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Conserver une carte pour facturer les frais d’annulation avec Rendez-vous Square

Protégez-vous contre les cas d’absence avec une politique d’annulation personnalisée. Vous pouvez demander à vos clients d’ajouter leur carte de paiement lors de la prise de rendez-vous en ligne. Si votre client ne se présente pas ou s’il annule après la date limite, vous pouvez décider d’appliquer votre politique d’annulation.

Sélectionner une politique de paiement

  1. Accédez à la section Paiements et annulations à partir du Tableau de bord Square en ligne.

  2. Cliquez sur la politique de paiement.

  3. Sélectionnez la politique de paiement pertinente (voir les politiques en détail ci-dessous) :

    • Aucune obligation de réserver : Les clients peuvent prendre rendez-vous sans obligation de paiement.

    • Exiger la totalité du paiement anticipé : Demandez aux clients de payer à l’avance pour les services à « prix fixe » avant de les réserver.

    • Conserver la carte pour la protection en cas d’absence : Demandez aux clients de saisir les informations de la carte pour réserver.

  4. Cliquez sur Suivant.

  5. Configurez les paramètres pertinents en fonction de la politique choisie, puis cliquez sur Enregistrer.

Exiger la totalité du paiement anticipé

Cette politique exige que les clients paient pour les services à « prix fixe » avant de les réserver. Les clients ne peuvent pas annuler seuls les rendez-vous prépayés. Vous serez responsable de l’exécution et des remboursements le cas échéant.

Remarque : Des frais de traitement différents s’appliquent aux rendez-vous prépayés. 

Conserver la carte pour la protection en cas d’absence

Si vous activez cette politique, les clients devront ajouter une carte de paiement pour finaliser leur réservation. La carte pourra être débitée si le client ne respecte pas votre politique d’annulation. Si vous voulez enregistrer la carte enregistrée du client pour des paiements futurs, demandez-lui de sélectionner l’option Enregistrer la carte lors de la réservation.

Remarque importante

  • Lors de l’activation de la protection en cas d’absence, les cartes ne sont conservées que pour un seul rendez-vous et ne sont pas enregistrées dans les dossiers pour les frais futurs.

  • Vous pouvez facturer des frais d’annulation jusqu’à 14 jours après le rendez-vous.

  • Les frais d’annulation par rendez-vous sont plafonnés à 500 $.

  • À l’heure actuelle, il est impossible de déterminer des frais de protection en cas d’absence sous forme de pourcentage pour l’ensemble des services.

  • Vous pouvez également activer la Protection en cas d’absence quand vous créez un rendez-vous à partir de votre calendrier sur le Tableau de bord de Rendez-vous Square. Vous pouvez utiliser la carte enregistrée du client ou saisir une carte manuellement. Remarque : Cette fonctionnalité n’est pas encore offerte dans l’application PDV Rendez-vous Square.

  • Les clients ont la possibilité d’annuler un rendez-vous à tout moment lorsque celui-ci est encore en attente.

Avec la Protection en cas d’absence, vous pouvez facturer des frais fixes par rendez-vous ou par service.

Frais fixes par rendez-vous

Activer la Protection en cas d’absence à partir du Tableau de bord Square en ligne

  1. À partir du Tableau de bord Rendez-vous, cliquez sur Paramètres > Paiements et annulations.
  2. Sous Paiements, sélectionnez Suspendre la carte pour bénéficier de la protection en cas d’absence. Cliquez sur Suivant.
  3. Fixez des frais d’annulation fixes par service individuel ou par rendez-vous. Remarque : Lorsque la Protection en cas d’absence est activée pour chaque service, les frais d’annulation par défaut seront de 0 $ pour les services.
  4. Cliquez sur Enregistrer.

En option : Pour vos paramètres de réservation en ligne, vous pouvez également activer/désactiver l’option Demander une carte enregistrée pour les paiements futurs, en fonction de vos préférences.

Pour activer la Protection en cas d’absence à partir de l’application Rendez-vous Square :

  1. Touchez  > Touchez Paramètres.
  2. Touchez Rendez-vous et Paiements et annulations.
  3. Touchez Conserver la carte en cas d’absence.

