Gestionar las cancelaciones de las reservas y las políticas de pago por adelantado
Información sobre las políticas de cancelación y pago por adelantado
Puedes establecer una política de cancelación personalizada para evitar que tus clientes no se presenten. Por ejemplo, puedes solicitarles que añadan una tarjeta al reservar una cita. Así, si no acuden o cancelan fuera del plazo que hayas fijado, podrás aplicar esa política de cancelación y cobrarles el importe acordado. Las políticas de pago por adelantado también te ayudarán a gestionar el flujo de caja, ya que tus clientes tendrán que pagar los servicios con un precio fijo en el momento en que los reserven online.
Antes de empezar
Puedes cobrar una comisión por cancelación hasta 14 días después de la cita.
Existe un límite de 500 $ al establecer la comisión por cancelación de cada cita.
Al activar la protección contra ausencias, los datos de las tarjetas se guardan para una sola cita y no se pueden utilizar para cargos que puedan surgir en otro momento.
Tus clientes podrán cancelar sus citas en cualquier momento mientras no estén confirmadas.
Paso 1: Establecer una política de pago por adelantado
Puedes seleccionar una de las tres opciones de pago para las reservas online:
No existen requisitos para reservar: esta es la opción predeterminada. Tus clientes no verán tu política de cancelación al hacer la reserva ni en las notificaciones relativas a sus citas.
Solicitar el pago total por adelantado: esta política requiere que tus clientes paguen por adelantado los servicios que reserven con un precio fijo, y no les da la opción de cancelar las citas por su cuenta. Tú te comprometerás a ofrecer el servicio contratado y tramitarás los reembolsos necesarios si se da el caso.
Guarda una tarjeta para protegerte en caso de ausencia: tus clientes deberán facilitar los datos de su tarjeta para hacer la reserva, y tú podrás cobrarles si incumplen tu política de cancelación. Para indicar sus datos, tendrán que seleccionar Guardar tarjeta al reservar la cita.
Consulta más información sobre los precios de Citas Square.
- Desde el Panel de control de Square, ve a Citas > Ajustes > Pagos y cancelaciones.
- En Pagos, selecciona la política de pago correspondiente:
- No existen requisitos para reservar.
- Solicitar el pago total por adelantado.
- Guarda una tarjeta para protegerte en caso de ausencia.
- Selecciona Siguiente.
- Configura los ajustes dependiendo de la política que hayas elegido y haz clic en Guardar.
- Abre la aplicación.
- Pulsa ≡ Más > Ajustes > Citas > Pagos y cancelaciones.
- Selecciona la política de pago correspondiente:
- No existen requisitos para reservar.
- Solicitar el pago total por adelantado.
- Guarda una tarjeta para protegerte en caso de ausencia.
- Configura los ajustes dependiendo de la política que hayas elegido.
- Pulsa en la flecha para volver.
También podrás cobrar a tus clientes por adelantado al crear una cita desde el calendario si tienes guardada su tarjeta.
Paso 2: Establecer una política de cancelación
Personaliza la hora límite y la política de cancelación, y decide si tus clientes podrán reprogramar sus citas o cancelarlas por internet. Para ello, sigue estos pasos:
Desde el Panel de control de Square, ve a Citas > Ajustes > Pagos y cancelaciones.
En Política de cancelación, haz clic en Editar para establecer un plazo límite de entre una hora y dos semanas. También tienes la opción de no indicar un límite.
Haz clic en Guardar.
Si quieres, activa la opción Los clientes pueden cambiar o cancelar sus citas antes de la hora límite.
Nota: Independientemente de la hora límite, tus clientes podrán cancelar su cita en cualquier momento si aún no has aceptado su solicitud. Tu política de cancelación se mostrará en el proceso de reserva online y al final de los correos electrónicos de confirmación que reciban tus clientes.
Paso 3: Establecer una política de pago por ausencia
Si como parte de tu política de pago por adelantado solicitas a tus clientes que registren una tarjeta para protegerte en caso de ausencia, podrías cobrarles si incumplen tu política de cancelación. Con la protección contra ausencias, tendrás tres opciones: puedes cobrar una comisión fija por cita o por servicio, o un porcentaje de cada precio del servicio.
Opción 1: Establecer una comisión por cancelación fija por cita
- Desde el Panel de control de Square, ve a Citas > Ajustes > Pagos y cancelaciones.
- En Pagos, selecciona Guarda una tarjeta para protegerte en caso de ausencia > Siguiente.
- En Pagos, selecciona Guarda una tarjeta para protegerte en caso de ausencia > Siguiente.
- Haz clic en el menú desplegable Tipo de comisión y selecciona Comisión fija por cita.
- Introduce un importe.
- Por último, selecciona Guardar.
- Abre la aplicación.
- Pulsa ≡ Más > Ajustes > Citas > Pagos y cancelaciones.
