Solicitar depósitos con Facturas Square
Con Facturas Square podrás solicitar un pago por una parte de tu factura por adelantado a modo de depósito y establecer una fecha de vencimiento diferente para el saldo restante. Con estas funciones, podrás crear una única factura para rastrear varios pagos y disminuir el tiempo que tienes que esperar para conciliar varios pagos.
Solicita depósitos
Puedes enviar una factura solicitando un pago por depósito directamente desde tu Panel de Datos Square.
Para hacerlo, sigue estos pasos:
Ve a Pagos > Facturas en el Panel de Datos Square en línea > Crear factura.
Selecciona un cliente de tu Directorio de clientes o ingresa un nuevo nombre y dirección de correo electrónico.
En Artículos de línea, selecciona Personalizar para agregar artículos y aplicar modificadores, notas e impuestos.
En Agregar calendario de pago, haz clic en Solicitar depósito e ingresa un monto o porcentaje, selecciona una fecha de vencimiento y haz clic en Guardar. Los depósitos pueden solicitarse con un monto fijo en dólares o como un porcentaje del total de la factura.
Haz clic en Enviar.
Una vez que el cliente recibe la factura, puede pagar primero el depósito y, luego, el saldo pendiente.
Nota: Puedes solicitar un depósito y un pago parcial según el total del pedido. Por el momento, la capacidad de dividir artículos específicos para realizar pagos parciales no está disponible.
Nota: Si usas Square para realizar el seguimiento del inventario, los artículos solo se modificarán una vez que la factura se pague en su totalidad. El conteo de artículos no cambiará con el pago del depósito.
Para solicitar un depósito desde la aplicación Square:
Pulsa Más en la barra de navegación en el extremo inferior de tu pantalla y selecciona Facturas > Crear factura.
Selecciona un cliente de tu Directorio de clientes o ingresa un nuevo nombre y dirección de correo electrónico.
En Artículos de línea, puedes agregar artículos y aplicar modificaciones, notas e impuestos.
Pulsa Solicitar depósito, ingresa el monto o el porcentaje. Selecciona una fecha de vencimiento y presiona Guardar.
Haz clic en Enviar.
Edita un depósito para una factura
Puedes editar una Factura Square en cualquier momento desde tu Panel de Datos Square, incluso después de que se haya realizado un pago parcial.
Para hacerlo, sigue estos pasos:
Ve a Pagos > Facturas en el Panel de Datos Square en línea y selecciona una factura.
Selecciona Editar > Depósito para editar el importe del depósito o cambiar la fecha de vencimiento.
Selecciona Enviar.
Registra pagos
Una vez realizado un pago, puedes registrarlo en el Panel de Datos Square en línea y en la aplicación Square.
Desde el Panel de Datos Square:
Ve a Pagos > Facturas en el Panel de Datos Square en línea y selecciona una factura.
Desplázate hacia abajo hasta la sección Pagos y haz clic en Agregar pago.
Haz clic en Registrar pago > selecciona una forma de pago.
Desde la aplicación Square, haz lo siguiente:
Pulsa Más en la barra de navegación en el extremo inferior de la pantalla y selecciona Facturas. Luego, selecciona una factura.
Desplázate hacia abajo hasta la sección Pagos y haz clic en Agregar pago.
Haz clic en Registrar pago > selecciona una forma de pago.
Nota: Actualmente, la opción para registrar un pago solo está disponible en iOS.
Por el momento, no es posible aceptar pagos en persona para un depósito o saldo parcial. Los Pagos en persona solo pueden aceptarse para el monto total de la factura. Si ya se pagó un depósito sobre la factura, la opción Registrar pagos no estará disponible.
Si necesitas realizar un cobro a una tarjeta, una alternativa es enviar a tu cliente un enlace por correo electrónico para pagar con Apple Pay, Google Pay, Cash App o tarjeta de crédito o débito.
Visualiza facturas con depósitos desde la aplicación Square
Podrás ver cualquier factura existente con pago parcial y los últimos estados de esas facturas desde la aplicación Square. También podrás aceptar pagos por el total de la factura desde tu aplicación.
Nota: Puedes solicitar depósitos, aceptar un pago para un depósito y administrar o editar una factura únicamente desde el Panel de Datos Square en línea.
Para ver las facturas en la aplicación Square, haz lo siguiente:
Abre la aplicación Square.
Selecciona Más > Facturas y selecciona una factura de la lista.
Reembolsa un depósito
Si necesitas reembolsar un pago parcial de una factura que aún no se pagó por completo, deberás cancelar la factura. Una vez cancelada, la transacción aparecerá en tu lista de transacciones, desde donde podrás seguir los pasos para emitir un reembolso.
Los pagos parciales de una factura cancelada también aparecerán en tus informes de ventas como un Monto personalizado pagado y no afectarán tu recuento de inventario dado que la factura se canceló. Si haces modificaciones manuales en tu inventario, asegúrate de justificar ese cambio cuando canceles una factura.
Ventas e informes
Cuando tu cliente deposite un pago por una factura o el pago progresivo de una factura, esos fondos se depositarán en tu cuenta, pero el dinero no aparecerá en tu informe de transacciones hasta que la factura se haya pagado en su totalidad. Una vez que eso suceda, se marcará como Listo y el importe abonado aparecerá como una partida en tu informe de ventas.
Incluso si solo se paga un anticipo de la factura, el informe reflejará el monto total en el informe de transferencias. La columna Total reflejará el monto del anticipo abonado y el Total Neto no coincidirá con el monto del anticipo.
El monto pagado parcialmente no contará como una venta hasta que la factura esté pagada por completo en el Informe de ventas. Visualiza los informes de facturas en tres lugares separados del Panel de Datos Square en línea:
Transacciones: no aparecerá una transacción por la factura hasta que esté completamente pagada.
Saldo > Informe de transferencia: el monto pagado parcialmente aparecerá al momento que se haga el pago parcial.
Informe de ventas: las ventas no se reconocerán hasta que la factura esté pagada por completo, de modo que el monto de la factura no aparecerá hasta que la factura esté cancelada por completo.
Ten en cuenta lo siguiente:
No se reducirá la cantidad de artículos hasta que la factura se haya pagado por completo.
Los pagos parciales con tarjeta se depositarán de acuerdo con tu calendario de pago actual.
Los pagos parciales en efectivo u otras formas de pago marcados como tales en la factura no se reflejarán en los informes hasta que la factura se haya pagado en su totalidad.
Para ver los pagos parciales de facturas, ve a la pestaña Depósitos del Panel de Datos Square en línea y haz clic en Informes de depósito. Luego, selecciona la fecha que deseas ver.
Usa la página Facturas para revisar los pagos hechos a una factura pagada parcialmente.
Nota: Es posible que las ventas no aparezcan correctamente en integraciones contables de terceros, como Quickbooks y Xero.