効率的な情報共有を実現する議事録作成のヒント

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組織を運営する中で、何かと欠かせない会議。ちょっとした打ち合わせから取締役会や株主総会まで、議題にのぼる内容や出席メンバーもさまざまです。中には、会議に出席できないため、話し合われた内容や決定事項を議事録で確認する人もいるでしょう。

今回は、議事録作成にあたって気を付けておくべき点を紹介します。

議事録の目的

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議事録は、欠席者向けに会議で話し合われた内容やその結果を伝えるだけでなく、出席者に対しても発言や決定事項についての認識を一致させる役割を担います。そのため、議事録は誰が読んでも理解ができるように作成する必要があります。

では、分かりやすい議事録を作成するためにはどのような点に注意すればよいでしょうか。会議前、会議中、議事録の作成時の3つのタイミングでポイントをチェックしていきます。

会議前の準備

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議題と目的の確認
事前準備としてまず行っておきたいのが、会議の議題と目的の確認です。何について話し合う会議なのか、会議のゴールは何なのかを明確にしておきましょう。会議の中で「何が、どう決まったのか」を伝えることが議事録の作成の骨子になります。

出席者の確認
会議の前に、出席者はできるだけ事前に把握しておくことが望ましいでしょう。もし、会議の場に名前のわからない人が出席していたとしても、メモ内では仮にA(黄色いネクタイ、短髪の男性)、B(黒縁メガネ、パンツスーツの女性)などとしておき、名前は会議後に確認するとして、発言者と発言内容の齟齬が生じないように注意することが第一です。

録音機材
会議中に発言内容を聞き漏らしてしまっても後から確認できるよう、ICレコーダーなどの録音機材を事前に用意し、録音しておくと安心です。ただし録音した内容は、すべて書き起こすと時間と労力がかかるので、あくまでもメモを取りきれなかったり、内容に自信がない箇所をチェックしたりするためのバックアップに留めておくことをオススメします。

会議中に気を付けること

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内容を漏れなくメモする
議事録作成者の役割は、会議内容のメモを取り「誰が何を発言したか」を記録に残すことです。挨拶などの会議内容に関係のない発言は省き、基本的に発言は漏れなく控えるようにしましょう。適宜主語を補うなど、話し言葉を読み言葉として簡潔にまとめるための要約力が必要な作業であり、担当者の技量が求められる部分です。

メモを取るにあたっては、編集のしやすさを考えるとパソコンが便利ですが、慣れている手書きの方がメモを取りやすい人もいるかもしれません。

不明点はその場で解決
知らない専門用語が出てきたり、議論が複雑化したりして不明な点が生じることもあるでしょう。その際は、後から確認するのではなく、できる限りその場で確認することをオススメします。不明点があるまま会議が進行してしまうと、さらに話の内容が分からなくなり、書いた本人が内容を理解できない議事録になってしまう事態にならないようにしましょう。

議事録作成時のポイント

議事録は内容の正確性とともに提出までの速さも重視されます。会議開催日か、翌日には提出するのが理想でしょう。

そのためには、社内で統一した書式を用意しておくことをオススメします。フォーマットがあれば、レイアウトに悩む時間を削減できるだけでなく、内容の抜け漏れを防ぐこともできます。

参考までに、フォーマットに載せる基本的な事項を紹介します。

・会議名
・開催日
・開始時刻と終了時刻
・開催場所
・出席者(本文中は敬称略)
・議題
・決定事項
・会議の経過概要
・次回の開催日時と議題

会議の場の再現性を意識
議事録は会議中に取ったメモを基にしながらも、作成の際には会議に出席していない人にも会議の様子ができる限り伝わるように、言葉を補ったり、発言の主旨をしっかりと汲んだ表現をしたりするように心がけましょう。

5W1Hをベースに
分かりやすく、漏れのない議事録を作成するには、いわゆる「5W1H」を意識することが肝心です。「いつ、いつまでに(When)」、「どこで(Where)」、「誰が(Who)」、「何を(What)」、「なぜ(Why)」、「どのように(How)」をベースにすることによって、シンプルでポイントを押さえた文章になります。

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表現は簡潔に
議事録は、読み手に内容を明快に伝えることが第一です。端的に表現するために、出席者と議事録作成者の上下関係は特に意識せず、敬語や丁寧語で文章を長くせずに、文末も「だ」「である」調で統一します。発言者の名前を記載する際も先に「敬称略」としておき、名字のみに留めます。

また、議事録に記載する内容は客観的であることが重要です。作成者の意見が含まれるような主観的な言葉を使わないように注意しましょう。さらに、期日や数量、金額など、会議内に出てきた数字はそのまま用いるなど、具体的なものはできる漏らさずに記載することも大切です。同様に、「それ」や「この」などの指示代名詞は誤解を招く恐れがあるので、すべて具体的な言葉に置き換えるようにします。

議論の経過は時系列で
決定事項は、出席者・欠席者の両者にとって重要な点であるため、分かりやすく議題に続いて表記します。会議の経過内容に関しては時系列順とし、話が前後して読み手の混乱を招かないように心がけましょう。

保留事項もきちんと残す
議論を重ねた結果、決定できずに保留になってしまう事案が生じることもあります。その際は、決定しなかったからといって省略することなく、保留となったことが周知、共有できるように必ず書き残しておくようにします。

最後にチェック
提出を急ぐあまりに、意図せず間違えたり、抜けてしまったりしている部分があるかもしれません。作成後に一度自分で目を通すだけでなく、可能な限り上司や同僚などにも読んでもらい、会議の内容が間違いなく伝えられるものになっているか確認するようにしましょう。

議事録の作成にあたって、基本となる心構えは「読み手の立場に立って、分かりやすく作る」ということです。まずは、どのような議事録が求められているかをよく考えてから、会議に出席するようにしましょう。慣れないうちは、次々と発言が繰り広げられる会議の中でメモを十分を取れなかったり、「間違えてはいけない」というプレッシャーを感じたりすることもありますが、なによりも経験を重ねてゆくことが上達へのステップとなります。

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執筆は2018年5月10日時点の情報を参照しています。
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