Table des matières
Il est judicieux d’évaluer régulièrement votre entreprise pour vous assurer d’être sur la voie du succès. Une grande partie de cela consiste à comprendre l’importance de la gestion des stocks et son rôle dans vos opérations.
Posez-vous ces questions: avez-vous toujours eu les bons produits disponibles au moment où vous en aviez besoin? Avez-vous perdu des parts de marché lorsque des articles étaient en rupture de stock? Avez-vous perdu de l’argent à cause d’un stock excédentaire?
Dans cet article, nous discutons des techniques de gestion des stocks, nous expliquons ce qu’il faut rechercher dans un bon logiciel de gestion des stocks et nous explorons certaines bonnes pratiques exemplaires en gestion des stocks.
Qu’est-ce que la gestion des stocks?
La gestion des stocks est le processus de contrôle des entrées et sorties de stock d’une entreprise, afin de toujours disposer des quantités adéquates des produits appropriés au moment opportun. De bonnes pratiques de gestion des stocks protègent votre trésorerie et équilibrent l’offre et la demande des clients tout en évitant le gaspillage.
Lorsqu’elle est correctement mise en œuvre, la gestion des stocks aide les entreprises à suivre leurs stocks en temps réel afin de réduire les coûts liés au stockage excédentaire tout en maximisant les ventes.
Comment fonctionne la gestion des stocks?
La gestion des stocks fonctionne grâce à des systèmes et des processus permettant de suivre les niveaux de stock en temps réel, depuis la commande des produits jusqu’au moment de leur vente.
La gestion des stocks comprend les éléments suivants:
- Prévisions: utilisation des données de ventes historiques et des tendances saisonnières pour prévoir la demande future et planifier des niveaux de stock optimaux.
- Achats: commander la quantité de stock adéquate en fonction de la demande des clients et des délais de livraison des fournisseurs.
- Suivi: utilisation d’un logiciel de point de vente (PDV) ou de gestion des stocks pour surveiller les niveaux de stock et les ventes en temps réel.
- Réapprovisionnement: réapprovisionnement des stocks à faible rotation
- Révision: analyse des rapports de vente pour identifier les mouvements de stock et les opportunités d’optimisation des niveaux de stock.
L’approche exacte peut varier d’une entreprise à l’autre et d’un secteur d’activité à l’autre. Un café, par exemple, gère des ingrédients frais à durée de conservation limitée, tandis qu’un détaillant de vêtements suit les tendances saisonnières et les délais de livraison plus longs.
Peu importe le modèle, l’objectif reste le même: assurer une fluidité des stocks afin que les clients puissent trouver ce dont ils ont besoin, quand ils en ont besoin.
Pourquoi la gestion des stocks est-elle importante?
L’importance de la gestion des stocks se résume à la protection et au contrôle: elle protège vos marges et vous permet de garder le contrôle de vos opérations. Lorsque vous savez ce que vous avez, ce dont vous avez besoin et quand recommander, vous évitez les ruptures de stock, réduisez les stocks excédentaires et prenez des décisions d’achat plus judicieuses. Une gestion efficace des stocks vous aide également à vous préparer pour les saisons occupées, comme les fêtes de fin d’année et la rentrée scolaire, ainsi qu’à maintenir un équilibre adéquat des produits en stock.
Voici les principaux avantages d’une gestion efficace des stocks:
- Satisfaction client: les clients peuvent constamment trouver les produits qu’ils veulent, ce qui réduit les pertes de ventes et les fait revenir.
- Réduction des coûts: vous évitez les dépenses inutiles liées aux stocks excédentaires, aux expéditions express ou aux réapprovisionnements d’urgence.
- Meilleure trésorerie: l’argent reste disponible pour d’autres secteurs de l’entreprise au lieu d’être immobilisé dans des articles à faible rotation ou invendables.
- Efficacité opérationnelle: des processus clairs de suivi, de stockage et de réapprovisionnement des stocks aident les équipes à travailler plus rapidement et à réduire les erreurs.
- Des prévisions plus fiables: des données fiables permettent d’anticiper plus facilement la demande, de planifier les pics saisonniers et d’ajuster les quantités commandées avec confiance.
