Démarrer avec les Fiches de paie Square
Si vous utilisez Gestion des employés ou Square pour restaurants, vous pouvez suivre les heures de travail de vos employés avec les périodes de travail Square. Vos employés peuvent enregistrer leurs arrivées/départs dans le point de vente ou via l’application Gestion des employés Square, mais aussi afficher ou imprimer leur récapitulatif de la journée de travail directement à partir du point de vente. Vous pouvez également créer, gérer et publier des plannings en fonction de vos disponibilités et de celles de vos employés. Apprenez-en plus sur la fonctionnalité Programmation des périodes de travail avec Gestion des employés.
Grâce aux rapports des périodes de travail Square, vous pouvez calculer les heures de vos employés plus rapidement tout en profitant du calcul automatique des heures supplémentaires et du tarif double, le tout pouvant être aisément exporté vers votre ordinateur sous forme de fichier CSV. Une fois que les périodes de travail de vos employés sont configurées, vous pouvez consulter vos rapports relatifs aux périodes de travail directement à partir de votre Tableau de bord Square en ligne, et vos employés peuvent faire le suivi de leur nombre d’heures travaillées dans l’application Gestion des employés Square. Lorsque vous utilisez Gestion des employés Plus, vous avez également la possibilité de comparer les heures de travail que vous avez prévues avec les heures de travail réelles de vos employés. Sous Journée de travail et Coût de la main-d’œuvre, vous pouvez consulter les prochaines périodes de travail programmées, et recevoir des alertes en cas d’arrivées anticipées ou tardives et de no-shows.
Mises à jour en matière de navigation
Depuis son lancement initial, les fonctions de Gestion des employés se sont considérablement étendues et dépassent le suivi du temps de travail pour inclure des fonctionnalités telles que la programmation des périodes de travail et la mise en commun des pourboires. Dans le cadre des mises à jour récentes de Gestion des employés et de Gestion des employés Plus, la section de votre Tableau de bord Square en ligne autrefois intitulée Fiches de présence a été renommée Périodes de travail.
Vous aurez toujours accès aux fiches de présence. La seule modification apportée à vos flux de travail actuels consiste à accéder à la section Horaires de votre Tableau de bord Square en ligne au lieu de Fiches de présence lorsque vous souhaiterez effectuer des actions en lien avec les fiches de présences, la programmation de périodes de travail et la mise en commun des pourboires. Cette mise à jour offre plus de lisibilité en ce qui concerne l’offre complète de gestion de la main d’œuvre de Gestion des employés et permet l’ajout de fonctionnalités additionnelles à l’avenir. Consultez les sections ci-dessous pour en savoir plus sur le contenu de la nouvelle section Horaires.
Définir votre période de travail
La définition d‘une période de travail permet à Fiches de présence Square de signaler et de calculer les heures supplémentaires en fonction des opérations de votre entreprise. Si vos employés enregistrent généralement leur arrivée après minuit, faites terminer la journée de travail au moins une heure après la fin du dernier service. Par exemple, si vous exploitez un bar qui ferme à 2 h et que les employés partent à 3 h, faites en sorte que la journée de travail commence à 4 h pour tenir compte des heures supplémentaires potentielles et permettre aux employés de consulter leurs heures de travail le jour même.
Accédez à Personnel > Horaires sur votre Tableau de bord Square en ligne > Paramètres > Période de travail.
Définissez le début de votre semaine et de votre journée de travail.
Cliquez sur Enregistrer.
Examiner et configurer les heures supplémentaires et les pauses
Les paramètres d’heures supplémentaires sont automatiquement définis en fonction de l’État ou de la province où se trouve votre point de vente. Vous pouvez confirmer vos lieux d’activité en accédant à la section Compte et paramètres dans votre Tableau de bord Square en ligne.
Si vos employés occupent plusieurs postes avec des salaires différents, les heures supplémentaires sont calculées en divisant la moyenne pondérée du total des revenus normaux par le total d’heures travaillées.
Définir des règles liées aux heures supplémentaires
Accédez à Personnel > Périodes de travail dans votre Tableau de bord Square en ligne > Paramètres.
