Gestion de base des stocks
La gestion des stocks de Square vous offre des outils de base pour effectuer un suivi précis des articles en stock dans votre catalogue. Lorsque cette fonctionnalité est activée pour un article, la quantité en stock de cet article est mise à jour pour refléter les ventes enregistrées avec la Solution de vente Square.
Remarque : les stocks peuvent être gérés depuis l’application Solution de vente Square, mais les alertes relatives aux stocks bas sont gérées depuis le tableau de bord en ligne.
Assurez-vous d’utiliser la toute dernière version de l’application Square sur un appareil pris en charge.
Activer la gestion des stocks
Motif
Un motif vous permet d’ajuster les niveaux de stock et d’indiquer des motifs pour ces ajustements. Par exemple, vous pouvez ajouter ou supprimer des stocks et attribuer des motifs tels que Stock reçu, Recomptage des stocks, Endommagé, Vol, Perte et Retour.
Gérer l’inventaire par article
Lorsque l’inventaire est activé, vous pouvez recevoir des alertes dans votre dashboard en cas de stock bas ou d’article épuise afin de prévoir vos commandes et remplir vos stocks.
À partir du Tableau de bord Square en ligne :
Accédez à Articles et commandes > Catalogue d’articles dans votre tableau de bord de Square en ligne.
Sélectionnez un article dans la liste.
Pour modifier vos stocks par variante d’article, vous pouvez cliquer sur la rangée de variantes.
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Sous Actions sur le stock, saisissez la raison de votre ajustement.
Si vous sélectionnez Stock reçu ou Réapprovisionnement d’un article retourné, la quantité en stock augmentera en fonction de la quantité saisie dans la section Ajouter du stock.
La sélection du recomptage des stocks affichera la quantité actuellement en stock. Saisissez la nouvelle quantité en stock dans la section Stock disponible afin de la mettre à jour.
Si vous sélectionnez « Dommages », « Vols » ou « Pertes », alors Supprimer des stocks apparaîtra et vous permettra de saisir le nombre d’unités affectées. La quantité saisie sera automatiquement déduite de votre stock actuel pour ce point de vente.
Activer les alertes : sélectionnez l’option « Notification de stock réduit » et saisissez la quantité qui déclenchera la notification de stock réduit. Si la quantité en stock descend au-dessous du seuil déterminé, une alerte sera déclenchée.
Cliquez sur Terminé > Enregistrer pour confirmer votre mise à jour.
Dans l’application Solution PDV Square :
Dans la barre de navigation au bas de votre écran, appuyez sur Plus et sélectionnez Articles > Tous les articles.
Créez ou sélectionnez un article existant.
Saisissez une quantité de stock sous les détails de l’article ou appuyez sur Prix, Tailles ou UGS pour ajouter une quantité de stock à un article ayant plusieurs variantes.
Pour ajuster le stock, appuyez sur la quantité, puis sélectionnez un motif et saisissez la quantité à ajuster.
Enregistrez.
Vous pouvez également passer directement à l’étape 3 en sélectionnant et en restant appuyé sur un article depuis la grille des articles de votre application
N’oubliez pas que si vous possédez plusieurs points de vente, vous pourrez établir, modifier et suivre votre stock à partir de chacun d’entre eux.
Remarque : vous pouvez aussi mettre à jour à tout moment les paramètres de notifications par e-mail dans votre Tableau de bord Square en ligne.
Ajustements de l’unité des stocks sur le Tableau de bord Square
Le stock reçu peut souvent être exprimé dans des unités qui diffèrent de la façon dont l’article est vendu. Les bouteilles de vin peuvent par exemple être reçues dans des caisses, mais elles peuvent être vendues en tant que bouteilles. Vous pouvez créer une valeur unitaire personnalisée pour les bouteilles afin que les caisses reçues puissent également être présentées comme des bouteilles dans votre stock. Notez que les conversions d’unités ne peuvent pas être créées/mises à jour dans le système de caisse. Si vous souhaitez inclure plusieurs unités personnalisées, vous devez les créer dans la section Unités avant de passer aux Variantes pour les ajustements de stock.
Variante unique :
Dans l’onglet Article de votre Tableau de bord Square, accédez à Catalogue d’articles et sélectionnez un article auquel vous souhaitez apporter des modifications.
Faites défiler vers le bas jusqu’à Variantes et cliquez sur la variante d’article que vous souhaitez modifier.
Dans l’écran contextuel Modifier la variante, sélectionnez Gérer le stock > Liste déroulante Action sur le stock.
