Actualizaciones del sistema

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Empezar a usar Registro de horas de Square

Si utilizas Gestión de equipos o Square para restaurantes, puedes hacer un seguimiento de las horas que trabajan tus empleados con Turnos Square. Pueden registrar la entrada o la salida en el TPV o con la aplicación Square para equipos. De la misma manera, pueden consultar o imprimir los resúmenes de la jornada laboral directamente desde el TPV. Además, también puedes crear, gestionar y publicar calendarios en función de tu disponibilidad y la de tu equipo. Consulta más información sobre la Programación de turnos con Gestión de equipos.

En el momento de registrar las horas trabajadas de tus empleados, los informes de Turnos Square te permitirán ahorrar tiempo gracias a los cálculos automáticos de horas extra y de horas pagadas al doble, que podrás exportar con facilidad a tu ordenador en forma de archivo .CSV. Una vez hayas configurado los turnos de los empleados, puedes consultar tus informes de turnos directamente desde el Panel de control en línea de Square y los empleados podrán hacer un seguimiento de las horas que han trabajado en la aplicación Square para equipos. En caso de usar Equipos Plus, también tendrás la posibilidad de cotejar las horas programadas y las horas reales que han trabajado los empleados. Tanto en las jornadas laborales como en el coste de la mano de obra, podrás consultar los próximos turnos programados y los avisos de registro de entrada si esta se ha realizado pronto, tarde o no se ha realizado.

Actualizaciones en la navegación

Desde que salió al mercado por primera vez, Gestión de equipos ha ampliado significativamente sus funcionalidades para ir más allá del seguimiento de horas y ahora incluye características como la programación de turnos y la agrupación de propinas. Como parte de las últimas actualizaciones de Gestión de equipos y Equipos Plus, hemos cambiado el nombre de la sección del panel de control en línea de Square: Registros de horas ahora pasa a llamarse Turnos.

Seguirás teniendo acceso a los registros de horas. Lo único que cambia en tus flujos de trabajo actuales es ir a la sección Turnos del Panel de control en línea de Square en vez de ir a Registro de horas cuando necesites llevar a cabo acciones relacionadas con los registros de horas, la programación de turnos y la agrupación de propinas. Esta actualización permite gestionar la mano de obra con más claridad gracias a Gestión de equipos que también contará con funciones adicionales en el futuro. Consulta las secciones a continuación para descubrir más sobre las funcionalidades de la nueva sección Turnos.

Configura tu turno de trabajo

Si configuras un período laboral, el Registro de horas de Square hará un seguimiento detallado de las horas trabajadas y de las horas extra. Si los empleados suelen registrar la entrada después de la medianoche, configura el inicio de la jornada laboral como mínimo una hora después del final del turno anterior. Por ejemplo, si tienes un bar que cierra a las 2 de la madrugada y los empleados terminan de trabajar a las 3, marca el inicio de la jornada laboral a las 4. De esta forma, si los empleados trabajan horas extra, te aseguras de que los turnos queden agrupados dentro de la misma jornada laboral.

  1. Accede a Turnos en el Panel de control en línea de Square; Configuración > Programar.

  2. Configura el inicio de la semana laboral y de la jornada laboral.

  3. Haz clic en Guardar.

Revisa y configura las horas extras y los descansos

La configuración de horas extra se vincula de forma automática con la configuración horaria de la región de tu punto de venta. Puedes confirmar tu punto de venta en Cuenta & Configuración en el Panel de control en línea de Square.

Si tus empleados hacen diferentes trabajos por distintos salarios, las horas extra se calcularán con la media ponderada del total de los ingresos normales dividida entre el total de horas trabajadas.