Dans Heures supplémentaires, définissez une limite de temps quotidienne, hebdomadaire et à taux double, le cas échéant.
Enregistrer.
Configurer le suivi des pauses
Accédez à Personnel > Périodes de travail dans votre Tableau de bord Square en ligne > Paramètres > Paramètres de pause.
Cliquez sur Ajouter une nouvelle pause pour ajouter votre première pause.
Ajoutez un nom, une durée et sélectionnez le paramètre de rémunération (rémunérée ou non rémunérée) de la pause.
Cliquez sur Enregistrer pour confirmer les paramètres de la pause.
Ajoutez jusqu’à trois pauses pour chacun de vos points de vente.
Bloquer les retours de pause hâtifs
Pour vous aider à respecter la réglementation du travail locale qui exige des pauses pour les employés, la formule payante de Gestion des employés, Gestion des employés Plus, vous permet d’activer des paramètres qui empêchent les employés de mettre fin à leurs pauses plus tôt. Pour commencer :
Accédez à Personnel > Périodes de travail dans votre Tableau de bord Square en ligne > Paramètres > Pauses.
Activer l’option Bloquer les retours de pause hâtifs.
Le cas échéant, entrez une période de temps sous Autoriser dans et activez Ce point de vente seulement ou Tous les points de vente.
Cliquez sur Enregistrer.
Empêcher les arrivées anticipées/non prévues
Vous aurez également la possibilité d’empêcher les employés de pointer avant l’heure prévue ou les jours où ils ne sont pas censés travailler. Pour commencer :
Accédez à Personnel > Périodes de travail dans votre Tableau de bord Square en ligne > Paramètres > Contrôle des horaires.
Activez l’option Bloquer les pointages hâtifs et non prévus.
Le cas échéant, entrez une période de temps sous Autoriser dans et activez Ce point de vente seulement ou Tous les points de vente.
Cliquez sur Enregistrer.
Remarque : si vous avez activé les paramètres visant à bloquer les retours de pauses hâtifs et les arrivées anticipées, les employés verront une notification dans l’application Gestion des employés s’ils tentent de le faire.
Modification des fiches de présence
Pour maintenir l’exactitude de vos fiches de présence, Gestion des employés Plus permet à vos employés de demander des modifications de leurs fiches de présence pour les périodes de travail passées. Une fois que le paramètre approprié est activé, les employés peuvent demander des modifications directement depuis l’application Gestion des employés Square, et vous pouvez gérer ces demandes via le Tableau de bord Square en ligne. Pour commencer :
Accédez à Personnel > Périodes de travail dans votre Tableau de bord Square en ligne, et sélectionnez Paramètres > Application Gestion des employés.
Activez Modification des fiches de présence.
Cliquez sur Enregistrer.
Remarque : les propriétaires de compte et les employés disposant de l’autorisation de Réponse aux demandes de fiche de présence reçoivent une notification lorsqu’un employé demande une modification de sa fiche de présence. Ces demandes peuvent être approuvées ou refusées directement depuis la notification par e-mail, dans l’application Gestion des employés Square ou à partir du Tableau de bord Square en ligne. Les demandes de modification expirent au bout de 30 jours.
Activer le suivi du temps de travail
Une fois vos autorisations, vos employés et vos paramètres de fiches de présence configurés, il est temps d’activer le suivi des pauses dans l’application Square.
Connectez-vous à l’application Square, puis accédez à Paramètres > Suivi des heures de travail > activez l’option Suivi des heures de travail.
Si vous avez appairé un appareil à un point de vente précis à l’aide de codes d’appareils, vous devez vous assurer que vos employés ont la permission de travailler sur ce point de vente. Pour cela, accédez à Personnel dans votre Tableau de bord Square en ligne, sélectionnez le nom de l’employé pour vérifier que les points de vente appropriés sont bien sélectionnés sous Autorisations.
