L’option Gestion des stocks de Square vous procure les outils de base nécessaires pour garder un compte à jour des articles de votre catalogue d’articles. Lorsque l’option Gestion des stocks est activée pour les articles, le niveau des stocks est mis à jour en fonction des ventes enregistrées dans l’application Square, Factures Square et les commandes expédiées par l’intermédiaire de la Boutique en ligne.

Cette fonctionnalité est prise en charge sur les appareils équipés de la dernière version d’Apple iOS ou de Google Android. Assurez-vous aussi de télécharger la dernière version de l’application Square sur un appareil pris en charge.

Le suivi du stock est également assuré pour les paiements encaissés par vos employés mobiles avec la version 4.3 ou ultérieure de la Caisse.

Activer la fonction Gestion des stocks

Actions sur le stock

Les actions sur le stock vous permettent de rajuster les niveaux de stock et d’appliquer les raisons de ces rajustements. Par exemple, vous pouvez ajouter ou supprimer des stocks et attribuer des raisons comme Stock reçu, Recomptage des stocks, Dommage, Vol, Perte et Retour.

Gérer les stocks par article

Si cette fonctionnalité est activée, vous pouvez recevoir des notifications sur votre tableau de bord lorsque le stock d’un article est réduit ou épuisé. Vous saurez donc à quel moment passer une nouvelle commande et réapprovisionner vos stocks.

À partir de votre Tableau de bord Square en ligne :

  1. Accédez à la section Catalogue d’articles de votre Tableau de bord Square en ligne.
  2. Sélectionnez un article dans la liste.
  3. Pour modifier les stocks par variante d’article, vous pouvez cliquer sur la ligne Variante.
    Modifier les variantes de stock
  4. Sous Action sur le stock, entrez la raison du rajustement de vos stocks.
    • Si vous sélectionnez Dommage, Vol ou Perte, la quantité entrée sera automatiquement déduite de votre compte de stock actuel pour cet emplacement.
    • Si vous sélectionnez Stock reçu ou Réapprovisionner le retour, votre compte de stock augmentera de la quantité entrée.
    • La sélection de Recomptage des stocks affichera votre quantité de stock actuelle; entrez simplement votre nouvelle quantité de stock pour effectuer la mise à jour.
  5. Activer les Notifications — Si la quantité en stock passe en-deçà du seuil de notification, une notification de stock sera générée.
  6. Cliquez sur Enregistrer pour confirmer votre mise à jour.

À partir de l’application Solution PDV Square :

  1. Touchez les trois lignes horizontales > touchez Clients.
  2. Créez un article ou sélectionnez-en un.
  3. Entrez la quantité en stock sous les détails de l’article ou touchez Prix, tailles ou UGS pour ajouter la quantité en stock d’un article se déclinant en plusieurs variantes.
  4. Pour ajuster une quantité en stock, touchez la quantité > sélectionnez une raison > entrez le montant à ajuster.
  5. Enregistrer.

Vous pouvez également passer directement à l’étape 3 en touchant un article sans relâcher à partir de la grille d’articles intégrée.

Veuillez noter que si vous avez plusieurs points de vente, vous pourrez établir, modifier et suivre votre stock de chacun des points de vente.

Bite : Vous pouvez aussi mettre à jour à tout moment les paramètres de notification de mises à jour de produits par courriel dans votre Tableau de bord Square en ligne.

Activer la Gestion des stocks en vrac

Vous pouvez également activer la Gestion des stocks à partir de votre fichier Excel (.xlsx) ou CSV de rapport de stock :

  1. Accédez à la section Articles de votre Tableau de bord Square en ligne.
  2. Cliquez sur Actions, puis sur Importer le catalogue, Modifier le catalogue d’articles et Suivant.
  3. Sélectionnez Télécharger notre fichier modèle et sélectionnez le format. Ce fichier contient tout votre catalogue d’articles.
  4. Ouvrez le fichier et ajoutez des éléments à votre stock, article par article, dans la colonne Nouvelle quantité [point de vente]. Lorsque la colonne Nouvelle quantité est modifiée, la quantité actuelle est remplacée. Si vous enregistrez 0 dans la colonne Nouvelle quantité, la quantité en stock de cet article à ce point de vente est fixée à 0.
  5. Enregistrez le fichier sur votre ordinateur.
  6. Faites glisser le fichier enregistré vers la fenêtre Importer le stock, puis cliquez sur Télécharger.

Modifier le stock article par article

  1. Accédez à la section Articles de votre Tableau de bord Square en ligne.
  2. Sélectionnez Toutes les catégories ou Tout le stock dans le coin supérieur gauche, pour consulter les articles de toutes les catégories dont le stock est réduit ou en rupture.
  3. Ajustez la quantité en stock en sélectionnant un article, puis en cliquant sur Gérer le stock d’articles et les notifications pour augmenter ou réduire la quantité de cet article.
  4. Vous pouvez également gérer les notifications pour vos articles en cochant ou décochant la case Notification et en définissant un seuil de notification. Si la quantité en stock atteint le seuil de notification (ou passe en-deçà), une notification sera générée.
  5. Cliquez sur Enregistrer.

Modifier et gérer le stock en vrac

L’outil d’importation permet d’importer et de mettre à jour les quantités de stock en vrac et de télécharger un rapport du stock actuel. Cet outil est particulièrement utile dans le cadre de la gestion et des vérifications de stock.

Pour importer votre stock, vous devrez télécharger notre fichier modèle Excel (.xlsx) ou CSV contenant votre catalogue actuel.

Note : Pour le moment, seuls les formats de fichiers Excel (.xlsx) et CSV sont pris en charge pour l’importation du stock en vrac. Les modèles personnalisés ne sont pas pris en charge.

Pour mettre à jour votre stock en vrac et télécharger un rapport de stock :

  1. Cliquez sur Actions dans le coin supérieur droit de la page.
  2. Dans le menu déroulant, cliquez sur Importer le stock.
  3. Choisissez de modifier ou de remplacer votre catalogue et cliquez sur Télécharger notre fichier modèle pour télécharger votre rapport de stock courant en format Excel (.xlsx) ou .CSV.
  4. Mettez à jour les valeurs Seuil de notification et Nouvelle quantité dans le rapport, puis enregistrez le fichier sur votre ordinateur. Ne modifiez pas les autres colonnes afin d’éviter tout problème lors du téléversement du fichier.

    Note : Ce fichier Excel (.xlsx) ou CSV peut être utilisé comme rapport à des fins de suivi de stock. Vous pouvez également le télécharger en sélectionnant l’option Exporter le stock dans le menu déroulant.

  5. Faites glisser le fichier enregistré vers la fenêtre Importer le stock, puis cliquez sur Télécharger.
  6. Une fois le fichier importé, cliquez sur Confirmer l’importation pour valider vos modifications.
  7. Cliquez sur Terminé.
  8. Sélectionnez Exporter le stock dans le menu déroulant pour télécharger, enregistrer et imprimer cette information pour vos références.

Remarque : L’outil d’importation des stocks ne sert qu’à ajuster les quantités de stocks et les seuils de notification. Vous ne pouvez l'utiliser pour créer ou modifier des articles. Choisissez Importer des articles dans le menu déroulant pour modifier en vrac votre catalogue.