Traiter les paiements hors ligne avec Square
À propos des paiements hors ligne
Pour fonctionner de manière optimale, les applications Solution PDV Square nécessitent une connexion Internet en tout temps. Il peut s’agir d’une connexion Wi-Fi ou Ethernet sur votre appareil mobile ou le matériel Square, ou d’une connexion Wi-Fi, Ethernet ou via un service de données (comme la 4G, la 5G ou EDGE) sur votre appareil mobile.
Votre appareil peut se déconnecter pour deux raisons :
Une panne d’Internet : le Wi-Fi cesse de fonctionner ou votre fournisseur de service Internet rencontre un problème.
Interruption du service Square : les services Square sont obsolètes ou non disponibles.
Si votre appareil perd sa connexion, vous pouvez autoriser les paiements hors ligne pour accepter les paiements en espèces et par carte des principales marques.
Fonctionnement des paiements hors ligne :
Vos frais de traitement actuels s’appliqueront aux transactions hors ligne en fonction du type de paiement. Vous ne remarquerez donc aucune différence de frais. En savoir plus sur les frais de Square
Vous pouvez accepter les paiements par carte à puce et NIP, passée ou glissée. Toutefois, les fonctionnalités offertes lors de l’utilisation des paiements hors ligne varient d’un appareil à l’autre.
Vos paiements hors ligne sont conservés en toute sécurité dans l’application Solution PDV Square pendant que votre appareil n’est pas connecté.
Les paiements hors ligne seront traités automatiquement dès que votre appareil sera reconnecté à Internet, dans un délai de 24 heures (maximum 72 heures).
Avant de commencer
Vous pouvez autoriser les paiement hors ligne à partir du Tableau de bord Square ou des applications Solutions PDV Square prises en charge.
Deux options s’offrent à vous pour autoriser les paiements hors ligne :
Autoriser les paiements hors ligne à l’avance pour vous préparer à une panne de réseau ou à une interruption du service Square.
Autoriser les paiements hors ligne au moment où une panne de réseau ou une interruption du service Square se produit. Les membres de votre équipe ne pourront pas autoriser ni accepter les paiements hors ligne sans les autorisations adéquates.
Pour vous préparer à accepter les paiements hors ligne, téléchargez le guide des paiements hors ligne et partagez-le avec vos employés afin qu’ils sachent quoi faire en cas de panne de réseau ou d’interruption du service Square.
Fonctionnalités prises en charge et non prises en charge :
Les paiements hors ligne peuvent être traités sur les applications Solution PDV Square, le matériel Square et les appareils mobiles pris en charge.
Vous pouvez traiter les paiements hors ligne à partir des applications Solution PDV Square suivantes :
- Application Solution PDV Square en mode Service complet, Service rapide, Bar, Détaillant, Réservations ou Standard. Découvrez comment utiliser les modes avec Solution PDV Square.
- Application Solution PDV Square pour restaurants
- Application PDV Rendez-vous Square
- Application Solution PDV Square pour détaillants
Vous pouvez traiter les paiements hors ligne à partir du matériel Square suivant :
- Square Register
- Square Terminal
- Square Handheld
- Square Stand (2e génération)
- Square Reader (2e génération)
- Square Reader (1re génération, v3)
- Square Reader pour bandes magnétiques, si celui-ci ou le Square Stand sont connectés à l’appareil
- Square Stand (1re génération)
Découvrez comment identifier votre matériel Square.
Commandes et livraisons hors ligne :
- selon le type d’interruption, les nouvelles commandes en ligne reçues au moyen de votre site de vente en ligne Square ou des plateformes de commande ne s’afficheront pas dans votre système de point de vente.
- Une fois l’interruption réglée, les commandes reçues s’afficheront sur votre appareil Square.
- Les commandes passées lorsque l’appareil était hors ligne apparaîtront sur le Tableau de bord Square et seront traitées automatiquement au retour de la connexion.