Activer la mise en commun des pourboires
Avec Gestion des employés Plus, vous pouvez mettre en commun les pourboires payés par carte de crédit et les répartir équitablement entre tous les employés marqués comme arrivés au moment de la transaction. La mise en commun des pourboires garantit des paiements équitables et opportuns pour vos employés, et élimine les autres processus complexes que vous utilisez peut-être pour distribuer les pourboires manuellement. Cela vous laisse plus de temps pour vous consacrer à d’autres aspects de votre activité.
Pour démarrer :
Accédez à Personnel > Équipe dans votre Tableau de bord Square en ligne.
Sélectionnez l’employé dont vous souhaitez modifier le profil pour accéder à celui-ci.
Cliquez sur Modifier en dessous de la section « Poste et rémunération ».
Activez ou désactivez l’option Éligible aux pourboires pour chaque rôle.
Après avoir confirmé que vous avez appliqué l’éligibilité à la mise en commun des pourboires à tous vos employés, vous pouvez l’activer. Pour ce faire :
Accédez à Personnel > Périodes de travail dans votre Tableau de bord Square en ligne.
Sélectionnez Paramètres > Pourboires.
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Pour la méthode de distribution, sélectionnez Pourboire direct, Rassembler les pourboires par transaction ou Rassembler les pourboires selon les heures travaillées.
Pourboire direct : les pourboires sont attribués aux employés qui les ont collectés.
Rassembler les pourboires par transaction : les pourboires sont répartis de manière égale entre tous les employés éligibles aux pourboires et dont l’arrivée était enregistrée au moment de la transaction. Ce mode de distribution est idéal si vous voulez récompenser vos employés en fonction des pourboires gagnés pendant leur période de travail spécifique.
Rassembler les pourboires selon les heures travaillées : les pourboires provenant des ventes réalisées sont répartis entre les employés éligibles en fonction des heures travaillées. Vous pouvez choisir de diviser les pourboires en vous basant sur une journée de travail de 24 heures ou une semaine de travail de 7 jours. Choisissez la division par journée de 24 heures si vous souhaitez récompenser les employés qui n’interagissent pas souvent avec les clients, ou par semaine de 7 jours pour mieux prendre en compte les variations de pourboires sur une période plus longue.
Indiquez si vous souhaitez appliquer la mise en commun des pourboires à Ce point de vente uniquement ou à Tous les points de vente ainsi qu‘une date d‘entrée en vigueur. Remarque : la date d‘entrée en vigueur peut remonter jusqu‘à deux semaines.
Cliquez sur Enregistrer.
Vous avez la possibilité d’activer ou de désactiver l’option Distribuer les pourboires non attribués de manière égale, ce qui n’est pertinent que si vous avez sélectionné Rassembler les pourboires par transaction comme méthode de distribution des pourboires. Si le paramètre est activé, les pourboires reçus lorsque personne n’est marqué comme arrivé sont distribués de manière égale entre tous les employés admissibles aux pourboires qui étaient marqués comme arrivés pendant la journée de travail.
Le cas échéant, activez Déclarer les pourboires en espèces. Les employés admissibles aux pourboires devront alors indiquer les pourboires en espèces qu‘ils ont gagnés pendant leur période de travail avant d‘enregistrer leur départ ou de changer de poste à un point de vente ou sur l’application Gestion des employés. Vos rapports de périodes de travail, comme les rapports CSV de journée de travail, de coût de la main-d‘œuvre et des fiches de présence comprendront également les pourboires en espèces saisis par votre équipe, et les données des pourboires en espèces seront ajustables.
Une fois que vous aurez suivi les instructions ci-dessus, les pourboires payés par cartes de crédit seront répartis équitablement entre tous les employés éligibles aux pourboires et dont l’arrivée était enregistrée au moment de la transaction, ou bien répartis entre tous les employés éligibles en fonction de leurs heures travaillées dans une journée de 24 heures ou une semaine de sept jours. Toute modification effectuée au milieu d‘une période de paie ne sera pas appliquée aux transactions de façon rétroactive. Remarque : veillez à vérifier les lois de votre État et locales concernant la mise en commun des pourboires, les avis et les exigences en matière de tenue de registres.