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Demander des acomptes avec les Factures Square

L’outil Factures Square permet de demander le paiement à l’avance d’une portion de facture en guise d’acompte et de fixer une échéance différente pour le solde restant. Cela permet de créer une seule facture permettant de suivre en une seule tâche de multiples paiements et ainsi de réduire le temps consacré à rapprocher les paiements (acompte, paiements suivants).

Demander des acomptes

Il est possible d’envoyer une facture demandant le paiement d’un acompte directement depuis le Tableau de bord Square.

Voici comment faire :

  1. Accédez à Factures dans votre votre Tableau de bord Square en ligne, puis cliquez sur Créer une facture.

  2. Sélectionnez un client à partir de votre Répertoire de clients ou saisissez un nom et une adresse courriel ou un numéro de téléphone.

  3. Sous Articles > Personnaliser, vous pouvez ajouter des articles et appliquer des options, des notes et des taxes.

  4. Sous Ajouter un calendrier de paiements, cliquez sur Demander un acompte , entrez le montant ou le pourcentage, sélectionnez une échéance, puis cliquez sur Enregistrer. Il est possible de demander un acompte sous forme de montant précis en dollars ou sous forme de pourcentage du total de la facture. Veuillez prendre note qu’un virement bancaire par chambre de compensation automatisée (ACH) ne peut être sélectionné afin de fractionner des paiements.

  5. Cliquez sur Envoyer.

Lorsque votre client aura reçu sa facture, il pourra payer l’acompte d’abord, puis le solde restant.

Remarque : Il est possible de demander un acompte et le paiement partiel du total d’une commande. La possibilité de diviser le paiement d’un article en particulier n’est pas offerte à ce stade.

Remarque : Si vous utilisez Square pour le suivi des stocks, la quantité d’articles ne changera que lorsque la facture entière aura été payée. Le paiement de l’acompte ne modifiera pas le nombre d’articles en stock.

Pour demander un acompte à partir de l’application Square :

  1. Rendez-vous à l’onglet Factures > Créer une facture.

  2. Sélectionnez un client à partir de votre Répertoire de clients ou saisissez un nom et une adresse courriel ou un numéro de téléphone.

  3. Sous Articles, vous pouvez ajouter des articles et appliquer des options, des notes et des taxes.

  4. Touchez Demander un acompte, puis saisissez le montant ou le pourcentage. Sélectionnez une échéance, puis touchez Enregistrer.

  5. Cliquez sur Envoyer.

Modifier l’acompte d’une facture

Il est possible en tout temps, même après un paiement partiel, de modifier une Facture Square depuis le Tableau de bord Square.

Voici comment faire :

  1. Accédez à Factures dans votre votre Tableau de bord Square en ligne, puis sélectionnez une facture.

  2. Pour modifier le montant de l’acompte ou changer son échéance, sélectionnez Modifier, puis Acompte.

  3. Sélectionnez Envoyer.

Enregistrer des paiements

Une fois le paiement effectué, il est possible de l’enregistrer dans le Tableau de bord Square en ligne ou dans l’application mobile.

À partir de votre Tableau de bord Square :

  1. Repérez et sélectionnez la facture pertinente.

  2. Faites défiler jusqu’à la section Paiements, puis touchez Ajouter un paiement.

  3. Cliquez sur Enregistrer le paiement, puis choisissez le mode de paiement.

À partir de l’application Square :

  1. Repérez et sélectionnez la facture pertinente.

  2. Faites défiler jusqu’à la section Paiements, puis touchez Ajouter un paiement.

  3. Cliquez sur Enregistrer le paiement, puis choisissez le mode de paiement.

Remarque : L’option d’enregistrement de paiement n’est actuellement offerte que sur iOS.

La possibilité d’accepter des paiements en personne pour le versement d’un acompte ou le règlement d’un solde partiel n’est actuellement pas offerte. Les Paiements en personne ne sont possibles que pour le montant total de la facture. Si un acompte a déjà été versé pour la facture, l’option Enregistrer les paiements ne sera pas disponible.

Si vous devez imputer les frais sur une carte, vous pouvez contourner cette restriction en envoyant un lien à votre client par courriel pour qu’il puisse payer au moyen d’Apple Pay, de Google Pay, par carte de crédit ou de débit.

Consulter des factures avec acompte dans l’application Square

Vous pourrez consulter toute facture existante avec paiement partiel et son plus récent état dans l’application mobile Square. De là, il vous sera également possible d’encaisser le paiement de l’ensemble de la facture.

Cependant, pour demander des acomptes, encaisser le paiement d’un acompte, gérer une facture ou la modifier, vous devrez utiliser le Tableau de bord Square en ligne.

Pour consulter des factures dans l’application Square :

  1. Ouvrez l’application Square.

  2. Sélectionnez Factures, puis touchez une facture de la liste.

Rembourser un acompte

Pour rembourser le paiement partiel d’une facture non réglée en entier, vous devrez annuler la facture. Une fois la facture annulée, la transaction figurera dans la liste de vos transactions. De là, vous pourrez suivre les étapes pour émettre un remboursement.

Les paiements partiels de factures annulées apparaîtront aussi dans les rapports de ventes parmi les Montants personnalisés payés, mais n’auront pas d’effet sur les quantités de stocks, en raison de l’annulation des factures. Si vous avez rectifié les stocks manuellement, assurez-vous d’en tenir compte au moment d’annuler une facture.

Ventes et rapports

Quand votre client verse un acompte ou un paiement progressif sur une facture, ces fonds sont déposés dans votre compte, mais ce montant n’apparaîtra pas sur votre rapport de transactions avant que la facture ne soit payée en entier. Une fois la facture payée en entier, elle sera marquée comme étant **Réglée** et le montant payé apparaîtra comme un seul élément dans votre rapport de vente.

Même si un seul acompte est versé sur la facture, le rapport indiquera le plein montant de la facture dans le rapport des transferts. La colonne Total indiquera le montant de l’acompte payé et le Total net ne correspondra pas au montant de l’acompte.

Un montant partiellement payé ne sera pas considéré comme une vente (c’est-à-dire un revenu reconnu) tant que la facture n’aura pas été entièrement payée dans le rapport de vente. Vous pouvez consulter les rapports de facturation à trois endroits différents dans votre Tableau de bord Square en ligne : 

  1. Onglet Transactions : Une transaction pour la facture n’apparaîtra pas tant que la facture n’est pas entièrement payée.

  2. Solde > Rapport de transfert : Le montant partiellement payé apparaîtra le jour où le paiement partiel a été effectué.

  3. Rapport de vente : Une vente n’est pas reconnue tant que la facture n’est pas entièrement payée, donc le montant de la facture n’apparaîtra pas tant que la facture n’est pas entièrement payée.

Voici encore quelques points à prendre en considération :

  • La quantité d’un article ne sera pas réduite tant que l’article n’a pas été payé au complet.

  • Les paiements partiels par carte seront déposés conformément au calendrier actuel de vos dépôts.

  • Les paiements partiels en argent comptant ou par un autre mode de paiement indiqués sur la facture ne seront pas reportés dans le rapport avant que la facture n’ait été payée en entier.

  • Pour afficher les paiements partiels de factures, accédez à l’onglet Dépôts de votre tableau de bord Square en ligne, puis àRapport des dépôts > Sélectionnez une date que vous souhaitez afficher.

  • Veuillez utiliser la page Factures pour réviser les paiements effectués sur une facture partiellement payée.

Remarque :Les ventes peuvent ne pas s’afficher correctement dans les intégrations de comptabilité tierces comme QuickBooks et Xero.

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