L’option Gestion des stocks de Square vous procure les outils de base nécessaires pour garder un compte à jour des articles de votre catalogue d’articles. Lorsque l’option Gestion des stocks est activée pour les articles, le niveau des stocks est mis à jour en fonction des ventes enregistrées dans l’application Square, Factures Square et les commandes expédiées par l’intermédiaire de la Boutique en ligne.

Cette fonctionnalité est prise en charge sur les appareils équipés de la dernière version d’Apple iOS ou de Google Android. Assurez-vous aussi de télécharger la dernière version de l’application Square sur un appareil pris en charge.

Le suivi du stock est également assuré pour les paiements encaissés par vos employés mobiles avec la version 4.3 ou ultérieure de la Caisse.

Activer la Gestion des stocks

Activer la Gestion des stocks par article

Si cette fonctionnalité est activée, vous pouvez recevoir des notifications sur votre Tableau de bord lorsque le stock d’un article est réduit ou épuisé, et ainsi gérer son réapprovisionnement.

  1. Accédez à votre catalogue dans le Tableau de bord Square.
  2. Sélectionnez un article dans la liste.
  3. Sous Stock, sélectionnez Commencer à suivre le stock de l’article.
  4. Dans la fenêtre contextuelle « Stock », assurez-vous d’avoir coché la case Suivre le stock, puis modifiez la quantité en stock.
  5. Pour recevoir des notifications en cas de stock réduit, cochez la case Notification et saisissez le seuil de notification souhaité.
  6. Cliquez sur Enregistrer pour confirmer les modifications effectuées.

Si vous avez plusieurs points de vente, vous pourrez établir, modifier et suivre votre stock dans chaque point de vente.

Activer la Gestion des stocks en vrac

Vous pouvez également activer la Gestion des stocks depuis votre fichier CSV Stock :

  1. Accédez à la section Catalogue d’articles et cliquez sur Importer/Exporter.
  2. Cliquez sur Importer le stock et sélectionnez Téléchargez notre fichier modèle. Vous y trouverez l’intégralité de votre catalogue.
  3. Ouvrez le fichier et ajoutez-y votre stock par article dans la colonne G intitulée « Nouvelle quantité ». Enregistrez le fichier sur votre ordinateur.
  4. Faites glisser le fichier enregistré dans la fenêtre « Importer le stock » puis cliquez sur Télécharger.

Remarque : Si vous gérez plusieurs points de vente, vous devrez d’abord sélectionner un article. Sous Stock, sélectionnez le point de vente dans lequel vous souhaitez importer les articles. Cliquez sur Accéder, puis suivez les étapes ci-dessus.

Modifier le stock article par article

  1. Accédez à votre catalogue d’articles.
  2. Sélectionnez Toutes les catégories ou Tout le stock dans le coin supérieur gauche, pour consulter les articles de toutes les catégories dont le stock est réduit ou en rupture.
  3. Ajustez la quantité en stock en sélectionnant un article, puis en cliquant sur Gérer le stock d’articles et les notifications pour augmenter ou réduire la quantité de cet article.
  4. Vous pouvez également gérer les notifications pour vos articles en cochant ou décochant la case Notification et en définissant un seuil de notification. Si la quantité en stock atteint le seuil de notification (ou passe en-deçà), une notification sera générée.
  5. Cliquez sur Enregistrer.

Modifier et gérer le stock en vrac

L’outil d’importation permet d’importer et de mettre à jour les quantités de stock en vrac et de télécharger un rapport du stock actuel. Cet outil est particulièrement utile dans le cadre de la gestion et des vérifications de stock.

Pour importer votre stock, vous devrez télécharger notre fichier modèle CSV contenant votre catalogue actuel.

Remarque : À l’heure actuelle, seuls les fichiers CSV sont pris en charge par l’outil d’importation en vrac. Vous ne pouvez pas utiliser de modèles personnalisés.

Pour mettre à jour votre stock en vrac et télécharger un rapport de stock :

  1. Cliquez sur Importer/Exporter en haut à droite de la page.
  2. Dans le menu déroulant, cliquez sur Importer le stock.
  3. Cliquez ensuite sur Téléchargez notre fichier modèle pour télécharger votre rapport de stock actuel au format CSV.
  4. Mettez à jour les valeurs « Seuil de notification » et « Nouvelle quantité » et enregistrez le fichier CSV correspondant sur votre ordinateur. Ne faites aucune autre modification afin d’assurer le bon téléchargement du fichier.

    Remarque : Ce fichier CSV peut être utilisé comme rapport à des fins de suivi de stock. Vous pouvez également le télécharger en sélectionnant l’option « Exporter le stock » dans le menu déroulant.

  5. Faites glisser le fichier enregistré dans la fenêtre « Importer le stock » puis cliquez sur Télécharger.
  6. Une fois le fichier importé, cliquez sur Confirmer l’importation pour valider vos modifications.
  7. Cliquez sur Terminé.
  8. Sélectionnez Exporter le stock dans le menu déroulant pour télécharger, enregistrer et imprimer cette information pour vos références.

Remarque : L’outil d’importation des stocks ne sert qu’à ajuster les quantités de stocks et les seuils de notification. Vous ne pouvez l'utiliser pour créer ou modifier des articles. Choisissez Importer des articles dans le menu déroulant pour modifier en vrac votre catalogue.