Liste d’attente avec Rendez-vous Square
Avec un Rendez-vous Square Plus ou un abonnement Premium, vous pouvez utiliser la liste d’attente pour combler les places libres à l’horaire causées par des annulations ou des reprogrammations de dernière minute. Vous pourrez ainsi :
Permettre au personnel visé d’accepter la demande des clients qui veulent réserver même si leur disponibilité est limitée.
Envoyer des messages aux clients, ajouter des notes pour le personnel ou retirer le client de la liste d’attente.
Remarque : La liste d’attente pour les réservations de cours n’est pas encore disponible.
Activer la liste d’attente
À partir de votre Tableau de bord Rendez-vous Square, accédez à Réservation en ligne > Paramètres.
Sous Liste d’attente, activez Activer la liste d’attente de votre site de réservation en ligne. Ce paramètre sera appliqué à tous les points de vente.
Une fois la liste d’attente activée, le message « Vous ne voyez pas votre date ou heure préférée? Inscrivez-vous sur la liste d’attente » s’affichera pour les clients sur votre page de réservation en ligne.
En savoir plus au sujet des création d’un site de réservation Vente en ligne Square à partir de Rendez-vous.
Afficher votre liste d’attente
Vous pouvez afficher l’intégralité de votre liste d’attente et les détails des entrées de la liste d’attente en accédant à votre Tableau de bord Square et en sélectionnant Rendez-vous > Liste d’attente.
Pour afficher votre liste d’attente à partir de l’application Rendez-vous Square, sélectionnez ≡ Plus > Liste d’attente.
Remarque : Le lien et l’applet s’afficheront uniquement pour le personnel disposant de l’autorisation « Gérer tous les calendriers du personnel » . Apprenez-en davantage sur le réglage de la staff availability and permissions.
Détails de la liste d’attente
Sur la page Liste d’attente de votre Tableau de bord Square en ligne, vous pouvez voir les entrées de la liste d’attente pour un point de vente spécifique grâce au sélecteur de point de vente. Une fois que vous avez sélectionné un point de vente, vous verrez une liste des entrées de la liste d’attente ainsi que les renseignements suivants :
Date d’ajout : La date à laquelle le client a été ajouté à la liste d’attente
Nom du client
Service et membre du personnel
Durée : Durée totale de tous les services
-
Préférences de liste d’attente, notamment :
Notes du client :: Notes entrées par le client au moment de son inscription sur la liste d’attente par le biais du site de réservation en ligne
Notes pour le personnel : Notes à l’intention des membres du personnel
Gérer votre liste d’attente
Ajouter et modifier les notes pour le personnel
Vous pouvez ajouter ou modifier les notes pour le personnel pour communiquer des renseignements sur les clients aux membres du personnel.
À partir de votre Tableau de bord Square en ligne :
Sélectionnez Rendez-vous > Liste d’attente.
Trouvez l’entrée de la liste d’attente que vous voulez modifier et cliquez sur ••• à côté de l’entrée.
Sélectionnez Modifier.
Dans les détails de la liste d’attente, entrez votre note dans le champ Notes pour le personnel.
Cliquez sur Enregistrer.
À partir de l’application Rendez-vous Square :
Touchez ≡ Plus > Liste d’attente.
Trouvez et appuyez sur l’entrée que vous souhaitez modifier.
Touchez ••• en haut à gauche.
Faites défiler la page et repérez le champ Notes pour le personnel et entrez votre note.
Touchez Enregistrer.
Une fois qu’une note pour le personnel a été ajoutée, vous pouvez modifier la note en suivant les mêmes étapes et en sélectionnant Éditer la note pour le personnel..
Filtrer par services et employé
Dans l’application Rendez-vous Square pour iOS, vous pouvez filtrer votre liste d’attente pour qu’elle soit affichée par service et par employé. Vous pouvez effacer tous les filtres en tout temps.
Remarque : Cette fonctionnalité n’est pas disponible dans le Tableau de bord Square ou l’application Rendez-vous Square pour les appareils Android.
Remarque : Lorsque plusieurs services sont sélectionnés, nous essayons de trouver un créneau où le client peut réserver TOUS ces services. Si plusieurs services sont disponibles, les clients peuvent s’inscrire une fois sur la liste d’attente pour chaque service qu’ils souhaitent réserver.
Filtrer par employé
Le filtrage par employé affiche les entrées dans la liste d’attente dans lesquelles cet employé correspond à au moins une préférence pour le service demandé.
Vous pouvez filtrer par plusieurs employés et « Toute personne disponible » en même temps.
Filtrer par service
Le filtrage par service affiche les entrées dans la liste d’attente correspondant au service demandé. Vous pouvez filtrer par plusieurs services en même temps.
Triez par le plus récent ajouté
Vous pouvez trier les clients par ordre d’ajout le plus récent, le plus ancien et le plus rapidement disponible. Si des demandes ont la même préférence pour la date la plus proche, vous pouvez les trier en fonction de l’ordre dans lequel elles ont été ajoutées en premier.
Pour afficher les demandes triées selon les préférences de date les plus anciennes :
Connectez-vous à votre Tableau de bord Square et cliquez sur Rendez-vous > Paramètres > Réservation en ligne.
Sous Liste d’attente > Trier > Sélectionnez « Le plus récent en premier ».
Envoyer des messages aux clients
Si votre client vous a envoyé un message texte au moins une fois, vous pourrez utiliser Messages Square pour envoyer des messages à vos clients, directement à partir de votre liste d’attente pour les aviser d’une plage horaire libre.
