チャットツールを​スマートに​利用して​ビジネスの​成長にも​役立てよう

仕事に​おける​連絡ツール定番と​いえば​電話や​メール、​ファックスなどです。​とは​いえ​最近では​テクノロジーが​進化し、​より​便利に​なった​ツールが​続々と​登場しています。​その中の​一つが​「チャットツール」です。​ビジネスに​特化した​チャットツールも​あり、​うまく​使いこな​せれば、​業務改善に​役立ちます。

今回は​チャットツールを​導入する​メリットや、​おすすめの​チャットツールを​紹介します。

チャットツールとは

インターネットを​介して​パソコンや​スマートフォン上などで​会話する​方法を​「チャット」と​いい、​英語で​雑談を​意味する​「chat」に​由来する​言葉です。​「チャットルーム」​「チャットコーナー」を​使った​ことが​ある​人も​多いかもしれません。​特定の​ウェブページに​複数の​ユーザーが​同時に​参加して、​特定の​テーマなどに​沿って​短い​会話を​進めていく​ものです。

これらの​チャットルームや​チャットコーナーが​進化し、​機能も​充実した​ツールが​チャットツールです。​利用者も​多く、​人気の​高い​ものとして​LINEや​Facebookの​メッセンジャーアプリ、​Skypeなどが​あります。​個人同士での​やりとりに​利用されていますが、​各企業が​ビジネスに​応用した​ビジネスチャットツールを​展開しています。​使い勝手の​よさから、​最近では​大手企業や​スタートアップ、​ベンチャー企業などでも​導入が​増え続けています。

な​ぜチャットツールが​企業などに​導入されているのか、​その背景には​従業員同士の​コミュニケーションを​図り、​業務改善に​役立てようと​いう​狙いが​あります。​また​これらの​チャットツールには​会議機能なども​あり、​実際の​会議に​かかる​時間と​マンパワーの​軽減が​望めます。​ほかにもさまざまな​機能が​あり、​うまく​使えば​従業員の​時間と​手間が​節約され仕事の​効率化に​も​つながります。​さらに​働き方改革で​提唱されている​リモートワークとも​相性が​よく、​特に​IT企業では​導入を​進める​企業が​多いようです。

チャットツールを​取り入れる​メリット

チャットツールに​よっては、​同じ​プロジェクトを​進めている​従業員同士で​グループが​作成できます。​複数人が、​同じ​タイミングで​情報の​書き込みが​できて​確認も​行なえるので、​報告、​連絡、​相談の​いわゆる​報連相が​スムーズに​できます。​スマートフォンや​タブレットからも​書き込みや​チェックが​できるので、​場所を​選ばずに​参加できる​メリットが​あります。

さらに​メールよりも、​簡単に​メッセージが​送れると​いう​メリットも​あります。​ビジネスで​メールを​送る​時には​相手の​役職や​簡単な​あい​さつが​マナーと​して​必要ですが、​チャットツールなら、​気軽な​会話のように​メッセージの​やりとりが​できます。

チャットツールの​選び方

このように​メリットが​大きい​チャットツールを​選ぶ際には​コツが​あります。

目的を​明確に​する

チャットツールを​選ぶうえで​最も​重要な​ことは、​導入する​目的を​明確に​する​ことです。​導入の​目的を​明確に​しないまま​踏み​切ってしまうと、​従業員の​混乱を​招きかねません。​また​チャットツールは​今や​全世界で​導入されている​ツールです。​種類も​多いので、​慎重に​選びましょう。​一度​導入を​すると、​慣れるまで​時間が​かかる​ことが​予測されます。​よって​従業員には​目的を​共有し、​事前の​試験運用なども​検討しましょう。

使いやすい​製品を​選ぶ

せっかく​チャットツールを​導入する​目的を​明確に​したのに、​肝心の​製品選びを​間違えると​時間の​無駄に​なりかねません。​ポイントは、​使いやすいか​どうかです。​毎日​使うのは​従業員なので、​操作が​複雑で​使いづらいと​それだけで​ストレスに​なってしまう​可能性が​あります。​画面の​見や​すさや​デザイン性にも​注目して、​従業員の​意見も​取り入れながら全体的に​使いやすいか​どうかを​見極めます。

無料で​使えるかどうか

チャットツールには​無料で​使える​ものも​あります。​その​場合​使える​機能に​制限が​ある、​無料で​試せる​期間が​決まっているなど​注意点が​ありますが、​試しに​使ってみるのも​一つの​手です。​使ってみて​よさそうなら​有料プランに​切り​替えれば、​リスク回避に​も​つながります。

おすすめの​チャットツール3選

ビジネスの​場に​おすすめの​チャットツールを​三つ紹介します。

Chatwork​（チャットワーク）

Chatworkは​シンプルな​機能ながら​使いやすく、​日本での​利用者が​多い​チャットツールです。​スモールビジネスから​大企業まで、​業種を​問わず​活用できます。​チャット機能は、​一対一で​やりとりが​できる​「ダイレクト機能」の​ほか、​案件や​部署単位などで​グループを​作成して​複数名が​参加できる​「グループチャット」、​メモや​ファイル置きなどに​利用できる​自分だけが​見られる​「マイチャット」などが​あります。

チャットワーク​最大の​特徴は、​タスク管理が​できる​ことです。​自分の​やるべき​こと​（タスク）を​作成、​編集でき、​相手に​仕事を​依頼する​時にも​使えます。​タスクの​完了や​タスクの​確認機能も​あり、​タスクの​見逃しを​防ぐこともできます。​ほかにも​ファイル共有機能や、​ビデオ通話、​音声通話機能も​あります。​通知機能も​充実しており、​たとえば​一定​時間​見ていない​チャットは​メールで​知らせてくれます。

LINE WORKS​（ラインワークス）

LINE WORKS​（ラインワークス）は、​普段から​LINEを​使っている​人なら​受け​入れやすい​ビジネスチャットツールです。​LINEと​同じ​感覚で​使えて、​操作も​比較的簡単です。​トーク機能は​もちろん、​チームごとに​予定や​ファイルを​共有できます。

また​他社の​LINE WORKSグループと​連携できる​機能も​あり、​取引先などとの​コミュニケーションに​利用可能です。​メールや​カレンダー機能なども​充実しており、​使い​勝手が​よい​ビジネスチャットツールです。

Slack​（スラック）

Slack(スラック)は、​2014年に​アメリカで​生まれた​ビジネスチャットツールで、​全世界で​多くの​人が​利用しています。​2017年に​日本語版が​発表されてから、​国内での​利用者が​増えています。​グループで​やりとりが​できる​チャット機能は​もちろんの​こと、​ファイル管理や​ダイレクトメッセージが​送れる、​スマートフォンや​タブレットなどでも​使用できるので​場所を​選ばずに​どこでも​使えます。

Slackの​最大の​特徴は、​Googleなどの​各種サービスや​メール、​Twitterなどと​連携できる​ことです。​セキュリティーも​万全で​カスタマイズしやすく、​ビジネス機能も​充実しているので​IT企業などに​人気が​あります。​また​利用制限は​ある​ものの、​ほとんどの​機能が​無料で​使える​プランも​あります。

執筆は​2019年8月30日​時点の​情報を​参照しています。
*当ウェブサイトから​リンクした​外部の​ウェブサイトの​内容に​ついては、​Squareは​責任を​負いません。
*Photography provided by, Unsplash