Establecer una política de cancelación personalizada con Citas Square

Protéjase contra las ausencias con una política de cancelación personalizada. Puede solicitar que los clientes agreguen su tarjeta de pago cuando solicitan una cita con usted en línea. Si su cliente no se presenta o cancela la cita fuera de su ventana de cancelación, puede optar por hacer cumplir su política de cancelación.

Configuración de la política de cancelación

Primero, deberá establecer una hora límite para las cancelaciones:

  1. Diríjase a la pestaña Ajustes de su Panel de Datos de Citas > haga clic en Calendario & Reservas.
  2. Desplácese hacia Hora límite para permitirles a los clientes cancelar o reprogramar > establezca el límite.
  3. Haga clic en Guardar.

Nota: Su política de cancelación aparecerá en el flujo de su reserva en línea y en la parte inferior de los correos electrónicos de confirmación que reciben sus clientes.

Retener tarjeta como protección contra ausencias

Cuando active esta función, sus clientes deberán agregar una tarjeta de pago para completar su reserva. Se puede realizar un cargo a esta tarjeta si su cliente viola su política de cancelación. También puede activar la protección contra ausencias cuando crea una cita desde su calendario si tiene la tarjeta guardada del cliente. Si desea guardar la tarjeta de su cliente para pagos futuros, deberá solicitarle que seleccione Guardar tarjeta cuando reserva una cita.

Nota: Si usted no se encuentra activado para aceptar pagos con tarjeta con Square, se le pedirá que verifique su identidad antes de poder habilitar esta función. El titular de la cuenta debe completar este proceso. Obtenga más información sobre lo que se requiere para registrarse en el Punto de venta Square.

Con la protección contra ausencias, usted tendrá dos opciones: puede cobrar por servicio o cobrar una ctarifa fija por cita.

Nota sobre la protección contra ausencias por servicio

Dependiendo de dónde se creó originalmente el servicio, la comisión por ausencias por servicio tendrá un monto de cargo predeterminado diferente.

Servicios creados en la aplicación

Dado que no hay un campo para agregar la comisión por ausencias en la aplicación Citas, cuando habilita la protección contra ausencias por servicio para los elementos creados dentro de la aplicación, el cargo predeterminado será el 50 % del precio del servicio.

Servicios creados en línea

Si crea un servicio desde el Panel de Datos de Citas, verá la opción para ingresar la comisión por ausencias por servicio. Para los artículos creados en el Panel de Datos de Citas, la comisión por servicio será de $0 por defecto. Para actualizar, simplemente ingrese la cantidad a cobrar a sus clientes desde la pestaña Servicios en el caso de que cancelen o reprogramen sus citas fuera de la ventana asignada.

Habilitar la protección contra ausencias

Para habilitar la protección contra ausencias en línea:

  1. Visite la pestaña Ajustes de su Panel de Datos de Citas > haga clic en Pagos & Cancelaciones.
  2. Seleccione Reservas con protección contra ausencias.
  3. Establezca una tarifa fija por cancelación para las citas o habilítela para servicios individuales. Nota: Cuando la protección contra ausencias se habilita para servicios individuales, la tarifa por cancelación se reducirá al 50 % del cargo total por servicios creados en la aplicación, $0 por servicios creados en línea. Para actualizar, diríjase a su pestaña Servicios para agregar el monto de la tarifa por cancelación.
  4. Haga clic en Guardar.

Nota: Existe un límite de $500 si establece su tarifa por cancelación por cita.

Para habilitar la protección contra ausencias desde la aplicación Citas Square:

  1. Pulse las tres líneas horizontales para ver la barra de navegación.
  2. Pulse Ajustes > Reservas en línea > Pagos en línea.
  3. Pulse Retener tarjeta como protección contra ausencias.

Si sigue los pasos anteriores para habilitar la protección contra ausencias desde la aplicación Citas Square antes de establecer una política de cancelación, se aplicarán las siguientes configuraciones predeterminadas:

  • Hora límite: 24 horas antes del inicio de la cita.
  • Tarifa por cancelación: 50 % del precio total del servicio por los servicios creados en la aplicación, $0 por los servicios creados en línea.

Para actualizar, diríjase a su pestaña Servicios.

Puede cambiar los ajustes de su hora límite desde la sección Calendario & Reservas de su Panel de Datos de Citas Square. Para hacer cambios en la tarifa por cancelación, diríjase a la sección Pagos & Cancelaciones.

En este punto, los clientes deberán ingresar los detalles de pago para completar la reserva de su cita. Su información de facturación se mantendrá únicamente para protección contra ausencias y no se guardará para el pago ni para futuras reservas.

Visite el blog de Square para obtener consejos para reducir las ausencias en las citas.

Actualizar tarifa por cancelación por artículo

Si decide cobrar una tarifa por cancelación por cada servicio, el monto de la tarifa predeterminada será el 50 % del precio total del servicio para los servicios creados en la aplicación, $0 para los servicios creados en línea. Puedes actualizar la tarifa por cancelación en cualquier momento.

Para hacerlo:

  1. Inicie sesión en su Panel de Datos de Citas > Servicios.
  2. Haga clic en el servicio para actualizarlo.
  3. En Precios, ingrese su nueva tarifa por cancelación.
  4. Haga clic en Guardar.

Cancelar citas y ausencias

Si un cliente solicita cancelar o modificar una cita fuera de su ventana de cancelación, usted podrá hacer cumplir su política de cancelación.

Si cancela una cita después de su período límite, podrá hacer cumplir su política de cancelación y enviar una notificación personalizada.

Incluso si tiene una política de cancelación habilitada, la aplicación de la política será a su discreción. Tiene dos semanas (14 días calendario) para elegir cobrarle a su cliente. Si lo hace, su cliente recibirá una notificación por correo electrónico, incluida cualquier nota que agregue para informarle sobre la cancelación de la cita y cualquier tarifa resultante. También se le recordará a su cliente su política si intenta cancelar fuera de su ventana de cancelación.

Los cargos a las tarjetas de pago se realizan cuando usted elige hacer cumplir su política de cancelación. Si la tarjeta se rechaza, deberá contactar a su cliente para obtener un nuevo método de pago.

Se aplicará una tasa de procesamiento de 2.9 % + $0.30 a las tarifas por cancelación; dicho monto se depositará en su cuenta bancaria vinculada de acuerdo con su calendario de depositos.

Nota: Las citas canceladas están marcadas en gris y las citas marcadas como ausentes se marcan en rojo en el registro del cliente.

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