Table des matières
En tant que propriétaire d’entreprise, les outils sur lesquels vous dépendez ont un impact important sur votre réussite. Comprendre ce qu’est un système de point de vente (PDV) et la meilleure option pour votre entreprise est la clé d’un fonctionnement fluide et d’une croissance régulière. Choisir un système PDV peut sembler simple, mais cela peut devenir intimidant lorsque vous considérez la gamme d’options disponibles et les coûts potentiels impliqués. Lorsque vous cherchez un système PDV au Canada, pensez aux outils dont vous avez besoin pour gérer et développer efficacement votre entreprise. Un système PDV fiable doit traiter tous les paiements de manière transparente et répondre aux besoins essentiels de votre entreprise, de la gestion avancée des stocks au traitement des cartes de crédit hors ligne.
Par exemple, les entreprises de vente au détail ont des exigences différentes de celles axées sur les services, ce qui pourrait influencer le choix du système PDV. Un café très fréquenté peut avoir des besoins différents de ceux d’une boutique de vêtements. De plus, un système PDV pour petite entreprise qui fonctionne bien pour un plombier peut ne pas être adapté à un studio de sport. Vous avez choisi d’opter pour un système PDV pour restaurant? Les fonctionnalités de gestion des commandes et des menus seront essentielles pour vous.
Quel que soit votre secteur d’activité, prendre en compte le coût, la sécurité, la conformité PCI et la facilité d’utilisation peut vous aider à choisir le système PDV adapté à vos besoins. Ce guide vous aide à comprendre ce qu’il faut rechercher dans un système PDV afin que vous puissiez prendre la meilleure décision pour votre entreprise.
Le système PDV expliqué pour les propriétaires de petites entreprises
Un système PDV permet aux entreprises d’enregistrer les ventes et de gérer le traitement des paiements de manière efficace. Toutefois, il ne se limite pas qu’à accepter des paiements. Il centralise toutes les transactions de vente, les données des clients et les stocks, tout comme une caisse enregistreuse intelligente. Un bon système de point de vente vous permet de rationaliser vos opérations et d’améliorer l’expérience client.
Lorsque vous comparez différentes options de systèmes de PDV, assurez-vous qu’il s’intègre à certains de vos autres outils. Il doit également proposer des options de paiement flexibles et des fonctionnalités de sécurité améliorées. En outre, vérifiez les capacités omnicanales, surtout si votre entreprise génère des revenus en ligne et hors ligne. Les systèmes de point de vente offrent des fonctionnalités variées, mais elles peuvent souvent être divisées en trois composantes de bases clés:
1. Matériel
Un système PDV contient du matériel pour accepter des paiements. Cela inclut divers appareils, tels que des lecteurs de carte, des lecteurs de codes à barres, ainsi que des imprimantes de reçus, des éléments cruciaux pour vos opérations quotidiennes. Votre système PDV devrait vous permettre d’accepter tous les types de paiements, tels que l’argent comptant, les cartes de crédit et les options de paiement par PDV mobile. Si cela est utile aux opérations de votre entreprise, votre système PDV devrait également imprimer des reçus, stocker l’argent comptant dans le tiroir-caisse et numériser les codes à barres.
2. Logiciel
Le logiciel PDV est le cerveau numérique de vos opérations. De base, il vous aide à rechercher des articles et à traiter les ventes. Cependant, les solutions de PDV plus robustes disposent également d’outils utiles, tels que des rapports de vente, des logiciels d’engagement client, la gestion des stocks, et plus encore. Ces types de systèmes sont fondamentaux dans la proposition de programmes de fidélisation et dans la maintenance de rapports d’inventaires détaillés.
Avoir tout sur une seule plateforme en ligne est fantastique. Aucun fichier à enregistrer sur un ordinateur. Tout est accessible en deux secondes et demie avec Square.”
3. Paiements
Les systèmes PDV s’occupent aussi du transfert des fonds vers votre compte de banque. Il y a souvent un court délai entre le moment où un client paie et celui où vous recevez les fonds. Chaque fournisseur propose des options de paiement différentes. Cependant, le PDV adapté à votre entreprise vous permet d’accéder à votre argent quand vous en avez besoin. Avec Square, vous pouvez recevoir vos fonds dès le jour ouvrable suivant ou configurer un calendrier de paiement récurrent personnalisé.
Pourquoi et quand investir dans un système PDV?
Si vous voulez accepter les paiements par carte de crédit et de débit et disposer d’un système simplifié de suivi des ventes, il est judicieux d’investir dans un système de point de vente.
En Amérique du Nord, les consommateurs préfèrent désormais payer avec des systèmes PDV mobiles. En 2023, les paiements par carte de crédit sans contact représentaient 57% du total des transactions sans contact au Canada, selon Paiements Canada. Il est donc crucial d’offrir des options de paiement rapides, mobiles et sans contact pour répondre aux attentes des consommateurs.
