Meilleures pratiques pour accepter les paiements par carte
Chaque fois que vous acceptez une paiement par carte, vous et votre client concluez un accord. Cela signifie que vous pouvez être tenu pour responsable du montant du paiement si votre client le conteste.
En suivant ces directives, vous réduisez les possibilités d’être confronté à un litige de paiement et vous serez mieux préparé si un tel cas venait à se présenter.
Transactions par carte glissée
Les achats effectués quand le client est sur place avec sa carte de paiement risquent moins de faire l’objet d’un litige que les paiements à distance. Suivez les pratiques ci-dessous pour minimiser le risque de litiges lors de transactions effectuées avec une carte présente.
Toujours insérer ou passer les cartes EMV
Les cartes EMV (à puce) sont plus sûres que les cartes à bande magnétique traditionnelles, de sorte que les émetteurs de cartes ont instauré des règlements pour s'assurer que les vendeurs traitent les cartes à puce de façon appropriée dans la mesure du possible. En tant que vendeur, cela signifie qu'il y a eu un transfert de responsabilité. Si vous glissez une carte à puce au lieu d'utiliser un lecteur de carte à puce, vous devenez automatiquement responsable de toute transaction frauduleuse.
Si la carte est physiquement présente pour une transaction, insérez toujours la puce avec Square Reader.
Confirmer l’ID du client
Lorsque cela est possible, demandez au client de présenter une carte d’identité émise par le gouvernement pour confirmer qu’il est bien le propriétaire légitime de la carte qu’il utilise.
Toujours fournir un reçu
Un reçu est un enregistrement de la transaction émis pour vous et votre client. Providing a digital receipt peut aider un client à se souvenir de l’achat auquel ces frais correspondent. En cas de litige, nous pouvons utiliser un reçu pour contester le litige auprès de la banque du client.
Transactions sans carte
Avec les paiements e-commerce ou les paiements Terminal virtuel, le client n’a bien sûr pas besoin d’être physiquement présent. Comme vous ne pouvez pas vérifier que la personne qui effectue la transaction est bien titulaire de la carte, nous vous recommandons de suivre les étapes ci-dessous pour réduire autant que possible le risque de litige de paiement.
Obtenir l’information relative à la carte
Demandez au client de vous fournir le numéro de la carte, le nom de la société émettrice, l’adresse de facturation, la date d’expiration et le code de sécurité au dos de la carte.
Obtenir une confirmation de livraison
Si vous expédiez un produit, conservez les informations de suivi et le reçu de livraison. Pour les commandes volumineuses, exigez une signature pour confirmer la livraison.
Obtenir une preuve de prestation du service
Si vous fournissez un service, gardez la preuve qu’il a bien été fourni. Par exemple, vous pouvez demander au client de vérifier et de signer un bon de commande et le conserver dans vos dossiers.
Contrats
Avec Contrats Square, vous avez la possibilité de créer et d'envoyer des contrats directement à partir de votre Tableau de bord Square en ligne. Les modèles de contrat proposés sont conçus pour être personnalisés en fonction des besoins uniques de votre entreprise. Ils vous permettent de conclure des ententes claires avec vos clients, de protéger les signatures numériques et d'éviter les litiges de paiement potentiels.
Remarque : Square n’est pas un cabinet d’avocats, un avocat ou un conseiller professionnel dans aucun secteur d’activité. Square fournit ce modèle à des particuliers qui choisissent de rédiger eux-mêmes leurs documents contractuels et il ne constitue pas un avis juridique. Consultez Conditions générales de Contrats Square.
Connaître votre client
Apprenez à connaître votre client avant de réaliser une transaction importante. Vérifiez l’identité, l’adresse de facturation et l’entreprise (le cas échéant) de votre client avant de traiter un article de grande valeur ou une grosse commande. Faites une recherche sur Google ou demandez une pièce d’identité officielle, et assurez-vous que le nom sur la pièce d’identité correspond bien à celui du titulaire de la carte de paiement.
Paiements à volume élevé
Transactions multiples
Si vous traitez plusieurs transactions pour le même client sur une certaine période de temps, demandez une signature pour chaque paiement. Dans la description de l’article, précisez que c’est un « paiement échelonné ». Vous garantirez ainsi qu’il n’y a pas de malentendu entre le client et vous, en plus de vous protéger s’il venait à affirmer qu’il n’a pas autorisé des transactions.
