どの職場でも従業員がやむを得ず休職することは、珍しいことではありません。休職から復職に際して、経営者はどのような点に気を付けるべきでしょうか。
休職とは方
休職とは、負傷や病気、留学など個人的な事情などによって通常通り働くことが難しい従業員に対して、会社と労働契約を結んだ状態で、一定の期間職務を休ませることです。休職に関しては法律上の規定はなく、多くの会社では就業規則に休職の条件を記載しています。会社から休職命令を出す場合もあれば、従業員からの申し出を承認する形で休職に至る場合もあります。
休職と混同しやすいのが「休業」です。休業は、たとえば業績悪化など会社側の事情で従業員を休ませることを指します。ただし、産前産後休業や育児休業、介護休業も休業に含まれます。
明確な線引きがないのですが、一般的には
休職：主に従業員の都合で休むこと
休業：主に会社側の事情で休むこと
と区分されます。
今回は「休職」について解説していきます。
休職から職場復帰まで
休職から職場復帰までの流れを簡単に説明します。病気や怪我による休職を想定していますが、留学や家庭の事情など、他の事由にも応用できます。
第1ステップ：休職開始および休職中のケア
・従業員から診断書の提出
・必要な事務手続きの説明、担当業務の引き継ぎなどのフォロー
・休職期間中に従業員が安心して休めるように必要な情報の提供（傷病手当金など経済的な保障、相談先の紹介、休職の最長期間の説明など）
第2ステップ：主治医による職場復帰可能の診断
・従業員から職場復帰の意思表示
・主治医による復帰可能の診断書の提出
・必要な場合は業務遂行能力があるかどうか産業医の意見を確認
第3ステップ：職場復帰の可否判断、復帰支援プランの作成
・主治医や産業医、従業員本人、家族など複数の視点からの情報を集め、職場復帰が可能かどうか総合的に判断
・復帰プランの作成（復帰日、就業上の配慮、人事労務管理上の対応、フォロー体制など）
第4ステップ：最終的な職場復帰の決定
・従業員の状態の最終確認
・産業医による就業上の配慮等に関する意見書の作成
職場復帰
第5ステップ：復帰後のフォローアップ
・疾患の再発や新しい問題発生がないかの確認
・勤務状況および業務遂行能力の評価
・職場復帰プランの実施状況確認、評価、見直し
・職場環境の改善
・管理監督者や同僚への配慮
参考：心の健康問題により休業した労働者の職場復帰支援の手引き～メンタルヘルス対策における職場復帰支援～(厚生労働省)
経営者として気を付けたい点
休職から職場復帰までの流れの中で、特に気を付けたい点について説明します。
休職のルールを決めておく
休職にあたり、社内のルールや手続きが決まっていないと、休職を希望する従業員が不安を感じるばかりでなく、トラブルを引き起こす可能性もあります。事前に休職についてのルールを就業規則で定めておくことをオススメします。
休職中の賃金や休職期間、基準など、法的には決まりはありません。会社が自由に決められますが、厚生労働省によるモデル就業規則を参考にしたり、他社がどのような休職規定を設けているかなどを調べてみるのもよいでしょう。また、弁護士や社労士などの専門家に相談する方法もあります。
休職に入る従業員は大きな不安を抱えているのではないでしょうか。従業員を安心させるためにも、休職前に規定について会社からきちんと説明する場を設けましょう。どんな手続きが必要か、最長期間、復職後の配置、また傷病手当金制度や利用可能な制度などを丁寧に伝えることが従業員の安心につながります。
休職者とのコミュニケーション
休職中は従業員が安心して休める状況をつくることが大切です。病気や怪我による休職の場合、産業医にも意見を聞きながら、スムーズな引き継ぎと周囲の従業員へのフォローを心がけましょう。
休職中の従業員がどうしているか、会社としても気になるところです。休職した従業員には定期的に会社に連絡を入れるよう事前に伝えておくという方法もあります。あまり回数が多いと従業員が負担に感じてしまうことがあります。また、連絡方法もメールや電話、チャットなど、本人にとって連絡の取りやすい方法を選ぶようにしましょう。
また、休職期間の終了が近づいたら、あらためて休職者の状況確認をします。
職場復帰
病気、中でもメンタルヘルスは調子の良い日と悪い日があります。職場復帰できるかどうかの判断が難しいと感じた場合、主治医だけでなく、職場環境や業務状況を把握している産業医の意見も参考にしてみてはいかがでしょうか。
たとえば、最初からフルタイム勤務にするのではなく、少しずつ勤務時間を延ばす「慣らし出勤」という方法もあります。また、一定期間は時短勤務の導入を検討してもよいでしょう。
休職後の配属
復帰後の配属について、法的な決まりはありません。たとえば、休職前の業務内容や人間関係が心身の健康に影響するような場合は、配属先を見直します。休職者の希望、体調と業務内容のバランス、会社の人事配置などを考慮して復職後の配属先を決定します。
再休職や退職を防ぐために
労働政策研究・研修機構が行った「メンタルヘルス、私傷病などの治療と職業生活の両立支援に関する調査」によれば、過去3年間の病気休職制度利用者の退職率の平均値は 37.8％でした。中でも、メンタルヘルスによる休職者の退職率は42.3%で、再発の割合が高くなるほど、 退職率が高くなる傾向が見られました。
参考：「メンタルヘルス、私傷病などの治療と職業生活の両立支援に関する調査」調査結果（労働政策研究・研修機構）
再発の理由はさまざまですが、職場におけるフォローは欠かせません。たとえば、復帰後は本人の希望を確認しつつ、慣らし勤務や時短勤務を経て、段階的に通常勤務へと戻しましょう。定期的に面談などを行い、何か問題や課題がないか、業務に無理がないかを確認します。
気を付けたいのは、本人だけでなく周囲の従業員や産業医などからも意見を聞くことです。復職した従業員は休職中の遅れを取り戻すために無理している可能性もあります。
復職者の上司や同僚たちとのコミュニケーションも重要です。周囲への説明が不十分のまま、復職者の負担軽減ばかり優先すると、不公平に感じる人もいるかもしれません。また、状況を理解していないことで、本人の負担になるような業務を依頼することもあります。経営者や管理者は、周囲の従業員に対して勤務上の配慮事項をきちんと明確に伝えておきましょう。
復職者がきちんと働き続けられる職場環境をつくることは、復職者だけでなく他の従業員にとっても「働く意欲があれば、病気になってもこの会社なら働き続けることができる」と示すことであり、従業員の安心感や意欲向上につながります。
Squareのブログでは、起業したい、自分のビジネスをさらに発展させたい、と考える人に向けて情報を発信しています。お届けするのは集客に使えるアイデア、資金運用や税金の知識、最新のキャッシュレス事情など。また、Square加盟店の取材記事では、日々経営に向き合う人たちの試行錯誤の様子や、乗り越えてきた壁を垣間見ることができます。Squareブログ編集チームでは、記事を通してビジネスの立ち上げから日々の運営、成長をサポートします。
執筆は2018年3月5日時点の情報を参照しています。当ウェブサイトからリンクした外部のウェブサイトの内容については、Squareは責任を負いません。Photography provided by, Unsplash
経営に役立つヒントをご紹介
Squareのメールでは、新型コロナウイルス関連の支援金最新情報やビジネスでさらに売上を伸ばすコツ、経営がさらに楽になる便利なツールの情報、Squareの導入事例などをご紹介いたします。