- Selecciona Guarda una tarjeta para protegerte en caso de ausencia.
- Selecciona Comisión fija por cita.
- Introduce un importe.
- Si quieres, añade una política de cancelación. Por último, pulsa la flecha hacia atrás para guardar los cambios.
Opción 2: Establecer una comisión por cancelación fija por servicio
Debes introducir un importe de la comisión por cancelación para cada servicio de tu catálogo. De lo contrario, no podrás cobrarla.
- Desde el Panel de control de Square, ve a Citas > Ajustes > Pagos y cancelaciones.
- En Pagos, selecciona Guarda una tarjeta para protegerte en caso de ausencia y haz clic en Siguiente.
- Selecciona Comisión fija por servicio.
- Elige los servicios que quieras y selecciona Listo.
- Añade el importe de la comisión.
- Selecciona Guardar.
- Abre la aplicación.
- Pulsa ≡ Más > Ajustes > Citas > *Pagos y cancelaciones.
- Selecciona Guarda una tarjeta para protegerte en caso de ausencia.
- Selecciona Comisión fija por servicio.
- Por último, selecciona Guardar.
- Sigue las instrucciones del Panel de control de Square que se detallan más arriba para elegir la comisión de cada servicio.
Opción 3: Establecer una comisión equivalente a un porcentaje de cada precio del servicio
- Desde el Panel de control de Square, ve a Citas > Ajustes > Pagos y cancelaciones.
- En Pagos, selecciona Guarda una tarjeta para protegerte en caso de ausencia y haz clic en Siguiente.
- Selecciona Porcentaje del precio de cada servicio.
- Elige los servicios que quieras y selecciona Listo.
- Añade un porcentaje.
- Selecciona Guardar.
- Abre la aplicación.
- Pulsa ≡ Más > Ajustes > Citas > Pagos y cancelaciones.
- Selecciona Guarda una tarjeta para protegerte en caso de ausencia.
- Selecciona Porcentaje del precio de cada servicio.
- Por último, selecciona Guardar.
- Sigue las instrucciones del Panel de control de Square que se detallan más arriba para elegir el porcentaje de comisión de cada servicio.
Eliminar una comisión por ausencia
Puedes eliminar una comisión por ausencia cuando quieras desde el Panel de control de Square. Para ello, sigue estos pasos:
Desde el Panel de control de Square, ve a Citas > Ajustes > Pagos y cancelaciones.
En Pagos, selecciona **Guarda una tarjeta para protegerte en caso de ausencia** y selecciona **Siguiente**.
Elige el tipo de comisión que quieras eliminar y selecciona el icono de la papelera.
Selecciona **Eliminar** y, después, **Guardar **.
Gestionar las citas canceladas y los pagos por adelantado
Si un cliente solicita cancelar o modificar una cita fuera del plazo especificado, podrás aplicar tu política de cancelación.
La decisión de aplicar la política y ofrecer reembolsos por los servicios cancelados es tuya. Si lo haces, tu cliente recibirá la correspondiente notificación por correo electrónico, así como cualquier nota que añadas para informarle de la cancelación de la cita y la consiguiente comisión. También se le recordará cuál es tu política de cancelación si intenta cancelar una cita fuera del período de cancelación gratuita.
Al aplicar la política de cancelación, se emitirán los cargos correspondientes en la tarjeta del cliente. En el caso de que se rechace la tarjeta, deberás contactar con tu cliente para que te proporcione otro método de pago.
En el registro del cliente, las citas canceladas aparecerán en gris, mientras que en rojo aparecerán aquellas a las que no se presentó.
Cuando tus clientes paguen por adelantado los servicios que reserven online, los importes correspondientes aparecerán en tu saldo de Square y se transferirán a la cuenta bancaria que tengas asociada.
Si ofreces la opción de agendar citas y permites que los clientes las cancelen o reprogramen online, estos solo podrán hacerlo antes de que se acepte la cita.
Si permites cancelar o reagendar citas online, en el caso de haber abonado el pago por adelantado, tus clientes podrán cancelarlas o reprogramarlas por su cuenta. No obstante, si también aceptas o rechazas solicitudes de citas, tus clientes no podrán cancelar ni reagendar la cita que han pagado por adelantado si ya la has aceptado. En dicho caso, deberán ponerse en contacto contigo para hacerlo.
En el caso de que se modifique una cita que se ha pagado por adelantado y que se ha aceptado, los cambios no aparecerán reflejados en tus informes y, si corresponde, deberás emitir el reembolso manualmente.
Si rechazas una cita, se emitirá automáticamente un reembolso a la tarjeta de pago original y el cliente recibirá la notificación correspondiente. Puedes rechazar una cita en cualquier momento. En el caso de que esta se cancele pasados 60 días desde que se hizo la reserva, deberás tramitar el reembolso oportuno fuera de Square.