Retener una tarjeta para cobrar comisiones por cancelación con Citas Square

Protégete contra las ausencias con una política de cancelación personalizada. Por ejemplo, puedes pedir a los clientes que añadan los datos de su tarjeta de pago al reservar en línea. Así, si no acuden a la cita o cancelan fuera del plazo que hayas fijado, podrás aplicar esa política de cancelación y cobrarles el importe acordado.

Selecciona una política de pago

• Ve a Pagos y cancelaciones en el Panel de control en línea de Square.

• Haz clic en la política de pago.

• Selecciona la política de pago pertinente (consulta las políticas en detalle a continuación):

  • Sin requisitos para reservar: Los clientes pueden reservar citas sin requisitos de pago.

  • Solicitar el pago completo por adelantado: Solicita a los clientes que paguen por adelantado por los servicios de «precio fijo» que reserven.

  • Retener tarjeta como protección contra ausencias: Solicita a los clientes que introduzcan la información de la tarjeta para reservar.

• Haz clic en Siguiente.

• Configura los ajustes correspondientes en función de la política elegida y haz clic en Guardar.

Solicitar el pago completo por adelantado

Esta política requiere que los clientes paguen por adelantado por los servicios de «precio fijo» que reserven. Los clientes no pueden cancelar citas prepagadas por su cuenta. Tú serás responsable del cumplimiento y los reembolsos cuando sea necesario.

Nota: Se aplican diferentes tarifas de comisión por transacción a las citas prepagadas. 

Retener tarjeta como protección contra ausencias

Cuando actives esta política, los clientes tendrán que añadir una tarjeta de pago para completar la reserva. Podrás efectuar cargos en esta tarjeta si el cliente incumple tu política de cancelación. Si quieres registrar la tarjeta guardada del cliente para pagos futuros, deberás pedirle que seleccione la opción Guardar tarjeta al reservar la cita.

Nota importante

• Al activar la protección contra ausencias, las tarjetas se retienen para una sola cita y no se guardan para efectuar posibles cargos futuros.

• Puedes cobrar una comisión por cancelación hasta 14 días después de la cita.

• Existe un límite de 500 $ al establecer la comisión por cancelación por cada cita.

• De momento, no es posible cobrar un porcentaje en función de la comisión por protección contra ausencias para todos tus servicios.

• También puedes activar la protección contra ausencias cuando creas una cita desde el calendario en el Panel de control de Citas. Puedes usar la tarjeta guardada del cliente o introducir una manualmente. Nota: Esta función aún no está disponible en la aplicación Citas Square.

• Los clientes tienen la opción de cancelar una cita en cualquier momento mientras esta siga pendiente.

Con la protección contra ausencias, tendrás dos opciones: puedes cobrar una comisión fija por cita o una comisión fija por servicio.

Comisión fija por cita

Comisión fija por servicio

Debes introducir un importe de la comisión por cancelación para cada servicio de tu catálogo. De lo contrario, no podrás cobrarla.

Los clientes deberán introducir los detalles de pago para completar la reserva de su cita. Su información de facturación se guardará únicamente para la protección contra ausencias y no para el pago ni para futuras reservas.

Nota: Los clientes no podrán usar tarjetas de débito de prepago como método de pago (aunque se trate de una tarjeta guardada). Para eludir esta restricción, al reservar una cita en el Panel de control de Citas, usa una tarjeta de débito de prepago como tarjeta en caso de ausencia.

Configuración de la política de cancelación

Personaliza la hora límite de cancelación y la política que verán tus clientes en tu página de reservas en línea y en las notificaciones por correo electrónico. Para ello, sigue estos pasos:

• Accede a Clientes > Citas > Ajustes en tu Panel de control de Square en línea.

• Haz clic en Pagos y cancelaciones.

• Activa la opción Los clientes pueden cambiar o cancelar sus citas antes de la hora límite.

• Haz clic en Editar junto a «Política de cancelación» y selecciona una hora límite para las cancelaciones. También puedes dejar una nota opcional sobre la política de cancelación.

• Haz clic en Guardar.

Nota: Independientemente de la hora límite, si no aceptas las solicitudes de cita automáticamente, un cliente puede cancelar su solicitud en cualquier momento antes de que se acepte. Tu política de cancelación se mostrará en el proceso de reserva online y al final de los correos electrónicos de confirmación que reciban los clientes.

Cancelación de citas y ausencias

Si un cliente solicita cancelar o modificar una cita fuera del período especificado de cancelación, podrás aplicar tu política de cancelación.

Incluso si tienes una política de cancelación activada, la aplicación de esta será según tu criterio. Tienes dos semanas (14 días naturales) para decidir si le cobras al cliente. Si lo haces, este recibirá una notificación por correo electrónico junto con la nota que añadas para informarle de la cancelación de la cita y la consiguiente comisión. También se le recordará cuál es tu política de cancelación si intenta cancelar una cita fuera del período de cancelación gratuita.

Los cargos a las tarjetas de pago se realizan cuando decides aplicar tu política de cancelación. Si la tarjeta es rechazada, deberás contactar con tu cliente para que proporcione un nuevo método de pago.

Se aplican diferentes comisiones por transacción a las ausencias. Los fondos se transferirán a la cuenta bancaria que tengas vinculada según tu calendario de depósitos.

Nota: Las citas canceladas se etiquetarán en gris, mientras que las marcadas como ausencia aparecen en rojo en el registro del cliente.