Liste d’attente avec Rendez-vous Square
Avec un abonnement Rendez-vous Square Plus ou Premium, vous pouvez utiliser des listes d’attente afin que les créneaux libérés par des annulations de dernière minute ou des reprogrammations soient comblés. Vous pouvez également :
Permettez au personnel populaire de collecter des demandes de la part de clients qui veulent réserver mais qui n’y arrivent pas en raison d’une disponibilité limitée.
Envoyer des messages aux clients, ajouter des notes au personnel ou supprimer un client de la liste d’attente.
Remarque : L’envoi de messages aux clients n’est pour l’instant disponible qu’aux États-Unis et au Canada.
Activer la liste d’attente
Depuis votre Tableau de bord Rendez-vous Square, accédez à Réservation en ligne > Paramètres.
Dans Liste d’attente, activez Activer la liste d’attente sur le site de réservation en ligne. Ce paramètre sera appliqué à tous les points de vente.
Une fois la liste d’attente activée, la boîte de dialogue « Vous ne trouvez pas l’heure ou la date que vous souhaitez ? Rejoignez la liste d’attente » s’affichera aux clients sur votre site de réservation en ligne.
En savoir plus sur création d’un site de réservation Vente en ligne Square via Rendez-vous Square.
Affichez votre liste d’attente
Vous pouvez afficher votre liste d’attente complète et ses informations de saisie en accédant à votre Tableau de bord Square en ligne et en sélectionnant Rendez-vous > Liste d’attente.
Pour afficher votre liste d’attente dans l’application Rendez-vous Square, sélectionnez ≡ Plus > Liste d’attente.
Remarque : Le lien et l’applet seront visibles uniquement pour le personnel possédant l’autorisation « Gérer tous les calendriers du personnel ». En savoir plus sur les modifications de .
Détails de la liste d’attente
Sur la page Détails de la liste d’attente dans votre Tableau de bord Square en ligne, vous pouvez afficher les saisies de la liste d’attente pour un point de vente spécifique grâce au sélecteur de point de vente. Une fois que vous avez sélectionné un point de vente, une liste de saisies de la file d’attente s’affiche avec les éléments suivants :
Date de l’ajout : la date à laquelle le client a rejoint la liste d’attente
Nom du client
Service et personnel
Durée : durée totale de tous les services
-
Préférences de liste d’attente, incluant :
Notes de client : les notes que les clients saisissent lorsqu’ils s’inscrivent à la liste d’attente par le biais du site de réservation en ligne
Notes au personnel : notes pour les employés
Préférences en matière de disponibilité du client
Coordonnées du client
Les clients doivent saisir leurs coordonnées pour la liste d’attente, notamment :
Prénom
Nom
Adresse e-mail
Numéro de téléphone
Si les clients n’indiquent pas de prénom ou de nom, la mention « Inconnu » apparaît dans ces champs dans la liste d’attente. Si les clients ne fournissent pas d’adresse e-mail ou de numéro de téléphone, ces champs restent vides.
Gérez votre liste d’attente
Ajouter et modifier des notes au personnel
Vous pouvez ajouter ou modifier des notes au personnel pour communiquer des informations client aux employés.
À partir de votre Tableau de bord Square en ligne :
Sélectionnez Rendez-vous > Liste d’attente.
Trouvez la saisie de liste d’attente que vous souhaitez modifier et cliquez ••• à côté de la saisie.
Sélectionnez Modifier.
Dans les détails de la liste d’attente, saisissez votre note dans le champ Note au personnel.
Cliquez sur Enregistrer.
À partir de votre application Rendez-vous Square :
Appuyez sur ≡ Plus > Liste d’attente.
Trouvez et appuyez sur la saisie que vous souhaitez modifier.
Appuyez sur ••• dans le coin supérieur gauche.
Défilez vers le bas jusqu’au champ Note au personnel et saisissez votre note.
Appuyez sur Enregistrer.
Une fois que la note au personnel a été ajoutée, vous pouvez la modifier en suivant les mêmes étapes et en sélectionnant Modifier la note au personnel.
Filtrer par service et personnel
Dans l’application Rendez-vous Square pour iOS, vous pouvez filtrer votre liste d’attente par service et personnel. Vous pouvez effacer tous les filtres à tout moment.
Remarque : Cette fonctionnalité n’est pas disponible dans le Tableau de bord Square ou dans l’application Rendez-vous Square pour appareils Android.
Filtrer par membre du personnel
Le filtrage par membre du personnel affiche les entrées de la liste d’attente où au moins une préférence de personnel du service demandé est définie sur ce membre du personnel.
Vous pouvez filtrer sur plusieurs membres du personnel et « Toutes les disponibilités » en même temps.
