Conserver une carte pour débiter des frais d’annulation avec Rendez-vous Square

Protégez-vous contre les no-shows avec des conditions d’annulation personnalisées. Vous pouvez demander à vos clients d’ajouter leur carte de paiement lors de la prise de rendez-vous en ligne. Si votre client ne se présente pas ou s’il annule après la date limite, vous pouvez décider d’appliquer vos conditions d’annulation.

Sélectionner une politique de paiement

• Accédez à la section Paiements et annulations de votre Tableau de bord Square en ligne.

• Cliquez sur la politique de paiement.

• Sélectionnez la politique de paiement pertinente (voir les politiques en détail ci-dessous) :

  • Aucune obligation de réserver : les clients peuvent prendre des rendez-vous, et ce, sans exigences de paiement.

  • Exiger la totalité du prépaiement : demandez aux clients de payer à l’avance les services à « prix fixe » afin de réserver.

  • Conserver la carte pour se protéger en cas de no-show : demandez aux clients de saisir les informations relatives à la carte afin de réserver.

• Cliquez sur Suivant.

• Configurez les paramètres pertinents en fonction de la politique choisie, puis cliquez sur Enregistrer.

Exiger la totalité du prépaiement

Cette politique exige que les clients paient à l’avance les services à « prix fixe » afin de réserver. Les clients ne peuvent pas annuler seuls les rendez-vous prépayés. Vous êtes responsable de l’exécution et des remboursements, le cas échéant.

Remarque : des frais de traitement différents s’appliquent aux rendez-vous prépayés. 

Conserver la carte pour se protéger en cas de no-show

Si vous activez cette politique, vos clients doivent ajouter une carte de paiement afin de finaliser leur réservation. Cette carte pourra être débitée si votre client ne respecte pas vos conditions d’annulation. Si vous souhaitez enregistrer la carte du client enregistrée pour des paiements futurs, demandez-lui de sélectionner l’option Enregistrer la carte lors de la réservation.

Remarque importante

• Lorsque vous activez la protection en cas de no-show, les cartes ne sont conservées que pour un seul rendez-vous. Elles ne sont pas enregistrées dans les dossiers pour les frais futurs.

• Vous pouvez débiter des frais d’annulation jusqu’à 14 jours après le rendez-vous.

• Les frais d’annulation sont plafonnés à 500 € par rendez-vous.

• À l’heure actuelle, il est impossible de déterminer des frais de protection en cas de no-show sous forme de pourcentage pour l’ensemble des services.

• Vous pouvez également activer la protection en cas de no-show lorsque vous créez un rendez-vous depuis votre calendrier sur le Tableau de bord Rendez-vous. Vous pouvez utiliser la carte enregistrée de votre client ou saisir une carte manuellement. Remarque : cette fonctionnalité n’est pas encore proposée dans l’application Solution PDV Rendez-vous Square.

• Les clients ont la possibilité d’annuler un rendez-vous à tout moment lorsque celui-ci est encore en attente.

Avec la Protection en cas de no-show, vous pouvez encaisser des frais fixes soit par rendez-vous, soit par service.

Frais fixes par rendez-vous

Frais fixes par service

Un montant de frais d’annulation doit être saisi pour chaque service de votre catalogue, sinon vous ne pourrez pas encaisser de frais d’annulation.

Les clients doivent alors saisir leurs données de paiement pour finaliser la réservation de leur rendez-vous. Leurs données de facturation sont conservées uniquement dans le cadre de la Protection en cas de no-show. Elles ne sont enregistrées ni pour le paiement, ni pour les réservations futures.

Remarque : les clients ne sont pas autorisés à utiliser une carte bancaire prépayée comme mode de paiement, même si la carte est enregistrée. Vous pouvez outrepasser ce blocage en utilisant une carte bancaire prépayée comme carte de paiement en cas de no-show lorsque vous réservez un rendez-vous depuis le Tableau de bord Rendez-vous.

Configuration des conditions d’annulation

Personnalisez votre heure limite d’annulation et la politique que vos clients voient sur votre site de réservation en ligne et dans les notifications par e-mail. Pour ce faire :

• Accédez à Clients > Rendez-vous > Paramètres depuis votre Tableau de bord Square en ligne.

• Cliquez sur Paiements et annulations.

• Activez l’option Les clients peuvent reprogrammer ou annuler leurs propres rendez-vous avant l’heure limite.

• Cliquez sur Modifier à côté de Conditions d’annulation et sélectionnez une heure limite pour les annulations. Vous pouvez également laisser une remarque facultative sur les conditions d’annulation.

• Cliquez sur Enregistrer.

Remarque : quelle que soit l’heure limite, si vous n’acceptez pas automatiquement les demandes de rendez-vous, un client peut annuler une demande à tout moment avant qu’elle ne soit acceptée. Vos conditions d’annulation s’affichent dans votre flux de réservation en ligne et au bas des e-mails de confirmation que vos clients reçoivent.

Annulation de rendez-vous et no-shows

Si un client demande l’annulation ou la modification d’un rendez-vous alors que le délai d’annulation est dépassé, vous avez la possibilité d’appliquer vos conditions d’annulation.

Même si vos conditions d’annulation sont activées, leur application reste à votre entière discrétion. Vous avez deux semaines (14 jours) pour décider de débiter le client. Le cas échéant, il recevra une notification par e-mail comportant vos éventuelles remarques l’informant de l’annulation du rendez-vous et des frais qui en résultent. Votre client recevra également un rappel de vos conditions d’annulation s’il tente d’annuler après votre date limite.

Si vous décidez d’appliquer vos conditions d’annulation, la carte de paiement sera débitée. Si la carte est refusé, vous devez communiquer avec le client pour lui demander un nouveau mode de paiement.

Des frais de traitement différents s’appliquent aux transactions pour lesquelles un client ne s’est pas présenté. Les fonds seront versés sur votre compte bancaire associé selon votre calendrier des dépôts.

Remarque : les rendez-vous annulés apparaissent en gris et les no-shows apparaissent en rouge dans la fiche du client.