Prévenez les arnaques et protégez votre entreprise avec Square

Gérer une entreprise aujourd’hui, c’est servir votre clientèle là où elle souhaite acheter : en ligne, en personne, par téléphone ou au moyen de factures. Cette souplesse peut favoriser la croissance de votre entreprise, mais elle peut aussi vous exposer à des arnaques si vous manquez de vigilance.

On associe souvent la fraude aux paiements en ligne ou sans présentation de carte. Pourtant, de nombreuses arnaques peuvent aussi perturber vos activités en personne : au comptoir, en magasin ou directement sur un appareil mobile.

La fraude n’est pas toujours évidente. Elle prend souvent la forme de paiements « trop beaux pour être vrais », de demandes ou de comportements inhabituels, ou de pressions pour vous faire agir rapidement en dehors de vos procédures habituelles. La bonne nouvelle? De nombreuses tentatives de fraude suivent des schémas prévisibles. Avec les bonnes habitudes et les bons outils, vous pouvez repérer les signaux d’alerte rapidement et mieux protéger votre entreprise.

Voici les arnaques courantes commises par des acheteurs, les bonnes pratiques pour les éviter et les outils Square qui peuvent vous aider à garder une longueur d’avance.

Fraudes courantes à surveiller du côté des acheteurs

Les fraudeurs misent souvent sur l’urgence, la confusion ou la générosité pour pousser les propriétaires d’entreprise et leur personnel à commettre des erreurs. Voici quelques-unes de leurs tactiques les plus courantes.

Paiements excédentaires et pourboires anormalement élevés

Un client peut « accidentellement » verser un montant trop élevé ou laisser un très gros pourboire, puis vous demander de rembourser la différence ou de payer un tiers en argent comptant. Si le paiement initial est ensuite annulé ou contesté, c’est vous qui assumez la perte.

Bonne pratique : N’acceptez pas de paiements excédentaires ni de pourboires démesurés si vous devez ensuite transférer une partie de l’argent à quelqu’un d’autre.

Demandes de transfert d’argent hors de la plateforme

Les fraudeurs peuvent vous demander d’envoyer de l’argent par virement bancaire, virement électronique, chèque, carte-cadeau ou cryptomonnaie. Les fonds envoyés par ces moyens peuvent être difficiles, voire impossibles, à récupérer.

Bonne pratique : Effectuez les paiements et les remboursements dans Square autant que possible. Évitez les demandes qui vous obligent à transférer de l’argent en dehors de vos procédures habituelles.

Manipulation de l’adresse de livraison

Un acheteur peut fournir une adresse de livraison qui ne correspond pas à ses renseignements de paiement ou demander de modifier l’adresse une fois la transaction terminée. Cela peut indiquer que les renseignements de paiement ont été volés.

Bonne pratique : Vérifiez toujours les renseignements de livraison avant d’expédier des produits, surtout pour les commandes de grande valeur.

Arnaques en personne à connaître

La fraude ne se produit pas seulement derrière un écran. Certaines arnaques reposent sur un bref moment de distraction à la caisse ou pendant l’utilisation d’un appareil mobile.

La prise de contrôle de l’appareil ou la modification de la transaction

Dans ce scénario, un client prend brièvement votre appareil mobile ou le tourne vers lui sous prétexte d’effectuer un paiement sans contact, de signer ou de consulter l’écran. Avant de vous rendre l’appareil, il peut quitter l’écran de paiement par carte et enregistrer la vente comme un paiement en argent comptant, ou annuler complètement la transaction. Si votre personnel ne surveille pas attentivement, le paiement pourrait ne jamais être effectué.

Bonne pratique : Gardez le contrôle de votre appareil en tout temps. Évitez de remettre votre appareil de point de vente au client et vérifiez l’état du paiement à l’écran avant de terminer l’interaction.

Vous pouvez aussi activer des paramètres qui exigent un code d’accès pour annuler une transaction ou remplacer le mode de paiement par un paiement en argent comptant. Ces protections ne sont pas toujours activées par défaut. Vérifiez donc les autorisations de votre appareil et les paramètres d’annulation pour vous assurer qu’ils correspondent à vos procédures. Vous pouvez également retirer les modes de paiement que vous n’utilisez pas.

La technique de distraction

Un client peut semer la confusion en posant plusieurs questions, en demandant de la monnaie selon une combinaison compliquée de billets et de pièces, ou en faisant intervenir une autre personne pendant qu’il tente de modifier la façon dont la transaction est enregistrée.

Bonne pratique : Prenez votre temps. Confirmez le mode de paiement, dites le total à voix haute et vérifiez votre écran avant de conclure la vente. Les fraudeurs comptent sur la précipitation et la distraction.

Comportements qui méritent votre attention

La fraude ne concerne pas seulement les modes de paiement. Les comportements peuvent aussi vous mettre la puce à l’oreille. Portez attention à un acheteur qui :

• Refuse de vous rencontrer en personne ou de vous parler au téléphone, alors que c’est votre façon habituelle de faire affaire.

• Insiste sur l’urgence — par exemple, « il faut absolument régler ça aujourd’hui » — pour contourner vos procédures habituelles.

• Évite de répondre à des questions de base sur sa commande, son identité ou les renseignements de livraison.

• Tente de manipuler votre appareil de paiement ou de le tourner sans raison claire.

• Insiste pour changer de mode de paiement à la dernière seconde, par exemple en passant d’un paiement par carte à un paiement en argent comptant alors que la transaction est déjà commencée.

