Primeros pasos con Turnos Square
Turnos Square te permite llevar un seguimiento de las horas de tu equipo y de las comisiones, así como gestionar los horarios. Tus empleados pueden registrar la entrada y salida en el propio punto de venta o utilizando la Aplicación Square para equipos, y también pueden consultar o imprimir los resúmenes de la jornada laboral directamente desde el punto de venta. Por otro lado, Turnos Square te da la posibilidad de crear, gestionar y publicar horarios en función de tu disponibilidad y la de tu equipo.
Con los informes de Turnos Square, una vez que hayas configurado los turnos de los empleados, podrás consultar los informes de turnos directamente desde tu Panel de control en línea de Square, y los empleados podrán llevar un seguimiento de sus horas trabajadas en la aplicación Square para equipos.
Con Turnos Square Plus, también podrás ver una comparación entre las horas que programaste y las horas que realmente han trabajado tus empleados. Tanto en Jornada laboral como en Coste de la mano de obra, puedes ver los próximos turnos programados, así como avisos en caso de que los empleados lleguen pronto, tarde o no se presenten al trabajo.
Añadir empleados
Para empezar a usar Turnos Square, suscríbete al plan gratuito o de pago en la sección Turnos de tu Panel de control. Cuando lo hagas, podrás añadir empleados, asignarles salarios y determinar si pueden recibir propinas. Ten en cuenta que el plan Gratuito de Turnos Square tiene un límite de cinco empleados. Si quieres añadir seis o más a tu cuenta, deberás suscribirte a Turnos Square Plus.
Estos son los pasos que debes seguir para añadir al primer empleado:
- Inicia sesión en el Panel de control en línea de Square y haz clic en Personal > Equipo > Empleados.
- Haz clic en Empleado.
- Completa el Perfil del empleado. Introduce el nombre, la dirección de correo electrónico y el número de teléfono del empleado. Los campos de correo electrónico y número de teléfono son opcionales. El ID del empleado también es opcional, pero te recomendamos que lo introduzcas.
- Haz clic en Siguiente.
Nota: Si añades un correo electrónico, se invitará al empleado a registrarse en Square, recibir su contraseña personal y acceder a sus registros de horas en la aplicación Square para equipos. Con Gestión de nóminas Square, los empleados también pueden ver sus talones de pago en la aplicación Square para equipos.
Desde la pantalla Puestos, puedes asignar puestos de trabajo y salarios y hacer un seguimiento del coste de la mano de obra. También puedes ver el tiempo que tus empleados dedican a una o varias funciones laborales en tu negocio.
- En la pantalla Puestos, introduce un puesto principal y un tipo de pago (por hora o sueldo). Nota: Si el puesto ya está creado, haz clic en Puesto principal para acceder al menú desplegable de puestos.
- Según el tipo de pago que hayas seleccionado, introduce un nivel salarial por hora o un sueldo anual y horas semanales.
- Si el empleado tiene varios puestos, haz clic en Añadir otro puesto.
- Haz clic en Siguiente.
Nota: Añadir un puesto de trabajo es obligatorio, pero indicar el salario es opcional.
Si el empleado tiene otras responsabilidades laborales por las que le pagarás otro salario y tienes una suscripción a Turnos Square, selecciona Añadir otro salario para añadir otro puesto y tipo de pago. Los empleados podrán elegir su puesto al registrar la entrada o salida en la aplicación de Square y el salario para ese trabajo se registrará en el informe de coste de la mano de obra. Por ejemplo, un empleado puede fichar como Anfitrión durante parte de su turno y, luego, cambiar a Gerente.
En la pantalla Acceso, puedes asignar permisos a los empleados para que puedan iniciar sesión en la aplicación de Square, aceptar pagos, registrar la hora de entrada y salida en la aplicación de Square o acceder al Panel de control en línea de Square.
- Desde la pantalla Acceso selecciona un Conjunto de permisos o haz clic en Añadir conjunto de permisos. Nota: Los permisos personalizados solo están disponibles en el plan de pago Equipos Plus. Por ahora, solo se pueden crear conjuntos de permisos a través del Panel de control en línea de Square y no en la aplicación.
