スッキリ勤怠管理!​タイムカードの​押し忘れを​ゼロに​する​方法

オーナー経営者に​とって、​従業員の​労働時間を​管理する​ことは、​賃金を​支払う上で​とても​重要で​あり、​正確さが​求められる​ことは​言うまでも​ありません。​タイムカードを​利用して​各従業員の​労働時間を​管理する​場合、​タイムカードの​役割と​ミスの​無い​利用方法を​十分に​理解しておく​必要が​あります。

目次



タイムカードの​役割と​重要性

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タイムカードは、​従業員の​勤怠管理を​する​際に、​各自の​労働時間を​正確に​且つ客観的に​判断・記録する​ための​重要な​役割を​果たしています。​経営者や​雇い主は、​”労働の​対価”と​して、​時間に​応じた​賃金を​労働者に​支払う​義務が​あります。

特に、​パートタイム労働者や​アルバイトのように、​時間給で​支払額が​決められる​場合は、​「誰が​何時間働いたのか」と​いう​時間と​数値を​正確に​記録して​おかなければなりません。

従業員数が​多い​場合や​シフト制を​とっている​場合でも、​出勤時と​退勤時に​従業員が​押すタイムカードに​時刻を​記録する​ことで、​経営者側の​勤怠管理を​明確に​するだけでなく、​従業員に​とっても​自分が​働いた分の​時間を​証明する​絶対的な​証拠と​なります。

さらには、​給与の​算出・労働時間の​管理に​加え、​すべての​従業員が​労働基準法の​規定内の​労働時間で​就業していると​いう​ことを​提示する​ための​証明にもなります。

このように、​上司や​経営者が​直接確認・管理する​ことが​困難である​各従業員の​勤怠管理を​代わりに​担うのが​タイムカードで​あり、​その役割と​重要性は​大きいのです。

タイムカードを​押し忘れると…

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しかし、​いくらタイムカードが​従業員の​労働時間を​自動で​記録してくれるとは​いえ、​実際に​タイムカードを​押すのは​従業員本人です。​”出勤・退勤した”と​いう​証拠に​タイムカードを​押すのですから、​本人が​タイムカードを​押す​こと​自体を​忘れてしまえば、​証拠が​残らなくなってしまいます。

実際に​出勤していたと​いう​事実が​あったとしても、​タイムカードを​押し忘れると​以下のような​対処を​とる​必要や​問題が​出てきます。

・本人に​よる​出勤・退勤時刻の​申告が​必要
・本人に​よる​申告内容の​信憑性を​とる​ために、​周囲に​いた従業員に​確認する​必要
・正確な​労働時間の​記録が​無いので、​給与計算が​スムーズに​行えず、​給与の​支払いに​遅れが​出る​
・本人の​申告内容と​タイムカード修正後の​時間数が​合致しない​場合、​残業代の​支払いなどに​ついて​トラブルが​起こる

経営者と​従業員との​間に​このような​トラブルが​起こってしまうと、​他に​当てるべき​時間を​トラブル解決に​割か​ざるを​得なくなり、​お店の​経営の​効率を​下げる​ことに​つながりかねません。

押し忘れを​見つけたら

タイムカードを​押し忘れてしまった​従業員が​いた​場合、​押し​忘れが​発覚し次第、​すぐに​本人に​確認を​とりましょう。​本人の​申告内容と​当時周囲に​いた従業員から​聞く​話とを​擦り合わせ、​信憑性を​とります。

定時が​決まっている​場合、​業務開始時刻までに​本人が​出勤していたか、​または​業務終了時刻まで​勤務していたか​どうかの​確認を​とり、​タイムカードを​修正します。​残業を​していたと​いう​申告が​あれば、​他の​従業員に​確認を​とったり、​レジの​使用歴や​メールの​送受信歴などの​証拠を​見つけて​確認を​とります。

タイムカードの​押し忘れを​何度も​繰り返す従業員が​いれば、​始末書を​書かせたり減給を​警告・検討して​再発を​防ぐように​教育します。​減給など​支払いに​関する​決まりに​ついては、​あらかじめ労働に​関する​社内規定を​作り、​従業員に​周知を​徹底しておく​ことが​必要です。

実際に​働いていたと​いう​事実が​あるにも​関わらず、​タイムカードを​押し忘れたと​いうだけの​理由に​よる​欠勤扱いは​法律に​違反する​ことになるので、​ペナルティを​与える​際は​労働基準法を​しっかりと​理解しておく​ことが​重要です。

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トラブル回避の​ためには、​何よりも​予防!

