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Lorsqu’on gère un restaurant, on a parfois l’impression de courir constamment après le temps. Vous avez des clients à servir, des téléphones à répondre et des livraisons à votre porte. Il faut s’attendre à un environnement dynamique, mais ce chaos ne doit pas nécessairement se répercuter sur vos opérations quotidiennes ni sur l’expérience de vos clients, car cela pourrait commencer à affecter vos résultats financiers.
Un système de gestion des stocks bien mis en œuvre est le meilleur remède au chaos opérationnel. Cela vous aidera à éviter les pertes d’argent dues à un gaspillage inutile et à augmenter vos marges bénéficiaires, ce qui est crucial dans le contexte difficile du secteur de l’hôtellerie-restauration d’aujourd’hui. Un rapport de Restaurants Canada datant de novembre 2025 indique que 44% des restaurants atteignent le seuil de rentabilité ou opèrent à perte, contre 12% en 2019.
Qu’est-ce que la gestion des stocks d’un restaurant?
La gestion des stocks d’un restaurant est le processus de suivi des stocks de nourriture et de boissons afin de maintenir les niveaux requis d’ingrédients, de permettre un réapprovisionnement en temps opportun et de réduire le gaspillage.
La plupart des restaurants utilisent un logiciel de gestion des stocks dédié, qui s’intègre à d’autres applications, comme un système PDV, afin d’automatiser le suivi.
Pourquoi la gestion des stocks est-elle importante?
La gestion des stocks est un élément essentiel aux opérations fluides d’un restaurant. Mal gérée, cette situation a des répercussions sur l’ensemble du restaurant: les responsables et le personnel du bar ne peuvent pas honorer les commandes, les clients deviennent mécontents et la réputation de la marque est endommagée. Cependant, une gestion efficace des stocks constitue une base solide pour une rentabilité à long terme.
Voici quelques raisons clés pour lesquelles la gestion des stocks est importante:
- La hausse des coûts dans le secteur de l’hospitalité au Canada signifie qu’il est plus important que jamais de maitriser l’inflation alimentaire et de minimiser les coûts.
- Une utilisation ingénieuse des ingrédients permet de réduire le coût des marchandises vendues (le coût direct de production des plats proposés au menu), ce qui génère des économies que vous pouvez ensuite transmettre aux convives.
- Les restaurants qui suivent les fluctuations du nombre et des habitudes de leurs clients, ce que les logiciels de gestion des stocks rendent possible, sont mieux armés pour faire face à une demande imprévue et saisonnière.
- En éliminant les problèmes liés aux pertes (ou au stock perdu), les restaurants peuvent élargir en toute sécurité la gamme de produits qu’ils offrent.
- Les coûts des services annexes s’accumulent rapidement s’ils ne sont pas surveillés de près. La gestion des stocks vous permet d’améliorer l’inventaire de votre bar et de proposer une sélection ciblée de produits sans engendrer de coûts cachés.
- Une bonne gestion des stocks améliore la trésorerie en libérant des capitaux qui seraient autrement immobilisés dans les stocks, et qui peuvent ensuite être utilisés ailleurs dans l’entreprise.
Examinons les aspects pratiques de la gestion des approvisionnements d’un restaurant afin de maintenir des coûts bas, des menus attrayants et, surtout, des clients heureux.
Stratégies efficaces de gestion des stocks pour les restaurants
Si vous vous demandez comment gérer les stocks d’un restaurant, il est important d’adopter une approche multidimensionnelle. Les meilleurs restaurants prennent en compte tous les aspects opérationnels, des intégrations technologiques aux contrôles manuels.
Bien que la gestion des stocks soit un effort collectif, un individu (généralement le responsable du restaurant) devrait idéalement prendre en charge le processus à un niveau élevé. Cela permettra de garantir le bon fonctionnement de la machine dans son ensemble et le suivi de toutes les mesures pertinentes.
Effectuez régulièrement des inventaires
Bien qu’il soit possible d’automatiser de nombreux aspects du suivi des stocks grâce à un ensemble intégré d’applications et de matériel, les contrôles manuels restent importants. Ils peuvent vérifier ce dont votre logiciel vous dit, notamment lors de la réception de votre stock. De plus, ils vous signalent les ingrédients susceptibles de se détériorer.
La constance est importante. Les contrôles d’inventaire manuels doivent être effectués régulièrement, généralement au moins une fois par semaine, et conformément à des procédures opérationnelles standards (POS) claires.
Établir des niveaux de stock optimaux pour les aliments
Quel est le niveau de stock optimal? La réponse courte est celle qui aboutit à un ratio de rotation des stocks compris entre quatre et huit.