Paiements récurrents
Si vous facturez un client sur une base récurrente, obtenez un document écrit du titulaire de la carte vous autorisant à la débiter périodiquement pour les biens ou les services fournis. Sur l’accord écrit, vous devez mentionner :
les montants des transactions,
la fréquence de la facturation,
la durée de validité de l’autorisation du titulaire de la carte,
Si vous voulez rembourser un paiement, effectuez toujours le remboursement directement sur la carte de paiement. Si vous devez effectuer un remboursement en espèces, par chèque ou par mandat, assurez-vous d’obtenir un document signé de votre client attestant qu’il a bien reçu le remboursement.
Ne demandez jamais à votre client de signer une renonciation à son droit de contester la transaction auprès de l’émetteur de la carte. Il s’agit d’une infraction aux règles des réseaux de cartes qui aura une incidence sur vos chances de gagner un litige de paiement, le cas échéant. Il est préférable de définir les attentes de votre client et de vous assurer qu’il comprend le fonctionnement des transactions avec votre entreprise.
Grosses transactions
Tous les commerçants de Square sont assujettis à une limite de 50 000 $ par transaction.
Si vous voulez accepter des transactions de plus de 50 000 $ chacune, vous devrez diviser le paiement en plusieurs versements. Assurez-vous d’enregistrer le numéro du reçu et le montant total facturé pour chaque versement. Pour des raisons de sécurité, nous pouvons parfois contacter les clients pour confirmer ces informations.
Frais de service
Chaque province a ses propres règles et règlements concernant les frais de service. En savoir plus sur l’imputation de frais de service avec Square.
Reçus
Ajouter vos coordonnées
Ajoutez votre numéro de téléphone, votre adresse, votre site Web et vos pages de réseaux sociaux à vos reçus. Les clients pourront donc vous contacter directement en cas de problème lors d’une vente plutôt que de déposer immédiatement une contestation auprès de leur banque.
Publier une politique de remboursement
Ajoutez une politique de remboursement ou d’annulation sur vos reçus.
Donner un nom qui se démarque à votre entreprise
Vous assurer de choisir un nom d’entreprise facile à identifier sur vos reçus. C’est le nom qui apparaît sur les relevés bancaires de vos clients. Si un client voit sur son relevé un nom d’entreprise qu’il ne connaît pas, il peut être plus enclin à déposer une contestation.
Si vous n’avez pas de nom d’entreprise ou si votre nom d’entreprise comporte plus de 35 caractères, ajoutez à votre nom d’entreprise une description de ce que vous vendez et du point de vente. Par exemple, si vous êtes chauffeur de taxi à Vancouver, inscrivez « Taxi – Vancouver, C.-B. ».
Remarque : Dans les Paramètres du compte sur le tableau de bord Square en ligne en ligne ou dans l’application PDV Square, vous pouvez modifier le nom de l’entreprise et du point de vente. Le nom de votre entreprise et de vos points de vente ne doit pas être modifié fréquemment et vous ne pouvez le changer que trois fois. En fonction de la modification de nom effectuée, votre compte sera soumis à vérification.
Rédiger une description des biens ou des services vendus
Fournissez une description précise de ce que vous avez vendu pour chaque transaction. Cela peut aider à rafraîchir la mémoire d'un client et éviter qu'il soulève un litige.
Si la rédaction de descriptions pour chaque transaction n'est pas possible pour votre entreprise, créer un catalogue d’articles. Ensuite, lorsque vous traitez une vente, sélectionnez les articles ou services vendus pour les ajouter au reçu.
Recueillir les rétroactions des clients
Utilisez le Rétroaction Square pour recueillir les commentaires de vos clients à propos de leur achat. Si un client rencontre un problème lors d’une vente, il peut vous contacter directement à l’aide de son reçu électronique. Vous pourriez être en mesure de répondre, d’émettre un remboursement ou de résoudre le problème sans avoir recours au processus de litige.
Litige de paiements
Bien que le respect de ces directives puisse réduire vos chances de faire face à un litige, il existe toujours un risque potentiel lorsque vous acceptez des paiements par carte de crédit. Si un client conteste un paiement, Square vous représentera gratuitement dans le processus de litige et notre équipe de spécialistes mettra tout en œuvre pour vous aider tout au long du processus. Pour en savoir plus sur le processus de règlement des litiges ici. Nous vous suggérons également de tenir compte de nos recommandations pour se protéger contre les escroqueries et la fraude.