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事業者向け、従業員の自転車通勤の取り扱いガイド

Square (スクエア), ブログ編集者

日々の運動にもなり、経済的で、その上環境にもよいと自転車を仕事や生活の中で活用しているという人は少なくないでしょう。国も自転車通勤の導入を推進しようとしています。事業者としては、通勤手段として従業員に推奨したいところです。個人事業主と中小企業の経営者を対象に、自転車通勤の取り扱い方を説明します。

自転車活用推進政策

日本では2017年5月に自転車活用推進法が施行され、続いて、翌年2018年6月には自転車活用推進計画が閣議決定されました。この背景には、個人の健康増進意識や環境への配慮に加え、渋滞を緩和し、災害時に交通として機能することが期待されています。

国土交通省には自転車活用推進本部が設置され、自転車活用推進本部と自転車に関する団体からなる自転車活用推進官民連携協議会が設置されました。国土交通省は、自転車活用推進計画の支援策として、自転車活用推進官民連携協議会では2019年5月に「自転車通勤導入に関する手引き」を公開しました。

参考:自転車通勤導入に関する手引き(自転車活用推進官民連携協議会)

自転車通勤導入に関する手引きは企業や団体などの自転車通勤の導入を支援する資料で、事業者と従業員双方のメリット、導入時に検討すべき事柄、制度を運用する際に使えるテンプレートなどが掲載されています。企業や団体が自転車通勤の導入を検討する場合には、一度は目を通しておきたい資料です。

自転車通勤を導入するメリット

自転車通勤のメリットについては、前述の手引きに詳しい説明がありますが、事業者と従業員どちらもその恩恵を受けられます。

まず、事業者側のメリットを見てみましょう。最も直接的なメリットとして、経費削減があります。自転車通勤を推奨することで、従業員に支払う通勤のための交通費を削減できるからです。自転車通勤導入に関する手引きでは、従業員一人当たり年間5.7万円の交通費を削減できるとし、中には駐車場を借りなくてよくなったために年間約100万円の経費削減に成功した事業者もあったとしています。この他にも、間接的なメリットとして、自転車通勤により従業員が健康になり生産性が向上する、企業イメージが向上するといったメリットもあります。

一方、従業員側のメリットとしては、心身の健康につながるほか、通勤時間の短縮にもつながります。自転車通勤導入に関する手引きによると、500mから5kmほどの距離では自転車を利用すると最も短い時間で目的地に到達できるといいます。また、渋滞や遅延による遅れが少ないのも自転車のメリットです。

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中小事業者での自転車通勤費用の扱い

自転車通勤の通勤手当と非課税の限度額については、国税庁のウェブサイトに記載があります。

参考:No.2585 マイカー・自転車通勤者の通勤手当(国税庁)

片道の通勤距離に応じて通勤手当の非課税となる限度額が決まります。2キロメートル未満は全額課税、2キロメートル以上10キロメートル未満では4,200円まで非課税、10キロメートル以上15キロメートル未満では7,100円まで非課税です。ただし、非課税の範囲はあくまで目安で、この範囲を超えて通勤手当を支払うこともでき、超過分は給与として課税されます。

自転車通勤導入に関する手引きでは、自転車通勤の通勤手当を決めるときには、駐輪場代、従業員が支払う保険の掛け金、自転車の維持費、自転車に乗れない日の代替交通手段の費用などを考慮して手当の支給額を決めることを推奨しています。自転車通勤導入に関する手引きには、支給額の設定例も載っていますので参考にするとよいでしょう。

通勤距離の範囲や非課税の限度額は変更されることもあるので、必要に応じて国税庁のウェブサイトなどで最新の情報を参照してください。

個人事業主の自転車通勤費用の扱い

個人事業主が自転車を利用して通勤する場合、自動車に関する費用と同様に処理できます。

自転車の購入費については、その自転車を業務や通勤に利用しているか、常識的な支出であるかによって経費に計上できるかどうかが決まります。事業以外で同じ自転車を使う場合には、事業で使用する比率を計算して、経費として計上します。10万円未満の一般的な自転車の場合、購入時に経費処理します。経費の計上方法は、購入金額によって、経費処理するのか償却処理をするのかが決まります。

さらに、自転車通勤をする上で、駐輪場を借りる必要があれば、駐輪場代は経費として計上できます。ただし、事業以外でもその駐輪場を使う場合は、購入費同様、事業で使用する比率を計算して、経費として計上します。保険についても同様だと考えられます。

「これは経費にできるだろう」と考えても、後々税務処理などで問題となる可能性があります。不安な点がある場合は、税理士など専門家のアドバイスを求めることをお勧めします。

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自転車通勤導入にあたって注意したいこと

自転車通勤には、事業者にとっても従業員にとっても多くのメリットがありますが、注意したい点もあります。

まず、事業者が自転車通勤を導入する場合には、申請・承認制にします。これによって、誰が自転車通勤をしているのかが明らかになり、自転車の管理や事故対応をスムーズにできます。自転車通勤導入の手引きには、申請書のテンプレートが掲載されています。

いざ自転車通勤を導入することになったら、健康状態を確認して、ヘルメットをはじめ適切な装備を身につけて、定期的に安全点検をした自転車に乗りましょう。自転車通勤が心身を害してしまったら元も子もありません。

万が一事故が起きてしまったときの備えも必要です。事業者が自転車通勤を導入し、事故が起きた場合、労働者災害補償保険(労災保険)の認定がおりると保険金が給付されますが、認定がおりないと、従業員の怪我の治療は健康保険の対象となり、医療費の一部を従業員が負担することになります。他の人を死傷させてしまった、他の人のものを壊してしまったときのことも考えなければなりません。金額だけの問題ではありませんが、事故によっては賠償額が1億円近くになることもあります。

事業中の活動であれば事業者が、通勤中など事業中の活動でなければ従業員が損害を補償するため、自転車を利用する従業員だけでなく、事業者と従業員の両方が自転車損害賠償責任保険などに加入する必要があります。個人事業主が自分で自転車を使う場合にも自転車損害賠償責任保険は必須といってよいでしょう。京都府や東京都のように自転車損害賠償責任保険への加入を義務化している自治体もあります。また、保険という点では、事故だけでなく、盗難に備えて自転車盗難保険への加入も検討するとよいでしょう。

参考:事業者(個人事業主含む)の皆様へ(京都市サイクルサイト)

そのほか、運転や駐輪のマナーにも気をつけたいところです。危ない運転をしている従業員がいたり、駐輪方法で近隣に迷惑がかかったりすると、企業の信用に関わりかねません。必要に応じて自転車通勤に関する社内研修を開催し、マナー向上を図りましょう。駐輪スペースについては、自転車通勤者の増加とともに、駐輪スペースを増やす必要があります。オフィス街のビルに事業所があり、駐輪スペースを増やすのが難しいといった場合には、近隣の月極め駐車場と交渉して、自転車を置けるスペースを確保するといった工夫が必要です。

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執筆は2020年6月22日時点の情報を参照しています。
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