À partir de votre Tableau de bord Square en ligne :
Sélectionnez Rendez-vous > Liste d’attente.
Dans la liste d’attente, trouvez l’entrée du destinataire auquel vous souhaitez envoyer un message et cliquez sur ••• à côté de l’entrée.
Sélectionnez Message.
À partir de l’application Rendez-vous Square :
Touchez ≡ Plus > Liste d’attente.
Dans la liste d’attente, sélectionnez l’entrée du client auquel vous souhaitez envoyer un message.
Touchez ••• dans le coin supérieur gauche et sélectionnez Message.
Remarque : Pour éviter de submerger les clients de messages lorsque leur horaire est modifié, nous n’informerons pas vos clients d’une nouvelle ouverture si nous les avons déjà informés au cours des six dernières heures.
Ajouter un client à la liste d’attente
À partir de votre Tableau de bord Square en ligne :
Sélectionnez Rendez-vous > Liste d’attente.
Sélectionnez Ajouter.
Saisissez les détails du client, sélectionnez les services demandés et cliquez sur Enregistrer.
À partir de l’application Rendez-vous Square :
Sélectionnez ≡ Plus > Lite d’attente.
Si vous n’avez aucune demande pour la liste d’attente, sélectionnez Ajouter à la liste d’attente. Si vous avez des demandes existantes pour la liste d’attente, touchez l’icône Plus (+).
Sélectionnez Ajouter un client pour ajouter un client existant ou créer un nouveau client.
Sélectionnez Ajouter un service et ajoutez des notes supplémentaires, si nécessaire.
Touchez Enregistrer.
Modifier ou supprimer une entrée sur la liste d’attente.
À partir de votre Tableau de bord Square en ligne :
Sélectionnez Rendez-vous > Liste d’attente.
Repérez l’entrée de la liste d’attente que vous voulez modifier.
Cliquez sur ••• à côté de l’entrée et sélectionnez Modifier ou Supprimer.
À partir de l’application Rendez-vous Square :
Touchez ≡ Plus > Liste d’attente.
Repérez et touchez l’entrée que vous souhaitez modifier ou supprimer.
Touchez ••• dans le coin supérieur droit et sélectionnez Modifir la demande ou Supprimer.
Touchez Enregistrer pour confirmer vos modifications.
Modifier les préférences du client en matière de disponibilité
Lorsque vous cliquez sur le bouton « S’inscrire sur la liste d’attente », l’écran « S’inscrire sur la liste d’attente » affiche une option préremplie pour vos préférences en matière de disponibilité avec la date d’affichage actuelle. Pour vous inscrire sur la liste d’attente, vous devez choisir au moins une option dans les préférences en matière de disponibilité (avec date et heure préférées). Vous pouvez ajouter jusqu’à cinq préférences de ce type.
Pour régler vos préférences :
Sélectionnez « Modifier le lien » dans chacune des options affichées pour la disponibilité.
Un bouton « Supprimer le lien » s’affichera pour les options disponibles si plus d’une option est ajoutée.
Remarque : Les préférences de date et d’heure peuvent se chevaucher dans les options pour les préférences en matière de disponibilité.
Préférence pour la date
Une fois votre préférence en matière de disponibilité et de date indiquée, vous pouvez alors sélectionner une date ou une plage de dates contiguës. La « date » sera d’abord préremplie avec la date précise que vous consultez. (Par exemple, si la date d’aujourd’hui est le 11 novembre, la date passera automatiquement au 11 novembre.) La date de début et la date de fin sont deux dates précises que vous pouvez sélectionner dans le sélecteur de date.
Pour régler vos préférences :
Réinitialisez le préremplissage en cliquant dans les champs S’inscrire sur la liste d’attente et Date et heure.
De là, vous pouvez modifier la préférence pour la date afin qu’elle corresponde à toute date ou plage de dates.
Préférence pour l’heure
Vous pouvez modifier cette préférence en matière de disponibilité afin qu’elle corresponde à toute heure pendant les heures d’ouverture.
Sélectionner « N’importe quelle heure » désactive l’affichage du champ « Heure » unique.
Sélectionner « Avant » ou « Après » active l’affichage du champ « Heure » unique.
Sélectionner « Entre » active l’affichage de deux champs d’heure.
Remarque sur le fuseau horaire : Les préférences en matière de disponibilité sont affichées dans le fuseau horaire utilisé lors de la création de la liste d’attente. Par exemple, si le client s’est joint à la liste d’attente dans HNP et que votre fuseau horaire est dans HNE, l’entrée dans la liste d’attente du client indiquera ses préférences en HNP.
Recevoir des notifications de listes d’attente
Lorsqu’un client est ajouté à la liste d’attente, que ce soit par le site de réservation en ligne ou ajouté directement, il reçoit une notification indiquant qu’il a bien été ajouté à la liste d’attente.
Selon votre , le personnel figurant sur l’entrée de la liste d’attente recevra également une notification indiquant qu’un client a été ajouté à la liste d’attente.
Gérer les paramètres d’automatisation de la liste d’attente
Notifications automatisées
En ce qui concerne les plages horaires libres qui apparaissent quand un rendez-vous est annulé, reporté ou marqué comme absent, vous pouvez choisir d’envoyer une notification automatique aux clients dont la disponibilité correspond à la plage horaire libre.
Pour activer les notifications automatiques à propos des plages horaires libres :
Connectez-vous à votre Tableau de bord Square et cliquez sur Rendez-vous > Paramètres> Réservation en ligne.
Sous Liste d’attente, activez l’option « Envoyer une notification à mes clients lorsqu’une place se libère »