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Empezar con Turnos de Square

Turnos Square te permite llevar un registro de las horas de tu equipo, gestionar horarios y hacer un seguimiento de las comisiones. Los miembros del equipo pueden registrar la entrada o la salida en el TPV o con la Aplicación Square para equipos. De la misma manera, pueden consultar o imprimir los resúmenes de la jornada laboral directamente desde el TPV. También puedes crear, gestionar y publicar calendarios en función de tu disponibilidad y la de tu equipo.

Una vez hayas configurado los turnos de los empleados, puedes consultar tus informes de turnos directamente desde el Panel de control en línea de Square y los empleados podrán realizar un seguimiento de las horas trabajadas desde la aplicación Square para equipos.

Con Turnos Plus, también podrás ver cómo se comparan las horas programadas con las horas reales trabajadas de los miembros del equipo. Consulta en Jornada laboral o en Coste de la mano de obra los próximos turnos programados, así como las alertas por entradas con retraso, adelanto o ausencias.

Añadir empleados

Para empezar a usar Turnos Square, suscríbete al plan gratuito o de pago en la sección Turnos de tu Panel de control. Así podrás añadir empleados, asignar salarios y determinar si los empleados pueden recibir propinas. Ten en cuenta que el plan gratuito de Turnos Square tiene un límite de cinco empleados. Si quieres añadir seis empleados o más a tu cuenta, deberás suscribirte a Turnos Square Plus.

Para añadir el primer empleado, haz lo siguiente:

Crear empleados con el Panel de control de Square

  1. Inicia sesión en el Panel de control en línea de Square y haz clic en Personal > Equipo > Empleados.
  2. Haz clic en Empleado.
  3. Completa el Perfil del empleado. Introduce el nombre, la dirección de correo electrónico y el número de teléfono del empleado. Los campos de correo electrónico y número de teléfono son opcionales. El ID del empleado también es opcional, pero te recomendamos que lo introduzcas.
  4. Haz clic en Siguiente.

Nota: Si añades un correo electrónico, se invitará al empleado a registrarse en Square, recibir su contraseña personal y acceder a sus registros de horas en la aplicación Square para equipos. Con Gestión de nóminas Square, los empleados también pueden ver sus talones de pago en la aplicación Square para equipos.

Asignar puestos de trabajo y salarios

Desde la pantalla Puestos, puedes asignar puestos de trabajo y salarios y hacer un seguimiento del coste de la mano de obra. También puedes ver el tiempo que tus empleados dedican a una o varias funciones laborales en tu negocio.

  1. En la pantalla Puestos, introduce un puesto principal y un tipo de pago (por hora o sueldo). Nota: Si el puesto ya está creado, haz clic en Puesto principal para acceder al menú desplegable de puestos.
  2. Según el tipo de pago que hayas seleccionado, introduce un nivel salarial por hora o un sueldo anual y horas semanales.
  3. Si el empleado tiene varios puestos, haz clic en Añadir otro puesto.
  4. Haz clic en Siguiente.

Nota: Añadir un puesto de trabajo es obligatorio, pero indicar el salario es opcional.

Si el empleado tiene otras responsabilidades laborales por las que le pagarás otro salario y tienes una suscripción a Turnos Square, selecciona Añadir otro salario para añadir otro puesto y tipo de pago. Los empleados podrán elegir su puesto al registrar la entrada o salida en la aplicación de Square y el salario para ese trabajo se registrará en el informe de coste de la mano de obra. Por ejemplo, un empleado puede fichar como Anfitrión durante parte de su turno y, luego, cambiar a Gerente.

Configurar permisos

En la pantalla Acceso, puedes asignar permisos a los empleados para que puedan iniciar sesión en la aplicación de Square, aceptar pagos, registrar la hora de entrada y salida en la aplicación de Square o acceder al Panel de control en línea de Square.

