さまざまな取引で提出が求められる見積書。予想される費用の内訳や納期などの必要事項が示される見積書は、金額や条件のすり合わせ、発注するか否かを判断する資料として重要な役割を担っています。本記事では、見積書を提出する目的や発行の流れ、基本知識、トラブルを防止する作成方法をご紹介します。
見積書とは？
見積書とは、正式に仕事を請け負う前に発行する証憑（しょうひょう※取引の成立を証明する書類）です。費用や期限などの条件を明記して依頼主へ提出します。契約を結ぶかどうかの判断材料となるため、取引内容を分かりやすく記載することが受注確度を高めるポイントです。あくまでも契約前に算出する予想費用なので、追加や不測の事態があった場合には実際にかかった費用と異なっても問題ありません。なお、見積書をはじめとする証憑書類は法律で定められた期間は保存しなければならないため、廃棄しないよう注意が必要です。
見積書が必要な理由
見積書発行を義務づける法的拘束力はありませんが、正式に仕事を契約する証憑の役割を果たすため重要です。見積書を発行する目的や役割は、次の通りです。
*契約するか否かを検討するための情報共有
請負側は、依頼を受けるための条件を見積書に明記します。商品やサービス、手数料などの不明瞭な価格を可視化すれば、認識違いは起こりません。依頼主は見積書の内容を検討し、ときには条件が合うよう交渉し、発注するかどうかを判断します。
*取引を記録し、支払時のトラブルを避ける
契約締結後に数量や条件を変更する場合は、単価や個数、内容、納期などの取引条件を明示した見積書をベースに話し合いを行います。双方合意した書類があれば、支払時のトラブルになりません。
このように、見積書はスムーズな取引とトラブル回避に欠かせない書類です。記載すべき内容を正しく知り、分かりやすく作成しましょう。
見積書発行の流れ
一般的にビジネスのやりとりは、見積・注文・納品・検収・請求書の発行・代金支払い・領収書発行という流れで進みます。つまり、見積書はビジネス取引の中で最初に提示される証憑書類となるのです。
見積依頼は、依頼主から口頭やメール、書面などで受け取ります。抜け漏れがないよう依頼主の要望を丁寧にヒアリングした上で、見積書を発行します。
見積書の書き方・作成方法
見積書の記載内容に法的な決まりはありません。しかし、見やすく分かりやすい見積書を作成することで、熱意や誠意をアピールできます。ここでは、誠実な見積書に記入すべき内容を紹介します。
*プロジェクト名・内訳
品目、単価、数量、金額などの内訳を記載することで、依頼主は検討しやすくなります。
*合計金額
小計と消費税をそれぞれ記載し、最後に税込金額を明示します。分かりやすいよう、最終の税込金額は太字や大きい文字にするなど目立たせるとよいでしょう。
*金額以外の条件
納品日程や支払方法、その他の条件や約束事がある場合には備考欄に記載します。どんな些細なことでも、見積書に明記してトラブルを防ぎましょう。
*作成日、作成者（会社）の情報、見積の有効期限、押印
押印については社印、角印どちらでも構いません。ただし、取引先によっては実印を求められることもあるので、確認しましょう。また、原材料の価格変動や供給事情が変わることで赤字受注や納期に間に合わないなどのリスクを防ぐため、見積の有効期限を明記します。
見積書の保存方法
前述した通り、見積書は取引成立を証明する証憑書類に分類されるため、法律で保存が義務づけられています。発行した見積書の控え、受け取った見積書ともに、法人の場合は原則7年（赤字決算の法人は10年）、個人事業主は5年（課税対象事業者は7年）保存義務があります。税務調査時に確認できるよう期間が定められているので、注意しましょう。2022年1月に施行された「電子帳簿保存法改正」により、見積書の保存方法が変更されました。
*2021年12月31日までの見積書の保存方法
紙で受け取った・提出した見積書は、必ず紙で保存しなくてはなりません。
*2022年1月1日以降の見積書の保存方法
紙で受け取った・提出した見積書もデータ保存が可能になりました。日付や取引先、金額が検索できるようにする電子帳簿保存法のスキャナ保存要件（電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】）に則って運用する必要はありますが、紙での保存は不要です。検索性アップや保存スペース削減などを期待できる電子保存を検討するのもよいでしょう。
【参考サイト】見積書の保存・保管期間はいつまで？2022年以降の電子保存法でどうなる？
