Démarrer avec Périodes de travail Square
Avec Périodes de travail Square, vous pouvez effectuer le suivi des heures de travail de vos employés, gérer les horaires et suivre les commissions. Vos employés peuvent enregistrer leurs arrivées/départs dans le point de vente ou via l’application Gestion des employés Square, mais aussi afficher ou imprimer leur récapitulatif de la journée de travail directement à partir du point de vente. Vous pouvez également créer, gérer et publier des plannings en fonction de vos disponibilités et de celles de vos employés.
Grâce aux rapports de Périodes de travail Square, une fois que les périodes de travail de vos employés sont configurées, vous pouvez consulter vos rapports relatifs aux périodes de travail directement à partir de votre Tableau de bord Square en ligne, et vos employés peuvent faire le suivi de leur nombre d’heures travaillées dans l’application Gestion des employés Square.
En utilisant Périodes de travail Plus, vous aurez également la possibilité de comparer vos heures de travail prévues avec les heures réellement travaillées. Sous Journée de travail et Coût de la main-d’œuvre, vous pouvez consulter les prochaines périodes de travail prévues et recevoir des alertes en cas d’arrivées anticipées ou tardives et de no-shows.
Ajouter des employés
Démarrez avec Périodes de travail Square en vous abonnant à la version gratuite ou payante dans la section Périodes de travail de votre Tableau de bord. Vous pourrez ensuite ajouter des employés, attribuer des salaires et décider si les employés sont éligibles aux pourboires. Veuillez noter que Périodes de travail Square Gratuit fonctionne pour cinq employés maximum. Si vous souhaitez ajouter six employés ou plus à votre compte, vous devrez souscrire à Périodes de travail Square Plus.
Pour ajouter votre premier employé :
- Connectez-vous à votre Tableau de bord Square en ligne et cliquez surPersonnel > Gestion des employés > Employés.
- Cliquez sur Employés
- Remplissez le profil de l’employé. Saisissez son nom, son adresse e-mail et son numéro de téléphone. L’adresse e-mail et le numéro de téléphone sont facultatifs. L’identifiant employé est facultatif mais nous vous recommandons de le renseigner.
- Cliquez sur Suivant.
Remarque : En ajoutant l’adresse e-mail de l’employé, vous l’invitez à se connecter à Square, à recevoir son code confidentiel personnel et à accéder à ses fiches de présence dans l’application Gestion des employés Square. Si vous utilisez Gestion de paie Square, les employés peuvent aussi consulter leurs fiches de paie dans l’application Gestion des employés Square.
Sur l’écran Postes, vous pouvez attribuer des intitulés de poste et des salaires pour effectuer le suivi des coûts de main d’œuvre et voir le temps que vos employés passent à effectuer une ou plusieurs tâches au sein de votre entreprise.
- Sur l’écran Postes, renseignez un intitulé de poste principal et un type de rémunération (à l’heure ou salaire). Remarque : Si le poste existe déjà, cliquez sur Intitulé de poste principal pour accéder au menu déroulant des postes existants.
- En fonction du type de rémunération choisi, saisissez un taux horaire ou un salaire annuel et le nombre d’heures hebdomadaires.
- Si l’employé travaille à plusieurs postes, cliquez sur Ajouter un autre poste.
- Cliquez sur Suivant.
Remarque : Si l’ajout d’un poste est obligatoire, les informations relatives au salaire sont facultatives.
Si votre employé a des responsabilités professionnelles supplémentaires qui nécessitent un salaire secondaire et que vous utilisez Périodes de travail Square, sélectionnez Ajouter un autre salaire pour ajouter un autre intitulé de poste et un autre type de rémunération. L’employé pourra choisir l’intitulé de poste approprié lorsqu’il enregistrera son arrivée ou son départ dans l’application Square, et le salaire pour ce poste fera l’objet d’un suivi dans votre rapport sur les coûts de main-d’œuvre. Par exemple, un employé peut enregistrer son arrivée pour le poste d’hôte pendant quelques heures, puis passer au poste de responsable pour le reste de la journée.
Sur l’écran Accès, vous pouvez attribuer des autorisations par employé. Avec les autorisations, vous pouvez autoriser un employé à se connecter à l’application Square pour encaisser des paiements, enregistrer l’arrivée et le départ en utilisant l’application Square et accéder au Tableau de bord Square.