  1. Desde la pantalla Acceso selecciona un Conjunto de permisos o haz clic en Añadir conjunto de permisos. Nota: Los permisos personalizados solo están disponibles en el plan de pago Equipos Plus. Por ahora, solo se pueden crear conjuntos de permisos a través del Panel de control en línea de Square y no en la aplicación.
  2. Haz clic en Puntos de venta para seleccionar el punto de venta en el que trabajará el empleado. Nota: Si tienes varios puntos de venta y quieres proporcionarle permisos para todos, activa Asignar a todos los puntos de venta (actuales y futuros).
  3. Crea una contraseña personal que el empleado utilizará para iniciar sesión y registrar las horas. Esta contraseña puede personalizarse o crearse de manera aleatoria con la opción Generar.
  4. Haz clic en Guardar y revisar.

Nota: Guarda la contraseña y facilítasela al empleado. Cada empleado tendrá una contraseña única para acceder a la aplicación de Square desde cualquier dispositivo que esté vinculado con tu punto de venta.

Crear empleados con la aplicación TPV Square

  1. En el panel de navegación de la aplicación TPV Square, pulsa Equipo.
  2. Pulsa el icono + para abrir la pantalla Crear empleado.
  3. Introduce su nombre, dirección de correo electrónico y número de teléfono.
  4. A continuación, pulsa Puesto principal para asignar un puesto de trabajo al empleado o Crear puesto para asignarle un puesto de trabajo nuevo.
  5. Pulsa la flecha hacia atrás para volver a la pantalla Crear empleado e introduce la tarifa por hora del empleado. Nota: Este campo no es necesario para guardar la información del perfil del empleado.
  6. Pulsa Conjunto de permisos para asignar un conjunto de permisos al empleado. Nota: A los empleados se les asignarán automáticamente los permisos de los empleados cuando se creen. Por ahora, solo es posible crear y editar nuevos conjuntos de permisos en el Panel de control de Square. Con la suscripción al plan Turnos Plus, tendrás acceso a un conjunto adicional de permisos personalizables, además del acceso a los permisos del equipo.
  7. Pulsa Contraseña personal si quieres crear y asignar una contraseña personalizada al empleado y pulsa Listo. Nota: Se asignará una contraseña generada de forma automática a los nuevos empleados, pero desde esta sección siempre tendrás la opción de asignar una personalizada.
  8. Pulsa Punto de venta para seleccionar el punto o puntos de venta correspondientes al empleado y elige si quieres activar o desactivar la opción Asignar a todos los puntos de venta (actuales y futuros). Nota: La sección Puntos de venta seleccionará de forma predeterminada el punto de venta actual asociado a la cuenta de TPV Square que se haya usado para crear los empleados.
  9. Vuelve a la pantalla Crear empleado y confirma que toda la información sea correcta. Después, pulsa Guardar.

Configurar permisos

Cuando hayas añadido empleados, puedes asignarles permisos personalizados que proporcionan diferentes niveles de acceso al Panel de control en línea de Square o al TPV.

Además de acceder a un conjunto de permisos del equipo, con el plan Turnos Square Plus tendrás acceso a un conjunto adicional de permisos personalizables. Este permiso personalizado puede asignarse a varios empleados y utilizarse para permitirles finalizar ciertas tareas, como aprobar registros de horas o gestionar calendarios.

Consulta más información sobre cómo crear y asignar permisos del equipo y conjuntos de permisos personalizados.

Configura tu periodo laboral

Al configurar un perdiodo laboral, Turnos de Square calcula las horas extra del personal según los horarios operativos de tu negocio. Si los empleados suelen registrar entrada después de medianoche, debes configurar el inicio de la jornada laboral como mínimo una hora después del último turno. Por ejemplo, si tienes un bar que cierra a las 2 h de la madrugada y los empleados terminan de trabajar a las 3 h, entonces debes marcar el inicio de la jornada laboral a las 4 h. De esta forma, si el personal hace horas extra, los turnos quedarán agrupados dentro de la misma jornada laboral.