À moins que vous ne disposiez d’un processus solide pour enregistrer chaque vente par voie électronique, il peut être difficile d’avoir une compréhension claire de l’origine de vos transactions. Plus vous avez de données sur votre entreprise, mieux vous êtes en mesure de prendre de bonnes décisions.
De plus, un système PDV pour votre entreprise offrira à celles-ci plus de crédibilité, ce qui est important si vous êtes en plein démarrage. La crédibilité est un aspect crucial dans les relations clients et le développement de votre marque.
Caractéristiques à considérer lors du choix d’un système PDV
- Les frais initiaux d’installation (temps et argent): Le coût d’installation d’un système PDV peut varier considérablement en fonction du matériel nécessaire, des tablettes aux lecteurs de codes à barres en passant par les imprimantes de reçus. Une petite entreprise peut dépenser entre 0$ et plus de 300$ par mois pour une solution PDV infonuagique, et entre 69$ et plus de 1 200$ pour du matériel.
- Frais de traitement des paiements (par exemple, % des ventes + frais par transaction): La plupart des systèmes PDV facturent des frais par transaction, qui peuvent sembler minimes, mais qui s’accumulent rapidement. Choisissez un fournisseur PDV proposant des tarifs transparents et compétitif. Prenez en considération le volume de vos ventes, car certaines solutions PDV proposent des tarifs dégressifs.
- Autres frais mensuels de traitement (par exemple, frais de conformité PCI, frais de rétrofacturation): Tenez compte des autres coûts récurrents, tels que la conformité PCI et les frais de rétrofacturation. Certains fournisseurs PDV facturent des frais spécifiques pour des logiciels additionnels.
- Dépenses liées au matériel: Selon votre configuration, vous devrez peut-être investir dans des accessoires tels que des lecteurs de cartes pour une prise en charge multi-sites. Une configuration flexible est essentielle, surtout si vous et votre équipe effectuez des ventes en déplacement. Vous pouvez également réaliser des économies en utilisant votre ordinateur portable ou votre téléphone intelligent.
- Frais de logiciel PDV: De nombreux fournisseurs de PDV facturent un abonnement mensuel. Pour évaluer l’intérêt d’un abonnement, pensez à son évolutivité. Votre système de PDV pourra-t-il évoluer avec votre entreprise sans engendrer de coûts supplémentaires importants? Square PDV offre des fonctionnalités avancées sans frais mensuels.
- Conformité PCI (c’est-à-dire comment vous traitez les paiements, connectez vos systèmes et gérez les données des clients en toute sécurité): La sécurité des paiements est cruciale. En effet, si votre entreprise ne se conforme pas aux normes PCI (Norme de sécurité de l’industrie des cartes de paiement), elle s’expose à des amendes et pénalités très lourdes. Votre système PDV doit inclure des protections, comme le chiffrement de bout en bout et la jetonisation des données, afin de protéger les informations des clients.
- Niveau de mobilité: Que vous vendiez des produits sur des marchés locaux ou que vous souhaitiez accélérer le processus de passage en caisse en confiant le traitement des ventes à votre personnel, un système PDV efficace vous permet d’accepter les paiements où que vous soyez. Cette flexibilité facilite votre développement tout en simplifiant des fonctionnalités comme la gestion des stocks.
- Capacité à accepter les cartes à puce EMV: Accepter les paiements par carte à puce est essentiel, puisque la grande majorité des cartes de crédit et de débit au Canada sont des cartes à puce.
- Possibilité d’accepter les paiements NFC comme Apple Pay, Google Pay et les cartes sans contact: Offrir une expérience de paiement rapide et flexible est important. De nos jours, de nombreux clients préfèrent payer avec des portefeuilles numériques.
- Fonctionnalités du logiciel PDV (c’est-à-dire, la facturation, capacité à stocker les données clients en toute sécurité, gestion des stocks, retours clients): Lors du choix d’un système PDV, la simplicité d’utilisation est primordiale. Il est inutile de passer des heures à former de nouveaux membres d’équipe. Prenez le temps de définir les besoins spécifiques de votre entreprise. De la création de programmes de fidélisation, à l’engagement client grâce à des promotions personnalisées, un PDV adapté à vos besoins soutient votre stratégie marketing.
Quels sont les avantages d’utiliser un système PDV?
Opérations centralisées
Un système efficace de traitement des paiements permet des opérations fluides, tant pour la vente au détail que pour les offres de service. Il vous offre une vue complète de ce qui se passe dans votre entreprise et vous aide à gérer plusieurs fonctions sans changer constamment d’outils.
