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Démarrer avec les Fiches de paie Square

Si vous utilisez Gestion des employés ou Square pour restaurants, vous pouvez suivre les heures de travail de vos employés avec Square Fiches de présence. Vos employés peuvent pointer au point de vente ou en utilisant application Équipe Square, ainsi qu’afficher ou imprimer leur récapitulatif de la journée de travail directement depuis le point de vente. Vous pouvez également créer, gérer et publier des plannings en fonction de votre disponibilité et de celle de votre équipe. En savoir plus sur Planification des périodes de travail avec Gestion des employés.

Grâce aux rapports des fiches de présence Square, vous pourrez calculer les heures de vos employés plus rapidement tout en profitant du calcul automatique des heures supplémentaires et du tarif double, le tout pouvant être aisément exporté vers votre ordinateur sous forme de fichier CSV. Une fois que les fiches de présence de vos employés sont configurées, vous pourrez consulter vos Rapports sur les périodes de travail directement à partir de votre Tableau de bord Square en ligne et vos employés pourront faire le suivi de leur nombre d’heures travaillées dans l’application Équipe Square. Lorsque vous utilisez Équipe Plus, vous avez également la possibilité de comparer vos heures de travail programmées avec les heures de travail réelles de vos employés. Sous Journée de travail et Coût de la main-d’œuvre, vous pouvez consulter les quarts de travail programmés à venir ainsi que les alertes pour les pointages anticipés, tardifs et de non-présentation.

Définir votre période de travail

La définition d‘une période de travail permet à Fiches de présence Square de signaler et de calculer les heures supplémentaires en fonction des opérations de votre entreprise. Si vos employés pointent généralement après minuit, définissez vos heures de travail au moins une heure après la fin de l‘équipe de fermeture. Par exemple, si vous exploitez un bar qui ferme à 2h00 et que les membres de l‘équipe partent à 3h00, faites en sorte que les heures de travail commencent à 4h00 en cas d‘heures supplémentaires et pour vous assurer que leurs services de travail puissent être consultés dans la même journée de travail.

  1. Consultez Fiches de présence dans vos Tableau de bord Square en ligne > Paramètres > Période de travail.

  2. Configurez le début de votre semaine et de votre journée de travail.

  3. Cliquez sur Enregistrer.

Examiner et configurer les heures supplémentaires et les pauses

Les paramètres d’heures supplémentaires sont automatiquement définis en fonction de l’État ou de la province où se trouve votre point de vente. Vous pouvez confirmer vos lieux d’activité en accédant à la section Compte et paramètres dans votre Tableau de bord Square en ligne.

Si les membres de votre équipe occupent plusieurs fonctions à des salaires différents, les heures supplémentaires seront calculées à l’aide de la moyenne pondérée du total des revenus normaux divisée par le total d’heures travaillées.

Définir des règles liées aux heures supplémentaires

  1. Accédez à Fiches de présence dans votre Tableau de bord Square en ligne, puis cliquez sur Paramètres.

  2. Sous Heures supplémentaires, définissez une limite de temps quotidienne, hebdomadaire et double, le cas échéant.

  3. Enregistrer.

Configurer le suivi des pauses

  1. Accédez à Fiches de présence dans votre Tableau de bord Square en ligne > Paramètres > Paramètres de pause.

  2. Cliquez sur Ajouter une nouvelle pause pour déterminer une première pause.

  3. Ajoutez un nom, une durée et sélectionnez le paramètre de rémunération (rémunérée ou non rémunérée) de la pause.

  4. Cliquez sur Enregistrer pour confirmer les paramètres de la pause.

  5. Ajoutez jusqu’à trois pauses pour chacun de vos points de vente.

Verrouiller l’option Mettre fin à la pause en avance

Pour vous aider à respecter la réglementation du travail locale qui exige des pauses pour les employés, l’abonnement payant de Gestion d’équipe, Équipe Plus vous permet d’activer des paramètres qui empêchent les employés de mettre fin à leurs pauses plus tôt. Pour commencer :

  1. Accédez à Fiches de présence dans votre Tableau de bord Square en ligne > Paramètres > Pauses.

  2. Bloquer l’option Mettre fin à la pause en avance.

  3. Le cas échéant, entrez une période de temps sous Autoriser dans et activez Ce point de vente seulement ou Tous les points de vente.

  4. Cliquez sur Enregistrer.

Prévenir les pointages hâtifs et non programmés

Vous aurez également la possibilité d’empêcher les memployer de pointer tôt pour leur service de travail ou les jours où ils ne sont pas censés travailler. Pour commencer :

  1. Accédez à Fiches de présence dans votre Tableau de bord Square en ligne >Paramètres > Contrôle du temps.

  2. Activez Bloquer les pointages hâtifs et non programmés.

  3. Le cas échéant, entrez une période de temps sous Autoriser dans et activez Ce point de vente seulement ou Tous les points de vente.

  4. Cliquez sur Enregistrer.

Remarque : Si vous avez activé les paramètres pour bloquer les fins de pauses et les pointages anticipés, les employés verront une notification dans l’application Équipe s’ils tentent de le faire.

Modification des fiches de présence

Pour aider à maintenir l’exactitude de vos fiches de présence, Équipe Plus permet à vos employés de demander des modifications pour les services de travail passés. Une fois que le paramètre approprié est activé, les employés peuvent demander des modifications directement à partir de l’application Équipe Square et vous pouvez gérer les demandes à partir du Tableau de bord Square en ligne. Pour commencer :

  1. Accédez à Fiches de présence dans votre Tableau de bord Square en ligne, puis cliquez sur Paramètres > Application Équipe.

  2. Activez Modification des fiches de présence.

  3. Cliquez sur Enregistrer.

Remarque : Les propriétaires de compte et les employés avec l’autorisation de Répondre aux demandes de fiches de présence activée, recevront une notification lorsqu’un employé demande une modification de sa fiche de présence. Ces demandes peuvent être directement approuvées ou refusées par une notification e-mail à partir de l’application Équipe Square ou du Tableau de bord Square en ligne. Les demandes de modification expirent après 30 jours.

Activer le suivi des fiches de présence

Une fois vos autorisations, vos employés et vos paramètres de fiches de présence configurés, il est temps d’activer le suivi des pauses dans l’application Square.

Connectez-vous à l’application Square et accédez à Paramètres > Suivi des heures de travail, puis activez l’option Suivi des heures de travail on.

Si vous avez appairer un appareil à un point de vente précis utilisé des codes de dispositif, vous devrez vous assurer que vos employés ont la permission de travailler à ce point de vente. Pour vérifier, accédez à Équipe dans votre Tableau de bord Square en ligne, sélectionnez le nom de l’employé pour vous assurer que les points de vente appropriés sont sélectionnés sous Autorisations.