  1. En el Panel de control en línea de Square, ve a Personal > Turnos > Configuración > Programar.

  2. Configura el inicio de la semana laboral y de la jornada laboral.

  3. Haz clic en Guardar.

Revisa y configura las horas extras y los descansos

La configuración de horas extra se vincula de forma automática con la configuración horaria de la región de tu punto de venta. Puedes confirmar tu punto de venta en Cuenta & Configuración en el Panel de control en línea.

Si tus empleados hacen diferentes trabajos por distintos salarios, las horas extra se calcularán con la media ponderada del total de los ingresos normales dividida entre el total de horas trabajadas.

Crear reglas para las horas extra

  1. Inicia sesión en el Panel de control en línea de Square y ve a Personal > Turnos > Configuración.

  2. En Horas extra, establece un límite de tiempo diario, semanal y de horas pagadas al doble.

  3. Selecciona Guardar.

Configurar el seguimiento de los descansos

  1. Inicia sesión en el Panel de control en línea de Square y ve a Personal > Turnos > Configuración > Descansos.

  2. Haz clic en Añadir descanso nuevo para añadir el primer descanso.

  3. Añade un nombre, la duración y selecciona la configuración de la remuneración (pagada o no pagada) por el descanso.

  4. Haz clic en Guardar para confirmar la configuración de los descansos.

  5. Añade hasta un máximo de tres descansos por cada uno de tus puntos de venta.

Bloqueo de finalización anticipada de descansos

Para cumplir la normativa laboral aplicable en cuanto a los descansos del personal, Turnos Plus incluye opciones que impiden que los empleados terminen sus descansos antes de tiempo. Sigue estos pasos para empezar:

  1. Inicia sesión en el Panel de control en línea de Square y accede a Personal > Turnos > Ajustes > Descansos.

  2. Activa la opción Bloquear terminar temprano el descanso.

  3. Si procede, introduce un horario en Permitir en y activa Solo este punto de venta o Todos los puntos de venta.

  4. Haz clic en Guardar.

Evitar registros de entrada anticipados o no programados

También puedes impedir que los empleados registren la entrada antes de que empiece su turno o en días que no les toca trabajar. Para ello:

  1. Inicia sesión en el Panel de control en línea de Square y ve a Personal > Turnos > Configuración > Registrar entrada o salida.

  2. Activar Bloquear las entradas tempranas y no programadas.

  3. Si procede, introduce un horario en Permitir dentro de y activa Solo este punto de venta o Todos los puntos de venta.

  4. Haz clic en Guardar.

Nota: Si activas la opción para impedir que los empleados terminen los descansos antes de tiempo, verán una notificación en la aplicación Square para equipos cuando intenten hacerlo.

Modificar los registros de horas

Para que los registros de horas sean precisos, Turnos Plus permite que los empleados pidan modificar turnos anteriores. Si activas esta opción, los empleados podrán pedir estos cambios desde la aplicación Square para equipos y tú podrás gestionar las solicitudes desde el Panel de control en línea de Square. Sigue estos pasos para empezar:

  1. Inicia sesión en el Panel de control en línea de Square, accede a Personal > Turnos y selecciona Ajustes > Registrar entrada o salida.

  2. Activa Edición de los registros de horas.

  3. Haz clic en Guardar.

Nota: los propietarios de la cuenta o los empleados con los permisos Responder a solicitudes de registro de horas recibirán una notificación cuando los empleados soliciten cambios en los registros de horas. Estas solicitudes se pueden aprobar o rechazar directamente desde la notificación a través del mismo mensaje de correo electrónico, desde la aplicación Square para equipos o desde el Panel de control en línea de Square. Las solicitudes de edición dejarán de tener validez a los 30 días.

Activa el seguimiento de horas

Una vez hayas configurado tus permisos, los perfiles de los empleados y los registro de las horas, es el momento de activar el seguimiento de los descansos en la aplicación de Square.

Inicia sesión en la aplicación de Square y accede a Configuración > Seguimiento de horas > activa Seguimiento de horas on.

