オーナー経営者にとって、従業員の労働時間を管理することは、賃金を支払う上でとても重要であり、正確さが求められることは言うまでもありません。タイムカードを利用して各従業員の労働時間を管理する場合、タイムカードの役割とミスの無い利用方法を十分に理解しておく必要があります。
目次
タイムカードの役割と重要性
タイムカードは、従業員の勤怠管理をする際に、各自の労働時間を正確に且つ客観的に判断・記録するための重要な役割を果たしています。経営者や雇い主は、”労働の対価”として、時間に応じた賃金を労働者に支払う義務があります。
特に、パートタイム労働者やアルバイトのように、時間給で支払額が決められる場合は、「誰が何時間働いたのか」という時間と数値を正確に記録しておかなければなりません。
従業員数が多い場合やシフト制をとっている場合でも、出勤時と退勤時に従業員が押すタイムカードに時刻を記録することで、経営者側の勤怠管理を明確にするだけでなく、従業員にとっても自分が働いた分の時間を証明する絶対的な証拠となります。
さらには、給与の算出・労働時間の管理に加え、すべての従業員が労働基準法の規定内の労働時間で就業しているということを提示するための証明にもなります。
このように、上司や経営者が直接確認・管理することが困難である各従業員の勤怠管理を代わりに担うのがタイムカードであり、その役割と重要性は大きいのです。
タイムカードを押し忘れると…
しかし、いくらタイムカードが従業員の労働時間を自動で記録してくれるとはいえ、実際にタイムカードを押すのは従業員本人です。”出勤・退勤した”という証拠にタイムカードを押すのですから、本人がタイムカードを押すこと自体を忘れてしまえば、証拠が残らなくなってしまいます。
実際に出勤していたという事実があったとしても、タイムカードを押し忘れると以下のような対処をとる必要や問題が出てきます。
・本人による出勤・退勤時刻の申告が必要
・本人による申告内容の信憑性をとるために、周囲にいた従業員に確認する必要
・正確な労働時間の記録が無いので、給与計算がスムーズに行えず、給与の支払いに遅れが出る
・本人の申告内容とタイムカード修正後の時間数が合致しない場合、残業代の支払いなどについてトラブルが起こる
経営者と従業員との間にこのようなトラブルが起こってしまうと、他に当てるべき時間をトラブル解決に割かざるを得なくなり、お店の経営の効率を下げることにつながりかねません。
押し忘れを見つけたら
タイムカードを押し忘れてしまった従業員がいた場合、押し忘れが発覚し次第、すぐに本人に確認をとりましょう。本人の申告内容と当時周囲にいた従業員から聞く話とを擦り合わせ、信憑性をとります。
定時が決まっている場合、業務開始時刻までに本人が出勤していたか、または業務終了時刻まで勤務していたかどうかの確認をとり、タイムカードを修正します。残業をしていたという申告があれば、他の従業員に確認をとったり、レジの使用歴やメールの送受信歴などの証拠を見つけて確認をとります。
タイムカードの押し忘れを何度も繰り返す従業員がいれば、始末書を書かせたり減給を警告・検討して再発を防ぐように教育します。減給など支払いに関する決まりについては、あらかじめ労働に関する社内規定を作り、従業員に周知を徹底しておくことが必要です。
実際に働いていたという事実があるにも関わらず、タイムカードを押し忘れたというだけの理由による欠勤扱いは法律に違反することになるので、ペナルティを与える際は労働基準法をしっかりと理解しておくことが重要です。
トラブル回避のためには、何よりも予防！
タイムカードの押し忘れに対する懲罰と教育をいくら徹底しても、そもそもこのようなミスを起こさないように未然に防ぐことが最も大切です。記録に残っていないことを聞いて回って確認をとることは、時間や人手の浪費になります。
タイムカードの押し忘れが発生しないように、従業員の意識と仕事環境を改善して、すべての従業員によるタイムカードへの打刻が正確に行われる経営を心がけましょう。
タイムカードの押し忘れ予防対策として、以下が挙げられます。
タイムカードの設置場所を工夫する
例えば、控え室の出入り口のすぐ側にタイムカードを設置するなどして、従業員が仕事に出入りする際に必ず目にするようにします。タイムカードを押さなければ帰宅できないように、動線上に設置することもできますが、人や物の移動の邪魔にならないように配慮が必要です。
リマインダーの掲示
タイムカードが目につく場所に無くても、「タイムカード忘れずに！」というような、分かりやすいメモを目立つ場所に掲示することで、押し忘れの注意喚起をします。制服に着替える必要がある場合は、ロッカーや鏡に張り紙をするなどして、従業員の目に必ず触れる箇所でリマインダーをすると効果的です。
しかし、同じ張り紙をしていると、いずれは日常風景の一部となり、その意味を考えずに見過ごすことになりかねないので、時折、デザインを変えるなどして変化を持たせることが必要です。
声を掛け合う
従業員の出勤時や退勤時に挨拶を交わす際に、タイムカードの押し忘れが目立つ従業員に対して「タイムカード押した？」と一言確認することで、うっかりしていたところをハッと思い出させられることもあるかもしれません。
しかし、いつまでたってもこのようなことをしていると、リマインドをしてもらう従業員は常に他人任せになってしまい、自ら気づいてタイムカードを押すという日課を身につけることができなくなってしまいます。従業員それぞれに合わせてサポートをするようにしましょう。
この他にも、携帯電話にアラームを設定するなど、従業員一人ひとりが工夫できることを促すことも大切です。
また、経営者側は、こまめにタイムカードをチェックして、押し忘れの早期発見に積極的に取り組むようにしましょう。時間があいてしまうと、記憶とは曖昧になるものです。
正確な勤務管理を実現するためにも、従業員の労働を保証するためにも、両者を守る義務が経営者にはあるのです。
脱タイムカードのすすめ
従業員の出退勤時刻を正確に把握するために有効なタイムカードですが、デメリットもあります。シートやインクにかかるコストや、”人が手動で押す”という行為が関わってくる以上、押し忘れのリスクに常に注意を払っていなければなりません。
新しいシステムやテクノロジーが次々と生み出されていく今の時代では、従業員が就業内容そのものに集中できるように、勤怠管理をよりシンプル・正確にしてくれるアイデアが多くあります。
例えば、入退室のために配布されるセキュリティカードをドアにかざした際に、その日の入室時刻と最後の退室時刻が記録されれば、従業員一人ひとりがタイムカードの押し忘れを心配する必要は無くなります。
パソコンを使う仕事であれば、パソコンへのログイン時刻とログオフ時刻をタイムカード代わりとして統計することもできます。
Squareでは、タイムカード機能を搭載した従業員管理システムを提供しています。従業員の業務時間を計算してくれるだけでなく、売り上げデータの分析や、役職ごとに情報へのアクセスを制限できるなど、経営の効率アップに役立つ機能が豊富に揃っています。よりトラブルを少なく、さらなる効率化を目指して、タイムカードから新システムへの切り替えを是非検討してみてはいかがでしょうか。
執筆は2017年1月17日時点の情報を参照しています。