- Chaine d’approvisionnement optimisée: un suivi rigoureux et des points de réapprovisionnement prévisibles vous aident à coordonner vos efforts avec les fournisseurs, à maitriser les délais de livraison et à éviter les goulots d’étranglement.
- Qualité des produits: vous réduisez les pertes, les dommages et l’obsolescence en faisant circuler les produits dans votre système au rythme approprié.
Une fois que vous comprenez l’importance de la gestion des stocks, il devient plus facile de justifier l’investissement de temps et de budget dans les systèmes et processus appropriés.
Critères de choix d’un logiciel de gestion des stocks
Un bon logiciel de gestion des stocks pour petites entreprises vous indique précisément ce que vous avez en stock, ce qui se vend et ce qui doit être recommandé, afin que vous puissiez garder le contrôle de vos stocks.
Recherchez un logiciel de gestion des stocks capable de:
- Réduire vos coûts, améliorer votre trésorerie et augmenter la rentabilité de votre entreprise.
- Suivre votre stock en temps réel.
- Vous aide à anticiper la demande.
- Prévenir les ruptures de stock et les problèmes de production.
- Éviter les surstocks et les excédents de matières premières.
- Permettre une analyse d’inventaire facile sur n’importe quel appareil
- Accessible directement depuis votre système de point de vente (PDV).
- Optimiser l’organisation de votre entrepôt et le temps de vos employés.
- Offrir une numérisation rapide des codes à barres pour accélérer l’entrée
- Prendre en charge la gestion multi-emplacement pour vous permettre de suivre les stocks sur plusieurs emplacements ou entrepôts.
Techniques et meilleures pratiques de gestion des stocks pour les petites entreprises
Comprendre l’importance de la gestion des stocks permet de choisir plus facilement les bonnes méthodes pour rester organisé et éviter les problèmes de stock. Voici quelques techniques que de nombreuses petites entreprises utilisent pour gérer leurs stocks:
1. Affinez vos prévisions
Des prévisions précises sont essentielles. Vos prévisions de ventes doivent être basées sur des facteurs, tels que les chiffres de ventes historiques (si vous vendez avec Square, consultez votre Tableau de bord Square pour obtenir ces informations), les tendances du marché, la croissance prévue et l’économie, les promotions, les efforts de marketing, etc.
2. Utilisez la méthode FIFO (premier entré, premier sorti)
Les marchandises doivent être vendues dans le même ordre chronologique que celui de leur achat ou de leur création. C’est particulièrement important pour les produits périssables, comme les aliments, les fleurs et le maquillage. Un propriétaire de bar, par exemple, doit connaitre son stock et appliquer la méthode FIFO pour optimiser la gestion des stocks. C’est également une bonne idée pour les produits non périssables, car les articles qui restent trop longtemps en stock risquent de s’abimer, ou de devenir périmés et invendables. La meilleure manière d’appliquer la méthode FIFO dans un entrepôt est d’ajouter les nouveaux articles par l’arrière afin que les produits les plus anciens se trouvent à l’avant.
3. Identifier les stocks à faible rotation
Si vous avez des stocks qui ne se sont pas vendus du tout au cours des six à douze derniers mois, il est probablement temps d’arrêter de stocker cet article. Vous pourriez également envisager différentes stratégies pour écouler ce stock, comme une réduction spéciale ou une promotion, car un stock excédentaire gaspille à la fois votre espace et votre capital.
4. Auditez votre stock
Même avec un bon logiciel de gestion des stocks, il est toujours nécessaire de procéder à un inventaire physique de temps en temps pour s’assurer que le contenu des rayons correspond à ce qui se trouve dans votre système. Les entreprises utilisent différentes techniques, notamment un inventaire physique annuel de fin d’année qui recense chaque article, ainsi que des contrôles ponctuels réguliers, qui peuvent s’avérer particulièrement utiles pour les produits à rotation rapide ou présentant des problèmes d’approvisionnement.
5. Utilisez un logiciel de gestion des stocks basé sur le nuage
Recherchez un logiciel offrant des analyses de ventes en temps réel. Le logiciel de gestion des stocks Square se connecte directement à votre système de point de vente, ce qui permet d’ajuster automatiquement vos niveaux de stock à chaque vente.
