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Solicitar depósitos con Facturas Square

Facturas Square le permite solicitar un pago por una parte de su factura por adelantado a modo de depósito y establecer una fecha de vencimiento diferente para el saldo restante. Esto también le permitirá crear una única factura para rastrear varios pagos y disminuir el tiempo que tiene que esperar para conciliar varios pagos (depósitos, seguimiento de pagos) en una sola serie de trabajo.

Solicitar depósitos

Puede enviar una factura solicitando un pago por depósito directamente desde su Panel de Datos Square.

Para hacerlo:

  1. Vaya a Facturas en su su Panel de Datos Square en línea > Crear factura.

  2. Seleccione un cliente de su Directorio de clientes o ingrese un nuevo nombre y dirección de correo electrónico.

  3. En Elementos de línea > Personalizar, puede agregar artículos, aplicar variantes, notas e impuestos.

  4. Haga clic en Solicitar depósito, ingrese el monto o el porcentaje, seleccione una fecha de vencimiento y haga clic en Guardar. Los depósitos pueden solicitarse con un monto en dólares fijo o como un porcentaje del total de la factura.

  5. Haga clic en Enviar.

Una vez que su cliente recibe la factura, primero podrá pagar el depósito y, luego, el saldo restante.

Nota: Puede solicitar un depósito y un pago parcial según el total del pedido. La capacidad de dividir artículos específicos para realizar pagos parciales no está disponible en este momento.

Invoices Gif

Nota: Si usa Square para hacer seguimiento de su inventario, sus artículos se modificarán una vez pagada la factura en su totalidad. Pagar el depósito no cambiará el conteo de artículos.

Además, tenga en cuenta que, en este momento, no se pueden solicitar pagos de depósitos para facturas recurrentes y Cuotas de Square.

Para solicitar un depósito desde la aplicación Square:

  1. Vaya a la pestaña Facturas > Crear factura.

  2. Seleccione un cliente de su Directorio de clientes o ingrese un nuevo nombre y dirección de correo electrónico.

  3. En Elementos de línea, puede agregar artículos, aplicar modificadores, notas e impuestos.

  4. Presione Solicitar depósito, ingrese el monto o el porcentaje. Seleccione una fecha de vencimiento y presione Guardar.

  5. Haga clic en Enviar.

Editar depósito para una factura

Puede editar una Factura Square en cualquier momento desde su Panel de Datos Square, incluso después de que se haya realizado un pago parcial.

Para hacerlo:

  1. Vaya a Facturas su Panel de Datos Square en línea y seleccione una factura.

  2. Seleccione Editar > Depósito para editar el monto del depósito o cambiar la fecha de vencimiento.

  3. Seleccione Enviar.

Registrar pagos

Una vez realizado un pago, podrá registrarlo en su Panel de Datos Square en línea y en la aplicación móvil.

Desde su Panel de Datos Square:

  1. Busque una factura.

  2. Desplácese hacia abajo hasta la sección Pagos > presione Agregar pago.

  3. Presione Registrar pago > seleccione una forma de pago.

Record Payment

Desde su aplicación Square:

  1. Busque una factura.

  2. Desplácese hacia abajo hasta la sección Pagos > presione Agregar pago.

  3. Presione Registrar pago > seleccione un método de pago.

Nota: Actualmente, la opción para registrar un pago solo está disponible en iOS.

Actualmente, no se pueden aceptar pagos en persona para un depósito o saldo parcial. Los Pagos en persona solo pueden aceptarse para el monto total de la factura. Si ya se pagó un depósito sobre la factura, la opción Registrar pagos no estará disponible.

Si necesita realizar un cargo a una tarjeta, una alternativa es enviarle a su cliente un enlace por correo electrónico para pagar con Apple Pay, Google Pay o tarjeta de crédito o débito.

Ver facturas con depósitos desde la aplicación Square

Podrá ver cualquier factura existente con pago parcial y los últimos estados de esas facturas desde la aplicación Square. También podrá aceptar pagos por el total de la factura desde su aplicación móvil.

Para solicitar depósitos, aceptar un pago para un depósito, administrar o editar una factura, deberá hacerlo desde su Panel de Datos Square en línea.

Para ver las facturas en la aplicación Square:

  1. Abra la aplicación Square.

  2. Seleccione Facturas y presione en una factura desde su lista.

View Invoice

Reembolsar un depósito

En caso de que necesite reembolsar un pago parcial de una factura que aún no se pagó por completo, deberá cancelar la factura. Una vez cancelada, la transacción aparecerá en su lista de transacciones, desde donde podrá seguir los pasos para emitir un reembolso.

Los pagos parciales de una factura cancelada también aparecerán en sus informes de ventas como un Monto personalizado pagado y no afectarán su recuento de inventario dado que la factura fue cancelada. Si hace modificaciones manuales en su inventario, asegúrese de justificar ese cambio cuando cancele una factura.

Ventas e informes

Cuando su cliente deposite un pago por una factura o el pago progresivo de una factura, esos fondos se depositarán en su cuenta, pero ese dinero no aparecerá en su informe de transacciones hasta que la factura se haya pagado en su totalidad. Una vez que eso suceda, se marcará como **Listo** y el importe abonado aparecerá como una partida en su informe de ventas.

Incluso si solo se paga un anticipo de la factura, el informe reflejará el monto total en el informe de transferencias. La columna Total reflejará el monto del anticipo abonado y el Total Neto no coincidirá con el monto del anticipo.

Los montos pagados parcialmente no contarán como ventas (es decir, no se reconocerán como ingresos) hasta que la factura esté cancelada por completo en el informe de Ventas. Vea los informes de Facturas en tres lugares separados en su Panel de Datos Square en línea.

  1. Pestaña Transacciones: no aparecerá una transacción por la factura hasta que la factura esté cancelada por completo.

  2. Saldo > Informes de transferencia: el monto pagado parcialmente aparecerá el día en que se realizó el pago parcial.

  3. Informe de ventas: las ventas no se reconocerán hasta que la factura esté pagada por completo, de modo que el monto de la factura no aparecerá hasta que la factura esté cancelada por completo.

Tenga en cuenta lo siguiente:

  • No se reducirá la cantidad de un artículo hasta que la factura se haya pagado por completo.

  • Los pagos parciales con tarjeta se depositarán de acuerdo con su calendario de depósitos actual.

  • Los pagos parciales en efectivo u otras formas de pago marcados como tales en la factura no se reflejarán en los informes hasta que la factura se haya pagado en su totalidad.

  • Para ver los pagos parciales de facturas, vaya a la pestaña Depósitos de su Panel de Datos Square en línea. > Informe de depósitos > seleccione la fecha que desea ver.

  • Use la página Facturas para consultar los pagos hechos por una factura pagada parcialmente.

Nota: Es posible que las ventas no aparezcan correctamente en integraciones contables de terceros, como Quickbooks y Xero.