Sélectionnez le motif de la modification du stock parmi Stock reçu, Recomptage des stocks, Endommagé, Vol, Perte et Réapprovisionnement d’un article retourné. Saisissez ensuite le montant unitaire.
Finalisez l’opération en cliquant sur Terminé > Enregistrer.
Variantes multiples :
Dans l’onglet Article de votre Tableau de bord Square, accédez à Catalogue d’articles et sélectionnez un article auquel vous souhaitez apporter des modifications.
Faites défiler vers le bas jusqu’à Variantes et cliquez sur la variante d’article que vous souhaitez modifier.
Dans l’écran contextuel Modifier la variation, sélectionnez Gérer le stock > Liste déroulante Action sur le stock.
Sélectionnez le motif de la modification du stock parmi Stock reçu, Recomptage des stocks, Endommagé, Vol, Perte et Réapprovisionnement d’un article retourné.
Les différents types d’unités que vous avez créés pour l’article en question s’affichent (par exemple, caisse, bouteille ou verre). Sélectionnez l’unité que vous souhaitez modifier et saisissez le montant.
Finalisez l’opération en cliquant sur Terminé > Enregistrer.
Pour savoir comment procéder sur d’autres appareils, veuillez consulter l’article Créer et gérer des articles à partir de l’application Square.
Marque l’article comme épuisé
Même sans avoir effectué un suivi des stocks, vous pouvez marquer un article ou une variante d’article comme étant en rupture de stock s’il n’est pas disponible à la vente.
À partir du Tableau de bord Square en ligne :
Accédez à Articles et commandes > Articles à partir de votre tableau de bord de Square en ligne.
Sélectionnez le(s) articles ou la/les variante(s) d’articles que vous souhaitez marquer comme épuisé.
Cliquez sur Modifier les détails de la variante > Gérer les stocks.
Activez ou désactivez l’option Marquer en rupture de stock dans la Solution PDV Square et Vente en ligne Square.
Cliquez sur Terminé.
Dans l’application Solution PDV Square :
Dans la barre de navigation au bas de votre écran, appuyez sur Plus et sélectionnez Articles > Tous les articles.
Sélectionnez le(s) articles ou la/les variante(s) d’articles que vous souhaitez marquer comme épuisé.
À partir de l’écran Modifier l’article, appuyez sur la ou les variantes pour ouvrir l’écran Modifier la variante.
Activez/désactivez l’option Étiqueter en rupture de stock dans ce point de vente.
Appuyez sur Terminé, puis sur Enregistrer.
Remarque : l’article ou la variante d’article sera également marqué comme épuisé dans vente en ligne Square.
Programmer un réapprovisionnement automatique
Vous pouvez également programmer le réapprovisionnement automatique des articles en rupture de stock. Définissez un jour et une heure spécifiques pour le réapprovisionnement automatique des articles ou consacrez la fin de journée dans votre entreprise à maintenir vos stocks toujours exacts et à jour.
Pour programmer une heure de réapprovisionnement automatique :
À partir de votre Tableau de bord Square, accédez à Articles et commandes > Articles > Catalogue d’articles.
Sélectionnez l’article que vous souhaitez programmer.
Sous Variantes, cliquez sur la quantité en stock. Remarque : une quantité en stock à zéro peut être signalée par Aucun ou par un tiret.
Une fenêtre contextuelle « Modifier la variante » s’ouvrira. En dessous de « Gérer les stocks », activez l’option Marquer en rupture de stock et Choisissez un moment pour la remise en vente.
Vous pouvez choisir de maintenir le réapprovisionnement programmé pour votre fin de journée ou utiliser le sélecteur de date pour choisir une date et une heure personnalisées.
Sélectionnez Terminé > Enregistrer.
Une fois que vous avez programmé une heure de réapprovisionnement automatique, une icône de calendrier apparaît dans la ligne des Stocks en dessous des variantes de cet article.
Remarque : votre fin de journée est basée sur les heures d’ouverture que vous avez définies. Pour modifier ces heures, accédez à Compte et paramètres > Renseignements sur l’entreprise > Établissements.
Activation de la gestion des stocks en masse
Vous pouvez également activer la gestion des stocks depuis votre fichier Stock Excel (XLSX) ou CSV :
Accédez à l’Onglet Catalogue d’articles et cliquez sur Actions > Importer le catalogue.
Cliquez sur Importer le stock et choisissez Modifier le catalogue d’articles ou Remplacer le catalogue d’articles > Suivant.