Des transactions plus rapides et plus sécuritaires
Les systèmes PDV modernes vous permettent d’offrir une expérience de paiement plus rapide et plus efficace à vos clients. Cela réduit les temps d’attente et vous permet de servir davantage de clients.
Gestion des stocks
Si les paiements par carte peuvent être traités par des méthodes standards, les systèmes PDV, quant à eux, offrent une gestion des stocks et une gestion des données clients supérieures, essentielles à la rationalisation du suivi des stocks et des opérations commerciales globales.
Rapports de ventes
Les systèmes PDV offrent également des analyses et des données de vente complètes. Par exemple, avec Square, vous pouvez voir si vous avez tendance à vendre plus de croissants ou de muffins le lundi, une information utile lorsqu’il est temps de passer des commandes auprès de votre boulangerie.
Gestion de la relation client (CRM)
Les fonctionnalités CRM vous permettent de personnaliser l’expérience client et de les fidéliser. Par exemple, vous pouvez suivre leurs habitudes de consommation passées afin de créer des offres ciblées.
Intégration omnicanale
Un système PDV offre un support omnicanal et vous permet de concevoir et de tester de nouvelles offres en toute simplicité. Par exemple, si vous gérez un restaurant, vous voudrez peut-être que vos clients puissent facilement passer des commandes sur votre site web. Si vous gérez un salon de beauté, vous souhaiterez peut-être attirer de nouveaux clients grâce aux publicités Instagram et leur permettre de prendre rendez-vous en ligne.
Flexibilité de paiement
De Apple Pay aux cartes-cadeaux, les systèmes PDV vous permettent d’offrir une flexibilité de paiement à vos clients, ce qui les incite à dépenser et à revenir plus facilement.
Gestion des employés
Les logiciels PDV facilitent souvent la gestion des horaires de votre équipe. Par exemple, avec Quarts de travail Square, vous pouvez utiliser des données en temps réel pour prendre des décisions en matière de personnel. Si le mardi est plus calme, vous pouvez planifier un employé en moins ce jour-là.
Évolutivité
Les systèmes PDV proposent généralement une fonctionnalité de gestion multisite, facilitant ainsi le suivi des différentes succursales de votre entreprise. Cependant, il est important de noter que certains systèmes imposent des frais supplémentaires pour chaque emplacement additionnels, ce qui peut s’avérer frustrant si vous cherchez à vous développer. (Square propose la gestion multi-sites gratuitement).
Conformité règlementaire
Un système PDV peut simplifier la conformité à la norme PCI et protéger votre entreprise. De plus, Square offre aux détaillants une protection gratuite contre les rejets de débit jusqu’à 250$ par mois. Si un client conteste un paiement, nous prenons en charge tous les rejets de débit et les frais, même si la banque ne statue pas en votre faveur.
Comment choisir un système PDV pour votre entreprise?
Le type d’entreprise que vous possédez est également important pour le choix d’un système PDV qui assurera votre succès. Voici quelques aspects à considérer lors du choix d’un système PDV pour les commerces de détail, les entrepreneurs, les entreprises de réparation à domicile, les bars et les restaurants:
Choisir un système PDV pour la vente de détail
Lors de l’évaluation d’une solution PDV, comme Square, considérez les fonctionnalités qui prennent en charge non seulement les transactions au PDV, mais également la gestion globale de l’entreprise. Pour les commerces de détail, un système PDV complet intégrant la gestion des stocks, la connexion à un lecteur de codes à barres et à une imprimante, est indispensable. Square PDV offre tout cela et bien plus encore. Il relie parfaitement votre activité physique à votre activité en ligne, si vous en avez une, et facilite également la gestion des factures.
Choisir un système PDV pour les entrepreneurs et les réparateurs à domicile
Si vous dirigez une entreprise de réparation et de rénovation résidentielle, vous avez besoin d’un système PDV mobile qui vous permettra d’accepter facilement des paiements par carte de crédit sécurisés sur le chantier, même si vous vous trouvez dans un endroit éloigné sans connectivité.
Acceptez les cartes à puce et les paiements sans contact. Protégez votre entreprise avec le lecteur de cartes et de cartes sans contact de Square. Cela n’est pas possible avec les systèmes de cartes de crédit traditionnels, ce qui met en évidence les avantages d’un terminal de paiement mobile.
Que vous soyez dans une zone sans wifi ni réception téléphonique, vous pouvez toujours accepter les paiements par carte hors ligne avec Square. Vous pourrez ainsi recevoir votre argent, peu importe l’endroit où se trouve votre entreprise. Préférez-vous émettre une facture à votre client? Factures Square est gratuit et adaptés à tous les types de contrats. Vous ne payez que 2,8% + 0,30¢ pour chaque transaction effectuée en ligne en toute sécurité.
