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Utiliser la carte enregistrée avec Rendez-vous Square

Grâce aux outils de programmation en ligne de rendez-vous de Square, vous pouvez enregistrer la carte d’un client pour y porter les frais des réservations futures et les frais d’annulation de dernière minute.

Les frais d’encaissement d’un paiement par carte enregistrée, que ce soit à partir du tableau de bord ou de l’application Square, sont de 3,4 % + 0,15 $.

Remarque : Les frais en cas de paiement anticipé et les frais de protection en cas d’absence aux rendez-vous réservés en ligne sont de 2,9 % + 0,30 $.

Enregistrer une carte

Avant que vous puissiez encaisser un paiement par carte enregistrée, celle-ci doit être inscrite dans le Profil du client, soit à partir du Répertoire de clients ou d’un rendez-vous réservé.

Remarque : Les cartes des comptes d’épargne-santé (HSA) et de gestion flexible des dépenses (FSA) ne sont pas prises en charge comme carte enregistrée en ce moment.

Enregistrer une carte à partir du Répertoire de clients

Voici comment associer une carte de paiement à un profil de client existant :

  1. À partir de l’onglet Clients du Tableau de bord Square en ligne, cliquez sur Répertoire.
  2. Sélectionnez un client, cliquez sur le menu des actions (menu à trois points), puis cliquez sur Ajouter une carte.
  3. Saisissez les données de la carte et l’adresse courriel de votre client.
  4. Vous devez disposer de l’autorisation écrite de votre client pour enregistrer sa carte de paiement. Utilisez le modèle fourni en cliquant sur Télécharger le formulaire et envoyez-le à votre client.
  5. Cliquez sur Confirmer.

Pour enregistrer la carte d’un nouveau client :

  1. Accédez à l’onglet Clients du Tableau de bord Square en ligne, puis cliquez sur Répertoire.
  2. Cliquez sur Créer un client, entrez les données pertinentes, puis cliquez sur Enregistrer.
  3. Une fois le profil du client créé, cliquez sur le menu des actions (menu à trois points), puis sur Ajouter une carte.
  4. Saisissez les données de la carte et l’adresse courriel de votre client.
  5. Vous devez disposer de l’autorisation écrite de votre client pour enregistrer sa carte de paiement. Utilisez le modèle fourni en cliquant sur Télécharger le formulaire et envoyez-le à votre client.
  6. Cliquez sur Confirmer.

Remarque: Assurez-vous de conserver les formulaires d’autorisation dans vos dossiers et de les ranger en lieu sûr.

Enregistrer une carte à partir du calendrier

Enregistrez la carte d’un client au moment de la création de son rendez-vous dans le tableau de bord Rendez-vous Square.

Pour ajouter la carte d’un client pendant le processus de réservation :

  1. À partir du Calendrier du tableau de bord Rendez-vous Square, cliquez sur le créneau horaire souhaité ou faites-le glisser.
  2. Entrez le nom du client (s’il est enregistré) ou créez un client à ce moment-là. À droite, vous verrez Notes sur le client, Carte enregistrée et Historique des rendez-vous. Remarque : Il faut que le client vous en ait donné l’autorisation écrite pour que vous enregistriez sa carte de paiement.
  3. Cliquez sur Ajouter une carte, puis entrez les détails de la carte et cliquez sur Confirmer.

“Entrer

Utiliser une carte enregistrée pour créer un rendez-vous prépayé

Si vous avez réglé votre site de réservation en ligne à Imposer le paiement anticipé, une option permettant d’utiliser une carte enregistrée s’affichera au moment de créer le rendez-vous du client dans le tableau de bord Rendez-vous Square en ligne.

  1. À partir du Calendrier du tableau de bord Rendez-vous Square, cliquez sur le créneau horaire souhaité ou faites-le glisser.
  2. Entrez le nom du client. Si sa carte est enregistrée, cela sera indiqué à la droite de son nom.
  3. Sous Paiement, activez l’option Prépayer pour ce rendez-vous.
  4. Terminez d’entrer les détails du rendez-vous, puis cliquez sur Enregistrer.

Utiliser une carte enregistrée à titre de protection en cas d’absence

Si vous avez réglé votre site de réservation en ligne de façon à exiger une carte de crédit à titre de protection en cas d’absence, l’option permettant d’utiliser une carte enregistrée s’affichera au moment de créer le rendez-vous du client à partir du tableau de bord Rendez-vous Square en ligne.

  1. À partir du Calendrier du tableau de bord Rendez-vous Square, cliquez sur le créneau horaire souhaité ou faites-le glisser.
  2. Entrez le nom du client. Si sa carte est enregistrée, cela sera indiqué à la droite de son nom.
  3. Sous Paiement, activez la Protection en cas d’absence.
  4. Terminez d’entrer les détails du rendez-vous, puis cliquez sur Enregistrer.

En savoir plus sur la gestion du Répertoire de clients en ligne.

Autre avantage : Si un client ajoute ses données de carte à son Compte de client, vous pourrez voir et facturer sa carte en ligne ou directement à partir de l’application.

Porter des frais à une carte enregistrée à partir de l’application

Une fois la carte du client enregistrée, vous pouvez l’utiliser pour facturer ses rendez-vous directement à partir de l’application Rendez-vous.

  1. Touchez le rendez-vous dans votre calendrier. Note : La vente sera associée à l’employé avec qui le client avait pris rendez-vous.
  2. Touchez Vérification et paiement.
  3. Ajoutez tout article ou service supplémentaire, puis sélectionnez Facturer. Les renseignements sur le rendez-vous seront automatiquement importés de la réservation.
  4. Faites défiler l’écran des options de paiement. Vous verrez la carte enregistrée du client, le type de carte et le PAN.
  5. Touchez Facturer.
  6. Touchez Facturer une fois de plus pour confirmer le paiement.