Configura la normativa sobre horas extra

  1. Inicia sesión en Turnos en el Panel de control en línea de Square; Configuración.

  2. En Horas extra, establece un límite de tiempo diario, semanal y de horas pagadas al doble.

  3. Pulsa Guardar.

Configura el seguimiento de los descansos

  1. Inicia sesión en Turnos en el Panel de control en línea de Square; Configuración > Descansos.

  2. Haz clic en Añadir nuevo descanso para añadir tu primer descanso.

  3. Añade un nombre, la duración y selecciona la configuración de la remuneración (pagada o no pagada) por el descanso.

  4. Haz clic en Guardar para confirmar la configuración de los descansos.

  5. Añade hasta un máximo de tres descansos por cada uno de tus puntos de venta.

Bloquear la opción Terminar el descanso antes de tiempo

Para ayudar a cumplir con la normativa laboral de aplicación local en la que se regulan los descansos de los empleados, el plan de pago de Gestión de equipos, Equipos Plus te permite activar la configuración que impide que los empleados terminen sus descansos antes de tiempo. Para ello:

  1. Inicia sesión en Turnos en el Panel de control en línea de Square; Configuración > Descansos.

  2. Activa la opción Bloquear la opción Terminar descanso antes de tiempo.

  3. Si procede, introduce un horario en Permitir en y activa Solo este punto de venta o Todos los puntos de venta.

  4. Haz clic en Guardar.

Evitar registros de entrada anticipados o no programados

También puedes restringir que los empleados registren la entrada antes del inicio de su turno o en días que no les toca trabajar. Para ello:

  1. Inicia sesión en Turnos en el panel de control en línea de Square; Configuración > Registrar entrada/salida.

  2. Activar Bloquear registros de entradas antes de tiempo y entradas no programadas.

  3. Si procede, introduce un horario en Permitir dentro de y activa Solo este punto de venta o Todos los puntos de venta.

  4. Haz clic en Guardar.

Nota: si activas el bloqueo en las opciones de entrar a trabajar o terminar los descansos antes de tiempo y los empleados se encuentran en alguno de estos supuestos, podrán ver una notificación en la aplicación Square para equipos.

Convertir el exceso de tiempo de descanso en descanso no pagado

Además de evitar registros de entrada anteriores al inicio del turno o en turnos no programados, también puedes activar la opción convertir el exceso de tiempo de descanso en descanso no pagado. Si la configuración está activada, los empleados pasarán automáticamente de un descanso pagado a un descanso no pagado cuando se pasen un minuto de su tiempo estipulado de descanso. Para ello:

  1. Inicia sesión en Turnos en el Panel de control en línea de Square; Configuración > Descansos.

  2. Activa la opción Convertir el exceso de tiempo de descanso en descanso no pagado.

  3. Selecciona la opción Aplicar a a Solo este punto de venta o Todos los puntos de venta.

Cualquier descanso que dure como mínimo un minuto más del tiempo estipulado quedará registrado en los informes Costes de la mano de obra y Jornada laboral para ayudarte a controlar este cambio. Por defecto, la configuración está desactivada y solo la pueden activar desde la sección Registros de horas los propietarios de la cuenta, los administradores o cualquier empleado que tenga activado el permiso Gestionar los Registros de horas.

Edición de los registros de horas

Para mantener la precisión de los registros de horas, Equipos Plus permite que los empleados soliciten cambios en los registros de horas de turnos anteriores. Una vez se haya activado la configuración adecuada, los empleados podrán solicitar los cambios directamente desde la aplicación de Square para equipos y tú podrás administrar las solicitudes mediante el Panel de control en línea de Square. Para ello:

  1. Inicia sesión en Turnos en el panel de control en línea de Square, y selecciona Configuración > Registrar entrada/salida.

  2. Activa Edición de los registros de horas.

  3. Haz clic en Guardar.

Nota: los propietarios de la cuenta o los empleados con los permisos Responder a solicitudes de registro de horas recibirán una notificación cuando los empleados soliciten cambios en los registros de horas. Estas solicitudes se pueden aprobar o rechazar directamente desde la notificación a través del mismo mensaje de correo electrónico, desde la aplicación Square para equipos o desde el Panel de control en línea de Square. Las solicitudes de edición dejarán de tener validez a los 30 días.

Activa el seguimiento de horas

Una vez hayas configurado tus permisos, los perfiles de los empleados y los registro de las horas, es el momento de activar el seguimiento de los descansos en la aplicación de Square.