Choisir un système PDV pour les bars et les restaurants
Les bars et les restaurants ont des besoins spécifiques, nécessitant des fonctionnalités de point de vente spécialisées. Trouvez un système PDV pour restaurant qui facilite la modification des plats et la communication avec la cuisine ou le bar grâce à des modificateurs d’articles et des billets de cuisine imprimés. Il doit également vous permettre de répartir les billets entre les convives et de conserver les billets ouverts pour les clients souhaitant régler leur addition plus tard.
Quel que soit le PDV utilisé par les restaurants et les bars, vous souhaitez simplifier le rapprochement des ventes en argent comptant et le suivi des paiements afin de clôturer la soirée en toute simplicité. N’oubliez pas l’intégration du pourboire pour assurer la satisfaction de votre personnel. Square PDV gère tout cela et synchronise facilement les applications tierces, comme Uber Eats. Sans oublier que la configuration initiale est rapide : un simple appareil mobile multifonction suffit pour démarrer.
Questions fréquemment posées à propos des systèmes PDV pour petites entreprises
1. Dois-je payer des frais mensuels pour les plateformes PDV ou l’utilisation d’un système PDV?
Les systèmes PDV sont souvent accompagnés de frais mensuels pour le logiciel, de frais de location du matériel, de frais de conformité PCI et d’autres frais cachés. Le coût total peut varier de 60$ par mois pour les systèmes PDV de base et plus de 150$ par mois pour les logiciels aux fonctionnalités modérées. En comparaison, cela représenterait un supplément de 0,36 à 0,9 % par transaction pour une entreprise réalisant 200 000 $ de ventes par carte.
Square est différent. Vous obtenez un système PDV tout-en-un pour votre petite entreprise. Les frais de Square sont seulement 2,5% pour les principales cartes de crédit et 0.75% + 7¢ par puce Interac, NIP ou sans contact. Voyez les fonds déposés dans votre compte en banque dès le jour ouvrable suivant. C’est tout. Pas de frais cachés, de contrats à long terme ou d’engagements.
2. Quelles autres options à un système PDV puis-je utiliser?
Si vous avez besoin d’un système PDV complet, mais vous tout de même accepter des cartes, Factures Square est disponible gratuitement à partir du Square PDV. L’abonnement comprend la facturation illimitée et vous payez 2,8% plus 0,30¢ par facture réglée en ligne de manière sécurisée. Pour les services récurrents, vous pouvez configurer la facturation automatique avec les cartes enregistrées à 3,3% + 0,15¢ par facture.
3. Quelle est la différence entre un système PDV et une caisse enregistreuse?
Les plateformes logicielles PDV sont des outils polyvalents qui rationalisent divers aspects de l’activité en répondant aux besoins spécifiques du secteur. Les systèmes PDV pour petites entreprises intègrent parfaitement le matériel et les logiciels de paiement par carte de crédit, permettant une gestion complète des opérations commerciales et un contrôle des stocks. De plus, ils optimisent également les horaires de travail des employés afin d’accroitre l’efficacité et la satisfaction des clients.
Les caisses enregistreuses traditionnelles, quant à elles, sont simplement des machines qui enregistrent vos transactions, rendent la monnaie et stockent l’argent. Ces types de caisses ne prennent pas en charge les transactions par cartes et nécessitent des systèmes de traitement séparés. Les caisses enregistreuses ont des fonctions de base et peuvent effectuer des rapports simples, telles qu’indiquer le nombre de ventes que vous avez réalisées le jour même.
Si vous choisissez de gérer votre entreprise avec Square PDV, sachez qu’il s’intègre parfaitement au matériel élégant et simple de Square et peut facilement être connecté à un tiroir-caisse.
4. Acheter un système PDV me rend-il conforme aux normes PCI?
Pas nécessairement. La conformité PCI s’applique à l’ensemble de votre environnement de paiement, et non uniquement à votre logiciel de point de vente. Par conséquent, si votre système de paiement ne respecte pas les exigences de conformité PCI, vous n’êtes pas véritablement en conformité. C’est particulièrement délicat, car les règles PCI peuvent évoluer.
Heureusement, si vous utilisez Square, nous avons la solution. En effet, en fournissant un environnement de paiement complet, nous simplifions la conformité PCI. Plus concrètement, nous proposons une solution intégrée couvrant les paiements, le matériel de PDV, les logiciels et les données clients.
Nous protégeons les données de vos clients dès leur réception par notre système grâce à un chiffrement de bout en bout. De plus, nous diffusons les mises à jour via le nuage. Par conséquent, même si la liste de contrôle PCI est modifiée, vous pouvez être assuré d’avoir la version la plus récente et d’être conforme.
Apprenez-en davantage sur la conformité PCI et sur la manière dont Square applique les normes de pointe du secteur en matière de PCI ici.