Sélectionnez « Téléchargez notre modèle ». Ce fichier contient l’ensemble de votre catalogue.
Ouvrez le fichier et ajoutez votre catalogue par article dans la colonne Nouvelle Quantité. Sauvegardez le fichier sur votre ordinateur au format Excel (.xlsx) ou CSV.
Faites glisser le fichier enregistré dans la fenêtre « Importer le stock », puis cliquez sur Télécharger
Remarque : pour le moment, il est possible d’activer et de gérer le catalogue uniquement depuis votre Tableau de bord Square en ligne et non depuis l’application Square.
Gestion des stocks article par article
À partir de votre Tableau de bord Square, accédez à Articles et commandes > Articles > Catalogue d’articles.
Pour afficher tous les articles en stock réduit ou en rupture de stock quelle que soit leur catégorie, sélectionnez « Toutes les catégories » ou « Tout le stock » dans le coin supérieur gauche de la page.
Ajustez la quantité en stock en sélectionnant un article. Cliquez sur « Gérer le stock d’articles et les notifications » pour augmenter ou réduire la quantité de cet article.
Vous pouvez également gérer vos alertes de stock pour vos articles en cochant la case Alertes et en définissant un seuil de notification. Si la quantité en stock atteint le seuil de notification (ou passe en deçà), un e-mail de notification sur l’état des stocks sera généré.
Cliquez sur Enregistrer.
Gestion des stocks en masse
L’outil d’importation vous permet de télécharger un rapport de vos stocks actuels et de mettre à jour vos quantités en masse. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour ajouter de nouveaux stocks et vérifier les stocks actuels.
Pour télécharger un rapport de stock ou mettre à jour vos quantités de stock en masse, procédez comme suit :
Cliquez sur Actions > Importer le catalogue.
Choisissez Modifier le catalogue d’articles ou Remplacer le catalogue d’articles > Suivant.
Cliquez ensuite sur « Téléchargez notre modèle » pour télécharger votre rapport de stock actuel au format Excel (XLSX) ou CSV.
Mettez à jour les valeurs « Seuil de notification » et « Nouvelle quantité » dans le rapport, puis enregistrez le fichier sur votre ordinateur. Ne modifiez pas les autres colonnes afin d’éviter tout problème lors du téléchargement du fichier.
Faites glisser le fichier enregistré dans la fenêtre « Importer le stock », puis cliquez sur Télécharger.
Une fois le fichier importé, cliquez sur Confirmer l’importation pour valider vos modifications.
Cliquez sur Terminé.
Sélectionnez Exporter le stock dans le menu déroulant pour télécharger, enregistrer et imprimer ces informations à des fins d’archivage.
Suivre les stocks sur la Solution de vente Square
Lors de chaque vente enregistrée avec l’application Square, les quantités de stock diminuent automatiquement pour refléter les nouvelles quantités d’articles.
Les articles en rupture de stock ne perturbent pas l’enregistrement des ventes avec la Solution PDV Square. Votre stock sera mis à jour sur votre Tableau de bord Square et affichera une quantité inférieure à 0 pour tout article en rupture de stock, mais vous pourrez quand même enregistrer la vente.
Stocks de composants
Si vous avez souscrit un abonnement à Square pour détaillants Plus, vous pouvez marquer toute variante d’article, telle que les éléments ou ingrédients d’un ensemble, comme non disponible à la vente.
Cette fonctionnalité s’avère utile lorsque l’article n’est pas vendu directement aux clients et que vous ne souhaitez pas qu’il apparaisse en ligne ou au moment du passage en caisse sur votre Solution PDV. Vous pouvez par exemple suivre les stocks des matériaux d’emballage, comme les boîtes en cartons utilisées pour la livraison, sans vendre ces boîtes séparément à vos clients.
Pour configurer des variantes non disponibles à la vente :
- Accédez à Articles dans votre Tableau de bord Square en ligne.
- Sélectionnez un article pour ouvrir la vue « Modifier l’article ».
- Faites défiler l’écran jusqu’à « Variantes », puis cliquez sur Modifier la variante.
- Ajoutez le nom de la variante, son coût unitaire ou son fournisseur.
- Sous « Informations de vente », désactivez l’option Disponible à l’achat.
- Cliquez sur Terminé.
- « Cette variante est non disponible à la vente » apparaîtra en police grisée. Cliquez sur Enregistrer pour revenir à votre catalogue d’articles.