Votre taux de rotation des stocks mesure l’efficacité avec laquelle vous traitez vos ingrédients. Un chiffre bas indique que vous stockez trop de produits, tandis qu’un chiffre excessivement élevé indique que vous risquez d’être mal préparé aux périodes de forte demande.
Trouver le niveau optimal pour votre restaurant est un processus continu, nécessitant un examen et un ajustement réguliers. Le suivi des taux d’utilisation des ingrédients, de la popularité des plats au menu et des ventes passées vous aidera à maintenir des niveaux de stock optimaux.
Établir les niveaux PAR
Le réapprovisionnement automatique périodique (PAR) sert de filet de sécurité pour la gestion des stocks. Il tient compte du niveau de stock minimum acceptable pour un article. Si le stock descend en dessous de ce niveau, l’ingrédient ou la boisson est automatiquement commandé(e) à nouveau pour le ramener au niveau acceptable.
Voici la formule pour calculer le niveau PAR d’un ingrédient:
Niveau PAR = (Consommation quotidienne moyenne × Délai de livraison) + Stock de sécurité
Exemple: si vous utilisez en moyenne 30 filets de biftèque par jour, que le délai de livraison est de 3 jours et que vous avez besoin de 40 biftèques comme stock de sécurité, le PAR est de (30 × 3) + 40 = 130.
L’utilisation des niveaux PAR évite les ruptures de stock et les réapprovisionnements coûteux de dernière minute, limite le gaspillage lié aux stocks excédentaires et protège contre les clients décevants.
Mettre en œuvre le PEPS
Premier Entré, Premier Sorti (PEPS) est un système où l’on utilise en premier les stocks les plus anciens. C’est une méthode particulièrement efficace pour la gestion des denrées périssables.
Suivez ces étapes pour mettre en œuvre la méthode PEPS:
- Étiquetez les livraisons à la date à laquelle vous les avez reçues.
- Organisez les nouveaux articles par date, en les plaçant derrière les plus anciens.
- Formez le personnel à récupérer les stocks les plus anciens en premier.
- Effectuez régulièrement des vérifications manuelles des dates de péremption.
- Privilégiez les produits frais aux produits surgelés lorsque cela est possible.
- Utilisez les ingrédients qui arrivent bientôt à péremption pour vos spéciaux.
La méthode PEPS est un processus relativement simple, mais très efficace pour prévenir le gaspillage et garantir l’utilisation de tous les ingrédients.
Suivre le gaspillage alimentaire
Selon une étude menée par Second Harvest et Value Chain Management International, 46,5% de toute la nourriture au Canada est gaspillée et la valeur du gaspillage alimentaire évitable s’élève à 58 milliards de dollars chaque année. Des données antérieures issues du même projet de recherche ont également révélé que les établissements comme les hôtels et les restaurants génèrent chaque année plus de 7 milliards de dollars de gaspillage alimentaire.
Vous devez suivre le gaspillage alimentaire dans les zones suivantes:
- Détérioration: Ingrédients périmés avant utilisation
- Déchet d’assiette: des clients laissent leur nourriture en raison des portions trop importantes.
- Déchet de préparation: garnitures et erreurs de cuisine
- Surcommande: stocks achetés, mais non utilisés
En surveillant certains types de gaspillage alimentaire, vous pouvez cibler directement le problème en prenant des mesures, telles que la réduction de la taille des portions ou la limitation des commandes excessives.
Organisez votre espace de rangement
Un espace de rangement bien organisé est indispensable pour effectuer des contrôles d’inventaire efficaces, réduire le gaspillage et maintenir l’hygiène alimentaire.
Voici comment bien organiser votre espace de rangement:
- Configurez des alertes de température automatisées (en particulier pour les denrées périssables).
- Étiquetez clairement tous les aliments avec les dates de livraison et de péremption.
- Respectez les pratiques d’hygiène alimentaire (comme la séparation des aliments crus et cuits).
- Nettoyez et rangez régulièrement votre débarras, idéalement chaque semaine ou chaque jour.
- Utilisez des contenants transparents pour une identification facile.
Ces directives peuvent paraitre simples, mais de bonnes pratiques de conservation des aliments constituent le fondement d’une gestion efficace des stocks. Si vous ne pouvez pas accéder à une zone propre et clairement étiquetée, il est très difficile de surveiller efficacement les stocks.
Personnel de formation
Selon un sondage de Express Employment Professionals-Harris Poll, le roulement du personnel coûte aux entreprises canadiennes en moyenne 29 234$ par année en perte de productivité. La perte de personnel qualifié rend difficile le maintien de normes élevées en matière de gestion des stocks. Une formation continue et complète du personnel est donc essentielle.
