もらったその日に即整理しよう!タイプ別名刺管理方法

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いつか整理をしようと思いつつも、増え続ける大量の名刺を前に、途方に暮れたことありませんか。刺管理にはアナログな方法、デジタルな方法を含めて、さまざまな方法があります。名刺の管理を上手に行えば時間の節約にもなります。今回は、アナログ・デジタルなどタイプ別に名刺管理の方法について紹介します。

まずは名刺を管理する目的を考えよう

名刺を整理・管理をする前にまずは、名刺を管理する目的を明確にしておくと効率よく行えます。個人事業主や店舗などの経営者であれば名刺交換の機会も多く、すぐに溜まっていくでしょう。また名刺をやりとりするケースは何も、ビジネスの場だけとは限りません。

たとえば、銀行や郵便局など金融機関に相談に行けば担当者から名刺をもらうでしょう。普段取り引きのない業者から、営業用の名刺をもらうことがあるかもしれません。緊急性のない名刺とすぐに必要な名刺をまとめて管理していませんか。まずは、名刺を管理する目的を見極めましょう。ビジネス用かプライベートなのか、今後使わない名刺であれば管理にコストをかける必要もありません。

名刺交換の目的が営業見込み客など今後のビジネスに有効活用したいシーンでは、常に手元に置いてすぐに探し出せるようにしたいものです。こんな場合は多少の費用がかかっても、管理がしやすくて見つけやすい名刺管理方法がベストでしょう。また、名刺を持ち歩く必要がない場合でも、状況に応じて探しやすい名刺管理ツールだと業務もはかどります。このように名刺管理の目的を見極めておけば、名刺管理の方法やツールもより探しやすくなるでしょう。

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自分に合った使いやすいタイプを選ぶ

名刺管理の目的がはっきりしたら、次は自分に合うタイプのツールを選びます。目安としては、自分の手元に置いてすぐに使えるようなタイプなのか、名刺の枚数が多いので取捨選択したいのか、アナログタイプか、デジタルツールの方がいいのかなどです。持ち運びが必要なら、ホルダータイプの名刺入れやスマートフォンのアプリで管理できるツールもあります。デスクでの仕事が中心であれば、ボックスタイプの名刺入れが便利かもしれません。また費用についても検討の余地があります。アナログタイプの名刺管理ツールは、名刺の枚数が増えれば買い足せば良いので費用もリーズナブルです。一方でデジタルの名刺管理ツールは比較的高額なものがあります。さらにアプリやソフトでも、無料と有料のケースがあります。

有料の場合はリサーチ機能などのオプション機能が充実しています。名刺は個人情報でもあるため、セキュリティーにも気を配る必要があります。ビジネスによっては、セキュリティーがしっかりした有料の名刺管理ツールを使ったほうが安全といえるでしょう。このように、使い勝手の良さやビジネスの内容によって名刺管理ツールを選ぶのがベストです。それでは、名刺管理ツールを具体的に紹介していきます。

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アナログ編〜ファイルタイプやボックスタイプなど定番の名刺入れ〜

名刺管理の典型的な方法として、ファイルタイプがあります。名刺をもらった日付順に入れていくなど、名刺を時系列で保存する場合に便利なツールです。またファイルタイプのほかボックスタイプや回転タイプ、バインダー式などもあります。

デスクでの仕事が中心で名刺の数も多く、顧客管理などで名刺を毎日使う場合は、50音別に管理できるボックスタイプなどが便利です。バインダー式は名刺が増えれば差し替えも簡単で、持ち運びもできます。自分が一番使いやすいタイプを見つければ、名刺管理は楽になります。

デジタル編〜スキャナーを使う方法〜

名刺の数が多くてアナログタイプの名刺入れではとても管理ができない、またもらった名刺の紛失が怖いなどの場合は、名刺をデジタルで管理する方法が向いています。具体的には、名刺をスキャンしてデジタル保存する名刺管理ツールがいくつか販売されています。

端末によっては名刺管理に欠かせないOCR(光学式文字読み取り)機能が搭載されているものもあり、安心です。また法人向けのサービスで名刺をスキャンしてデータ化、50音順に探し出せるという便利なサービスもあります。費用は比較的高額ですが、端末なので一度購入すれば部品などを除き追加料金は発生しません。

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デジタル編〜アプリやソフトを使う方法(無料編)〜

「名刺を撮れば想いがつながる」をキャッチコピーに展開をしている無料の名刺管理アプリです。現在300万人以上が登録をしており、使い方も極めてシンプルです。名刺をスマートフォンで撮影すれば即データ化されます。最大で10枚まで同時読み取りも可能です。またすべての情報は人口知能によって管理がされ、データセンターに厳重に保管されるので、セキュリティーも安心でしょう。

LINEが提供するの名刺管理アプリです。ビジネスでもLINEをよく利用する人にはおすすめです。LINEとの連携サービスが充実しており、LINEトーク上で登録した名刺の共有ができます。また使い方も簡単で、名刺をスマートフォンで撮影すれば正確にデータ化されます。すべてのデータは暗号化をしているのでセキュリティー対策も万全です。

名刺だけでなく、紙の書類などもスマートフォンでかざせばデータ化してくれる、便利なツールがEvernote Scannableです。取り込まれたデータはEvernoteに保存でき、クラウド上からいつでも引き出せます。名刺や書類、メモまでデジタル保存ができるので、使いこなせればとても便利なビジネスツールです。

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デジタル編〜アプリやソフトを使う方法(有料編)〜

  • sansan

法人向けの名刺管理アプリの中でも圧倒的なシェアを誇るのが、sansanでしょう。特徴は、データ化された名刺の情報が会社間で共有できることです。社員の全員で共有すれば「社内の誰がもらった名刺なのか」まで分かるので、顧客管理などがスムーズにできます。スキャンした名刺はデータベース化され、検索機能なども充実しています。大手企業などでも続々導入されています。なお個人向けの名刺アプリで、200万人以上のユーザーに支持されている「Eight」もあります。こちらは無料でも使えます。

最近の名刺管理ツールの中でも特にアプリは、無料なのに使い勝手がよくてセキュリティー対策も万全という優秀なものが出ています。スキャンの精度が高いアプリもありますので、まずは自分に合うアプリを試してみることをおすすめします。

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執筆は2019年6月24日時点の情報を参照しています。
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