Ajouter un client à la liste d’attente
À partir de votre Tableau de bord Square en ligne :
Sélectionnez Rendez-vous > Liste d’attente.
Sélectionnez Ajouter.
Saisissez les détails du client, sélectionnez les services requis et cliquez sur Enregistrer.
À partir de votre application Rendez-vous Square :
Sélectionnez ≡ Plus > Liste d’attente.
Si vous n’avez pas de demandes de liste d’attente, sélectionnez Ajouter à la liste d’attente. Si vous avez des demandes, appuyez sur l’icône (+).
Sélectionnez Ajouter un client pour ajouter un client existant ou en créer un nouveau.
Sélectionnez Ajouter un service et ajoutez des notes supplémentaires si besoin.
Appuyez sur Enregistrer.
Modifier ou supprimer une saisie de liste d’attente
À partir de votre Tableau de bord Square en ligne :
Sélectionnez Rendez-vous > Liste d’attente.
Trouvez la saisie de liste d’attente que vous souhaitez modifier.
Cliquez sur ••• à côté de la saisie et sélectionnez Modifier ou Supprimer.
À partir de votre application Rendez-vous Square :
Appuyez sur ≡ Plus > Liste d’attente.
Trouvez et appuyez sur la saisie que vous souhaitez modifier ou supprimer.
Appuyez sur ••• en haut à droite et sélectionnez Modifier la demande ou Supprimer.
Appuyez sur Enregistrer pour confirmer vos modifications.
Modifier les préférence en matière de disponibilité du client
Lorsque vous cliquez sur le bouton « S’inscrire sur la liste d’attente », l’écran S’inscrire sur la liste d’attente affiche une option de préférence en matière de disponibilité préremplie avec la date d’affichage actuelle. Pour vous inscrire sur la liste d’attente, vous devez saisir au moins une option de préférence en matière de disponibilité, qui doit inclure à la fois une préférence de date et d’heure. Vous pouvez ajouter jusqu’à 5 options de préférence en matière de disponibilité.
Pour ajuster vos préférences :
Sélectionnez « Modifier le lien » pour chaque option de disponibilité.
Un bouton « Supprimer le lien » ne s’affiche que dans les options disponibles si plusieurs options sont ajoutées.
Remarque : Les préférences de date et d’heure peuvent se chevaucher entre les options de préférence en matière de disponibilité.
Préférence en matière de date
Avec les préférences en matière de disponibilité de date, vous pouvez sélectionner une seule date ou une plage de dates contigües. La « date » sera initialement préremplie avec la date spécifique que vous consultez actuellement (à savoir : si nous sommes aujourd’hui le 11 novembre, la date sera automatiquement préremplie avec le 11/11.) La date de début et la date de fin sont toutes deux des dates spécifiques que vous pouvez sélectionner dans le sélecteur de date.
Pour ajuster vos préférences :
Réinitialisez le préremplissage en cliquant tour à tour sur les écrans S’inscrire sur la liste d’attente et Date/Heure.
Vous pouvez ensuite remplacer la préférence de date par une date ou une plage de dates de votre choix.
Préférence d’heure
Vous pouvez remplacer cette préférence de disponibilité par une heure au choix parmi les heures d’ouverture.
Sélectionner « N’importe quelle heure » désactive le champ « Heure » affiché.
Sélectionner « Avant » ou « Après » active le champ « Heure » affiché.
Sélectionner « Entre » permet d’afficher deux champs d’heure activés.
Remarque sur le fuseau horaire : les préférences en matière de disponibilité sont indiquées dans le fuseau horaire utilisé lors de la création de l’entrée de la liste d’attente. Par exemple, si le client s’est inscrit sur la liste d’attente en TVP et si le fuseau horaire de votre entreprise est en HNE, l’entrée de la liste d’attente du client affiche ses préférences en TVP.
Recevoir les notifications de liste d’attente
Lorsqu’un client est ajouté à la liste d’attente, via le site de réservation en ligne ou directement, il reçoit une notification confirmant son inscription à la liste d’attente.
En fonction de vos , le personnel indiqué sur la liste d’attente recevra également une notification précisant que le client s’est inscrit à la liste d’attente.
Gérer les paramètres d’automatisation de la liste d’attente
Notifications automatisées
Pour les créneaux qui se libèrent lors de l’annulation d’un rendez-vous, de sa replanification ou de son étiquetage comme no-show, vous pouvez choisir d’avertir automatiquement les clients dont les disponibilités correspondent au créneau.
Pour activer les notifications automatiques de créneaux libérés :
Connectez-vous à votre Tableau de bord Square et cliquez sur Rendez-vous > Paramètres > Réservation en ligne.
Sous Liste d’attente, activez « Envoyer une notification à mes clients quand un créneau se libère ».