Vous devriez organiser des sessions régulières pour le personnel nouveau et existant, couvrant les méthodes précises de suivi des stocks, l’utilisation des logiciels, les procédures de réception et d’inspection des livraisons, la méthode PEPS, le suivi des déchets, le contrôle des portions et l’hygiène alimentaire.
Votre programme de formation sera adapté aux besoins uniques de votre restaurant. Dressez la liste de toutes les compétences requises pour gérer efficacement les stocks et assurez-vous que votre programme de formation en tienne compte. Si nécessaire, envisagez de sous-traiter le programme à une entreprise de formation spécialisée.
Utiliser l’ingénierie des menus
L’ingénierie des menus est le processus d’analyse de la popularité des plats afin de limiter le gaspillage et de maximiser la rentabilité.
En surveillant la popularité et les marges bénéficiaires de chaque plat, vous pouvez prendre des décisions éclairées concernant le prix, l’emplacement et la promotion, et affiner votre menu en conséquence. L’ingénierie des menus vous aide également à limiter les pertes dues à la saisonnalité des stocks, car vous pouvez adapter vos plats les plus populaires (ou des variantes similaires) aux ingrédients disponibles.
Investissez dans des solutions de gestion des stocks pour les restaurants
La plupart des restaurants comptent sur des systèmes de gestion des stocks semi-automatisés, utilisant des saisies manuelles principalement pour effectuer des contrôles et surveiller les pertes (bien que même cela puisse être automatisé à un certain degré).
Les solutions modernes de gestion des stocks présentent les caractéristiques suivantes:
- Suivi des stocks en temps réel
- Alertes de réapprovisionnement automatisées
- Suivi des dates de péremption
- Outils de prévision
- Prise en charge de plusieurs canaux (ex.: applications de livraison)
- Lecture de codes à barres
- Intégrations PDV
Les systèmes de gestion des stocks deviennent encore plus performants lorsqu’ils sont intégrés à un système comme Square PDV pour les restaurants.
Cela ajoute une couche d’automatisation puissante où l’inventaire est automatiquement mis à jour en fonction des ventes. Cela permet de réduire considérablement le travail manuel de suivi des stocks, car les données de vente vérifiées se synchronisent directement avec l’outil de gestion des stocks.
Pour contrôler les coûts avec encore plus de précision, envisagez un système avancé, tels que Gestion des stocks Square pour restaurants. Il est conçu pour les entreprises qui ont besoin d’un suivi au niveau des ingrédients, d’achats automatisés et d’une visibilité complète à travers plusieurs emplacements.
Avantages de la gestion des stocks pour les restaurants
Maintenant que vous comprenez le comment de la gestion des stocks, examinons le pourquoi. Un système semi-automatisé et complet, soutenu par une suite d’applications bien choisies, incluant un PDV qui s’intègre à des solutions tierces, offre de nombreux avantages.
Moins de gaspillage alimentaire
Un suivi précis des stocks, notamment mesuré par le taux de rotation des stocks, permet d’éviter les surcommandes. De plus, une rotation optimisée grâce au système PEPS minimise les pertes dues à la détérioration.
Coût des marchandises inférieur
Les achats qui correspondent exactement à la demande permettent de réduire le coût des marchandises, car les acheteurs ne commandent que ce dont ils ont besoin. Des prévisions précises permettent également d’éviter les achats excessifs pendant les périodes de forte demande.
Meilleure gestion des fournisseurs
Lier vos achats à des fournisseurs spécifiques vous permet de voir lesquels offrent le meilleur rapport qualité-prix, ce qui vous permet de prendre des décisions d’achat rentables. Les logiciels de gestion des stocks permettent de visualiser relativement facilement les habitudes d’achat en relation avec des fournisseurs spécifiques.
Clients satisfaits
Il n’y a rien de pire que de décevoir les clients en leur annonçant que leur plat préféré n’est plus au menu. Une bonne gestion des stocks garantit la disponibilité permanente des ingrédients, même en cas de perturbation de la chaine d’approvisionnement.
Augmentation des bénéfices
La réduction des déchets, la rationalisation des commandes et l’optimisation des menus contribuent toutes à améliorer les marges. Étant donné que les rendements sont déjà faibles dans le secteur de la restauration, c’est l’un des avantages les plus importants du suivi des stocks.
Visibilité en temps réel
Le suivi régulier des stocks grâce à un logiciel d’automatisation vous offre une visibilité continue et immédiate sur les niveaux de stock, quel que soit le nombre de canaux de vente utilisés. Cela vous permet de passer ou de modifier rapidement vos nouvelles commandes.