- Depuis l’écran Accès, sélectionnez un Ensemble d’autorisations existant ou cliquez sur Ajouter un ensemble d’autorisations. Remarque : Les autorisations personnalisées ne sont disponibles que pour les abonnés à Gestion des employés Square Plus. La création de nouveaux ensembles d’autorisations est uniquement disponible via le Tableau de bord Square en ligne pour le moment et ne peut pas être effectuée dans l’application.
- Cliquez sur Points de vente pour sélectionner le point de vente d’où votre employé travaillera. Remarque : Si vous souhaitez autoriser l’employé à travailler sur plusieurs points de vente, activez l’option Affecter à tous les points de vente actuels et à venir.
- Créez un code confidentiel personnel que l’employé utilisera pour se connecter et comptabiliser ses heures de travail. Vous pouvez personnaliser ce code ou le créer de manière aléatoire en sélectionnant Générer.
- Cliquez sur Enregistrer et examiner.
Remarque : Veillez à conserver ce code confidentiel dans vos dossiers et à le transmettre à votre employé. Chaque code confidentiel est unique et permet à l’employé d’accéder à l’application Square sur tout appareil associé à votre point de vente.
- Dans le volet de navigation de votre application Solution PDV Square, appuyez sur Personnel.
- Appuyez sur l’icône + pour ouvrir l’écran Créer un employé.
- Saisissez le nom, l’adresse e-mail et le numéro de téléphone de l’employé.
- Ensuite, appuyez sur Poste principal pour lui attribuer un poste existant ou appuyez sur Créer un poste pour lui attribuer un nouveau poste.
- Appuyez sur la flèche de retour pour revenir à l’écran Créer un employé, puis saisissez son taux horaire. Remarque : Il n’est pas obligatoire de remplir ce champ pour enregistrer les informations du profil de votre employé.
- Appuyez sur Ensemble d’autorisations pour accorder un ensemble d’autorisations existant à votre employé. Remarque : Les autorisations communes sont automatiquement attribuées aux employés lors de la création de leur profil. Pour le moment, vous pouvez créer et modifier de nouveaux ensembles d’autorisations uniquement à partir du Tableau de bord Square. Les abonnés à Périodes de travail Plus ont aussi accès à un deuxième ensemble d’autorisations personnalisable en plus de l’accès aux autorisations communes.
- Appuyez sur Code confidentiel personnel si vous souhaitez créer et attribuer un code confidentiel personnalisé à l’employé, puis appuyez sur Terminé. Remarque : Un code confidentiel généré automatiquement est attribué à chaque nouvel employé, mais vous avez toujours la possibilité de créer un code confidentiel personnalisé depuis cette section.
- Appuyez sur Point de vente pour sélectionner les points de vente appropriés pour l’employé, puis choisissez d’activer ou de désactiver l’option Attribuer à tous les points de vente actuels et à venir. Remarque : Lorsque vous créez un ou des employés, la section Point de vente est définie par défaut sur le point de vente actuel associé à votre compte Solution PDV Square.
- Lorsque vous revenez à l’écran Créer un employé, assurez-vous que tous les renseignements sont exacts, puis appuyez sur Enregistrer.
Une fois que vous avez ajouté des employés, vous pouvez attribuer des autorisations personnalisées qui proposent différents niveaux d’accès à votre Tableau de bord Square et à votre Solution PDV Square.
En plus d’un ensemble d’autorisations communes, les abonnés à Périodes de travail Plus ont accès à un deuxième ensemble d’autorisations personnalisables. Ces autorisations personnalisées peuvent être attribuées et utilisées pour donner à vos employés accès à certaines tâches associées aux périodes de travail, comme l’approbation des fiches de présence et la gestion des calendriers.
En savoir plus sur la création et l’attribution des autorisations communes et des ensembles d’autorisations personnalisés.
Définir votre période de travail
La définition d‘une période de travail permet à Périodes de travail Square de signaler et de calculer les heures supplémentaires en fonction des opérations de votre entreprise. Si vos employés enregistrent généralement leur arrivée après minuit, faites terminer la journée de travail au moins une heure après la fin du dernier service. Par exemple, si vous exploitez un bar qui ferme à 2 h et que les employés partent à 3 h, faites en sorte que la journée de travail commence à 4 h pour tenir compte des heures supplémentaires potentielles et permettre aux employés de consulter leurs heures de travail le jour même.
Accédez à Personnel > Horaires sur votre Tableau de bord Square en ligne > Paramètres > Période de travail.
Configurez le début de votre semaine et de votre journée de travail.
Cliquez sur Enregistrer.