Les paiements hors ligne ne sont pas disponibles ou pris en charge avec ce qui suit :
-
Matériel Square :
- Square Reader (1re génération, v1 et v2)
- Bornes de commandes Square utilisant l’application Square Kiosk
- Square Terminal connecté (API Terminal) en tant qu’écran du client et terminal de paiement. Découvrez comment connecter le Square Terminal à Solution PDV Square.
- : Découvrez comment identifier votre matériel Square.
-
Types de paiement :
- les cartes de débit Interac. Les applications de point de vente Square vous aviseront que les transactions Interac ne peuvent pas être traitées hors ligne. L’acheteur sera invité à essayer une autre carte.
- Afterpay
- Cartes cadeaux Square
- Paiement rapide sur iPhone
- Tap to Pay on Android
- Cartes saisies manuellement
-
Applications Square :
- Application Factures Square
- Application Solution PDV Square en mode Services
- Application Square Kiosk
- Fidélisation Square : vous devrez associer et cumuler manuellement les points gagnés par les clients lors de paiements hors ligne une fois votre connexion à Internet rétablie et les paiements téléversés.
- Rapports : les rapports de fin de journée. Découvrez comment configurer et exécuter le rapport de fin de journée de votre restaurant.
Consignes de sécurité pour les paiements hors ligne
Vous devez vous reconnecter à Internet au plus tard 72 heures après avoir accepté des paiements hors ligne, sinon vos paiements expireront.
Exigez une signature pour chaque transaction (si possible) et vérifiez si la signature à l’écran correspond à la signature à l’endos de la carte de paiement. Découvrez comment gérer les signatures pour les paiements.
Si la carte n’est pas signée, demandez au client de présenter une pièce d’identité émise par le gouvernement et de signer la carte. En consultant la pièce d’identité, vérifiez si la signature sur la carte de paiement correspond.
Même si vous ne pouvez pas exiger une pièce d’identité et même si cette demande de confirmation d’identité ne modifie en rien votre responsabilité relative aux possibles rétrofacturations, les cartes non signées ne sont pas valides et ne devraient pas être acceptées.
Vous êtes responsable de tout paiement expiré, refusé ou contesté qui a été accepté en mode hors ligne. Square n’est pas en mesure de fournir les coordonnées des clients ou de les contacter en votre nom pour les paiements hors ligne refusés ou expirés.
Délais pour les paiements hors ligne
Les partenaires de l’industrie des cartes de paiement et les organismes de régulation définissent des exigences bien précises quant à la durée des sessions de paiement hors ligne.
Si vous utilisez le matériel Square indiqué ci-dessous, vous devez reconnecter votre appareil à Internet et téléverser vos paiements hors ligne dans les trois jours suivant le début de votre session de paiements hors ligne.
- Square Register
- Square Terminal
- Square Handheld
Cependant, il est fortement recommandé de téléverser vos paiements hors ligne dans un délai de 24 heures pour réduire le risque de rétrofacturations ou de refus de carte.
Étape 1 : Activer les paiements hors ligne
Si les paiements hors ligne sont autorisés avant la perte de connexion, votre appareil commencera automatiquement une session hors ligne dès qu’il perdra sa connexion à Internet. Les paiements hors ligne peuvent également être activés en cas d’interruption du service Square. Pour tirer le meilleur parti de votre session hors ligne, nous vous recommandons fortement d’autoriser les paiements hors ligne avant la perte de connexion.
Autoriser les paiements hors ligne à partir des modes du système de point de vente dans le Tableau de bord Square et l’application Solutions PDV Square permettra d’accepter les paiements hors ligne sur tous les appareils auxquels le mode est attribué.
Si vous n’utilisez pas les modes, vous pouvez autoriser les paiements hors ligne directement à partir des applications Solution PDV Square.
Autoriser les paiements hors ligne à partir des modes de point de vente dans le Tableau de bord Square permet d’effectuer des paiements hors ligne sur tous les appareils auxquels le mode est attribué. Découvrez comment créer et attribuer des modes.
- Connectez-vous au Tableau de bord Square et accédez à Paramètres > Gestion des appareils > Modes.
- Sélectionnez un mode existant dans la liste et, dans les paramètres, cliquez sur Gérer. Si vous n’avez pas encore défini de mode, cliquez sur Ajouter un mode.