Indicateurs clés de performance (KPI) essentiels pour le suivi des stocks de restaurants
La gestion des stocks est effectivement une tâche analytique, puisqu’elle implique de mesurer les mouvements de stocks à travers plusieurs indicateurs clés de performance (KPI). Examinons les plus importants.
Coût des pertes alimentaires
Le coût des pertes alimentaires calcule la valeur totale des aliments gaspillés sur une période donnée. Si vous suivez les pertes dans votre système de gestion des stocks, vous pouvez généralement les calculer automatiquement.
Voici comment calculer le coût de vos pertes alimentaires:
Coût des pertes alimentaires = Poids total des pertes alimentaires × Coût unitaire × Période
Exemple: vous perdez en moyenne 1 kg de bifteck par jour. Chaque kg coûte 10$. Sur une semaine, le coût de vos pertes alimentaires est de (1 × 10$ × 7) = 70$.
Coût des marchandises vendues
Le coût des marchandises vendues (CMV) mesure combien vous dépensez en ingrédients et en coûts de main-d’œuvre directe, tels que les salaires du personnel de cuisine, pour créer vos produits. Cela n’inclut pas les coûts opérationnels, tels que les salaires du personnel du service en salle.
Voici comment calculer le coût des marchandises vendues:
Coût des marchandises vendues = Stock initial + Coûts direct – Stock final
Exemple: vous disposez d’un stock initial de 100$ au début du mois. Vous payez 50$ au personnel de cuisine et dépensez 50$ en ingrédients. Votre stock final est de 75$. Le coût des marchandises vendues est de (100$ + 100$ – 75$) = 125$. Durant cette période, servir votre clientèle vous coûte 125$ en frais directs.
Pourcentage du coût des aliments
Le pourcentage du coût des aliments indique quelle part du prix d’un plat est consacrée, en moyenne, aux ingrédients. Une fourchette de prix alimentaire typique est généralement environ un tiers de vos revenus, selon TFI Canada.
Pourcentage du coût des aliments = (Coût des aliments / Ventes d’aliments) × 100
Exemple: vos dépenses alimentaires totales pour le mois étaient à 100$. Vos ventes ont atteint 350$ sur la même période. Votre pourcentage de dépenses alimentaires est de (100 / 350) × 100 = 29%.
Rotation des stocks
Votre taux de rotation des stocks indique le nombre de fois où vous vendez et réapprovisionnez vos stocks sur une période donnée. Visez un taux mensuel de quatre à huit.
Voici comment calculer le taux de rotation des stocks:
Taux de rotation des stocks = COGS / [(Stock à la fin de la période précédente + Stock à la fin de la période actuelle) / 2)]
Exemple: le coût des marchandises vendues sur un mois est de 100$. La valeur de votre stock initial était de 10$, et la valeur de votre stock final était de 30$. Cela laisse votre valeur moyenne d’inventaire à (10$ + 30$) / 2 = 20$. Votre taux de rotation des stocks est de 100$ / 20$ = 5. Vous avez vendu et renouvelé votre stock total cinq fois sur une période d’un mois.
Comment réduire le gaspillage alimentaire
Réduire le gaspillage alimentaire est essentiel pour maximiser la rentabilité. C’est également un élément indispensable à la gestion durable d’un restaurant et un argument de vente majeur auprès d’une clientèle de plus en plus soucieuse de l’environnement.
Heureusement, réduire le gaspillage alimentaire n’est pas un processus complexe. C’est une conséquence naturelle d’une bonne gestion des stocks. En suivant quelques bonnes pratiques, vous vous assurez de dimensionner correctement les portions, de limiter la détérioration des aliments et d’éviter de commander des quantités excessives ou insuffisantes de fournitures.
Le contrôle des portions
Toutefois, juger si les portions sont trop petites ou trop grandes nécessite une intervention humaine. Les gérants et propriétaires de restaurants devraient combiner deux stratégies: la vérification manuelle du gaspillage des assiettes et les sondages auprès des clients.
La plupart des membres du personnel peuvent effectuer manuellement la vérification manuelle du gaspillage des assiettes. Si les plats débarrassés reviennent systématiquement en cuisine avec des restes, c’est un signe fiable que les portions sont trop larges. Par ailleurs, les commentaires des clients sous forme de sondage vous alertent sur les portions trop petites. Les clients n’hésitent généralement pas à signaler si une portion était trop petite, et c’est une question que vous pouvez poser directement sur les fiches de commentaires.