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タイムカードの​押し忘れに​対する​懲罰と​教育を​いくら徹底しても、​そもそも​このような​ミスを​起こさないように​未然に​防ぐ​ことが​最も​大切です。​記録に​残っていない​ことを​聞いて​回って​確認を​とる​ことは、​時間や​人手の​浪費に​なります。

タイムカードの​押し​忘れが​発生しないように、​従業員の​意識と​仕事環境を​改善して、​すべての​従業員に​よる​タイムカードへの​打刻が​正確に​行われる​経営を​心がけましょう。​
タイムカードの​押し忘れ予防対策と​して、​以下が​挙げられます。

タイムカードの​設置場所を​工夫する

例えば、​控え室の​出入り口の​すぐ​側に​タイムカードを​設置するなどして、​従業員が​仕事に​出入りする​際に​必ず目に​するようにします。​タイムカードを​押さなければ​帰宅できないように、​動線上に​設置する​こともできますが、​人や​物の​移動の​邪魔にならないように​配慮が​必要です。

リマインダーの​掲示

タイムカードが​目に​つく​場所に​無くても、​「タイムカード忘れずに!」と​いうような、​分かりやすい​メモを​目立つ​場所に​掲示する​ことで、​押し忘れの​注意喚起を​します。​制服に​着替える​必要が​ある​場合は、​ロッカーや​鏡に​張り紙を​するなどして、​従業員の​目に​必ず​触れる​箇所で​リマインダーを​すると​効果的です。

しかし、​同じ​張り紙を​していると、​いずれは​日常風景の​一部と​なり、​その意味を​考えずに​見過ごすことに​なりかねないので、​時折、​デザインを​変えるなどして​変化を​持たせる​ことが​必要です。

声を​掛け合う

従業員の​出勤時や​退勤時に​挨拶を​交わす際に、​タイムカードの​押し​忘れが​目立つ従業員に​対して​「タイムカード押した?」と​一言確認する​ことで、​うっかりしていた​ところを​ハッと​思い出させられる​ことも​あるかもしれません。

しかし、​いつまで​たっても​このような​ことを​していると、​リマインドを​して​もらう​従業員は​常に​他人任せに​なってしまい、​自ら​気づいて​タイムカードを​押すと​いう​日課を​身に​つける​ことができなくなってしまいます。​従業員それぞれに​合わせて​サポートを​するようにしましょう。

この​他にも、​携帯電話に​アラームを​設定するなど、​従業員一人​ひとりが​工夫できる​ことを​促すことも​大切です。

また、​経営者側は、​こまめに​タイムカードを​チェックして、​押し忘れの​早期発見に​積極的に​取り組むようにしましょう。​時間が​あいてしまうと、​記憶とは​曖昧になる​ものです。

正確な​勤務管理を​実現する​ためにも、​従業員の​労働を​保証する​ためにも、​両者を​守る​義務が​経営者には​あるのです。

脱タイムカードの​すすめ

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従業員の​出退勤時刻を​正確に​把握する​ために​有効な​タイムカードですが、​デメリットも​あります。​シートや​インクに​かかる​コストや、​”人が​手動で​押す”と​いう​行為が​関わってくる​以上、​押し忘れの​リスクに​常に​注意を​払っていなければなりません。

新しい​システムや​テクノロジーが​次々と​生み出されていく​今の​時代では、​従業員が​就業内容​そのものに​集中できるように、​勤怠管理を​より​シンプル・正確に​してくれる​アイデアが​多く​あります。

例えば、​入退室の​ために​配布される​セキュリティカードを​ドアにかざした​際に、​その日の​入室時刻と​最後の​退室​時刻が​記録されれば、​従業員一人​ひとりが​タイムカードの​押し忘れを​心配する​必要は​無くなります。​
パソコンを​使う​仕事で​あれば、​パソコンへの​ログイン時刻と​ログオフ時刻を​タイムカード代わりと​して​統計する​こともできます。

Squareでは、​タイムカード機能を​搭載した​従業員管理システムを​提供しています。​従業員の​業務時間を​計算してくれるだけでなく、​売り上げデータの​分析や、​役職ごとに​情報への​アクセスを​制限できるなど、​経営の​効率アップに​役立つ​機能が​豊富に​揃っています。​より​トラブルを​少なく、​さらなる​効率化を​目指して、​タイムカードから​新システムへの​切り​替えを​是非検討してみては​いかがでしょうか。

執筆は​2017年1月17日​時点の​情報を​参照しています。