Administra cancelaciones de reservas y políticas de pago por adelantado
Acerca de las políticas de cancelación y pago por adelantado
Establecer una política de cancelación personalizada, como solicitar que los clientes agreguen su tarjeta de pago cuando solicitan una cita, ayuda a protegerte contra las ausencias. Así, si no acuden a la cita o cancelan fuera del plazo que hayas fijado, podrás aplicar esa política de cancelación y cobrarles el importe acordado. Las políticas de pago por adelantado también ayudan a administrar el flujo de caja al exigir que los clientes paguen por adelantado los servicios de precio fijo cuando reservan en línea.
Antes de comenzar
Puedes cobrar una tarifa por cancelación hasta 14 días después de la cita.
Al activar la protección contra ausencias, las tarjetas solo se retienen para una cita y no se guardan para efectuar posibles cargos a futuro.
Los clientes tienen la opción de cancelar una cita en cualquier momento mientras esta siga pendiente.
Paso 1: Establecer una política de pago por adelantado
Puedes seleccionar una de las tres opciones de pago para reservar en línea:
No es necesario reservar: la opción de reservación predeterminada. Los clientes no verán tu política de cancelación durante la reservación ni en las notificaciones de sus citas.
Solicitar el pago completo por adelantado: esta política requiere que los clientes paguen por adelantado por los servicios de “precio fijo” para reservar. Los clientes no pueden cancelar citas prepagadas por su cuenta. Tú serás responsable del cumplimiento y los reembolsos cuando sea necesario.
Retener tarjeta en caso de presentarse: los clientes deben proporcionar una tarjeta de pago para completar su reserva a la que se puede cobrar si el cliente incumple tu política de cancelación. Si deseas guardar la tarjeta de tu cliente para futuros pagos, este puede seleccionar Guardar tarjeta al reservar la cita.
Obtén más información sobre Precios de Citas Square.
- Desde el Panel de Datos Square, ve a Citas > Ajustes > Pagos y cancelaciones.
- En Pagos, selecciona la política de pago correspondiente:
- Sin requisitos para reservar.
- Solicitar pago completo por adelantado.
- Retener tarjeta como protección contra ausencias.
- Haz clic en Siguiente.
- Configura los ajustes dependiendo de la política que elegiste y haz clic en Guardar.
- Abre la aplicación de PDV de Citas Square.
- Pulsa ≡ Más > Ajustes > Citas > Pagos y cancelaciones.
- Selecciona la política de pago correspondiente:
- Sin requisitos para reservar.
- Solicitar pago completo por adelantado.
- Retener tarjeta como protección contra ausencias.
- Configura los ajustes dependiendo de la política elegida.
- Pulsa la flecha para regresar.
También puedes aceptar el pago por adelantado de un cliente cuando creas una cita desde tu calendario si tienes su tarjeta guardada.
Paso 2: Establecer una política de cancelación
Personaliza la hora límite y la política de cancelación y decide si los clientes pueden reprogramar o cancelar en línea. Para hacerlo, sigue estos pasos:
Desde el Panel de Datos Square, ve a Citas > Ajustes > Pagos y cancelaciones.
En Política de cancelación, haz clic en Editar para establecer el plazo límite. Puedes seleccionar entre una hora y dos semanas, o bien ningún límite.
Haz clic en Guardar.
Activa la opción Clientes pueden reprogramar o cancelar sus propias citas antes de la hora límite si deseas permitírselo a los clientes.
Nota: sin importar el plazo límite, si no aceptas las solicitudes de cita automáticamente, un cliente puede cancelar su solicitud en cualquier momento antes de que se acepte. tu política de cancelación aparecerá en tu flujo de reserva en línea y en la parte inferior de los correos electrónicos de confirmación que reciben tus clientes.
Paso 3: Establecer una política de pago por ausencia
Si tu política de pago por adelantado incluye la retención de una tarjeta por ausencia, se puede cobrar a esta tarjeta si el cliente incumple tu política de cancelación. Con la protección contra ausencias, tendrás tres opciones: puedes cobrar una tarifa fija por cita, por servicio o como porcentaje de cada precio del servicio.
Opción 1: Establecer una comisión por cancelación fija por cita
- Desde el Panel de Datos Square, ve a Citas > Ajustes > Pagos y cancelaciones.
- En Pagos, selecciona Retener tarjeta para la protección contra ausencias > Siguiente.
- En Pagos, selecciona Retener tarjeta en caso de ausencia > Siguiente.
- Haz clic en el menú desplegable Tipo de comisión y selecciona Tarifa fija por cita.
- Ingresa el importe de la comisión.
- Haz clic en Guardar.
- Abre la aplicación de PDV de Citas Square.
