ビジネスシーンでは商品やサービスの売買をする際に、注文書という依頼書類を相手に渡します。注文書は商品内容や数量、金額などを明記することによって、取引に関する無用なトラブルを防ぐ役割があります。注文書の基本的な役割や注意点、作成方法などについて知っておくことが大切です。本記事では、注文書（発注書）が必要な理由、発行する流れ、書き方、作成方法についてご紹介します。
注文書（発注書）とは？注文請書（発注請書）との違い
注文書とは、商品やサービスを依頼する際に発行する書類です。相手に向けて「この仕事を依頼したい」という意思を示します。注文書を発注書と呼ぶこともありますが、どちらも同じ文書を指し、法的な相違はありません。
注文書は注文者が発行する書類であるのに対して、注文請書は受注者が注文を受理したことを示すために発行する書類です。注文請書の発行は必須ではありませんが、注文内容の認識の違いなど、両者間に起こり得るトラブルを未然に回避できます。
注文書（発注書）が必要な理由
注文書を発行する目的は、依頼する商品やサービス、価格や納期などの契約内容を書面で明確にすることです。注文者と受注者の間で契約に関する齟齬が生じないようにすることで、トラブルを防ぎます。注文の確約を双方で認識し、安心して契約業務に取り組めます。
契約は口頭でも成立するため、注文書の発行は必須ではありません。ただし、下請法の対象となっている取引の場合、親事業者には注文書の発行義務が生じます。この場合、支払い期限の記載や書類の保存義務などが法律によって規定されています。下請法の対象になるかどうかは、「契約の業務内容」と「事業者の資本金規模」によって定義されるので、注意が必要です。
【参考サイト】
親事業者の義務：公正取引委員会
注文書（発注書）発行の流れ
注文者は業務を依頼する前に、取引したい商品内容や金額、数量などを受注者と交渉し、見積書の提出を依頼します。注文書を発行するタイミングは、見積書の内容や金額に合意をしてからとなります。注文書は依頼内容を決定する大切な書類となるため、金額や納期、納品内容などに不備がないかをしっかりと確認しましょう。
注文書の内容通りにサービスや商品を完成させた後、受注者が納品書を発行し、納品物とともに引き渡します。納品物の内容を確認した注文者が受領書を発行したら、受注者が請求書を提出します。そして、請求書を受け取った注文者が代金を支払い、支払いの確認をした受注者が領収書を発行する、というのが一般的な業務取引の手順です。
注文書（発注書）の書き方・作成方法
注文書の様式に決まりはありませんが、記載が必要な項目は以下の通りです。
- 文書名(注文書・発注書の記載)
- 注文者と取引先の情報
- 注文書の発行日
- 取引の具体的な内容
- 取引金額
- 納期
- 納入方法や納入場所
- 支払い方法と支払い期限
取引内容は商品名や色、サイズ、数量などできるだけ詳しく記載します。
取引金額は必ず税込価格を記載するようにしましょう。
収入印紙の有無は、注文書が取引契約を成立させる性質をもっているかどうかによります。基本的に注文書は取引の意思を伝える文書にすぎないため、印紙は必要ありません。ただし例外のケースもあるため、詳しく知りたい場合は管轄の税務署へ問い合わせをしましょう。また、印鑑押印の有無によって、注文書の効力が変わることはありません。
近年は電子化によってインターネット上で注文書の無料テンプレートなどがダウンロードできます。データとして保存できるので、活用するのもおすすめです。
【参考サイト】下請代金支払遅延防止法第3条に規定する書面に係る参考例｜公正取引委員会
注文書（発注書）の保管
注文書は国税関係書類に該当するため、法律により保管義務が課せられています。自社で発行した注文書の控えか、取引先から受領した注文書を保管します。保管期間は法人の場合、7年と定められています。ただし、欠損金(赤字)の発生する事業年度は10年に延長されるため、どの書類も10年保管すれば確実でしょう。青色申告をしている個人事業主の場合、保管期間は5年です。
保管方法は、紙面と電子データの2種類があります。電子帳簿保存法の改正により、メール等で受け取った電子データの保存が義務づけられました(2023年12月31日までは移行猶予期間)。紙面でやり取りをした注文書はスキャン保存が可能ですが、一定の保存条件が発生するので注意が必要です。原本をそのまま保管する場合は、探しやすいようファイリングすることが大切です。
【参考サイト】電子帳簿保存法の概要｜国税庁