Examiner et configurer les heures supplémentaires et les pauses
Les paramètres d’heures supplémentaires sont automatiquement définis en fonction de l’État ou de la province où se trouve votre point de vente. Vous pouvez confirmer vos lieux d’activité en accédant à la section Compte et paramètres dans votre Tableau de bord Square en ligne.
Si vos employés occupent plusieurs postes avec des salaires différents, les heures supplémentaires sont calculées en divisant la moyenne pondérée du total des revenus normaux par le total d’heures travaillées.
Définir des règles liées aux heures supplémentaires
Accédez à Personnel > Périodes de travail dans votre Tableau de bord Square en ligne > Paramètres.
Dans Heures supplémentaires, définissez une limite de temps quotidienne, hebdomadaire et à taux double, le cas échéant.
Enregistrer.
Configurer le suivi des pauses
Accédez à Personnel > Périodes de travail dans votre Tableau de bord Square en ligne > Paramètres > Paramètres de pause.
Cliquez sur Ajouter une nouvelle pause pour ajouter votre première pause.
Ajoutez un nom, une durée et sélectionnez le paramètre de rémunération (rémunérée ou non rémunérée) de la pause.
Cliquez sur Enregistrer pour confirmer les paramètres de la pause.
Ajoutez jusqu’à trois pauses pour chacun de vos points de vente.
Bloquer les retours de pause hâtifs
Pour vous aider à respecter la réglementation du travail locale qui exige des pauses pour les employés, Périodes de travail Plus vous permet d’activer des paramètres qui empêchent les employés de mettre fin à leurs pauses plus tôt. Pour commencer :
Accédez à Personnel > Périodes de travail dans votre Tableau de bord Square en ligne > Paramètres > Pauses.
Activer l’option Bloquer les retours de pause hâtifs.
Le cas échéant, entrez une période de temps sous Autoriser dans et activez Ce point de vente seulement ou Tous les points de vente.
Cliquez sur Enregistrer.
Empêcher les arrivées anticipées/non prévues
Vous aurez également la possibilité d’empêcher les employés de pointer avant l’heure prévue ou les jours où ils ne sont pas censés travailler. Pour commencer :
Accédez à Personnel > Périodes de travail dans votre Tableau de bord Square en ligne > Paramètres > Contrôle des horaires.
Activez l’option Bloquer les pointages hâtifs et non prévus.
Le cas échéant, entrez une période de temps sous Autoriser dans et activez Ce point de vente seulement ou Tous les points de vente.
Cliquez sur Enregistrer.
Remarque : si vous avez activé les paramètres visant à bloquer les retours de pauses hâtifs et les arrivées anticipées, les employés verront une notification dans l’application Gestion des employés s’ils tentent de le faire.
Modifier une fiche de présence
Pour assurer l’exactitude de vos fiches de présence, Périodes de travail Plus permet à vos employés de demander à modifier leurs fiches de présence pour les périodes de travail passées. Une fois que le paramètre approprié est activé, les employés peuvent demander des modifications directement depuis l’application Gestion des employés Square, et vous pouvez gérer ces demandes via le Tableau de bord Square en ligne. Pour commencer :
Accédez à Personnel > Périodes de travail dans votre Tableau de bord Square en ligne, et sélectionnez Paramètres > Application Gestion des employés.
Activez Modification des fiches de présence.
Cliquez sur Enregistrer.
Remarque : les propriétaires de compte et les employés disposant de l’autorisation de Réponse aux demandes de fiche de présence reçoivent une notification lorsqu’un employé demande une modification de sa fiche de présence. Ces demandes peuvent être approuvées ou refusées directement depuis la notification par e-mail, dans l’application Gestion des employés Square ou à partir du Tableau de bord Square en ligne. Les demandes de modification expirent au bout de 30 jours.
Activer le suivi du temps de travail
Une fois vos autorisations, vos employés et vos paramètres de fiches de présence configurés, il est temps d’activer le suivi des pauses dans l’application Square.
Connectez-vous à l’application Square, puis accédez à Paramètres > Suivi des heures de travail > activez l’option Suivi des heures de travail.
Si vous avez appairé un appareil à un point de vente précis à l’aide de codes d’appareils, vous devez vous assurer que vos employés ont la permission de travailler sur ce point de vente. Pour cela, accédez à Personnel dans votre Tableau de bord Square en ligne, sélectionnez le nom de l’employé pour vérifier que les points de vente appropriés sont bien sélectionnés sous Autorisations.