グループウェアってなに？機能やメリット、選び方のポイントやおすすめツールを紹介

グループウェアとは、複数人のグループで利用し、データの共有やコミュニケーションのとれるビジネスツールのことです。チームの連携や業務効率を高める目的で導入する企業も多いです。

今回は、グループウェアの意味や機能・メリット、選び方のポイント・おすすめツール3選を紹介します。

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グループウェアとは？

グループウェアは、簡単にいえば「グループで利用ができる作業効率を高めるためのツールを指す総称」です。

昨今のビジネスシーンでは当たり前のツールとなっているメール、電話会議システム、チャットツール、スケジュール共通ツールなどが含まれます。「Gmail」や「Skype」、「Chatwork」や「Slack」を業務で使用している企業も多いのではないでしょうか。

グループウェアの機能とは？

具体的にどのツールを利用するかで、内包される機能は異なりますが、今回は一般的なグループウェアに含まれている機能を網羅的に説明します。

まずは、コミュニケーションに関する機能としての「チャット・メール機能」や「社内向けソーシャルネットワーク（SNS)機能」「オンライン・オフライン確認機能（在席・離席確認）」「メモ機能」などです。「チャット・メール機能」は文字通り、メッセージをユーザー間で送受信できる機能のことで、「社内向けSNS機能」は絵文字も含めてよりカジュアルなコミュニケーションが可能な機能のことです。

次は情報・データ共有に関する機能としての「ファイル共有機能」「タスク管理機能」「プロジェクト管理機能」「アンケート機能」などです。「ファイル共有機能」は画像データ（JPEG形式・PNG形式）や、文章ファイルのデータ、PDFデータなどを共有できる機能のことです。

最後に業務効率化に関する機能としての「タイムカード機能」「経費精算機能」「ワークフロー機能」「日報機能」などです。「タイムカード機能」はツール内で出退勤の管理ができる機能のことです。

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グループウェア利用のメリットとは？

「働き方改革」に取り組む企業が多い中、従業員同士のコミュニケーションを円滑にし、業務効率化に効果を発揮するグループウェアの利用にはさまざまなメリットがあります。では、具体的にどのようなメリットがあるのかを以下3点に絞ってご説明します。

コミュニケーションの効率化

たとえば、グループチャットを利用すると「コミュニケーションの効率化」をはかることができます。企業でのITツール活用が当たり前となった現代でも、社内コミュニケーションに内線電話やEメールを利用している企業もまだ多いかもしれません。

グループチャットなら、オンライン環境であれば、いつでもどこでも従業員通りでコミュニケーションを行なうことができます。スマートフォンからも操作可能なツールが多いので、業務生産性向上に大きな効果が期待できます。

従業員間の情報共有・ノウハウ蓄積

グループウェアの利用は、従業員同士の情報共有やノウハウの蓄積にも効果を発揮します。1対1の口頭でのコミュニケーションとは違い、グループウェアを通じたコミュニケーションならログが残るので、利用者間で効率的に情報共有がはかれます。

また、社内向けSNSにFYI（For Your Infomation）のように、職種や業務上インプットしておいたほうがよい情報をポストすることで、情報やノウハウを蓄積していくことが可能となります。

従業員の柔軟な働き方を実現する

グループウェアを利用することで、自宅や出先でのリモートワークでも業務を滞らせることなくスムーズに進行することができます。

たとえば、育児などで出勤が難しい従業員がいる場合、グループウェアのビデオ通話機能を利用して電話会議を行なうことも可能です。また、移動中の電車内や出張先でもチャットツールを使った簡単なやりとりや、ファイル共有機能を使った共同作業ができます。

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グループウェアの選び方とは？

では、グループウェアを実際に社内に導入するにあたり、どのような基準でツールを選んでいけばよいのでしょうか。次に、グループウェアを選び方について説明します。

必要十分な機能がついているか

数あるグループウェアのツールから、自社に最適なツールを選ぶ際には「必要十分な機能」がついているかを基準に選びましょう。この「必要十分」とは、自社の課題に対して必要なだけの機能を搭載しているかということです。

グループウェアによっては、十分すぎるほど多様で複雑な機能が実装されているツールもあります。つい「機能が多いに越したことはない」と考えがちですが、不必要に機能が多いと利用する際に使いづらかったりすることがあります。そのため、グループウェアの機能は「必要十分」であるかを意識して、選ぶようにしましょう。

UI・操作感が誰にとってもやさしいか

グループウェアのUI（ユーザーインターフェース）や操作感が、どの人でも使いやすいものであるかも重要な基準です。職場に導入するグループウェアはさまざまな人が利用する可能性があります。特定のグループのみでしか使わない場合は別ですが、基本的には一般的なUIルールを採用したデザインのグループウェアを選びましょう。日本ではあまり浸透していない海外企業のグループウェアを検討している場合は、UIが国内ツールを異なる場合も多いので注意が必要です。

サポート体制が充実しているか

グループウェアのサポート体制（お問い合わせ対応）が充実しているかも重要な基準です。操作で分からないところが発生した場合、ある程度であれば調べることで解決しますが、セキュリティーなど大切な部分に関わる不明点であれば、しっかりツールの仕組みを理解したうえでの利用が必要でしょう。

サポート体制は「メール対応のみか電話対応のみか」「回答時間の基準はあるか、または24時間対応か」など、事前に確認したうえで導入を決めましょう。

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