de travail Plus ou Équipe Plus et vous assurer d’activer le paramètre Modifications des fiches de présence.

À partir du Tableau de bord Square en ligne, accédez à Personnel > Quarts de travail > Paramètres > Pointage d’arrivée et de départ. Activez ensuite le paramètre Modifications des fiches de présence. Maintenant, les membres de votre équipe peuvent modifier une fiche de présence associée à un quart de travail antérieur.

Une fois la demande effectuée, le titulaire du compte ou tout autre membre de l’équipe disposant des autorisations requises reçoit une notification pour approuver ou refuser la demande. Vous pouvez approuver ou refuser les demandes dans la section Quarts de travail du Tableau de bord Square en ligne ou à partir du centre de notifications de l’application Équipe Square.

Remarque : Les demandes de modification expirent après 30 jours.

Les heures supplémentaires des membres de l’équipe avec plusieurs salaires sont calculées en combinant leurs taux. Un taux combiné est la moyenne pondérée du total des revenus normaux divisée par le total des heures travaillées. En compensation, le membre d’équipe est payé 0,5 fois ce taux pour la prime d’heures supplémentaires.

Voici un exemple : Alex a 2 salaires (20 $/h comme barman et 10 $/h comme serveur). Alex travaille 50 heures par semaine, 30 heures comme barman et 20 heures comme serveur. La prime pour les 10 heures supplémentaires d’Alex est de 0,5 fois le taux combiné calculé à partir des deux salaires travaillés. Comme il y a 30 heures régulières travaillées à 20 $ et 20 heures à 10 $, la moyenne pondérée pour le taux combiné est : (20 $ x 30) + (10 $ x 20) / (50) =  16 $. Avec ce calcul de taux combiné, la prime pour les heures supplémentaires d’Alex est de 8 $ par heure (0,5 x 16 $).

Un intitulé de poste est le nom assigné à chaque salaire d’un membre de l’équipe. Une fois qu’un intitulé de poste est créé, il peut être assigné à d’autres membres de l’équipe. Un ensemble d’autorisations regroupe plusieurs Autorisations de l’équipe. Ceci étant dit, même si les membres de l’équipe ont parfois plusieurs salaires (et donc plusieurs intitulés de poste), vous pouvez leur attribuer un seul ensemble d’autorisations.

Oui, si vous avez un abonnement Quarts de travail Plus, vous pouvez personnaliser deux ensembles d’autorisations : l’ensemble d’autorisations de l’équipe et un autre ensemble d’autorisations supplémentaires. L’ensemble d’autorisations supplémentaires peut être attribué à plusieurs membres de l’équipe pour leur donner accès à certaines tâches, par exemple, l’approbation des fiches de présence ou la gestion des horaires.

Remarque : Ce deuxième ensemble d’autorisations à personnaliser est non disponible aux utilisateurs de la version gratuite de Quarts de travail Square. En savoir plus sur la création et l’attribution des ensembles d’autorisations.

Vous pouvez consulter tous les quarts de travail d’un membre de l’équipe en sélectionnant une plage de dates et en cliquant sur sa rangée individuelle dans la section Journée de travail du Tableau de bord de Quarts de travail. La fiche de présence et tous les quarts de travail du membre de l’équipe sélectionné durant cette période sont affichés. Pour consulter tous les quarts de travail de tous les membres de l’équipe en même temps, vous devez utiliser l’option Exporter les coûts de la main-d’œuvre sous l’onglet Main-d’œuvre et pourboires.

Pour le moment, la seule façon de le faire est d’exporter un fichier CSV.

Les rapports des fiches de présence se basent sur la journée de travail que vous avez définie. Pour faire des ajustements, allez dans la section Quarts de travail > Paramètres. Si votre entreprise est ouverte après minuit, vous devez définir des heures de travail personnalisées dans les paramètres de Quarts de travail. En général, seules les entreprises dont certains membres de l’équipe travaillent après minuit doivent modifier les heures de travail. Si certains des membres de l’équipe travaillent après minuit, il est préférable de fixer l’heure environ 1 heure après le départ du dernier membre de l’équipe.

Par exemple, si votre entreprise ferme à 2 h du matin, mais que des membres de l’équipe restent sur place une heure de plus pour nettoyer. Vous devez définir la journée de travail à 4 h. La chronologie de la journée de travail sera mise à jour et les filtres de journée seront réglés (par exemple, aujourd’hui, hier) de 4 h du matin à 4 h du matin.

Par défaut, l’onglet Main-d’œuvre et pourboires est filtré par membre de l’équipe, mais il n’y a actuellement aucun filtre pour un membre en particulier.

Oui, avec Quarts de travail Plus, les membres de l’équipe peuvent ajouter des notes sur leur quart de travail, en pointant à l’arrivée ou au départ, et expliquer un contexte pendant leur quart de travail (p. ex. une personne en retard ou qui part tôt).

Pour ajouter une note à un quart de travail à partir de l’écran de passage en caisse dans l’application Square, appuyez sur Pointage d’arrivée et de départ et saisissez votre code confidentiel et personnel à quatre  chiffres. Appuyez sur Pointage d’arrivée ou Terminer un quart de travail, puis appuyez sur Ajouter des notes et saisissez toutes les notes requises, puis cliquez sur Enregistrer.

Oui, vous pouvez aussi faire des choix concernant les quarts de travail et la programmation des horaires des membres de l’équipe, dans l’application Équipe Square. Depuis le centre de notifications de l’application, vous pouvez consulter, refuser ou approuver les demandes de congés, les demandes d’échange de Quarts de travail, les demandes d’ouverture de Quarts de travail et les demandes de modification de fiches de présence envoyées par les membres de votre équipe.

Pour gérer les notifications poussées de votre application, appuyez sur Plus > Notifications et activez ou désactivez les notifications poussées pour recevoir des alertes relatives aux changements d’horaire ou aux demandes, directement dans l’application Équipe Square.