6. Suivez vos niveaux de stock en permanence
Une fois votre système en place, utilisez-le pour surveiller de près les éléments clés, en particulier les produits de grande valeur ou à rotation rapide. Configurez des notifications, consultez régulièrement les rapports et ajustez les seuils de réapprovisionnement afin d’anticiper la demande et d’éviter les ruptures de stock.
7. N’oubliez pas le contrôle qualité
Il est important de veiller à ce que tous vos produits soient esthétiquement réussis et fonctionnent correctement. Lors de l’audit des stocks, demandez aux employés de vérifier rapidement les signes de dommages et d’étiquetage incorrect des produits.
8. Embaucher un gestionnaire de stock
Si vous avez un beaucoup d’inventaire, vous aurez peut-être besoin d’une personne chargée de le gérer. Un contrôleur des stocks traite toutes les commandes, réceptionne les livraisons et s’assure que tout ce qui entre correspond à ce qui a été commandé.
9. Souvenez-vous de votre ABC
De nombreuses entreprises jugent utile de renforcer le contrôle des articles de grande valeur en regroupant leurs stocks en catégories A, B et C. Les articles de catégorie A sont des produits coûteux qui représentent une petite partie de votre stock, mais qui ont la valeur de consommation annuelle la plus élevée; les articles de catégorie B se situent au milieu en termes de valeur et de volume; et les articles de catégorie C sont les produits les moins chers, qui représentent la plus grande partie du stock et qui ont la valeur de consommation annuelle la plus faible. La valeur de la consommation annuelle est calculée en multipliant la demande annuelle par le prix de l’article.
Conseils pour les entreprises qui fabriquent leurs propres produits
Certaines entreprises maitrisent l’intégralité de leur chaine d’approvisionnement, tel qu’un producteur et vendeur de sacs messagers faits à la main. Au lieu de s’approvisionner en produits finis auprès d’autres fournisseurs, ces entreprises s’approvisionnent en matières premières, qui sont ensuite transformées en articles à vendre.
Les stocks de ce type d’entreprises se composent généralement de trois catégories:
- Matières premières utilisées pour la fabrication des produits
- Pièces en cours de fabrication
- Produits finis
Une fois que vous connaissez la quantité de stock dans chaque catégorie, les matières premières que vous achetez, les articles en cours de fabrication et les produits finis prêts à être vendus, vous pouvez suivre leur progression dans votre processus de production. Savoir ce dont vous disposez à chaque étape vous aide à repérer les problèmes, à planifier la production avec plus de précision et à définir les seuils de réapprovisionnement appropriés pour les matières premières et les produits finis. Des prévisions précises jouent également un rôle majeur pour les entreprises qui dépendent de longs délais de livraison ou d’achats anticipés. Ces détaillants doivent souvent prévoir la demande plusieurs mois à l’avance afin de pouvoir s’approvisionner en matières premières, maintenir leurs niveaux de stock et éviter les ruptures d’approvisionnement.
Une modélisation solide les aide à acheter en toute confiance et à planifier plus efficacement leurs flux de trésorerie. Avec la gestion des stocks de Square, les vendeurs peuvent utiliser les tendances des ventes en temps réel, les rapports d’inventaire et les alertes automatisées pour prévoir la demande avec plus de précision et prendre des décisions d’achat plus judicieuses.
Conseils pour la gestion des stocks en magasin
Les détaillants avisés comprennent l’importance d’une gestion des stocks rigoureuse. Un processus adéquat peut contribuer à protéger vos marges et à faire économiser de l’argent à votre entreprise en prévenant les problèmes courants liés à l’achat de stocks trop importants ou trop faibles.
Gardez à l’esprit les conseils suivants en matière de gestion des stocks:
- Évitez les achats excessifs: les commandes importantes avec des remises fournisseurs peuvent être tentantes, mais les stocks excédentaires immobilisent des liquidités et risquent de ne pas se vendre, surtout s’il s’agit d’articles saisonniers comme les décorations de Noël et d’Halloween.
- Attention aux coûts de stockage: les stocks excédentaires occupent de l’espace et peuvent augmenter les frais d’entreposage et réduire les bénéfices.