Inicia sesión en la aplicación de Square y accede a Configuración > Seguimiento de horas > activa Seguimiento de horas on.

Si se ha emparejado un dispositivo con un punto de venta específico mediante códigos del dispositivo, deberás asegurarte de que tus empleados tienen permiso para trabajar en ese punto de venta. Para comprobarlo, dirígete a Equipo en tu Panel de control en línea de Square y selecciona el nombre del empleado para asegurarte de que se han seleccionado los puntos de venta correctos en Permisos.

Activa el fondo común de propinas

Equipos Plus te permite activar un fondo común para el reparto equitativo de propinas pagadas con tarjeta de crédito entre todos los empleados del turno en el momento de la transacción. Este sistema garantiza pagos puntuales y equitativos y elimina los procesos complejos de reparto manual de propinas. Así, podrás dedicar más tiempo a otros aspectos de tu negocio.

Para ello, sigue estos pasos:

  1. Accede a Equipo en el panel de control en línea de Square.

  2. Selecciona el empleado que deseas modificar y abre su perfil.

  3. Haz clic en Modificar en la sección «Trabajo y remuneración».

  4. Activa o desactiva la opción Derecho a propina para cada puesto.

Confirma que has aplicado el fondo común de propinas a todos los empleados y, a continuación, actívalo. Para ello, sigue estos pasos:

  1. Ve a Turnos en el Panel de control en línea de Square.

  2. Selecciona Configuración > Propinas.

  3. Elige entre Dar la propina directamente, Repartir las propinas por transacción, o Repartir propinas según las horas trabajadas.

    1. Dar la propina directamente: las propinas de las transacciones se destinan al empleado que las cobra.

    2. Repartir las propinas por transacción: con este sistema, las propinas se reparten de forma equitativa entre todos los empleados que estén en el turno en el momento de la transacción. Este es el método ideal si lo que quieres es recompensar a todo el equipo con las propinas que han ganado durante un turno concreto.

    3. Repartir propinas según las horas trabajadas: las propinas de las ventas se reparten entre los empleados en función de las horas que hayan trabajado. El reparto se puede configurar en una jornada laboral de 24 horas o en una semana de 7 días de trabajo. La primera opción funciona mejor si quieres recompensar al personal que no trabaja el turno completo de cara al público, mientras que la segunda tiene en cuenta los importes de las propinas en un plazo más amplio.

  4. Elige si quieres repartir propinas Solo en este punto de venta o En todos los puntos de venta, además de la fecha en la que quieres que esta opción se haga efectiva. Nota: Esta fecha puede tener carácter retroactivo (máximo de dos semanas).

  5. Haz clic en Guardar.

También puedes activar o desactivar la opción Repartir de forma equitativa las propinas no atribuidas, que solo es relevante si has seleccionado Agrupar propinas por transacción como método de distribución. Si la tienes activada, las propinas que se obtengan mientras nadie haya registrado la entrada se distribuirán de forma equitativa entre todas las personas que puedan recibir propinas y que hayan trabajado ese día. Recuerda que, para ello, deben registrar la entrada al comenzar la jornada.

Si procede, activa Declarar propinas en efectivo. Los miembros del equipo con derecho a propina tendrán que indicar las propinas en efectivo que han ganado en su turno antes de fichar o cambiar de puesto en el TPV o en la aplicación Square para equipos. Los informes de turno, como los de Jornada Laboral, Coste Laboral y Tarjeta de registro de horas CSV también incluirán las propinas en efectivo introducidas por tu equipo, y los datos de las propinas en efectivo se podrán ajustar.

Si sigues estos pasos, las propinas de las tarjetas de crédito se repartirán de forma equitativa entre todos los empleados que estaban en el turno en el momento de la transacción, o entre todos los empleados en función de las horas trabajadas a lo largo de una jornada laboral de 24 horas o de una semana laboral de siete días. Los cambios realizados durante un periodo de pago no se aplicarán a las transacciones completadas. Nota: Asegúrate de comprobar la legislación relativa al reparto de propinas, los avisos y los requisitos de registro.