Retenir une carte pour facturer les frais d’annulation avec Rendez-vous Square
Protégez-vous contre les absences avec des conditions d’annulation personnalisées. Vous pouvez demander à vos clients d’ajouter leur carte de paiement lors de la prise de rendez-vous en ligne. Si votre client ne se présente pas ou s’il annule après la date limite, vous pouvez décider d’appliquer vos conditions d’annulation.
Configuration des conditions d’annulation
Tout d’abord, vous devez fixer un délai d’annulation :
À partir de votre Tableau de bord Square, accédez à Rendez-vous > Paramètres >
Faites défiler vers le bas jusqu’à Prise de rendez-vous en ligne et activez l’option Les clients peuvent reprogrammer ou annuler leurs propres rendez-vous.
À côté de Heure limite d’annulation ou de reprogrammation pour les clients, définissez un délai d’annulation. Vous pouvez choisir entre une heure et deux semaines, ou ne définir aucun délai.
Cliquez sur Enregistrer.
Remarque : Vos conditions d’annulation s’afficheront dans votre flux de réservation en ligne et au bas des e-mails de confirmation envoyés à vos clients.
Conserver la carte en cas d’absence
Si vous activez cette fonctionnalité, vos clients devront ajouter une carte de paiement pour finaliser leur réservation. Cette carte pourra être débitée si votre client ne respecte pas vos conditions d’annulation. Si vous souhaitez enregistrer la carte du client enregistrée pour des paiements futurs, demandez-lui de sélectionner l’option Enregistrer la carte lors de la réservation.
Vous pouvez également activer la Protection en cas d’absence lorsque vous créez un rendez-vous à partir de votre calendrier sur le Tableau de bord. Vous pouvez utiliser la carte enregistrée de votre client ou saisir une carte manuellement. Attention : cette fonctionnalité n’est pas encore disponible dans l’application Rendez-vous.
Remarque : Si vous n’avez pas activé accepter les paiements par carte avec Square sur votre compte, vous devrez confirmer votre identité avant de pouvoir activer cette fonctionnalité. Cette procédure doit être effectuée par le titulaire du compte. Vous trouverez toutes les conditions sur s’inscrire à Solution PDV Square.
Avec la Protection en cas d’absence, vous pouvez soit facturer par service, soit facturer des frais fixes par rendez-vous.
Remarque sur la Protection en cas d’absence par service
Services créés dans l’application
Il n’y a pas de champ de saisie des frais d’absence dans l’application Rendez-vous lorsque vous activez la Protection en cas d’absence par service pour les articles créés dans l’application.
Services créés en ligne
Si vous créez un service à partir de votre tableau de bord Rendez-vous, vous verrez l’option permettant de saisir le montant des frais d’absence par service. Pour le modifier, entrez simplement le montant à facturer à vos clients dans l’onglet Services au cas où ils annuleraient ou reprogrammeraient leur rendez-vous après la date limite.
Activer la Protection en cas d’absence
Pour activer en ligne la Protection en cas d’absence :
Accédez à l’onglet Paramètres de votre tableau de bord Rendez-vous > cliquez sur Paiements et annulations.
Sélectionnez Réservation avec protection en cas d’absence.
Fixez des frais d’annulation forfaitaires par rendez-vous, ou par services individuels. Pour modifier ces informations, accédez à votre onglet Catalogue de services et ajoutez le montant des frais d’annulation.
Cliquez sur Enregistrer.
Remarque : Les frais d’annulation par rendez-vous sont plafonnés à 500 €.
Pour activer la Protection en cas d’absence à partir de l’application Rendez-vous Square :
Appuyez sur les trois lignes horizontales pour faire apparaître votre barre de navigation.
Appuyez sur Paramètres > Rendez-vous > Paiements et annulations.
Appuyez sur Conserver la carte en cas d’absence.
Pour activer la Protection en cas d’absence à partir de l’application Rendez-vous Square sur Square Register :
Accédez à Réservations en ligne.
Sélectionnez Site de réservation Square.
Sélectionnez Accepter les paiements en ligne.
Appuyez sur Conserver la carte en cas d’absence.
Vous pouvez modifier votre délai d’annulation dans la section Calendrier et réservation de votre Tableau de bord Rendez-vous Square. Pour modifier les frais d’annulation, accédez à la section Paiements et annulations.
Les clients devront alors saisir leurs données de paiement afin de finaliser la réservation de leur rendez-vous. Leurs données de facturation seront conservées uniquement dans le cadre de la Protection en cas d’absence et ne seront enregistrées ni pour le paiement ni pour les réservations futures.
Remarque : Les clients ne seront pas autorisés à utiliser une carte de débit prépayée comme mode de paiement, même si la carte est enregistrée. Vous pouvez outrepasser ce blocage en utilisant une carte de débit prépayée en tant que carte de paiement en cas d’absence lorsque vous réservez un rendez-vous depuis le Tableau de bord Square.
Visitez le blog de Square pour obtenir des conseils pour réduire le no-show.
Modifier les frais d’annulation par article
Si vous choisissez de facturer des frais d’annulation pour chaque service, vous pouvez les modifier à tout moment.
Pour ce faire :
Connectez-vous au tableau de bord Rendez-vous > Catalogue de services.
Cliquez sur le service à modifier.
Dans Tarification, entrez vos nouveaux Frais d’annulation.
Cliquez sur Enregistrer.
Annulation de rendez-vous et absences
Si un client demande à annuler ou à modifier un rendez-vous après votre date limite d’annulation, vous pourrez appliquer vos conditions d’annulation.
Même si vos conditions d’annulation sont activées, leur application restera à votre entière discrétion. Vous avez deux semaines (14 jours) pour choisir de facturer votre client. Si vous le faites, il recevra une notification par e-mail, y compris la note que vous pouvez choisir d’ajouter, pour l’informer de l’annulation du rendez-vous et des frais qui en découlent. Votre client recevra également un rappel de vos conditions d’annulation s’il tente d’annuler après votre date limite.
Si vous décidez d’appliquer vos conditions d’annulation, la carte de paiement sera débitée. Si la carte est refusé, vous devrez contacter votre client pour lui demander un nouveau mode de paiement.
Des frais de traitement de 2,5 % par transaction seront appliqués aux frais d’annulation et ceux-ci seront déposés sur votre compte bancaire associé en fonction de votre votre calendrier des dépôts.
Remarque : Les rendez-vous annulés apparaissent en gris et les absences apparaissent en rouge dans le fiche du client.