- Améliorez le suivi des produits: un mauvais suivi peut engendrer des problèmes majeurs, tels que des codes à barres non concordants ou des stocks mal placés, ce qui peut conduire à des rayons vides et à des clients frustrés.
- Définissez des seuils de réapprovisionnement réguliers: surveillez de près vos tendances de vente afin de pouvoir vous réapprovisionner avant que les rayons ne soient vides. La plupart des détaillants calculent leurs seuils de réapprovisionnement en fonction du rythme des ventes, des délais de livraison des fournisseurs et d’un stock de sécurité pour éviter les ruptures de stock. Lorsque des articles populaires sont en rupture de stock, les clients se tournent souvent vers la concurrence. L’étude de consommation 2025 de KPMG Canada révèle que 86% des Canadiens sont plus susceptibles de magasiner chez des détaillants qui gèrent bien leurs stocks et assurent un approvisionnement constant.
- Offrez une visibilité en temps réel sur les stocks: l’enquête SPAR auprès des consommateurs de 2025 a révélé que 74% des acheteurs ont déclaré que la possibilité de vérifier la disponibilité d’un produit était le facteur le plus important au moment de décider de faire leurs achats en magasin.
Les détaillants qui offrent ce type d’accès en libre-service à leurs clients créent une expérience d’achat plus agréable et plus pratique que leurs concurrents qui ne le font pas.
Réconciliation des objets perdus, endommagés ou volés
La réduction des stocks dans un magasin de détail est souvent appelée une freinte. Le pourcentage de freinte moyen dans le secteur de la vente au détail est de 2% et, selon un rapport du Conseil canadien du commerce de détail, les détaillants canadiens perdent environ 9 milliards de dollars par année en raison du vol, des erreurs comptables et des produits endommagés.
Les freintes sont des problèmes coûteux pour les entreprises, car elles entrainent une perte à la fois de la valeur des stocks et des revenus que l’on aurait pu générer en les vendant. Pour compenser ces pertes, certains détaillants augmentent leurs prix, mais cela peut faire fuir les clients sensibles au coût. D’autres investissent dans des mesures supplémentaires pour réduire les vols et les pertes, comme une sécurité renforcée, ce qui finit par augmenter les dépenses globales.
Les pertes sont un élément à prendre en compte dans vos résultats, mais vous n’êtes pas toujours obligé d’en absorber la totalité. Il est conseillé de consulter votre conseiller fiscal pour savoir si les pertes dues à un sinistre ou à un vol de stocks peuvent être déduites de votre déclaration de revenus personnelle ou professionnelle.
Square simplifie la gestion des stocks
Square pour les détaillants propose un logiciel gratuit de gestion des stocks pour les petites entreprises, qui se met à jour en temps réel et permet aux vendeurs de gérer leurs stocks depuis n’importe où. Notre système est adapté à la vente au détail omnicanal et se synchronise avec votre point de vente brique et mortier et votre boutique en ligne.
Square est rapide à configurer et facile à utiliser. Téléchargez des rapports et recevez une notification quotidienne sur vos stocks, vous informant des articles en rupture ou en faible quantité, afin que vous soyez toujours au courant de votre niveau de stock.
Si vous avez besoin d’une solution plus complexe, Square pour les détaillants s’intègre à Stitch Labs, Shopventory, MarketMan, Sku IQ et DEAR Systems pour gérer les stocks sur de multiples canaux. Ou travaillez avec un développeur pour créer une solution logicielle de gestion des stocks personnalisée avec l’API Square Items.
Comment suivre et gérer les stocks dans l’application Square
Le logiciel de gestion des stocks Square basé sur le nuage, inclus gratuitement avec l’application PDV Square, vous fournit les outils nécessaires pour activer et suivre les stocks par article ou en masse. Pour les articles dont la gestion des stocks est activée, le nombre de stocks est mis à jour en fonction des ventes effectuées depuis l’application Square, Factures Square, ainsi que votre boutique en ligne. L’inventaire est suivi et géré par emplacement (et peut être fait avec des UGS).
Comment suivre les stocks par article
Pour activer le suivi des articles dans votre inventaire:
- Consultez le Catalogue d’articles dans votre Tableau de bord.