La surcommande
On parle de surcommande de stocks lorsque l’on achète plus de stock que nécessaire pour répondre à la demande des plats proposés au menu. Cela résulte généralement d’une erreur humaine, de prévisions erronées ou d’un suivi imprécis.
Un système de gestion des stocks vous offre une visibilité complète sur les ingrédients que vous avez en stock. Il vous alerte également en cas de surcommande de stocks en calculant votre taux de rotation des stocks, qui divise le coût des marchandises vendues (CMV) sur une période donnée par votre stock moyen.
Voici la formule pour calculer votre taux de rotation des stocks:
Taux de rotation des stocks = COGS / [(Stock à la fin de la période précédente + Stock à la fin de la période actuelle) / 2)]
Exemple: le coût des marchandises vendues sur un mois est de 100$. Le stock initial valait 10$, et le stock final 30$. La valeur moyenne de votre stock est de (10$ + 30$) / 2 = 20$. Par conséquent, votre taux de rotation des stocks est de 100$ / 20$ = 5.
Ce chiffre indique combien de fois vous vendez et réapprovisionnez votre stock au cours de la période spécifiée. Un score faible (inférieur à quatre) indique une surcommande de stocks, tandis qu’un ratio compris entre quatre et huit indique généralement un bon taux de rotation des stocks. Il existe quelques exceptions, par exemple, lorsque vous constituez des stocks en prévision de problèmes d’approvisionnement.
Détérioration
Les commandes excessives dans le secteur de la restauration sont particulièrement problématiques en raison de la détérioration alimentaire. Le délai pour écouler les stocks est beaucoup plus court que dans d’autres secteurs et, de ce fait, le risque de perte financière est considérablement plus élevé si la rotation des stocks est trop lente.
Bien que commander les bonnes quantités soit la meilleure chose à faire pour réduire la détérioration des aliments, il existe également d’autres actions que vous pouvez entreprendre. Le stockage des produits dans des environnements à température contrôlée appropriés et un étiquetage adéquat avec les dates limites de consommation peuvent aider.
Erreurs de cuisine
Les erreurs en cuisine entrainent beaucoup de gaspillage alimentaire. La surcuisson gâte les ingrédients, qui doivent alors être jetés; une mauvaise technique entraine un excès de parures; et une mauvaise lecture des commandes produit des plats qui ne peuvent pas être servis du tout et qui risquent d’être entièrement gaspillés.
Un recrutement et une formation efficaces du personnel de cuisine réduisent les problèmes liés à la surcuisson et à la préparation. Parallèlement, la mise en place d’un système d’affichage en cuisine évite les malentendus entre le personnel de salle et celui de cuisine et contribue à maintenir une cuisine bien organisée.
FAQ sur la gestion des stocks d’un restaurant
Comment gérer les stocks d’un restaurant?
Vous pouvez gérer les stocks de votre restaurant en suivant les stocks, en utilisant la méthode PEPS, un système de stockage où vous placez les articles qui vont expirer plus rapidement à l’avant des rayons, ainsi qu’en mettant en œuvre des solutions de gestion des stocks et de solutions PDV intégrées comme Square. Cela permet de réduire les coûts et de maximiser la rentabilité.
Qui est responsable de la gestion des stocks?
Les responsabilités en matière de gestion des stocks sont généralement partagées entre les responsables, les chefs, le personnel de cuisine et (à une certaine limite) le personnel de service en salle. Un responsable doit superviser ce processus.
À quelle fréquence les restaurants doivent-ils faire l’inventaire des stocks?
Les restaurants devraient effectuer des inventaires manuels au moins une fois par mois, selon le manuel de gestion de base des cuisines et des services de restauration. Si vous gérez un volume important de denrées périssables, vous devriez envisager de vérifier vos stocks quotidiennement.
Comment fonctionne un logiciel de gestion des stocks pour restaurants?
Un système de gestion des stocks vous offre une visibilité complète sur vos stocks. Vous pouvez suivre vos stocks de nourriture et de boissons en temps réel, consulter les prévisions et recevoir des alertes automatiques lorsque vos stocks commencent à s’épuiser. Une fois connecté à votre PDV, votre système de gestion des stocks se mettra à jour automatiquement lorsque vous effectuez une vente.
Comment puis-je réduire le gaspillage alimentaire dans mon restaurant?
Pour réduire le gaspillage alimentaire, vous pouvez contrôler la taille des portions, éviter les commandes excessives et minimiser les pertes et les erreurs en cuisine. Un système, comme la Gestion des stocks Square pour restaurants, vous aide à suivre et à analyser vos habitudes de consommation de déchets afin d’identifier les occasions d’amélioration et de formation du personnel.