- Haz clic en Puntos de venta para seleccionar el punto de venta en el que trabajará el empleado. Nota: Si tienes varios puntos de venta y quieres proporcionarle permisos para todos, activa Asignar a todos los puntos de venta (actuales y futuros).
- Crea una contraseña personal que el empleado utilizará para iniciar sesión y registrar las horas. Esta contraseña puede personalizarse o crearse de manera aleatoria con la opción Generar.
- Haz clic en Guardar y revisar.
Nota: Guarda la contraseña y facilítasela al empleado. Cada empleado tendrá una contraseña única para acceder a la aplicación de Square desde cualquier dispositivo que esté vinculado con tu punto de venta.
- En el panel de navegación de la aplicación TPV Square, pulsa Equipo.
- Pulsa el icono + para abrir la pantalla Crear empleado.
- Introduce su nombre, dirección de correo electrónico y número de teléfono.
- A continuación, pulsa Puesto principal para asignar un puesto de trabajo al empleado o Crear puesto para asignarle un puesto de trabajo nuevo.
- Pulsa la flecha hacia atrás para volver a la pantalla Crear empleado e introduce la tarifa por hora del empleado. Nota: Este campo no es necesario para guardar la información del perfil del empleado.
- Pulsa Conjunto de permisos para asignar un conjunto de permisos al empleado. Nota: A los empleados se les asignarán automáticamente los permisos de los empleados cuando se creen. Por ahora, solo es posible crear y editar nuevos conjuntos de permisos en el Panel de control de Square. Con la suscripción al plan Turnos Plus, tendrás acceso a un conjunto adicional de permisos personalizables, además del acceso a los permisos del equipo.
- Pulsa Contraseña personal si quieres crear y asignar una contraseña personalizada al empleado y pulsa Listo. Nota: Se asignará una contraseña generada de forma automática a los nuevos empleados, pero desde esta sección siempre tendrás la opción de asignar una personalizada.
- Pulsa Punto de venta para seleccionar el punto o puntos de venta correspondientes al empleado y elige si quieres activar o desactivar la opción Asignar a todos los puntos de venta (actuales y futuros). Nota: La sección Puntos de venta seleccionará de forma predeterminada el punto de venta actual asociado a la cuenta de TPV Square que se haya usado para crear los empleados.
- Vuelve a la pantalla Crear empleado y confirma que toda la información sea correcta. Después, pulsa Guardar.
Cuando hayas añadido empleados, puedes asignarles permisos personalizados que proporcionan diferentes niveles de acceso al Panel de control en línea de Square o al TPV.
Además de acceder a un conjunto de permisos del equipo, con el plan Turnos Square Plus tendrás acceso a un conjunto adicional de permisos personalizables. Este permiso personalizado puede asignarse a varios empleados y utilizarse para permitirles finalizar ciertas tareas, como aprobar registros de horas o gestionar calendarios.
Consulta más información sobre cómo crear y asignar permisos del equipo y conjuntos de permisos personalizados.
Configurar el periodo laboral
Al definir un periodo laboral, Turnos Square podrá generar informes y calcular las horas extra en función de las operaciones de tu negocio. Si los turnos de tu equipo suelen comenzar pasada la medianoche, el inicio de la jornada laboral deberá ser, como mínimo, una hora después del último turno. Por ejemplo, si tienes un bar que cierra a las 2:00 y los empleados terminan de trabajar a las 3:00, marca el inicio de la jornada laboral a las 4:00 para que los turnos del personal que hace horas extra se incluyan en la misma jornada laboral que el resto.
Ve a Personal > Turnos en tu Panel de control en línea de Square y accede a Ajustes > Calendario.
Establece el inicio de la semana laboral y de la jornada laboral.
Haz clic en Guardar.
Revisar y configurar las horas extras y los descansos
Los ajustes de las horas extras se vinculan de forma automática con la configuración horaria de la región en la que se encuentra tu punto de venta. Para confirmar tus puntos de venta, ve a Cuenta y configuración en el Panel de control en línea.
