使い方は自分次第!経営者の手帳活用術

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10月に入り、書店や文具店には来年の手帳が並び始めました。手帳にはさまざまな種類があり、どの手帳を選んだら良いか迷われている方も多いのではないでしょうか。

日本で初めて手帳を使ったのは、学問のすゝめの著者である福沢諭吉と言われています。福沢諭吉が使節団として派遣された欧州で見聞きしたことを記した西航手帳がその始まりだという説があります。

参考:能率向上のために進化し続けるビジネス手帳(月刊総務オンライン)

経営者にとって、スケジュール管理は大切なことです。スケジュール管理の方法が仕事の効率に影響を及ぼすこともあるでしょう。スマートフォンと比較して、手帳を使ったスケジュール管理は自分の手で書き込むため記憶に残りやすいなどのメリットがあります。また、スマートフォンで電話をしながらスケジュールを確認するには、手帳が便利でしょう。手帳の使い方は人それぞれですが、今回は経営者のための手帳活用術を紹介します。

使い分け

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仕事とプライベートでそれぞれ異なる手帳を使う方法もありますし、同じ手帳で管理する方法もあります。手帳を分けて使うメリットは、オンとオフの切り替えをしやすい、仕事もプライベートもどちらの予定も多い方には管理がしやすいなどがあります。仕事の予定が多い経営者は、仕事とプライベートのスケジュール管理を同じ手帳で行うことによって、ダブルブッキングを防ぐことができるのではないでしょうか。

手帳の種類

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手帳といってもさまざまな種類があり、どの種類が自分にとって最適なのか迷うことはありませんか。代表的な手帳の種類と特徴を紹介します。

マンスリータイプ(カレンダーと同様のフォーマット)
メリット:1ヶ月全体のスケジュールを俯瞰して把握することができる
デメリット:1日の記入欄が小さいため、書き込める情報量が少ない

長期出張や長期プロジェクトなど、大まかなスケジュール管理におすすめです。

週間バーチカルタイプ(1週間の見開きで、横軸に1週間の日付、縦軸に時間枠が並んでいるフォーマット)
メリット:1週間の全体的なスケジュール把握と日々の細かな時間管理ができる
デメリット:予定の時間まで決まっていない場合は使いにくい

時間単位でスケジュール管理をする場合におすすめです。

週間レフトタイプ(左ページが1週間の予定、右ページがフリースペースのフォーマット)
メリット:左ページは1週間の全体的なスケジュール把握に使え、右ページはメモ、タスク管理など自由に使える
デメリット:週間バーチカルタイプと比較して1日の記入欄が少ない

1週間の大まかなスケジュール管理と同時に、タスク管理などの関連事項を確認する場合におすすめです。

1日1ページタイプ(1日1ページのフォーマット)
メリット:1日の予定や関連するメモ、タスク管理を細かく記入することができる
デメリット:ページ数が多くなるので手帳が厚くなる、また月や週ごとの全体的なスケジュールを把握することが難しい

1日の予定が多い場合やメモをすることが多い場合におすすめです。

1つの手帳に、マンスリータイプと週間バーチカルタイプが付いている場合などもあります。経営者は分単位でスケジュールを入れていると同時に、月、年単位で計画を立てていることもあるでしょう。展開しているビジネスや自分の状況をみて、最適な手帳を選ぶことが大切です。

便利ツール

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多色ボールペン

重要な予定は赤、それ以外は黒、プライベートの予定も同じ手帳の場合は青など予定によってペンの色を使い分けてはどうでしょうか。重要な予定が埋もれてしまうことを防ぐことができます。黒、赤、青色が1本になった多色ボールペンを活用すると便利でしょう。予定がたくさんある経営者におすすめです。ただし、多数の色を使うと混乱を招くことも考えられますので、必要最低限の種類に留めることが大切です。

付箋

未確定な予定や予定変更などが多い方は付箋を活用してみてはどうでしょうか。予定を直接手帳に書き込むと、後から変更になった場合、消した跡で手帳が汚くなってしまうことがあります。付箋を活用すれば、新しい予定に貼り変えたり、違う時間帯に付箋を移動したりするだけなので手帳を見やすい状態のまま保つことができるでしょう。ボールペンと同様、重要度によって付箋の色を使い分けると便利です。

栞(しおり)

多くの手帳には、1〜2本の栞紐(しおりひも)が付いています。栞紐は別名スピンやリボンとも呼ばれており、即座に探しているページを開くことができる便利な紐です。手帳に書き込む情報量が多くなるにつれ、栞が必要なページも増えるでしょう。栞紐を買い足したり、短冊形の栞を用意したりしてかんたんに必要なページを開くことができるようにしておきましょう。

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活用あれこれ

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記入タイミング

予定が決まったらすぐ手帳に記入するよう心がけましょう。「後で記入しておこう」と考えて、結局忘れてしまうことを防ぐためです。手帳とスマートフォンを併用している方は忘れずに両方にスケジュールを記入しましょう。

移動時間

外出する予定の際は、前後の移動時間も含めて記入するようにしましょう。交通手段や移動時間をあらかじめ調べて手帳に記入しておくことで、時間的にも精神的にも余裕を持つことができます。

自分のタスク管理

アポイントメントやミーティングだけでなく、自分一人で作業を行う時間も予定に入れましょう。あらかじめ時間を確保しておくことで「時間がなくて、対応できなかった」ということを防ぐことができます。

健康管理

経営者にとって、健康管理は特に気をつけるべきことの一つです。健康でなければ、全力で仕事に取り組むことは難しいでしょう。日々の体調や食事内容、量を記入することによって、体調の変化に気づきやすくなるかもしれません。

目標や決意

手帳の1ページ目など目立つページに、目標やビジネスを始めた時に抱いていた決意などを記入してみてはどうでしょうか。経営者でも仕事に対してモチベーションを維持することが難しい時もあるでしょう。やる気が出ない時に手帳に書かれた目標や決意を見返すことによって、再びやる気を取り戻すことができるかもしれません。

紛失防止

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手帳は財布やスマートフォンと同様、個人情報が多く記載されているため紛失すると非常に困るものです。オフィスではいつも同じ場所に保管したり、持ち歩く際には置き忘れに細心の注意を払うようにしたりしましょう。万が一、紛失した場合に見つかる可能性を高めるために、最後のページにある持ち主情報の欄には、必要最低限の情報を記入することをおすすめします。

手帳の使い方は人それぞれです。自分にとって使いやすい方法でぜひ活用してみてください。

執筆は2017年10月16日時点の情報を参照しています。
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