有給休暇（年次有給休暇）の取得は、法律で定められた一定の要件を満たしている場合、全ての労働者に当然に与えられる権利です。労働基準法では、使用者（以下、経営者と呼びます）は、権利を保有する労働者（以下、従業員と呼びます）に対し、労働期間に応じた有給休暇を与えることが義務付けられています。
労働基準法について詳しくはこちらの記事をご覧ください。
しかし、有給休暇の付与が義務であるとはいえ、繁忙期の従業員不足や、突然の欠員は他の従業員や業務などに影響します。従業員が突発的に休暇をとった場合や、有給取得の手続きを事後に行った場合の勤怠の扱い方をめぐってトラブルになる事例も挙げられています。
このような事態を避けるためにも、社内における有給取得のための申請フローを確立することが重要です。また、経営者は従業員に対して有給休暇の計画的な消化を促し、あらかじめ各従業員の有給休暇の取得状況を把握しておくことが理想的です。
目次
有給休暇の請求と時季変更権
労働基準法第39条では、従業員が有給休暇を取得する権利を与えられるためには、以下の条件を満たしている必要があるとしています。
・雇われた日から起算して6ヶ月間継続して労働した場合
・全労働日の8割以上出勤した場合
これらの条件を満たしている従業員が有給休暇を請求した場合、経営者には拒否する権限はありません。従業員が経営者に対して請求（申請）する内容は、有給休暇を取得する権利ではなく、休暇を希望する「時季」なのです。
しかし、労働基準法を見ると、経営者は、“有給休暇を労働者の請求する時季に与えなければならない。”と定めている一方、“ただし、請求された時季に有給休暇を与えることが事業の正常な運営を妨げる場合においては、他の時季にこれを与えることができる。”という記述もあります。つまり、従業員が請求した時季に対して、時季の変更を求める権利である「時季変更権」が経営者にあるということです。
しかし、注意しなければならないのが、法律にある「事業の正常な運営を妨げる場合」の判断です。原則、年末などの繁忙期や、同じ時季に従業員の休暇が重なった場合など、事業の正常な運営が困難であると客観的に判断される場合に限って時季変更権を行使することができます。
欠員を穴埋めするための従業員繰りの仕事が負担だからという理由では時季変更権を使うことはできません。また、常に人員不足で悩まされていることを理由に従業員の時季請求を変更をすることもできません。
休暇取得の申請ルールとフローを作る
事業の効率を下げることなく運営していくためには、なるべく早い段階で従業員の有給休暇の取得状況を把握しておく必要があります。そのために、社内ルールを確立し、有給休暇の申請フローを定めましょう。
有給休暇取得の申請方法に関しては法律上では特に定められておらず、各事業の経営者に独自の規定を作る自由が与えられています。経営者と全ての従業員との間で共通の認識を持てるように、例えば就業規則に盛り込むなどして周知を徹底することが重要です。
事前申請の提出期限を決める
例えば、有給休暇の申請期限を「希望する有給休暇の開始日の前日」と規定します。法律上の一日の取り扱いは、原則、午前0時から午後12時までを指します。更に、就業時間を考慮すると、希望した開始日から有給休暇を取得するためには、手続きを前日の終業時間までに済ませなければいけません。つまり、希望日の前日であっても終業時刻を過ぎた場合や、当日の朝に申請を行った場合、有給休暇として見なさず欠勤扱いにすることもできるのです。
前述の通り、このような線引きは各経営者によって決められることですが、明確な申請期限は決めておくべきです。稼働状況の調整や賃金の支払いに関わることなので、できるだけ早く手続きを済ませられることに越したことはないでしょう。
突発の遅刻や休みの対応
通常通り出勤するつもりだったが、家を出る直前に急に体調が悪くなり、やむを得なく遅刻をする、または休む必要があるといった事態は誰でにも起こり得ることです。当日の体調不良や通勤途中に事故に巻き込まれた場合などは前もって想定することができません。このようなとき、本人に未取得の有給休暇日数があった場合、当日や事後申請による有給休暇申請は認めるべきでしょうか。
就業規則などで、「前日までの事前申請以外は認めない」と規定していれば、経営者は従業員の突発的な遅刻や休みを欠勤扱いにすることができます。しかし、事情を考慮するとそのような判断が酷であると判断した場合、例外として事後申請を認めることもできます。
一方、寝坊など明らかに本人に責任がある遅刻や休みは、有給休暇としての事後申請を認めず、欠勤扱いにするという線引きをすることもできます。
この場合、社内の規定に「事情によっては事後申請の有給休暇取得を認める場合がある」というような一文を加えておくといいでしょう。例外を認める場合、判断材料として、事後申請した従業員本人に有給休暇の利用目的を聞くことは違法ではありません。モラルのある適切な判断が求められます。
周知徹底
結局のところ、有給休暇取得方法に関するルールは、各事業における経営者によって自由に定めることができますが、重要なことは、定めた規定の中に、起こり得る有給休暇申請の事例をできるだけ多く盛り込み、それぞれの場合における対応を明記しておくことです。後にトラブルに発展することを防ぐためにも、あらかじめ全ての従業員が内容を理解できるよう周知に注力します。
他にも、半日や時間単位での有給休暇を認めるかどうかなどの細かい規定をしておくと、従業員にとっては柔軟な休暇の取り方が提供されるので、労働条件に対する好感度アップが期待できるかもしれません。
申請フォーマットを準備する
従業員の有給休暇をスムーズに受理・管理できるように、申請提出に使用するフォーマットを統一しましょう。印刷したフォーマットをあらかじめ従業員に配布しておいたり、関係者のみがアクセスできる社内システムなどに電子ファイルでアップロードしておくのも一つの手段です。把握がしやすいように提出先を絞り、提出されたフォーマットは一元管理します。
計画的な利用を促す
厚生労働省が実施した就労条件総合調査によると、平成27年の有給休暇の取得率は 48.7％とあります。有給休暇の目的が従業員の心身の疲労の回復やリフレッシュとしていることを考えると、この数値は決して高いとはいえないでしょう。
有給休暇の取得は従業員にとっては法律で定められた当然の権利ですが、付与から二年間という有効期限があります。休暇を無駄にすることが無いように、経営者は従業員に対して計画的な利用を促し、ワークライフバランスの向上を働きかけていかなければなりません。
一方、繁忙期や、店舗の運営事情を考慮しない有給取得の権利濫用を避けるために、社内で確立した申請フローの周知徹底に努めましょう。
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執筆は2017年3月17日時点の情報を参照しています。
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