Si tus empleados hacen diferentes trabajos por distintos salarios, las horas extra se calcularán con la media ponderada del total de los ingresos normales dividida entre el total de horas trabajadas.
Crear reglas para las horas extra
Inicia sesión en Personal > Turnos en tu Panel de control en línea de Square y accede a Ajustes.
En Horas extra, establece un límite de tiempo diario, semanal y de horas pagadas al doble.
Dale a Guardar.
Configurar el seguimiento de los descansos
Inicia sesión en Personal > Turnos en tu Panel de control en línea de Square y accede a Ajustes > Descansos.
Haz clic en Añadir descanso nuevo para configurar el primer descanso.
Añade un nombre, la duración y selecciona los ajustes de la remuneración (pagada o no pagada) correspondientes al descanso.
Haz clic en Guardar para confirmar los ajustes de los descansos.
Añade un máximo de tres descansos por cada uno de tus puntos de venta.
Bloquear la finalización anticipada de los descansos
Para ayudarte a cumplir la normativa laboral de tu zona en cuanto a los descansos del personal, Turnos Plus incluye opciones que impiden que los empleados terminen sus descansos antes de tiempo. Solo tienes que seguir estos pasos:
Inicia sesión en Personal > Turnos en tu Panel de control en línea de Square y accede a Ajustes > Descansos.
Activa la opción Bloquear la finalización anticipada de los descansos.
Si corresponde, indica una hora en Permitir en y activa la opción Solo este punto de venta o Todos los puntos de venta.
Haz clic en Guardar.
Evitar los registros de entrada anticipados o no programados
También puedes impedir que los empleados registren la entrada antes de que empiece su turno o en días en los que no les toca trabajar. Solo tienes que seguir estos pasos:
Inicia sesión en Personal > Turnos en tu Panel de control en línea de Square y accede a Ajustes > Registrar entrada o salida.
Activa la opción Bloquear los registros de entrada anticipados o no programados.
Si corresponde, indica una hora en Permitir en y activa la opción Solo este punto de venta o Todos los puntos de venta.
Haz clic en Guardar.
Nota: Si activas las opciones para impedir que los empleados terminen los descansos y registren la entrada antes de tiempo, verán una notificación en la aplicación Square para equipos cuando intenten hacerlo.
Editar los registros de horas
Para que los registros de horas sean lo más precisos posible, Turnos Plus permite a los empleados solicitar cambios en los registros de horas de turnos anteriores. Si activas la opción correspondiente, tus empleados podrán solicitar cambios directamente desde la aplicación Square para equipos y tú podrás gestionar las solicitudes desde el Panel de control en línea de Square o desde el centro de notificaciones de la aplicación Square para equipos. Solo tienes que seguir estos pasos:
Inicia sesión en Personal > Turnos en tu Panel de control en línea de Square y selecciona Ajustes > Registrar entrada o salida.
Activa Edición de los registros de horas.
Haz clic en Guardar.
Nota: Los propietarios de la cuenta o los empleados con el permiso Responder a solicitudes de registro de horas recibirán una notificación cuando los empleados soliciten cambios en los registros de horas. Estas solicitudes se pueden aprobar o rechazar directamente desde el propio correo electrónico, desde la aplicación Square para equipos o desde el Panel de control en línea de Square. Las solicitudes vencen al cabo de 30 días.
Activar el seguimiento de horas
Una vez que hayas configurado tus permisos, los perfiles de los empleados y los registros de horas, es el momento de activar el seguimiento de los descansos en la aplicación de Square.
Inicia sesión en la aplicación de Square, accede a Ajustes > Seguimiento de horas y activa la opción Seguimiento de horas.
Si has se ha emparejado un dispositivo con un punto de venta específico utilizando códigos del dispositivo, deberás asegurarte de que tus empleados tengan permiso para trabajar en ese punto de venta. Para comprobarlo, dirígete a Equipo en tu Panel de control en línea y selecciona el nombre del empleado para asegurarte de que se han seleccionado los puntos de venta correctos en Permisos.
