Actualizaciones del sistema

En este momento, tenemos problemas que pueden afectar a sus servicios de Square. Seguiremos añadiendo más información en nuestra página de estado.

Volver a la página principal

Gestión básica de inventario

La gestión de inventario de Square te proporciona las herramientas esenciales para que puedas llevar un control preciso de las existencias en tu colección de artículos. En el caso de los artículos que tengan el inventario activado, se actualizará el recuento de existencias según las ventas registradas desde TPV Square.

Nota: Aunque el recuento de existencias se pueda gestionar desde la aplicación TPV Square, las alertas de existencias bajas se gestionan desde el Panel de control en línea.

Asegúrate de usar un dispositivo compatible

Cómo activar la gestión de inventario

Acciones de inventario

Las acciones de existencias te permiten modificar sus niveles y ofrecer motivos. Por ejemplo, puedes añadir o quitar existencias e indicar los motivos, como Existencias recibidas, Recuento de inventario, Dañado, Robado, Perdido o Devuelto.

Gestionar el inventario por artículos

Si activas el inventario, podrás recibir alertas en tu Panel de control cuando queden pocas existencias o haya artículos agotados. Así, siempre estarás al tanto de lo que necesitas reponer.

Desde tu Panel de control en línea de Square:

  1. Dirígete a Artículos y pedidos > Colección de artículos que encontrarás en tu Panel de control en línea de Square.

  2. Selecciona un artículo de la lista.

  3. Para editar el inventario según la variante del artículo, haz clic en la columna Variante.

  4. En Acción de inventario, introduce el motivo por el cual quieres modificarlo.

    • Si seleccionas «Daño», «Robo» o «Pérdida», la cantidad introducida se deducirá automáticamente de tu recuento de existencias actual para ese punto de venta.

    • Si seleccionas «Existencias recibidas» o «Devolución de existencias», tu recuento se incrementará por la cantidad introducida.

    • Al seleccionar Recuento de inventario, se mostrará la cantidad de existencias actuales; solo tienes que introducir la nueva cantidad de existencias para actualizarla.

  5. Activa las Alertas: si tus existencias caen por debajo del umbral de alerta, se generará una aviso de falta de existencias.

  6. Cuando hayas terminado, haz clic en Guardar para confirmar los cambios.

Desde la aplicación TPV Square:

  1. Pulsa Más en la barra de navegación que está en la parte inferior de la pantalla y selecciona Artículos > Todos los artículos.

  2. Crea un artículo o selecciona uno ya existente.

  3. Introduce una cantidad de existencias en la información del artículo o pulsa en las opciones Precios, Tamaños o SKU para añadir las existencias de un artículo con más de una variante.

  4. Para modificar las existencias, pulsa sobre la cantidad > selecciona un motivo > introduce la cantidad actualizada.

  5. Guardar.

También puedes saltar directamente al tercer paso: basta con que mantengas pulsado un artículo desde el mosaico de artículos en la aplicación.

Ten en cuenta que si dispones de varios puntos de venta, el inventario se determinará, se modificará y se registrará en función del punto de venta.

Nota: También puedes actualizar la configuración de alertas de inventario en cualquier momento desde Notificaciones por correo electrónico en el Panel de control en línea.

Marcar artículos como agotados

Aunque no hagas un seguimiento de tu inventario, puedes marcar un artículo o una variante del artículo como Agotado en caso de que no esté disponible para la venta.

Desde tu Panel de control en línea de Square:

  1. Dirígete a Artículos y pedidos > Artículos que encontrarás en tu Panel de control en línea de Square.

  2. Selecciona los artículos o las variantes que quieres marcar como agotados.

  3. Haz clic en Editar detalles de la variante > Gestionar existencias.

  4. Activa o desactiva la opción Marcar como agotado en el TPV y en Ventas en línea.

  5. Haz clic en Listo.

Desde la aplicación TPV Square:

  1. Pulsa Más en la barra de navegación que está en la parte inferior de la pantalla y selecciona Artículos > Todos los artículos.

  2. Selecciona los artículos o las variantes que quieres marcar como agotados.

  3. Desde la pantalla Modificar artículo, pulsa en las variantes para abrir la pantalla Modificar variante.

  4. Activa o desactiva la opción Marcar como vendido en este punto de venta.

  5. Pulsa en Listo > pulsa en Guardar.

Nota: esta opción también marcará el artículo o la variante del artículo como agotado en Ventas en línea Square.