Activer la Protection en cas d’absence sur Rendez-vous Square et Square Register

  1. Touchez la flèche descendante, puis accédez à Réservation en ligne.
  2. Touchez Site de réservation Square, puis Accepter les paiements en ligne.
  3. Touchez Conserver la carte en cas d’absence.

Frais fixes par service

Un montant de frais d’annulation doit être saisi pour chaque service de votre catalogue, sinon vous ne pourrez pas facturer de frais d’annulation.

Services créés dans l’application

À partir de l’application PDV Rendez-vous Square :

  1. Touchez  > Articles et services.
  2. Touchez Créer un service.
  3. Remplissez les renseignements nécessaires sur le service et cliquez sur Frais d’annulation. Saisissez le montant et touchez Enregistrer.

Remarque : À l’heure actuelle, il est impossible de déterminer des frais de protection en cas d’absence sous forme de pourcentage pour l’ensemble des services.

Services créés en ligne

Si vous créez un service à partir du tableau de bord Rendez-vous, vous verrez l’option permettant de saisir le montant des frais d’absence par service. Pour les articles créés sur le tableau de bord Rendez-vous, les frais par service seront par défaut de 0 $. Pour les modifier, entrez simplement le montant à facturer aux clients dans l’onglet Services au cas où ils annuleraient ou reprogrammeraient leur rendez-vous après la date limite.

Les clients devront alors saisir leurs données de paiement pour finaliser la réservation de leur rendez-vous. Leurs données de facturation seront conservées uniquement dans le cadre de la Protection en cas d’absence et ne seront enregistrées ni pour le paiement ni pour les réservations futures.

Remarque : Les clients ne seront pas autorisés à utiliser une carte de débit prépayée comme mode de paiement, même si la carte est enregistrée. Vous pouvez ignorer ce blocage en utilisant une carte de débit prépayée comme carte de paiement en cas d’absence quand vous réservez un rendez-vous à partir du Tableau de bord de Rendez-vous Square.

Mise en place d’une politique d’annulation

Personnalisez votre heure limite d’annulation et la politique que vos clients verront sur votre site de réservation en ligne et dans les notifications par courriel. Voici comment faire :

  1. Accédez à Clients > Rendez-vous  > Paramètres sur votre Tableau de bord Square en ligne.

  2. Cliquez sur Paiements et annulations.

  3. Activez l’option Les clients peuvent reprogrammer ou annuler leurs propres rendez-vous avant l’heure limite.

  4. Cliquez sur Modifier à côté de Politique d’annulation et sélectionnez une heure limite pour les annulations. Vous pouvez également laisser une note facultative sur la politique d’annulation.

  5. Cliquez sur Enregistrer.

Remarque : Quelle que soit l’heure limite, si vous n’acceptez pas automatiquement les demandes de rendez-vous, un client peut annuler une demande à tout moment avant qu’elle ne soit acceptée. Votre politique d’annulation apparaîtra au cours du processus de réservation en ligne et au bas des courriels de confirmation que recevront les clients.

Annulation de rendez-vous et absences

Si un client demande l’annulation ou la modification d’un rendez-vous alors que le délai d’annulation est dépassé, vous aurez la possibilité d’appliquer votre politique d’annulation.

Même si votre politique d’annulation est activée, son application reste à votre entière discrétion. Vous avez deux semaines (14 jours) pour choisir de facturer le client. Si vous le facturez, le client reçoit un avis par courriel, qui peut inclure une remarque de votre part, l’informant des frais découlant de son annulation du rendez-vous. Le client est aussi informé de votre politique au moment de l’annulation après le délai prévu.

Si vous décidez d’appliquer votre politique d’annulation, la carte de paiement est débitée. Si la carte est refusé, vous devez communiquer avec le client et convenir avec lui d’un autre mode de paiement.

Des frais de traitement différents s’appliquent aux transactions pour lesquelles un client ne s’est pas présenté. Les fonds seront transférés dans votre compte bancaire associé selon votre calendrier des dépôts.

Remarque : Les rendez-vous annulés apparaissent en gris et les absences apparaissent en rouge dans le dossier du client.

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