Activar el fondo común de propinas
Con Turnos Plus, puedes usar el fondo común de propinas para dividir equitativamente todas las propinas que se reciban a través de tarjetas de crédito entre todos los empleados que estén en su turno cuando se realiza la transacción. Este sistema garantiza pagos puntuales y equitativos y elimina los procesos complejos de reparto manual de propinas que quizás utilices actualmente. Así, podrás dedicar más tiempo a otros aspectos de tu negocio.
Solo tienes que seguir estos pasos:
Ve a Personal > Equipo en tu Panel de control en línea de Square.
Selecciona el empleado cuyos permisos quieras modificar para abrir su perfil.
Haz clic en Editar en la sección «Puesto y remuneración».
Activa o desactiva la opción Derecho a propina para cada puesto.
Cuando hayas confirmado entre quiénes se deben repartir las propinas, activa la agrupación de propinas. Para ello, sigue estos pasos:
Ve a Personal > Turnos en tu Panel de control en línea de Square.
Selecciona Ajustes > Propinas.
-
En el método de distribución de las propinas, selecciona una de las siguientes opciones:
Dar la propina directamente: las propinas de las transacciones se asignan al empleado que las recibe.
Agrupar las propinas por transacción: las propinas por transacción se dividen a partes iguales entre todos los empleados con derecho a propina que hubieran comenzado su turno cuando se realizó la transacción. Se trata del método ideal si lo que quieres es recompensar a todo el equipo con las propinas que se han ganado durante un turno concreto.
Agrupar las propinas por horas trabajadas: las propinas de las ventas se dividen entre los empleados con derecho a propina en función de las horas que hayan trabajado. Puedes especificar si las quieres dividir en una jornada laboral de 24 horas o en una semana laboral de 7 días. La primera opción es mejor si quieres recompensar al personal que no trabaja el turno completo de cara al público, mientras que la segunda tiene en cuenta los diferentes importes de las propinas en un plazo más amplio.
Agrupar las propinas por porcentajes: al final de cada jornada o semana laboral, las propinas se dividen entre los puestos con derecho a recibirlas en función de los porcentajes asignados a cada usuario. Los empleados con el mismo puesto cobrarán las propinas en función de las horas trabajadas. Los porcentajes asignados a cada puesto de trabajo deberán sumar el 100 %.
Selecciona el periodo de tiempo al que quieras aplicar los ajustes que has definido respecto a la distribución de propinas, ya sea una jornada laboral de 24 horas o una semana laboral de 7 días.
Elige si quieres aplicar la agrupación de propinas en Solo este punto de venta o Todos los puntos de venta, así como la fecha de activación de los nuevos ajustes. Nota: La fecha de activación puede establecerse, como muy pronto, dos semanas antes.
Haz clic en Guardar.
Tienes la opción de activar o desactivar la opción Repartir de forma equitativa las propinas no asignadas, que solo es relevante si has seleccionado Agrupar las propinas por transacción como método de distribución de las propinas. Si activas esta opción, las propinas recibidas cuando nadie ha comenzado su turno se distribuirán equitativamente entre todos los empleados con derecho a propina que registraron la entrada en algún momento durante esa jornada laboral.
Si corresponde, activa Declarar propinas en efectivo. Los empleados con derecho a propina deberán indicar las propinas que reciban en efectivo durante su turno antes de registrar la salida o cambiar de puesto en el TPV o en la aplicación Square para equipos. Los informes de turnos, como los de Jornada laboral, Coste de la mano de obra y Registro de horas en formato CSV, también incluirán las propinas en efectivo que haya registrado tu equipo, aunque esta información se podrá modificar.
Una vez que sigas los pasos anteriores, las propinas abonadas con tarjeta de crédito se dividirán entre todos los empleados con derecho a recibirlas durante una jornada laboral de 24 horas o durante una semana laboral de 7 días. Los cambios realizados en medio de un período de pago no se aplicarán a las transacciones de forma retroactiva.
Nota: Asegúrate de consultar las leyes nacionales y locales sobre la agrupación de propinas, los avisos y el mantenimiento de registros.