Programa un reabastecimiento automático

También puedes programar que los artículos agotados se reabastezcan de forma automática. Configura una fecha y hora concretas de reabastecimiento automático o utiliza el cierre del día laboral para mantener el inventario actualizado y exacto.


Para programar una hora de reabastecimiento automática:

  1. Desde el Panel de control de Square, dirígete a Artículos y pedidos > Artículos > Colección de artículos.

  2. Selecciona el artículo que quieras programar.

  3. En Variantes, haz clic en el recuento de existencias. Nota: si las existencias están en cero, puede que el recuento de existencias se muestre como Ninguno o con un guion.

  4. Aparecerá una ventana emergente para «Modificar variante». En «Controlar existencias», activa Marcar como agotado y Elige un momento para volver a ponerlo a la venta.

  5. Puedes elegir mantener el reabastecimiento programado para el cierre del día laboral o utilizar el selector de fechas para configurar una fecha y hora personalizadas.

  6. Selecciona Listo > Guardar.

Una vez programes una hora de reabastecimiento automática, aparecerá un icono de un calendario en la línea Existencias en la opción de Variantes para ese artículo.

Nota: el cierre del día se basa en el horario comercial configurado. Para modificarlo, accede a Cuenta y configuración > Negocio > Puntos de venta.

Activar la gestión de inventario en grupo

También puedes activar la gestión de inventario desde el archivo de inventario en formato Excel (.xlsx) o CSV:

  1. Visita pestaña Colección de artículos, haz clic en Acciones > Importar colección.

  2. Haz clic en Importar inventario y elige Modificar colección de artículos o Reemplazar colección de artículos > Siguiente.

  3. Haz clic en Importar inventario y selecciona Descarga nuestra plantilla. Este archivo incluye la colección de artículos completa.

  4. Abre el archivo y añade el inventario por artículo en la columna Cantidad nueva. Guarda el archivo en formato Excel (.xlsx) o CSV en el ordenador.

  5. Arrastra y suelta el archivo guardado en la ventana Importar inventario y haz clic en Subir.

Nota: En estos momentos, solo se puede activar y gestionar el inventario desde el Panel de control en línea. La aplicación de Square no dispone de esta opción por ahora.

Cómo gestionar el inventario para artículos individuales

  1. Ve a tu Colección de artículos.

  2. Para ver los artículos con pocas existencias o sin existencias para todas las categorías, selecciona Todas las categorías o Todo el inventario en la esquina superior izquierda.

  3. Selecciona un artículo para ajustar la cantidad de Existencias. Haz clic en Gestionar el inventario de artículos y los avisos para aumentar o reducir la cantidad.

  4. También puedes gestionar las notificaciones de existencias de los artículos marcando la casilla Notificación y estableciendo el umbral. Si el número de existencias llega al umbral que has establecido o queda por debajo, se enviará un correo electrónico para notificar del estado de las existencias.

  5. Haz clic en Guardar.

Cómo gestionar el inventario en conjunto

La herramienta Importar te permite descargar un informe del inventario actual y actualizar las cantidades del inventario de forma masiva. Esto te será sumamente útil a la hora de añadir existencias nuevas y verificar la cantidad de artículos de los que dispones actualmente.

Para descargar un informe de inventario o hacer cambios en tu inventario de forma masiva:

  1. Haz clic en Acciones > Importar colección.

  2. Elige Modificar colección de artículos o Reemplazar colección de artículos > Siguiente.

  3. Haz clic en Descarga nuestra plantilla para obtener el informe de tu inventario en formato Excel (.xlsx) o CSV.

  4. Una vez abierto el informe, actualiza los valores de Umbral de notificación y Cantidad nueva, y guarda el archivo en tu ordenador. No modifiques ninguna otra columna para evitar que se produzcan errores al subir el archivo.

  5. Arrastra y suelta el archivo guardado en la ventana Importar inventario y haz clic en Subir.

  6. Cuando el archivo se haya subido, haz clic en Confirmar importación para aprobar los cambios.

  7. Haz clic en Listo.

  8. Selecciona Exportar inventario desde el menú desplegable para descargar, guardar e imprimir esta información.

Hacer un seguimiento del inventario en TPV Square

Cuando registras una venta en la aplicación de Square, se resta la cantidad pertinente de existencias en tu inventario de forma automática para que este refleje el recuento real de los artículos disponibles.

Además, pese a que un artículo esté agotado, podrás registrar la venta con TPV Square. Tu inventario se actualizará en tu Panel de control de Square para reflejar los artículos agotados como una cantidad negativa, pero la venta siempre quedará registrada.