Définir des conditions d’annulation personnalisées avec Rendez-vous Square
Protégez-vous en cas de non-présentation aux rendez-vous grâce à des conditions d’annulation personnalisées. Vous pouvez exiger de vos clients qu’ils ajoutent leur carte de paiement au moment de la prise de rendez-vous en ligne. Si un client ne se présente pas ou annule son rendez-vous au-delà du délai d’annulation, vous pouvez décider d’appliquer vos conditions d’annulation.
Configuration des conditions d’annulation
Tout d’abord, vous devez fixer un délai d’annulation :
Accédez à l’onglet Paramètres de votre tableau de bord Rendez-vous > cliquez sur Calendrier et réservation.
Faites défiler l’écran jusqu’à Durée maximale allouée aux clients pour annuler ou reprogrammer et définissez un délai d’annulation.
Cliquez sur Enregistrer
Remarque : Vos conditions d’annulation s’afficheront dans votre processus de réservation en ligne et au bas des e-mails de confirmation reçus par vos clients.
Conserver la carte en cas de non-présentation
Si vous activez cette fonctionnalité, vos clients devront ajouter une carte de paiement pour finaliser leur réservation. Cette carte pourra être débitée si votre client ne respecte pas vos Conditions d’annulation. Vous pouvez également activer la Protection en cas de non-présentation lorsque vous créez un rendez-vous à partir de votre calendrier à condition que vous disposiez de la carte du client enregistrée. Si vous souhaitez enregistrer la carte de votre client pour des paiements ultérieurs, vous devrez lui demander de sélectionner Enregistrer la carte lors de la prise de rendez-vous.
Remarque : Si vous ne disposez pas de la fonctionnalité accepter les paiements par carte avec Square, vous devrez vérifier votre identité avant de pouvoir l’activer. Cette opération doit être effectuée par le titulaire du compte. En savoir plus sur les conditions requises pour s’inscrire à Solution PDV Square.
La Protection en cas de non-présentation comporte deux options : vous pouvez soit facturer par service, soit facturer un montant forfaitaire par rendez-vous.
Remarque sur la Protection en cas de non-présentation par service
Services créés dans l’application
Il n’y a pas de champ de saisie des frais de non-présentation dans l’application Rendez-vous lorsque vous activez la Protection en cas de non-présentation par service pour les articles créés dans l’application.
Services créés en ligne
Si vous créez un service à partir de votre Tableau de bord de Rendez-vous, vous verrez l’option de saisie des frais de non-présentation par service. Pour le mettre à jour, il suffit de saisir le montant à facturer à vos clients à partir de l’onglet Services au cas où ils annuleraient ou reporteraient leur rendez-vous au-delà du délai prévu.
Activer la Protection en cas de non-présentation
Pour activer en ligne la Protection en cas de non-présentation :
Accédez à l’onglet Paramètres de votre tableau de bord Rendez-vous > cliquez sur Paiements et annulations.
Sélectionnez Réservation avec protection en cas de non-présentation.
Fixez des frais forfaitaires d’annulation par rendez-vous, ou par services individuels. Pour mettre à jour vos préférences, accédez à votre onglet Catalogue de services et ajoutez le montant des frais d’annulation.
Cliquez sur Enregistrer.
Remarque : Les frais d’annulation par rendez-vous sont plafonnés à 500 GBP.
Pour activer la Protection en cas de non-présentation à partir de l’application Rendez-vous Square :
Appuyez sur les trois lignes horizontales pour faire apparaître votre barre de navigation.
Appuyer sur Paramètres > Rendez-vous > Paiements et annulations.
Appuyez sur Conserver la carte en cas de non-présentation.
Pour activer la Protection en cas de non-présentation lorsque vous utilisez Rendez-vous Square sur Square Register :
Accédez à Réservations en ligne.
Sélectionnez Site de réservation Square.
Sélectionnez Accepter les paiements en ligne.
Appuyez sur Conserver la carte en cas de non-présentation.
Vous pouvez modifier vos paramètres en matière de délais d’annulation à partir de la section Calendrier et réservation de votre Tableau de bord Rendez-vous Square. Pour modifier les frais d’annulation, accédez à la section Paiements et annulations.
À ce stade, les clients devront saisir leurs données de paiement afin de finaliser la réservation de leur rendez-vous. Leurs données de facturation seront conservées uniquement dans le cadre de la Protection en cas de non-présentation et ne seront pas enregistrées pour des paiements ou réservations ultérieurs.
Consultez le blog Square pour obtenir des conseils pour réduire le no-show.
Mettre à jour les frais d’annulation par article
Si vous choisissez de facturer des frais d’annulation pour chaque service, vous pouvez mettre à jour ces frais d’annulation à tout moment.
Pour ce faire :
Connectez-vous à l’onglet > Catalogue de services de votre tableau de bord Rendez-vous.
Cliquez sur le service à mettre à jour.
Sous Tarification, saisissez vos nouveaux Frais d’annulation.
Cliquez sur Enregistrer.
Annulation de rendez-vous et non-présentation
Si un client demande à annuler ou à modifier un rendez-vous au-delà de votre délai d’annulation, vous pourrez appliquer vos conditions d’annulation.
Même si vos conditions d’annulation sont activées, leur application restera à votre discrétion. Vous avez deux semaines (14 jours calendaires) pour décider de facturer des frais à votre client. Le cas échéant, il recevra un e-mail de notification comportant vos éventuelles remarques et l’informant de l’annulation du rendez-vous et des frais qui en résultent. Par ailleurs, si votre client tente d’annuler son rendez-vous au-delà de votre délai d’annulation, il recevra un rappel de vos conditions en la matière.
Si vous décidez d’appliquer vos conditions d’annulation, la carte de paiement sera débitée. Si la carte est refusé, vous devrez contacter votre client pour lui proposer un nouveau mode de paiement.
Un taux de traitement de 2,5 % par transaction sera appliqué aux frais d’annulation et ceux-ci seront déposés sur votre compte bancaire associé en fonction de votre votre calendrier des dépôts.
Remarque : Les rendez-vous annulés apparaissent en gris et les rendez-vous avec la mention « non-présentation » apparaissent en rouge dans le fiche du client.