- Dans les paramètres de passage en caisse, sélectionnez Paiements hors ligne > Activez l’option Autoriser les paiements hors ligne.
- Définissez le montant maximal autorisé par transaction pour les paiements hors ligne.
- Cliquez sur Enregistrer.
À partir de l’application Solution PDV Square, en mode service complet, service rapide, bar, détaillant, réservations ou standard, ou à partir des applications Solution PDV Square pour restaurants, Solution PDV Square pour détaillants ou Solution PDV pour Rendez-vous Square :
- Connectez-vous à l’application Solution PDV et accédez à ≡ Plus > Paramètres.
- Touchez Passage en caisse > Paiements hors ligne, puis activez l’option Autoriser les paiements hors ligne.
- Définissez le montant maximal autorisé par transaction pour les paiements hors ligne.
- Touchez la flèche de retour pour enregistrer.
Si vous utilisez des modes avec l’application Solution PDV Square, les paramètres de paiement hors ligne s’appliquent à tous les appareils auxquels le mode est attribué. Découvrez comment créer et attribuer des modes.
Si les paiements hors ligne ne sont pas autorisés à l’avance en vue d’une panne de réseau ou d’une interruption du service Square, une notification de panne s’affichera dans l’application Solution PDV lorsque la connexion sera perdue. Vous pouvez autoriser les paiements hors ligne directement à partir des invites de notification.
Remarque : Si un membre de votre équipe n’a pas les autorisations requises, une personne disposant des autorisations appropriées devra approuver l’action en saisissant son code confidentiel.
Étape 2 : Accepter les paiements hors ligne
Vous pouvez accepter les paiements hors ligne pris en charge comme vous le feriez habituellement sur votre appareil compatible ou le matériel Square. Lorsque les paiements hors ligne sont autorisés, une session hors ligne démarre automatiquement chaque fois que votre appareil perd sa connexion Internet, et une bannière de notification s’affiche en haut de l’écran.
En mode hors ligne :
La bannière affichera un compte à rebours indiquant le temps restant pour se reconnecter et téléverser les paiements hors ligne.
Le compte à rebours ne s’affichera pas si l’appareil est hors ligne en raison d’une interruption du service Square.
Les paiements hors ligne apparaîtront comme « en attente » dans l’historique des transactions de l’application. Découvrez comment voir les paiement hors ligne.
Vous pouvez redémarrer ou éteindre votre appareil ou le matériel Square, mais vous devez le rallumer pour téléverser les paiements hors ligne en attente avant leur expiration.
Étape 3 : Téléverser les paiements hors ligne
Vous pouvez téléverser les paiements hors ligne en reconnectant votre appareil à Internet. Aucune autre action n’est requise.
Les paiements hors ligne en attente expireront après 72 heures si vous ne reconnectez votre appareil Square Register, Square Terminal ou Square Handheld à Internet pour les téléverser. Découvrez comment identifier votre matériel Square.
Les paiements hors ligne en attente expireront après 24 heures si vous ne reconnectez pas votre iPhone, iPad ou appareil mobile Android à Internet (tout en étant connecté au matériel Square) pour les téléverser.
Les paiements hors ligne expirés ne peuvent pas être récupérés ni traités de nouveau.
Après la reconnexion à Internet :
Une notification confirmera que votre appareil est de nouveau en ligne et que les paiements hors ligne sont en cours de traitement.
Vous pouvez consulter les paiements effectués et refusés. Découvrez comment voir les paiement hors ligne.
Les clients recevront leurs reçus numériques et vous recevrez des courriels de notification de paiement.
Une nouvelle session hors ligne s’activera en cas de nouvelle perte de connexion Internet, ou si une interruption du service Square se produit après le téléversement réussi des paiements hors ligne.
Remboursements pour les paiements hors ligne
Les paiements hors ligne ne peuvent pas être annulés ni remboursés tant qu’ils sont en cours de traitement. Vous pouvez effectuer un remboursement une fois que la connexion Internet est rétablie et que le paiement hors ligne a été téléversé. Découvrez comment gérer les remboursements des clients.