Si se ha emparejado un dispositivo con un punto de venta específico mediante códigos del dispositivo, deberás asegurarte de que tus empleados tienen permiso para trabajar en ese punto de venta. Para comprobarlo, dirígete a Equipo en tu Panel de control en línea y selecciona el nombre del empleado para asegurarte de que se han seleccionado los puntos de venta correctos en Permisos.

Activa el fondo común de propinas

Turnos Plus te permite activar un fondo común para el reparto equitativo de propinas pagadas con tarjeta de crédito entre todos los empleados del turno en el momento de la transacción. Este sistema garantiza pagos puntuales y equitativos y elimina los procesos complejos de reparto manual de propinas. Así, podrás dedicar más tiempo a otros aspectos de tu negocio.

Sigue estos pasos para empezar:

  1. En el Panel de control en línea de Square, ve a Personal > Equipo.

  2. Selecciona al empleado en cuestión para abrir su perfil y hacer los cambios pertinentes.

  3. Haz clic en Modificar en la sección «Trabajo y remuneración».

  4. Activa o desactiva la opción Derecho a propina para cada puesto.

Cuando hayas confirmado entre quiénes se deben repartir las propinas, activa la agrupación de propinas siguiendo estos pasos:

  1. En el Panel de control en línea de Square, ve a Personal > Turnos.

  2. Selecciona Configuración > Propinas.

  3. Elige entre Dar la propina directamente, Repartir las propinas por transacción, o Repartir propinas según las horas trabajadas.

    1. Dar propinas directamente: las propinas de las transacciones se atribuyen al empleado que cobra la propina.

    2. Repartir las propinas por transacción: con este sistema, las propinas se reparten de forma equitativa entre todos los empleados que estén en el turno en el momento de la transacción. Este es el método ideal si lo que quieres es recompensar a todo el equipo con las propinas que han ganado durante un turno concreto.

    3. Repartir propinas según las horas trabajadas: las propinas de las ventas se reparten entre los empleados en función de las horas que hayan trabajado. El reparto se puede configurar en una jornada laboral de 24 horas o en una semana de 7 días de trabajo. La primera opción funciona mejor si quieres recompensar al personal que no trabaja el turno completo de cara al público, mientras que la segunda tiene en cuenta los importes de las propinas en un plazo más amplio.

  4. Elige si quieres repartir propinas Solo en este punto de venta o En todos los puntos de venta, además de la fecha en la que quieres que esta opción se haga efectiva. Nota: Esta fecha puede tener carácter retroactivo (máximo de dos semanas).

  5. Haz clic en Guardar.

También puedes activar o desactivar la opción Repartir de forma equitativa las propinas no atribuidas, que solo es relevante si has seleccionado Agrupar propinas por transacción como método de distribución. Si la opción está activada, las propinas que se obtengan mientras nadie haya registrado entrada se distribuirán de forma equitativa entre todas las personas que sean elegibles para recibir propinas y que hayan trabajado durante esa jornada laboral. Recuerda que, para ello, deben registrar entrada al principio de la jornada laboral.

Con el plan Turnos Plus, puedes activar Declarar propinas en efectivo. Los empleados con derecho a propina tendrán que indicar el importe de las propinas en efectivo que hayan recibido durante su turno antes de registrar salida o cambiar de puesto en el TPV o en la aplicación Square para equipos. Los informes de turno, como los de Jornada Laboral, Coste de mano de obra y Registros de horas CSV también incluirán las propinas en efectivo tu equipo haya declarado, y podrás ajustar los datos de las propinas en efectivo.

Si sigues estos pasos, las propinas de las tarjetas de crédito se repartirán de forma equitativa entre todos los empleados que habían registrado entrada en el momento de la transacción, o entre todos los empleados en función de las horas trabajadas a lo largo de una jornada laboral de 24 horas o de una semana laboral de siete días. Los cambios realizados durante un periodo de pago no se aplicarán a las transacciones completadas. Nota: Revisa la legislación relativa al reparto de propinas, las notificaciones y los requisitos de registro.