Si quelque chose vous semble suspect, prenez ce signal au sérieux. Faites confiance à votre instinct et ralentissez le déroulement de la transaction.

Comment vérifier les renseignements d’un acheteur

Quelques vérifications rapides peuvent vous aider à déterminer si vous avez affaire à un acheteur légitime avant d’aller plus loin.

Faites une recherche sur ses coordonnées

Recherchez le numéro de téléphone et l’adresse courriel du client en ligne. Un numéro de téléphone virtuel, une adresse courriel temporaire ou des coordonnées associées à des arnaques signalées peuvent constituer des signaux d’alerte.

Vérifiez la cohérence des renseignements

Assurez-vous que le nom, l’adresse courriel, le mode de paiement, les renseignements de facturation et l’adresse de livraison concordent. Les incohérences sont un indice courant de fraude.

Respectez vos procédures habituelles

Les fraudeurs cherchent souvent à convaincre les entreprises de faire des exceptions. En respectant vos procédures habituelles de facturation, de paiement, de remboursement et de livraison, vous contribuez à réduire les risques.

Utilisez les outils Square pour repérer la fraude rapidement

Square propose aussi des outils intégrés conçus pour vous aider à détecter les activités suspectes avant qu’elles entraînent des pertes.

Alertes de transaction dans votre Tableau de bord Square

Square surveille les paiements pour détecter les tendances inhabituelles et peut signaler des transactions potentiellement suspectes directement dans la section Transactions de votre Tableau de bord. Ces alertes vous permettent de prendre un moment pour examiner la situation et décider de la suite avant de traiter une commande.

Si un paiement est signalé, prenez le temps de :

• Examiner les détails de la transaction.

• Vérifier de nouveau les renseignements du client.

• Reporter l’expédition des produits ou la prestation des services jusqu’à ce que vous ayez confiance en la légitimité du paiement.

Une meilleure vue d’ensemble avec le Gestionnaire de risques

Risk Manager vous aide à mieux repérer les activités potentiellement suspectes, tant pour les paiements en personne que pour les paiements en ligne, et pas seulement pour les transactions de commerce électronique.

Il vous permet de surveiller les paiements signalés, de comprendre les indicateurs de risque et d’agir avant de fournir des produits ou des services, que la vente ait été effectuée au comptoir ou au moyen d’un lien de paiement.

Risk Manager vous permet de :

• Consulter les paiements signalés au même endroit.

• Comprendre pourquoi une transaction peut présenter un risque plus élevé.

• Prendre des décisions éclairées avant de traiter une commande.

• Définir des règles personnalisées pour recevoir des alertes ou refuser des paiements selon les critères de risque de votre choix.

Que faire si vous soupçonnez une fraude

Si vous pensez qu’une transaction pourrait être frauduleuse :

1. Suspendez immédiatement le traitement de la commande. N’expédiez pas de produits, ne fournissez pas de services et n’effectuez pas de remboursements avant d’avoir examiné la transaction.

2. Examinez le paiement dans votre Tableau de bord. Recherchez les alertes, les renseignements qui ne concordent pas ou les tendances inhabituelles.

3. N’envoyez pas d’argent ailleurs. Ne transférez pas les fonds à un tiers, n’effectuez pas de remboursements hors de la plateforme et n’envoyez pas d’argent comptant.

4. Communiquez avec l’assistance Square au besoin. Si vous ne savez pas comment procéder, l’assistance Square peut vous aider à déterminer les prochaines étapes.

Prendre un moment pour vérifier peut vous éviter des problèmes beaucoup plus importants par la suite.

Intégrez la prévention de la fraude à vos activités quotidiennes

Si vous saisissez des numéros de carte manuellement, prenez des photos de cartes ou acceptez des renseignements de paiement par texto ou sur les réseaux sociaux, vous pourriez accroître votre exposition à la fraude et aux contestations de paiement. Ce sont des exemples de paiements ponctuels effectués en dehors de vos procédures habituelles et des outils qui vous permettent d’en assurer le suivi.

Pensez à intégrer les habitudes suivantes à votre routine :

• Utilisez des factures ou des liens de paiement pour conserver une trace documentée du paiement comprenant l’adresse courriel du client, le détail des articles commandés ainsi que la date et l’heure.

• Expédiez les produits uniquement à des adresses vérifiées.

• Gardez les communications et les paiements dans Square lorsque c’est possible.

• Passez régulièrement en revue les transactions dans votre Tableau de bord.

• Activez la vérification en deux étapes sur vos comptes pour ajouter une protection supplémentaire à votre mot de passe.

Les fraudeurs ciblent les entreprises et les membres du personnel qui sont pressés, qui font facilement des exceptions ou qui sont prêts à contourner les règles. Des procédures uniformes contribuent à protéger vos revenus et votre temps.

La protection de votre entreprise commence par la vigilance

Les arnaques peuvent toucher n’importe quelle entreprise, mais bon nombre d’entre elles peuvent être évitées. En reconnaissant les signaux d’alerte, en vérifiant les renseignements des clients et en utilisant les outils intégrés de Square, vous pouvez accepter les paiements en toute confiance tout en réduisant les risques.

Chaque dollar que votre entreprise gagne est le fruit de vos efforts. En restant à l’affût et en utilisant les outils conçus pour vous protéger, vous contribuez à garder ces revenus là où ils doivent être : dans votre entreprise.

Pour obtenir des conseils plus détaillés sur la façon de vous protéger contre les arnaques et la fraude, consultez l’assistance Square.