- Pulsa ≡ Más > Ajustes > Citas > Pagos y cancelaciones.
- Selecciona Retener tarjeta como protección contra ausencias.
- Selecciona Tarifa fija por cita.
- Ingresa el importe de la comisión.
- Para guardar, agrega una política de cancelación opcional en el campo y pulsa la flecha hacia atrás.
Opción 2: Establecer una comisión por cancelación fija por servicio
Debes introducir un importe de la comisión por cancelación para cada servicio de tu catálogo. De lo contrario, no podrás cobrar una comisión por cancelación.
- Desde el Panel de Datos Square, ve a Citas > Ajustes > Pagos y cancelaciones.
- En Pagos, selecciona Retener tarjeta para la protección contra ausencias > selecciona Siguiente.
- Selecciona Tarifa fija por cita.
- Elige servicios > selecciona Listo.
- Agregar un monto de tarifa.
- Selecciona Guardar.
- Abre la aplicación de PDV de Citas Square.
- Pulsa ≡ Más > Ajustes > Citas > *Pagos y cancelaciones.
- Selecciona Retener tarjeta como protección contra ausencias.
- Selecciona Tarifa fija por cita.
- Pulsa Guardar.
- Sigue las instrucciones anteriores del Panel de Datos Square para elegir la comisión de un porcentaje de cada precio del servicio.
Opción 3: Establece una comisión por un porcentaje de cada precio del servicio
- Desde el Panel de Datos Square, ve a Citas > Ajustes > Pagos y cancelaciones.
- En Pagos, selecciona Retener tarjeta para la protección contra ausencias > selecciona Siguiente.
- Selecciona Porcentaje de cada precio del servicio.
- Elige servicios > selecciona Listo.
- Agrega un Porcentaje.
- Selecciona Guardar.
- Abre la aplicación de PDV de Citas Square.
- Pulsa ≡ Más > Ajustes > Citas > Pagos y cancelaciones.
- Selecciona Retener tarjeta como protección contra ausencias.
- Selecciona Porcentaje de cada precio del servicio.
- Pulsa Guardar.
- Sigue las instrucciones anteriores del Panel de Datos Square para elegir la comisión de un porcentaje de cada precio del servicio.
Eliminar una comisión por ausencia
Puedes borrar o eliminar una comisión por ausencia en cualquier momento desde el Panel de Datos Square. Para hacerlo, sigue estos pasos:
Desde el Panel de Datos Square, ve a Citas > Ajustes > Pagos y cancelaciones.
En Pagos, selecciona **Retener tarjeta para la protección contra ausencias** > selecciona **Siguiente**.
Elige el tipo de comisión que desees eliminar > selecciona el icono de la papelera.
Selecciona**Eliminar** > Selecciona **Guardar **.
Administrar citas canceladas y pagos por adelantado de los clientes
Si un cliente solicita cancelar o modificar una cita fuera del plazo especificado, podrás aplicar tu política de cancelación.
La aplicación de la política y los reembolsos por servicios cancelados son a tu entera discreción. Si lo haces, recibirán una notificación por correo electrónico, incluida cualquier nota que agregues para informarles sobre la cancelación de la cita y cualquier comisión resultante. También se le recordará a tu cliente tu política si intenta cancelar fuera de tu plazo de cancelación.
Los cargos a las tarjetas de pago se realizan cuando eliges hacer cumplir tu política de cancelación. Si la tarjeta es rechazada, deberás contactar con tu cliente para que proporcione una nueva forma de pago.
En el registro del cliente, las citas canceladas están marcadas en gris y las citas indicadas como ausencias están marcadas en rojo.
Cuando tus clientes paguen por adelantado los servicios de tu sitio de reservas en línea, los pagos aparecerán en tu saldo Square y se transferirán a tu cuenta bancaria asociada.
Si permites que los clientes cancelen o reprogramen citas en línea y acepta citas, los clientes solo podrán cancelar o reprogramar antes de que se acepten las citas.
Si permites que los clientes se cancelen o reprogramen en línea, ellos mismos podrán cancelar o reprogramar una cita prepagada. Sin embargo, si también aceptas o rechazas las solicitudes de cita, después de que se acepte la cita, los clientes no podrán cancelar o reprogramar citas prepagadas en línea, sino que tendrán que comunicarse contigo directamente para hacerlo.
Los cambios realizados en una cita pagada anticipadamente después de haberse reservado no se reflejarán en tus informes y requerirán un reembolo manual si es necesario.
Si rechazas una cita, se emitirá automáticamente un reembolso a la tarjeta de pago original y se notificará a tu cliente. Puedes rechazar una cita en cualquier momento. Los reembolsos por cancelaciones que superen los 60 días desde de la fecha de la reserva se deben emitir fuera de Square.