- Sélectionnez un article.
- Ajustez la quantité d’un article et son emplacement (l’inventaire est établi, modifié et suivi par emplacement).
Une fois la gestion des stocks activée, vous recevrez des notifications sur votre Tableau de bord concernant les articles à faible stock ou épuisés, ce qui vous permettra de savoir quand passer une nouvelle commande et réapprovisionner vos stocks. Consultez les instructions étape par étape pour gérer les articles dans notre Centre d’assistance.
Comment téléverser les stocks en lot
Vous avez beaucoup d’éléments à activer? Ne vous inquiétez pas. Vous pouvez télécharger un rapport de votre inventaire actuel et mettre à jour vos quantités d’inventaires en masse à l’aide de l’outil d’importation. Ceci est particulièrement utile pour ajouter de nouveaux articles d’inventaire et vérifier les stocks actuels.
Il vous suffit de:
- Accédez au Catalogue d’articles dans votre Tableau de bord.
- Cliquez sur Modifier le catalogue d’articles.
- Téléchargez notre fichier modèle (celui-ci inclut l’intégralité de votre bibliothèque d’articles).
- Ouvrez le fichier et ajoutez votre inventaire par article dans la colonne intitulée Nouvelle quantité [Emplacement].
- Vous pouvez également mettre à jour votre Notification de stock activée [Emplacement].
- Sauvegardez le fichier, puis glissez-le et déposez-le dans la fenêtre Importer les stocks et cliquez sur Téléverser.
Découvrez comment démarrer gratuitement avec Square pour détaillants.
FAQ sur la gestion des stocks
Pourquoi la gestion des stocks est-elle importante pour les petites entreprises?
La gestion des stocks est importante pour les petites entreprises, car elle contribue à rendre leurs opérations prévisibles et rentables. Lorsque vous comprenez l’importance de la gestion des stocks, vous pouvez éviter les ruptures de stock d’articles populaires ou l’achat de plus de stock que vous ne pouvez en vendre de manière réaliste. Une visibilité claire sur vos ressources actuelles et vos besoins futurs protège votre trésorerie, évite les dépenses inutiles et rend la recherche de produits pour vos clients plus facile.
De quels outils ai-je besoin pour suivre efficacement mes stocks?
Vous n’avez pas besoin d’un système informatique complexe pour bien gérer vos stocks. Commencer avec un système PDV, comme celui de Square pour détaillants, suffit: il met à jour les stocks en temps réel et indique les produits qui se vendent et ceux qui doivent être recommandés. À partir de là, des outils comme les lecteurs de codes à barres et les systèmes d’étiquetage clairs permettent de garder le tout organisé et précis.
Les feuilles de calcul ne sont-elles pas un bon moyen de gérer les stocks?
Les feuilles de calcul ne sont pas un outil efficace de gestion des stocks, car ils doivent être mis à jour manuellement, ce qui est chronophage et signifie que les données sont presque toujours obsolètes. De plus, les feuilles de calcul ne peuvent pas évoluer avec votre entreprise, ne peuvent pas communiquer avec votre système PDV et ne vous indiquent pas comment vos produits se vendent.
Ai-je vraiment besoin d’un logiciel pour gérer mes stocks?
Vous avez besoin d’un logiciel de gestion des stocks lorsque le suivi manuel commence à vous coûter du temps, des ventes ou de l’argent. À mesure que votre entreprise se développe, il devient plus difficile de savoir ce qui est en stock et ce qui doit être recommandé. Le logiciel de gestion des stocks met à jour automatiquement les stocks au fur et à mesure des ventes et vous alerte lorsque les articles sont presque épuisés, vous aidant ainsi à maintenir la disponibilité des produits et à prendre des décisions plus judicieuses en matière de gestion des stocks.
Ai-je vraiment besoin d’un logiciel pour gérer mes stocks?
Pas nécessairement. Alors que certains logiciels peuvent vous facturer une somme importante pour leurs programmes, les logiciels PDV basés sur le nuage, comme Square pour détaillants, incluent des fonctionnalités de gestion des stocks essentielles sans frais mensuels supplémentaires.
