Utiliser une carte enregistrée avec Rendez-vous Square

Grâce aux outils de programmation en ligne de rendez-vous de Square, vous pouvez enregistrer la carte d’un client pour y porter les frais des réservations futures et les frais d’annulation de dernière minute.

Les frais d’encaissement d’un paiement par carte enregistrée, que ce soit à partir du tableau de bord en ligne ou de l’application Square, sont de 3,4 % + 0,15 $.

Remarque : Les frais en cas de paiement anticipé et les frais de protection en cas d’absence aux rendez-vous réservés en ligne sont de 2,9 % + 0,30 $.

Enregistrer une carte

Avant que vous puissiez encaisser un paiement par carte enregistrée, celle-ci doit être inscrite dans le profil du client, soit à partir du Répertoire de clients ou d’un rendez-vous réservé.

Remarque : Les cartes des comptes d’épargne-santé (HSA) et de gestion flexible des dépenses (FSA) ne sont pas prises en charge comme carte enregistrée en ce moment.

Enregistrer une carte à partir du Répertoire de clients

Voici comment associer une carte de paiement à un profil de client existant :

1. Accédez à l’onglet Clients de votre Tableau de bord Square en ligne , puis cliquez sur Répertoire.

2. Sélectionnez un client, cliquez sur le menu des actions (menu à trois points), puis cliquez sur Ajouter une carte.

3. Saisissez les données de la carte et l’adresse courriel de votre client.

4. Vous devez disposer de l’autorisation écrite de votre client pour enregistrer sa carte de paiement. Utilisez le modèle fourni en cliquant sur Télécharger le formulaire et envoyez-le à votre client.

5. Cliquez sur Confirmer.

Pour enregistrer la carte d’un nouveau client :

1. Accédez à l’onglet Clients de votre Tableau de bord Square en ligne , puis cliquez sur Répertoire.

2. Cliquez sur Créer un client, saisissez les renseignements à son sujet, puis cliquez sur Enregistrer.

3. Une fois le profil du client créé, cliquez sur le menu des actions (menu à trois points), puis sur Ajouter une carte.

4. Saisissez les données de la carte et l’adresse courriel de votre client.

5. Vous devez disposer de l’autorisation écrite de votre client pour enregistrer sa carte de paiement. Utilisez le modèle fourni en cliquant sur Télécharger le formulaire et envoyez-le à votre client.

6. Cliquez sur Confirmer.

Remarque : Assurez-vous de bien conserver les formulaires d’autorisation dans vos dossiers de façon sécurisée.

Enregistrer une carte à partir du calendrier

Enregistrez la carte d’un client au moment de la création de son rendez-vous dans le tableau de bord Rendez-vous Square.

Pour ajouter la carte d’un client pendant le processus de réservation :

1. À partir du Calendrier de votre tableau de bord Rendez-vous Square, cliquez sur la plage horaire souhaitée ou faites-la glisser.

2. Saisissez le nom du client ou créez un client à ce moment-là. À droite, vous verrez Notes sur le client, Carte enregistrée et Historique des rendez-vous. Remarque : Il faut que le client vous en ait donné l’autorisation écrite pour que vous enregistriez sa carte de paiement.

3. Cliquez sur Ajouter une carte, saisissez les renseignements de la carte, puis cliquez sur Confirmer.

Exiger une carte enregistrée pour pouvoir prendre rendez-vous en ligne

Vous pouvez exiger que les clients enregistrent une carte et en autorisent l’utilisation pour les paiements futurs lorsqu’ils prennent des rendez-vous en ligne.

Pour exiger une carte enregistrée pour pouvoir prendre rendez-vous en ligne :

1. Accédez à votre online Square Dashboard et sélectionnez Rendez-vous > Paramètres > Paiements et annulations.

2. Sous Carte enregistrée, activez Exiger une carte enregistrée pour pouvoir prendre rendez-vous en ligne.

Une fois que vous aurez activé Exiger une carte enregistrée pour pouvoir prendre rendez-vous en ligne, vos clients verront une erreur s’ils tentent de prendre rendez-vous en ligne sans cocher la case pour autoriser votre entreprise à enregistrer l’information de leur carte.

Utiliser une carte enregistrée pour créer un rendez-vous prépayé

Si vous avez configuré votre site de réservation en ligne à exiger un paiement anticipé, une option permettant d’utiliser une carte enregistrée s’affichera au moment de créer le rendez-vous du client dans le tableau de bord Rendez-vous Square en ligne.

1. À partir du Calendrier de votre tableau de bord Rendez-vous Square, cliquez sur la plage horaire souhaitée ou faites-la glisser.

2. Saisissez le nom du client. Si sa carte est enregistrée, cela sera indiqué à la droite de son nom.

3. Sous Paiement, activez Prépayer pour ce rendez-vous.

4. Terminez la saisie des détails du rendez-vous, puis cliquez sur Enregistrer.

Utiliser une carte enregistrée à titre de protection en cas d’absence

Si vous avez configuré votre site de réservation en ligne à exiger une carte de crédit comme protection en cas d’absence, une option permettant d’utiliser une carte enregistrée s’affichera au moment de créer le rendez-vous du client dans le tableau de bord Rendez-vous Square en ligne.

1. À partir du Calendrier de votre tableau de bord Rendez-vous Square, cliquez sur la plage horaire souhaitée ou faites-la glisser.

2. Saisissez le nom du client. Si sa carte est enregistrée, cela sera indiqué à la droite de son nom.

3. Sous Paiement, activez Protection en cas d’absence.

4. Terminez la saisie des détails du rendez-vous, puis cliquez sur Enregistrer.

Apprenez-en davantage sur la gestion de votre répertoire de clients en ligne.

Autre avantage : si un client ajoute ses données de carte à son Compte client, vous pourrez voir et facturer sa carte en ligne ou directement à partir de l’application.

Porter des frais à une carte enregistrée à partir de l’application

Une fois la carte du client enregistrée, vous pouvez l’utiliser pour facturer ses rendez-vous directement à partir de l’application Rendez-vous.

1. Touchez le rendez-vous dans votre calendrier. Remarque : La vente sera associée à l’employé avec qui le client avait pris rendez-vous.

2. Touchez Passer en revue et encaisser.

3. Ajoutez tout article ou service supplémentaire, puis sélectionnez Facturer. Les renseignements sur le rendez-vous seront automatiquement importés de la réservation.

4. Faites défiler l’écran des options de paiement. Vous verrez la carte enregistrée du client, le type de carte et le PAN.

5. Touchez Facturer.

6. Confirmez le paiement en touchant Facturer une fois de plus.

Facturer une carte enregistrée à partir de Square Register

Une fois la carte du client enregistrée, vous pouvez l’utiliser pour facturer ses rendez-vous à partir de l’application Rendez-vous Square sur Square Register.

1. Touchez le rendez-vous dans votre calendrier. Remarque : La vente sera associée à l’employé avec qui le client avait pris rendez-vous.

2. Touchez Passer en revue et encaisser.

3. Ajoutez tout article ou service supplémentaire, puis sélectionnez Facturer. Les renseignements sur le rendez-vous seront automatiquement importés de la réservation.

4. Faites défiler l’écran des options de paiement. Vous verrez la carte enregistrée du client, le type de carte et le PAN.

5. Touchez Facturer.

6. Confirmez le paiement en touchant Facturer une fois de plus.