Gérer les acomptes de factures et les calendriers de paiements
À propos des acomptes et des calendriers de paiements
En utilisant Factures Square, les calendriers de paiements vous procurent plus de contrôle sur la façon de recevoir les paiements de clients. Vous pouvez programmer l’acompte initial et diviser le solde restant en plusieurs versements.
Avant de commencer
Vous pouvez configurer un calendrier des paiements à partir du Tableau de bord Square, de l’application Factures Square et de l’application Solution PDV Square.
Acomptes et stocks d’article
La quantité d’un article ne sera pas soustraite tant que la facture n’est pas payée au complet. Le paiement de l’acompte ne modifie pas le nombre d’articles en stock.
Vous pouvez demander un acompte et le paiement partiel du total d’une commande. Pour le moment, il est impossible de partager des articles particuliers pour obtenir des paiements partiels.
Calendriers des paiements par jalons
Grâce à Factures Square Plus, vous pouvez planifier plusieurs paiements pour n’importe quelle tâche ou projet en définissant un calendrier des paiements basé sur des jalons ou des phases associées à une tâche.
Vous pouvez définir jusqu’à 12 jalons de paiement sur une facture. L’acompte initial de la facture n’est pas inclus dans les jalons (lorsqu’un acompte était obligatoire).
Pour les factures progressives, les ventes sont consignées dans les rapports de vente seulement lorsque la facture Square est payée au complet. Les ventes sont reportées à la date du paiement total de la facture et non à la date du versement de l’acompte ou de l’envoi de la facture.
Définir des calendriers de paiements
- Connectez-vous au Tableau de bord Square et accédez à Commandes et paiements (ou Factures et paiements ou Paiements) > Factures.
- Ajoutez à la vente un nouveau client ou un client existant.
- Ajoutez des détails à la facture et des lignes d’article.
- Cliquez sur Ajouter un calendrier des paiements.
- Activez l’option Demander un acompte ou Partager le solde en jalons.
- Sous Demander un acompte, cliquez sur Pourcentage (%) ou Montant ($).
- Choisissez la date d’échéance et les rappels de paiement.
- Dès que vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer et sur Envoyer pour l’acheminer au client.
Dans l’application Solution PDV Square avec le mode services activé ou l’application Factures Square :
- Ouvrez votre application Solution PDV, puis touchez Factures > (+).
- Ajoutez à la vente un nouveau client ou un client existant.
- Ajoutez des détails à la facture et des lignes d’article. Ajoutez une remise, le cas échéant.
- Sélectionnez Ajouter un calendrier des paiements.
- Activez l’option Demander un acompte et/ou Partager le solde.
- Saisissez le montant ou le pourcentage que vous avez programmé et sélectionnez une date d’échéance.
- Une fois que c’est fait, sélectionnez Enregistrer, puis Envoyer pour l’acheminer aux clients.
Modifier un acompte
Vous pouvez modifier une Facture Square en tout temps à partir du Tableau de bord Square, même après un paiement partiel. Voici comment faire :
Connectez-vous au Tableau de bord Square et accédez à Commandes et paiements (ou Factures et paiements ou Paiements) > Factures.
Sélectionnez une facture.
Pour modifier le montant d’un acompte ou une échéance, sélectionnez Modifier > Acompte.
Cliquez sur Envoyer.
Rembourser un acompte
Pour rembourser le paiement partiel d’une facture qui n’est pas payée au complet, vous devez annuler la facture. Une fois la facture annulée, la transaction s’affiche dans la liste des transactions, où vous pourrez gérer les remboursements des clients.
Les paiements partiels de factures annulées seront aussi affichés dans les rapports de ventes sous Montant personnalisé payé. Il n’y a pas d’incidence sur les stocks puisque la facture est annulée. Si vous avez ajusté les stocks manuellement, n’oubliez pas d’en tenir compte avant d’annuler une facture.
Consulter le rapport sur les acomptes de facture
Lorsque les clients versent un acompte ou un paiement progressif sur une facture, les fonds sont déposés dans votre compte, mais les montants ne sont pas consignés dans le rapport de transactions avant le paiement complet de la facture. Une fois la facture payée au complet, elle sera marquée comme étant Finalisée et le montant payé sera consigné sur une seule ligne du Rapport de vente.
Même si un seul acompte est versé sur la facture, le montant total de la facture est indiqué dans le Rapport sur les transferts. La colonne Total indiquera le montant de l’acompte payé et le Total net ne correspondra pas au montant de l’acompte.
Vous pouvez consulter ces rapports dans le Tableau de bord Square, à partir de trois emplacements différents :
Transactions: La transaction pour la facture n’est pas consignée tant que la facture n’est pas entièrement payée.
Solde: Le montant du paiement partiel est consigné le jour où le paiement partiel est effectué.
Récapitulatif des ventes: Une vente n’est pas comptabilisée tant que la facture n’est pas entièrement payée, donc le montant de la facture n’est pas consignée tant qu’elle n’est pas payée au complet.