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Meilleures pratiques pour Factures Square

Les Factures Square Square constituent une excellente façon de facturer vos clients sans devoir vous soucier de saisir les renseignements de leurs cartes de paiement. Cependant, vous aurez un accès plus restreint aux renseignements sur les modes de paiement utilisés par votre clients. Par conséquent, nous vous recommandons de suivre les pratiques exemplaires suivantes.

Apprener à connaître votre client

Vous avez le contrôle de envoi d’une facture Square, alors il est important de savoir à qui vous avez affaire. Prenez le temps d’appeler votre client en cas de commande inhabituelle ou d’un montant élevé. Si vous ne parvenez pas à joindre votre client ou si le numéro fourni ne fonctionne pas, ne finalisez pas la vente.

Envoyer vos factures directement à l’adresse courriel ou au numéro de téléphone de votre client

Cette mesure vous permet de vous assurer que le client accepte et reconnaît chaque paiement traité, ce qui réduit le risque d’un litige. Si vous souhaitez conserver une copie de la facture dans vos dossiers, vous pouvez toujours ajouter votre propre adresse courriel ou numéro de téléphone en copie.

Joindre un contrat

Pour éviter les malentendus et les retards de paiement, l’un des meilleurs moyens consiste à établir un contrat. Les contrats définissent clairement vos obligations respectives, à vous et à votre client, à l’égard des transactions, réduisent le risque d’un litige et vous donnent de meilleures chances d’obtenir un paiement.

Si vous utilisez les Factures Square pour obtenir des paiements, vous pouvez joindre un contrat à la facture de vos clients. Même si les contrats ne se prêtent pas à toutes les activités commerciales, ils sont indispensable aux entreprises évoluant dans la vente en gros ou fonctionnant sur la base de projets.

Si vous utilisez les Factures Square, vous pouvez joindre une copie de votre contrat directement à la facture de votre client. Si la rédaction d’un contrat ne vous est pas familière, consultez un des deux modèles que notre équipe a créés.

Découvrez comment annexer des fichiers aux factures.

* Square n’est pas un cabinet d’avocats, un avocat ou un conseiller professionnel dans un secteur d’activité. Square offre ces modèles à des particuliers qui choisissent de rédiger eux-mêmes leurs contrats et ils ne peuvent être considérés comme un avis juridique.

Passer en revue les tentatives répétées de règlement d’une facture

Votre client dispose d’un nombre limité de tentatives pour payer une facture. Pour votre protection, Square annule la facture de votre client s’il atteint le nombre maximal de tentatives permises. Si vous recevez un tel message, nous vous recommandons fortement de vérifier l’identité de votre client, de choisir un autre moyen de paiement (chèque ou espèces, par exemple) ou de ne pas finaliser la vente.

Méfiez-vous des cueillettes en personne.

Si un client vous demande de payer au moyen d’une facture Square, mais qu’il souhaite ramasser le produit ou recevoir des services en personne, cela signifie peut-être que votre client utilise les renseignements d’une carte de crédit volée. Vérifiez les quatre derniers chiffres de sa carte en accédant à la page Ventes de votre votre Tableau de bord Square, puis sélectionnez Transactions. Sélectionnez le paiement en question pour identifier le type de la carte et ses quatre derniers chiffres. Si vous rencontrez le client en personne, demandez-lui de vous montrer une copie de sa carte ainsi qu’une pièce d’identité.

Vous avez également la possibilité de demander à vendre client de payer leurs factures en personne.

Méfiez-vous des demandes de livraison immédiate ou accélérée.

Vous pouvez également vérifier si l’adresse de livraison corresponde bien à la commande de l’acheteur. Les lieux de dépôt de courrier tels que les boutiques UPS ou les transitaires sont souvent associés à la fraude, c’est pourquoi nous vous conseillons de ne pas leur envoyer d’articles. Une commande passée par un acheteur prétendant représenter une entreprise mais expédiée à une adresse privée peut aussi être signe d’une activité frauduleuse.

Indiquez vos conditions d’utilisation et votre délai de livraison approximatif.

Assurez-vous que vos clients connaissent vos politiques au moment du paiement. Pour prévenir tout litige potentiel, indiquez les éléments suivants dans le corps de la facture :

  • politique de remboursement

  • politique d’annulation

  • conditions d’utilisation

  • délai de livraison estimé

Remarque : Square stocke les données aux États-Unis et dans d’autres pays. Vous pouvez être obligé de notifier vos clients de ce fait et d’obtenir leur consentement avant de stocker leurs informations.

En savoir plus sur: Solution PDV

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